關於 SharePoint 隨附的工作流程

關於 SharePoint 隨附的工作流程

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

SharePoint 工作流程是預先程式化的小型應用程式簡化和自動化各種不同的商務程序。工作流程的範圍可從收集簽章 」、 「 意見反應或 「 核准計劃或文件中,若要追蹤常式程序的目前狀態。SharePoint 工作流程的設計,儲存您的時間和精力,並將您執行一般工作的一致性和效率。

什麼是 SharePoint 工作流程?

您應該已經了解流程圖的定義。它會以圖形方式表示一個程序,並且說明每個步驟發生什麼事。

工作流程的程序

SharePoint 工作流程就像是自動化的人力、 猜測及確定性您標準工作程序的流程圖。

例如,請看圖中的文件核准程序。若是手動執行此程序,代表需花費大量心力檢查及追蹤、轉送文件並寄發提醒等等,而這每一項工作都必須由您或同事親自處理。如此代表有大量額外工作,工作甚至可能一直被中斷。

但當您使用的 SharePoint 文件 「 核准 」 工作流程執行此程序,所有的核取和追蹤及提醒及轉寄由工作流程,自動完成。如果某人是最遲完成任務,或一些其他習以為常發生時,大部分的隨附的工作流程會產生通知,讓您知道您的意見。在群組中的任何人都主動監視程序,因為 SharePoint 工作流程,處理程序會永遠主動監視本身。

而且執行 SharePoint 工作流程很簡單。您只需選擇要用的工作流程類型,依狀況指定最合適的選項,之後就由工作流程接手即可。當然,您也能夠隨時視需要將工作流程取消或終止。

每個工作流程類型包含法,例如範本。您在新增工作流程單一清單或文件庫,或使用初始表單來指定 [選項] 及 [選擇要用於此版本的整個網站集合的版本。這些選項,以及選擇包含人員工作流程會指派給任務的期限,任務可以啟動工作流程的方式,以及由誰,指示會包含在工作通知中,等等。

重要:  依預設,[核准]、[收集意見反應] 和 [收集簽章] 工作流程不會啟用,也不會列在關聯表單的 [選取工作流程範本] 清單方塊中。若要使用它們,網站管理員必須在網站集合層級上啟用這些工作流程。

有五種預先程式化的工作流程類型。

核取符號 核准工作流程傳閱文件或其他項目指定其核准或拒絕的人員。您也可以使用 「 核准 」 工作流程來控制內容核准清單或文件庫。若要瞭解更多],以及如需逐步指示,請參閱詳細介紹 「 核准 」 工作流程

收集意見反應工作流程 「 收集意見反應 」 工作流程會將文件或其他項目路由至指定人員他們的意見反應。收集意見反應 」 工作流程合併彙算所有參與者的工作流程擁有者的意見反應,並提供檢閱程序的記錄。若要瞭解更多],以及如需逐步指示,請參閱詳細介紹 「 收集意見反應工作流程

收集簽章工作流程 收集簽章 」 工作流程會路由至指定的人員,其數位簽章的 Microsoft Office 文件。請注意收集簽章 」 工作流程功能只能搭配 Word 文件、 Excel 活頁簿和 InfoPath 表單。若要瞭解更多],以及如需逐步指示,請參閱詳細介紹 「 收集簽章工作流程

三態工作流程 三態工作流程是設計用來追蹤狀態的三種狀態 (階段) 的清單項目。可用於管理需要組織追蹤大量議題或項目的商務程序,客戶支援議題,潛在客戶或專案任務,例如。

每次變換狀態,工作流程就會指定工作給一位人員,並傳送電子郵件給該人員,提醒工作。此工作完成後,工作流程會更新項目狀態並進入下一個狀態。三態工作流程是設計用於 [議題追蹤] 清單範本,但是也可以用於任何含有 [選擇] 欄,而欄中有三種或更多值的清單。

若要瞭解更多],以及如需逐步指示,請參閱使用三態工作流程

處理核准工作流程 發佈核准工作流程是內容的類似於其他 SharePoint 工作流程,,它會自動執行主題專家與專案關係人供檢閱與核准傳閱。發佈核准工作流程的唯一性是設計為發佈的網站的新增及更新網頁發佈緊密控制。在下列類型的網站中,直到已核准工作流程中每位使用者可以發佈沒有新的內容。若要瞭解更多],以及如需逐步指示,請參閱使用發佈核准工作流程

若要新增或啟動工作流程,您必須在工作流程執行所在的清單、文件庫或網站集合擁有正確的權限。

  • 若要新增工作流程   根據預設,您必須[管理清單] 權限的工作流程。(預設的擁有人群組有 [管理清單] 權限,[成員] 群組和 [訪客] 群組中沒有)。

  • 啟動工作流程   也根據預設,您必須啟動[編輯項目權限已新增工作流程。([成員] 群組和 [擁有人] 群組兩有預設的編輯項目權限,並不會讓訪客] 群組)。
    或者,擁有人可以選擇設定特定的工作流程,讓他們可開始擁有人] 群組的成員。

下圖概觀 SharePoint 工作流程的規劃、新增、執行及修改的各個基本階段。其後提供各步驟的說明。

工作流程的程序

  • 規劃    在使用初始表單新增自己版本的工作流程之前,務必先瞭解您要使用哪些選項,以及需要哪些資訊。

  • 新增    填寫開始表單,以將您的工作流程版本新增至清單、文件庫或網站集合。

  • 啟動    針對文件或是清單或文件庫中的項目,以手動或自動方式啟動新的工作流程。(若手動啟動,您有機會在較簡略的初始表單上變更該工作流程的部分關係。) 工作流程啟動時,會建立工作、傳送通知訊息並開始追蹤動作及事件。

  • 監視    您可以在工作流程執行時,檢視 [工作流程狀態] 頁面,瞭解哪些工作已經完成,以及哪些動作已經發生。若有必要,也可以在此處調整現有及以後的工作,甚至是取消或終止該工作流程執行。

  • 檢閱    執行完畢後,可在 [工作流程狀態] 頁面上檢閱其完整的歷程記錄。在 [工作流程狀態] 頁面,還可以建立此工作流程綜合績效的統計報表。

  • 變更    如果工作流程未如預期執行,您可以開啟當初新增時的關聯表單,在此進行變更。

如果您需要內建工作流程提供更高彈性,可以進一步使用 SharePoint Designer 2013 等工具將它自訂。您也可以從零開始建立自己原創的工作流程。

您可以使用 [工作流程設計工具] 建立規則,將條件及動作關聯至 SharePoint 清單及文件庫中的項目。清單或文件庫中的項目若有變更,即會觸發工作流程中的動作。

例如,您可以設計一個工作流程,當項目成本超過特定金額時,就啟動另一個核准工作流程。

您也可以為一組相關聯的文件定義一個工作流程。例如,若工作流程是關聯至文件庫,或是篩選成文件內容類型,就會出現一組關聯式的 [文件組] 動作。[文件組] 可將一組文件視為一個單位,[文件組] 的工作流程動作便會在 [文件組] 的每個項目中執行。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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