另存 PDF 檔

如果您要與其他人共用 2007 Microsoft Office 檔案,但是不希望其他人變更格式,您可能需要先將檔案另存成 PDF。

本文內容

什麼是 PDF 格式?

在 Office 程式中另存成 PDF 格式

什麼是 PDF 格式?

可攜式文件格式 (PDF) 會確保列印或檢視的檔案保留您想要的原始格式。如果要使用商業印刷方式,PDF 格式也相當實用。

重要   

  • 沒有 PDF 選項?Adobe Systems 下載並安裝 Acrobat。

  • 若要檢視 PDF 檔案,從 Adobe Systems 下載及安裝 Adobe Acrobat Reader 在電腦上。按一下 [Get Adobe Reader]

  • 若要建立 PDF 檔案,從 Adobe Systems 下載並安裝 Acrobat。

在 Office 程式中另存成 PDF 格式

在以下清單中,尋找您使用的 2007 Microsoft Office 系統 程式,進一步瞭解以 PDF 格式儲存的相關資訊。

您目前使用哪一種 2007 Microsoft Office 系統 程式?

Access

Excel

InfoPath

OneNote

PowerPoint

Publisher

另存成 PDF 供共用或 Web 散佈之用

另存成 PDF 供商業印刷之用

Visio

Word

Access

  1. 開啟您想要發佈成 PDF 的資料表或報表。

  2. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕圖像 、指向 [另存新檔] 旁的箭號,然後按一下 [PDF 或 XPS]

  3. [檔案名稱] 清單中,輸入或選取檔案名稱。

  4. [存檔類型] 清單中按一下 [PDF]

  5. 如果您想要在儲存檔案後立即開啟此檔案,請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。只有當電腦上安裝了 PDF 閱讀程式時,才可以使用這個核取方塊。

  6. [最佳化] 旁,依據您重視的是檔案大小或列印品質,執行下列其中一項動作:

    • 如果資料表或報表需要較高的列印品質,請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]

    • 如果檔案大小的考量優先於列印品質,請按一下 [最小值 (線上發佈)]

  7. 若要為檔案指定各種選項,請按一下 [選項] (如需這些選項的詳細資訊,請瀏覽<請參閱>部分中的連結)。按一下 [確定]

  8. 按一下 [發佈成 PDF 或 XPS] 對話方塊中的 [發佈]

如果您想要在儲存 PDF 後進行變更,請返回您建立該檔案時的原始 2007 Microsoft Office 系統 檔案,並再次將檔案另存成 PDF。若要深入瞭解,請參閱瞭解 PDF 和 XPS 檔案格式

頁首

Excel

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕圖像 、指向 [另存新檔] 旁的箭號,然後按一下 [PDF 或 XPS]

  2. [檔案名稱] 清單中,輸入或選取活頁簿名稱。

  3. [存檔類型] 清單中按一下 [PDF]

  4. 如果您想要在儲存檔案後立即開啟此檔案,請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。只有當電腦上安裝了 PDF 閱讀程式時,才可以使用這個核取方塊。

  5. [最佳化] 旁,依據您重視的是檔案大小或列印品質,執行下列其中一項動作:

    • 如果活頁簿需要較高的列印品質,請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]

    • 如果檔案大小的考量優先於列印品質,請按一下 [最小值 (線上發佈)]

  6. 若要為檔案指定各種選項,請按一下 [選項] (如需這些選項的詳細資訊,請瀏覽<請參閱>部分中的連結)。按一下 [確定]

  7. 按一下 [發佈]

如果您想要在儲存 PDF 後進行變更,請返回您建立該檔案時的原始 2007 Microsoft Office 系統 檔案,並再次將檔案另存成 PDF。若要深入瞭解,請參閱瞭解 PDF 和 XPS 檔案格式

頁首

InfoPath

當您在 Office InfoPath 2007 中填寫表單時,請執行以下動作:

  1. [檔案] 功能表上,指向 [匯出至],然後按一下 [PDF 或 XPS]

  2. [檔案名稱] 清單中,輸入或選取表單名稱。

  3. [存檔類型] 清單中按一下 [PDF]

  4. 如果您想要在儲存檔案後立即開啟此檔案,請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。只有當電腦上安裝了 PDF 閱讀程式時,才可以使用這個核取方塊。

  5. [最佳化] 旁,依據您重視的是檔案大小或列印品質,執行下列其中一項動作:

    • 如果表單需要較高的列印品質,請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]

    • 如果檔案大小的考量優先於列印品質,請按一下 [最小值 (線上發佈)]

  6. 按一下 [發佈]

如果您想要在儲存 PDF 後進行變更,請返回您建立該檔案時的原始 2007 Microsoft Office 系統 檔案,並再次將檔案另存成 PDF。若要深入瞭解,請參閱瞭解 PDF 和 XPS 檔案格式

頁首

OneNote

  1. 按一下 [檔案] 功能表上的 [發佈成 PDF 或 XPS]

  2. [檔案名稱] 清單中,輸入或選取檔案名稱。

  3. [存檔類型] 清單中按一下 [PDF]

  4. [頁面範圍] 旁按一下適當選項,表示您要儲存成 PDF 的筆記本範圍。

  5. 按一下 [發佈]

如果您想要在儲存 PDF 後進行變更,請返回您建立該檔案時的原始 2007 Microsoft Office 系統 檔案,並再次將檔案另存成 PDF。若要深入瞭解,請參閱瞭解 PDF 和 XPS 檔案格式

頁首

PowerPoint

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕圖像 、指向 [另存新檔] 旁的箭號,然後按一下 [PDF 或 XPS]

  2. [檔案名稱] 清單中,輸入或選取簡報名稱。

  3. [存檔類型] 清單中按一下 [PDF]

  4. 如果您想要在儲存檔案後立即開啟此檔案,請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。只有當電腦上安裝了 PDF 閱讀程式時,才可以使用這個核取方塊。

  5. [最佳化] 旁,依據您重視的是檔案大小或列印品質,執行下列其中一項動作:

    • 如果簡報需要較高的列印品質,請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]

    • 如果檔案大小的考量優先於列印品質,請按一下 [最小值 (線上發佈)]

  6. 若要為檔案指定各種選項,請按一下 [選項] (如需這些選項的詳細資訊,請瀏覽<請參閱>部分中的連結)。按一下 [確定]

  7. 按一下 [發佈]

如果您想要在儲存 PDF 後進行變更,請返回您建立該檔案時的原始 2007 Microsoft Office 系統 檔案,並再次將檔案另存成 PDF。若要深入瞭解,請參閱瞭解 PDF 和 XPS 檔案格式

頁首

Publisher

另存成 PDF 供共用或 Web 散佈之用

如果您想在 Web 或網路上以固定格式共用出版物,請執行以下動作:

  1. 按一下 [檔案] 功能表上的 [發佈成 PDF 或 XPS]

  2. [檔案名稱] 清單中,輸入或選取出版物名稱。

  3. [存檔類型] 清單中按一下 [PDF]

  4. 按一下 [最佳化] 旁邊的 [變更]

  5. [發佈選項] 對話方塊的 [指定要如何列印或發佈此出版物] 清單中,按一下符合出版物需求的最佳化。例如,如果您要線上散佈此出版物,而且檔案大小的考量優先於列印品質,請按一下 [最小的大小]。若列印品質的考量優先於檔案大小,請按一下 [高品質列印]

  6. 按一下 [進階],顯示整個對話方塊,並選取您需要的設定 (如需這些選項的詳細資訊,請瀏覽<請參閱>部分中的連結)。

  7. 按一下 [確定]

  8. 如果您想要在儲存檔案後立即開啟此檔案,請在 [另存新檔] 對話方塊中選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。您必須在電腦上安裝 PDF 閱讀程式,而且不能選取 [發佈選項] 對話方塊中的 [商業印刷] 選項,才能使用這個核取方塊。

  9. 按一下 [儲存]

另存成 PDF 供商業印刷之用

如果要傳送出版物至商業印刷機,請執行以下動作:

  1. [檔案] 功能表上,指向 [隨身出版],然後按一下 [攜帶至商業印刷服務]

  2. 在左方窗格的 [要如何列印此出版物?] 清單中,按一下所需的選項。如果您要使用平版印刷服務,請按一下 [商業印刷]。如果您要使用專業影印店的服務,請按一下 [高品質列印]

  3. 按一下 [列印選項]

  4. [列印選項] 對話方塊中,選取所需的選項 (如需這些選項的詳細資訊,請瀏覽<請參閱>部分中的連結)。按一下 [確定]

  5. [選擇要修復的項目] 下,修復 Publisher 已識別出的任何問題。

  6. [匯出] 下選取 [建立 PDF] 核取方塊。

  7. 按一下 [儲存]

  8. 在 [隨身出版精靈] 中選取檔案的匯出位置,並按一下 [下一步]

如果您想要在儲存 PDF 後進行變更,請返回您建立該檔案時的原始 2007 Microsoft Office 系統 檔案,並再次將檔案另存成 PDF。若要深入瞭解,請參閱瞭解 PDF 和 XPS 檔案格式

頁首

Visio

  1. 按一下 [檔案] 功能表上的 [發佈為 PDF 或 XPS]

  2. [檔案名稱] 清單中,輸入或選取繪圖名稱。

  3. [存檔類型] 清單中按一下 [PDF]

  4. 如果您想要在儲存檔案後立即開啟此檔案,請選取 [發佈後開啟檔案] 核取方塊。只有當電腦上安裝了 PDF 閱讀程式時,才可以使用這個核取方塊。

  5. [最佳化] 旁,依據您重視的是檔案大小或列印品質,執行下列其中一項動作:

    • 如果繪圖需要較高的列印品質,請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]

    • 如果檔案大小的考量優先於列印品質,請按一下 [最小值 (線上發佈)]

  6. 若只要列印選取的頁面,或要指定其他發佈選項,請按一下 [選項] 並選取所需設定 (如需這些選項的詳細資訊,請瀏覽<請參閱>部分中的連結)。按一下 [確定]

  7. 按一下 [發佈]

如果您想要在儲存 PDF 後進行變更,請返回您建立該檔案時的原始 2007 Microsoft Office 系統 檔案,並再次將檔案另存成 PDF。若要深入瞭解,請參閱瞭解 PDF 和 XPS 檔案格式

頁首

Word

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕圖像 、指向 [另存新檔] 旁的箭號,然後按一下 [PDF 或 XPS]

  2. [檔案名稱] 欄位中,輸入或選取文件的名稱。

  3. [存檔類型] 清單中按一下 [PDF]

  4. 如果您想要在儲存檔案後立即開啟此檔案,請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。只有當電腦上安裝了 PDF 閱讀程式時,才可以使用這個核取方塊。

  5. [最佳化] 旁,依據您重視的是檔案大小或列印品質,執行下列其中一項動作:

    • 如果文件需要較高的列印品質,請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]

    • 如果檔案大小的考量優先於列印品質,請按一下 [最小值 (線上發佈)]

  6. 按一下 [選項] 設定要列印的頁面範圍、選擇是否列印標記,以及選取輸出選項 (如需這些選項的詳細資訊,請瀏覽<請參閱>部分中的連結)。按一下 [確定]

  7. 按一下 [發佈]

如果您想要在儲存 PDF 後進行變更,請返回您建立該檔案時的原始 2007 Microsoft Office 系統 檔案,並再次將檔案另存成 PDF。若要深入瞭解,請參閱瞭解 PDF 和 XPS 檔案格式

附註   本文所述之協力廠商產品是由與 Microsoft 無關的廠商所製造,Microsoft 對這些產品的效能或可靠性不負任何暗示或其他形式的擔保責任。

頁首

適用: Access 2007, Excel 2007, OneNote 2007, PowerPoint 2007, Publisher 2007, Visio 2007, Word 2007, Visio 2007 Standard



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