防止電子郵件收件者使用全部回覆或轉寄

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此功能需要寄件者和收件者使用Microsoft Outlook。使用 Microsoft Outlook Express、 Microsoft Windows Mail、 Microsoft Outlook Web Access 或其他應用程式來擷取他們的電子郵件的收件者仍然可以使用 [全部回覆或轉寄。

Microsoft Office 2003 推出資訊版權管理 (IRM),提供以協助限制收件者複製、 列印,或轉寄電子郵件訊息的方式。您可以進一步瞭解 IRM Outlook 說明。如果 IRM 無法使用您的組織中,您可以使用自訂 Outlook 表單來達成類似的功能。

重要: 自訂表單是一種基本方法,可新增限制至電子郵件收件者處理郵件的方式。不過,自訂表單不像 IRM 那麼安裝。使用其他電子郵件應用程式或不同類型的帳號來開啟郵件,可能會造成收件者擁有轉寄或全部回覆郵件的完整權限。

建立自訂電子郵件表單

  1. 在 [工具] 功能表,指向 [表單],然後按一下 [設計表單]。

  2. 在 [標準表單檔案庫] 清單選取 [郵件],然後按一下 [開啟]。

  3. 按一下 [(動作)] 索引標籤。

    自訂郵件表單

    1. 使用 [(動作)] 索引標籤,設定收件者的[全部回覆] 和 [轉寄] 指令。

    2. 在 [啟用] 底下,將 [全部回覆] 動作變更成 [否]。

    3. 在 [啟用] 底下,將 [轉寄] 動作變更成 [否]。

  4. 在 [執行名稱],按兩下 [轉寄]。

  5. 在 [表單執行內容] 對話方塊,清除 [啟用] 核取方塊,然後按一下 [確定]。

  6. 在 [執行名稱],按兩下 [全部回覆]。

  7. 在 [表單執行內容] 對話方塊,清除 [啟用] 核取方塊,然後按一下 [確定]。

  8. 按一下 [(內容)] 索引標籤。

    自訂郵件表單

    1. 使用 [(內容)] 索引標籤,設定表單定義。

    2. 選取 [表單定義與項目一起傳送] 核取方塊。當您傳送電子郵件,您在 [動作] 索引標籤自訂的動作,會傳送至收件者,防止他們使用 [全部回覆] 或 [轉寄]。

  9. 選取 [表單定義與項目一起傳送] 核取方塊。

    對話方塊隨即出現,指出傳送表單定義並非建議的做法。您可針對此程序按一下 [確定],然後繼續。

  10. 在 [開發人員] 索引標籤的 [表單] 群組中按一下 [發佈],然後再按一下表單發佈成

  11. 在 [將表單發佈成] 對話方塊的 [查詢] 方塊,按一下 [個人表單檔案庫]。

  12. 在 [顯示名稱] 方塊,輸入您可以輕易辨別的名稱,例如不全部回覆或轉寄

  13. 在 [表單名稱] 方塊中,輸入不含空格的唯一名稱,例如 NoReplyAllNoForward

  14. 按一下 [發佈]。

  15. 在表單設計視窗的 [檔案] 功能表,按一下 [關閉]。

    提示儲存變更時,按一下 [否]。您的自訂表單已經儲存。此提示是詢問您是否要儲存對 Outlook 預設郵件表單所做的變更。您僅可以變更儲存對此表單所做的變更。

使用自訂電子郵件表單來傳送訊息

  1. 在 [工具] 功能表上,指向 [表單],然後按一下 [選擇表單]。

  2. 在 [查詢] 方塊,按一下 [個人表單檔案庫]。

  3. 選取您建立的自訂表單名稱,然後按一下 [開啟]。

    會顯示新電子郵件。

  4. 和往常一樣,撰寫並傳送郵件。

[全部回覆] 和 [下一頁] 按鈕會無法使用電子郵件中的工具列上的收件者。同樣地,不會使用鍵盤快速鍵,例如 CTRL + F 或按一下 [標準] 工具列上的 [回覆。使用 Microsoft Outlook Express、 Microsoft Windows Mail、 Microsoft Outlook Web Access 或其他應用程式來擷取他們的電子郵件的收件者仍然可以使用 [全部回覆或轉寄。

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