關於 SharePoint 檔案工具

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

SharePoint 檔案工具能為使用 SharePoint 文件庫存放檔案內容的組織提供下列優點:

  • 讓企業外部的選定人員可以存取檔案內容。SharePoint 檔案工具提供方便又有效的方法,可與公司防火牆之外的使用者共同作業。此外,SharePoint 檔案工具為遍佈各地的團隊提供一個中央工作環境。

  • 離線存取檔案內容。SharePoint 檔案工具能夠為行動工作者或網際網路存取受限的使用者,提供離線存取、檢視及更新檔案內容的環境。

  • 除了其他工作區工具的功能以外,SharePoint 檔案工具使用者還能享受豐富的應用程式功能。

請注意下列詳細資料及建議,以進一步了解如何使用 SharePoint 檔案工具,以及如何與存放在 SharePoint 文件庫中的檔案互動:

  • SharePoint 檔案工具只能對應到 Windows SharePoint Services 3.0 或更新版本中的文件庫。如果您嘗試對應到舊版 Windows SharePoint Services 中的文件庫,便會出現錯誤。

  • 針對會以 SharePoint 檔案工具使用其檔案的 SharePoint 網站,建議您啟用網站的版本設定功能。版本設定能盡量減少偶爾因同步處理錯誤或衝突而發生的資料遺失風險。

  • SharePoint 文件庫包含中繼資料,而 SharePoint [檔案] 工具並不支援或維護這些中繼資料。

  • SharePoint 檔案工具無法識別 SharePoint 文件庫中的檢視。因此,SharePoint 檔案工具所包含的文件,可能比文件庫所顯示的更多,因為文件庫中的某些檔案可能被檢視篩選掉了。

資料如何在 SharePoint 檔案工具中進行同步處理

資料在 SharePoint 檔案工具中進行同步處理的方式如下:

  • 資料同步處理工作區成員之間Groove 檔案工具方式相同︰ 線上工作區成員傳送及接收更新,只要一儲存至工作區。

  • 在 SharePoint 網站上傳送或接收的更新,會根據排程自動進行,或是當擁有同步處理控制權的工作區成員啟動同步處理時手動進行。

關於 SharePoint 檔案工具中的同步處理者工作

包含 SharePoint 檔案工具的工作區必須包含至少一位具備下列所有認證的成員:

  • 對選定 SharePoint 網站上的所需文件庫具備存取權。

  • 在 SharePoint 網站上傳送和接收更新的必要 SharePoint 權限。

    就標準的 SharePoint 權限來說,同步處理者的必要基本權限是已啟用「參與」選項的「擁有者」。針對具有自訂權限的 SharePoint 網站而言,同步處理者必須擁有可新增、編輯及刪除項目的權限。

  • 與 SharePoint 網站進行同步處理的必要權限。根據預設,除了來賓以外的所有成員,都具有與 SharePoint 文件庫進行同步處理的權限,也可以向目前的同步處理者要求工具的同步處理控制權。

    附註: 雖然具有「參與者」角色的工作區成員,通常可以擔任同步處理者,但是此角色一般不包含刪除任何檔案的權限。因此,角色為「參與者」的同步處理者在啟動同步處理時,可能會看到有關檔案刪除失敗的同步處理警告。

在 SharePoint 網站與 SharePoint 檔案工具雙邊都具有必要權限的成員可以負起「同步處理者」的責任:也就是說,這位成員會定期啟動 SharePoint 檔案工具與 SharePoint 網站之間的同步處理,或是啟用 SharePoint 檔案工具以自動進行排定的同步處理。為了完成同步處理,同步處理者必須上線且能夠存取 SharePoint 網站。

只能有一位工作區成員可以擔任 SharePoint 檔案工具的同步處理者。其他具備必要權限的成員則可以要求接管同步處理者的工作。目前是同步處理者的成員可以選擇放棄此角色,或拒絕要求並繼續擔任此工作。同步處理者將無法主動轉交同步處理者的工作給其他成員;轉交工作必須由其他成員提出要求。

目前的同步處理者若喪失了這項工作的權限 (例如同步處理者的工作區角色遭到降級,或同步處理者不再是工作區的成員),則同步處理控制權即會自動轉交給其他合格的工作區成員。若當時沒有具備必要權限的工作區成員,SharePoint [檔案] 工具即無法與 SharePoint 網站進行同步處理,而會回復成標準的 [檔案] 工具。

目前的同步處理者名稱會顯示在 [工具] 索引標籤上的狀態列中:

目前的同步處理者名稱

工具中有未同步處理的變更時,狀態列會通知同步處理者。當同步處理者按一下 [開始同步處理...] 時,會出現 [預覽同步處理] 視窗,並顯示所有擱置的更新以及檔案衝突。同步處理者可以採取步驟來解決衝突,然後再繼續進行同步處理。

目前的同步處理者應該只轉交同步處理者工作給具備 SharePoint 網站存取權與必要之 SharePoint 網站權限的其他成員。

在某些情況下,同步處理者工作應主動轉交給其他成員。例如,當同步處理者將有一段時間無法啟動同步處理 (也許是休假的緣故),則其應通知另一位具備必要認證的工作區成員,由其傳送接管同步處理者的要求。另一個替代方法是由同步處理者啟用定期自動同步處理的功能。但此做法有一定風險,因為同步處理者的電腦必須全時保持執行及連線。

在狀態列中,所有工作區成員皆會看見目前的同步處理者名稱,並可指向其旁的資料夾連結圖示,顯示包含 SharePoint 網站 URL 的訊息方塊。具備必要認證的工作區成員可以按一下資料夾連結圖示,開啟網頁瀏覽器並移至 SharePoint 網站,或按一下 [編輯] 功能表上的 [到 SharePoint]

狀態列也會向所有成員報告最後一次同步處理的日期和時間。所有成員都能按一下行事曆圖示來檢視有關同步處理排程的資訊。

同步處理者可以啟動多項活動,方法是選取狀態列中的選項,包括同步處理、變更排程選項,以及解決同步處理錯誤。

啟動同步處理的選項

同步處理者具有兩個選項可初始化同步處理

  • 手動的同步處理。藉由此選項,SharePoint 檔案工具與 SharePoint 網站只有在同步處理者選擇啟動同步處理時,才會進行同步處理。

  • 排定的同步處理。藉由此選項,同步處理者會設定指定的時間間隔,來自動執行同步處理。

    附註: 根據各種因素 (例如,目前的網路流量),伺服器有時可能會延遲排定的同步處理,直到下一次排定的時間。

關於執行 SharePoint 來源控制工作

只有同步處理者可以對 SharePoint 檔案工具中的檔案,執行下列 SharePoint 來源控制工作:

  • 取出檔案。取出檔案,就會鎖定檔案的 SharePoint 網站上,以防止使用者直接存取 SharePoint 網站上的檔案時同時在 SharePoint 工作區中更新更新。

    附註: 除非 SharePoint 檔案工具中的目前檔案版本包含未同步處理的變更,否則取出檔案會從 SharePoint 文件庫擷取最新版本的檔案。換言之,若在 SharePoint Workspace 中編輯檔案,然後予以取出,將不會以 SharePoint 文件庫的原始複本覆寫編輯過的檔案版本。

  • 存回檔案。檢查檔案從 SharePoint 檔案工具中更新 SharePoint 網站上的檔案,並移除簽出鎖定。

  • 取消取出。取消取出只要鎖定移除 SharePoint 網站上的檔案,並以供編輯。

關於複製或封存包含 SharePoint 檔案工具的工作區

您可以複製包含 SharePoint 檔案工具的工作區,或將這些工作區另存成封存檔案或範本檔案。不過必須注意的是,所複製工作區的 SharePoint 檔案工具,或是從封存檔案或範本檔案建立之新工作區的 SharePoint 檔案工具,將不會保留與 SharePoint 文件庫的連線,而且功能會縮減成標準檔案工具的功能。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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