關於資訊授權管理

附註: 您只可以在 Microsoft Office Professional Edition 2003、Microsoft Office Word 2003、Microsoft Office Excel 2003 及 Microsoft Office PowerPoint 2003 中使用「資訊授權管理」建立具有限制權限的內容。

在今日,敏感性資訊的控制僅能利用限制儲存資訊所在之網路及電腦的存取。然而,一旦給予使用者存取權限,則對於使用者處理內容的方式,或是要將內容傳給誰將無法限制。這樣的內容散佈很容易讓不想接收敏感性資訊的人收到它們。Microsoft Office 2003 提供名為「資限權利管理 (IRM)」的新功能,它能協助您防止敏感性資訊落入不當人士手中 (無論是意外或不小心所致)。IRM 本質上能協助您控制檔案,甚至是這些檔案已離開您的桌面!

建立具有有限權限的內容

IRM 能讓個別作者為能存取內容的特定人員,建立具有限制權限的文件、活頁簿或簡報。作者可使用 [權限] 對話方塊 ([檔案] | [權限] | [請勿傳送][一般]工具列上的 [權限] Button image ),將「讀取」及「變更」存取權提供給使用者,也可以設定內容的到期日。例如,Bob 可以給 Sally 讀取而不是變更文件的權限。然後 Bob 可以給 John 變更以及儲存文件的權限。可能 Bob 還決定限制 Sally 及 John 對此文件的存取只有 5 天。作者可以從文件、活頁簿或簡報移除有限的權限,只要按一下 [權限] 子功能表上的 [存取不受限制] 或者再在 [一般] 工具列上按一下 [權限] Button image 即可。

此外,公司系統管理員可以建立在 Microsoft Office Word 2003、Microsoft Office Excel 2003 及 Microsoft Office PowerPoint 2003 中的 [權限] 子功能表中使用的權限原則,並定義可以存取資訊的人員、編輯的程度,或使用者對文件、活頁簿或簡報所具有的 Office 能力。例如,公司系統管理員可能會定義一個名為「公司機密」的原則,這個原則會指定只有公司網域內的使用者才能開啟套用該原則的文件、活頁簿或簡報。在 [權限] 子功能表上,一次最多可以顯示 20 個自訂的原則 (以字母順序排列),以便個別作者能將它們用於其建立的內容。

在 Word、Excel 及 PowerPoint 中,作者可以根據每位使用者或每份文件,運用下列其中一種方法來限制文件、活頁簿及簡報的權限:

存取層次

作者可使用 [權限] 對話方塊根據指派給使用者或群組的存取層次,給予一組權限給使用者或群組:

  • 讀取    具有「讀取」存取權限的使用者可以讀取文件、活頁簿或簡報,但是沒有編輯、列印或複製的權限。

  • 變更    具有「變更」存取權限的使用者可以讀取、編輯及儲存文件、活頁簿或簡報的變更,但是沒有列印的權限。

  • 完整控制    具有「完整控制」存取權限的使用者具有完整編寫權限,可以對文件、活頁簿或簡報進行作者可以做的任何事情:設定內容的到期日、防止列印、給予使用者權限。作者一定具有「完整控制」存取權限。

權限原則

文件、活頁簿及簡報的權限可以使用系統管理員建立的任何自訂權限原則來加以限制。在 [權限] 子功能表上可以找到這些原則。

檢視具有有限權限的內容

使用者接收或開啟具有有限權限的內容時,只需要開啟文件、活頁簿或簡報即可,就像開啟不具有限權限的內容一樣。如果使用者的電腦上沒有安裝 Office 2003 或更新版本,則他們可以下載可讓其檢視此內容的程式。

在 Word、Excel 或 PowerPoint 中檢視您的權限

在 Word、Excel 或 PowerPoint 中,使用者可以在 [我的權限] 對話方塊中檢視給予他們的權限:

My Permission dialog box

在沒有 Office 2003 或更新版本下檢視內容

如果使用者需要閱讀或開啟具有有限權限的內容,但他們所使用的電腦上沒有 Office 2003 或更新版本,則他們可以下載支援有限權限內容之適用於 Internet Explorer 的「授權管理附加元件」或其他程式。

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