關於目前狀態、連絡人和立即訊息的常見問題集

此常見問題集提供在處理目前狀態、連絡人和立即訊息時,最常發生問題的解答。

本文內容

關於目前狀態的問題

如何移除 Lync 的「不在辦公室」訊息?

為何不能將我的目前狀態設定為 [顯示為離開]?

如何設定我的目前狀態選項?

我是否能建立自訂目前狀態?

功能表在哪裡?

關於連絡人的問題

如何將內部連絡人新增到我的連絡人清單?

如何將同盟連絡人新增到我的連絡人清單?

如何將不是同盟的外部連絡人新增到我的連絡人清單?

公開 IM 連絡人支援哪些溝通模式?

如何找到組織內的連絡人?

如何封鎖連絡人,不讓其透過 Lync 與我連絡?

如何從我的連絡人清單中刪除連絡人?

我要如何新增至代理人清單或從中移除?

我是否能用位置、部門或其他欄位管理我的連絡人?

如何建立群組?

連絡人狀態旁邊的紅色星星或星號代表什麼意思?

關於立即訊息 (IM) 的問題

如何讓 IM 通知更顯眼,以免錯失傳入的 IM 邀請?

我要到哪裡尋找之前的 IM 交談、Lync 通話記錄或錯失的 IM 邀請?

我可以將哪些類型的資訊複製並貼到 IM 中?

我可以在 Lync IM 中使用拼字檢查功能嗎?

如何設定在指定連絡人上線時通知我?

如何在 IM 中改變字型?

如何停用 IM 通知音效?

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關於目前狀態的問題

如何移除 Lync 的「不在辦公室」訊息?

如果您的 Lync 帳號透過 Microsoft Exchange Server 與您的 Outlook 行事曆同步,在您開啟 Microsoft Outlook 的不在辦公室通知時,您的不在辦公室訊息將會顯示在 Lync 中。若要移除 Lync 上的不在辦公室訊息顯示,您必須關閉 Outlook 中的不在辦公室回覆功能:

  • 按一下 Outlook的 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [自動回覆] 面板中的 [關閉] 按鈕。

附註: 當您 在 Outlook 中關閉不在辦公室回覆訊息後,該訊息最多可能需要三十分鐘才能從 Lync 上消失。

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為何不能將我的目前狀態設定為 [顯示為離開]?

某些組織會移除 [顯示為離開] 狀態,因為此狀態會影響目前狀態的可預測程度。例如,當很多人使用此狀態時,Lync 的目前狀態價值會大幅減低。請記住,您可以使用私人關係避免受到干擾。例如,如果您不想被大部分的人打擾,您可以將您的狀態設定為「請勿打擾」,然後將部分人員加入您的 [工作群組],允許這些人打擾您。

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如何設定我的目前狀態選項?

如果您不想使用預設設定,您可以指定在目前狀態變更為 [非使用中][離開] 前經過的 (閒置) 分鐘數。

設定您的目前狀態選項:

  1. 在 Lync 主視窗中按一下 [選項]按鈕,然後按一下 [狀態]

  2. 請按上下箭號指定您的狀態更改為 [非作用中] 前需要幾分鐘。

  3. 請按上下箭號指定在您的狀態更改為 [離開] 前需要幾分鐘。

  4. 按一下合適的按鈕來控制一般狀態 (覆寫預設設定或接受變更 ),然後按一下 [確定]

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我是否能建立自訂目前狀態?

不,Lync 的目前狀態為系統預設,您無法新增目前狀態。但您可以在 Lync 主視窗上方輸入個人記事,提供您所在位置和目前情況的詳細相關資訊。若要這麼做,請按一下記事顯示區域,然後在目前顯示的文字上輸入文字。

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功能表在哪裡?

Lync 中許多的功能表會在按一下向下箭號 (例如主視窗 [選項] 按鈕旁的那個圖示) 後出現。您也可以執行下列任一步驟來開啟主要功能表:

  • 若要讓功能表在 Lync 主視窗中顯示,請按一下 Alt 鍵或 [選項] 按鈕旁的 [顯示功能表] 箭號。

  • 若要在交談視窗中顯示功能表,請按一下 Alt 鍵。

  • 若要在主視窗中永久顯示功能表列,請按一下 Alt 鍵,然後按一下 [顯示功能表列]

  • 若要在交談視窗中讓功能表列永遠顯示,請按一下 Alt 鍵,然後依序按一下 [檢視][顯示功能表列]

您也可以在執行連絡人、群組或其他項目的常用工作時,在項目上按一下滑鼠右鍵,以讓功能表顯示。
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關於連絡人的問題

如何將內部連絡人新增到我的連絡人清單?

若要將內部連絡人新增到您的連絡人清單:

  1. 使用名稱、電子郵件別名或電話號碼搜尋人員。搜尋完成後,符合搜尋條件的人員清單即會顯示。

  2. 請捲動搜尋結果清單,瀏覽到要加入連絡人清單的人員。以滑鼠右鍵按一下該連絡人的連絡人卡片,然後按一下 [新增至連絡人清單]。或者,按一下 [新增] 按鈕上的向下箭號。

  3. 若您曾設定連絡人群組或類別,此時會出現群組清單。請選取放置該連絡人的連絡人群組。

  4. 若您尚未設定任何群組,並想進行設定,請按一下 [新增至新群組],然後輸入您想建立的新群組名稱。

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如何將同盟連絡人新增到我的連絡人清單?

由於 Lync 2010 和 Microsoft Lync Server 2010 通訊軟體支援與其他組織建立同盟 (往來) 關係,您可以將同盟組織中的連絡人加到您的連絡人清單中,並且使用您和對方組織都支援的通訊模式進行溝通。請和您的支援小組確認對方的組織是否已與您的組織建立同盟。

若要新增同盟連絡人,請執行下列步驟:

  1. 在 Lync 主視窗中的搜尋欄位中,輸入連絡人的電子郵件位址。

  2. 將滑鼠移動到搜尋結果上,然後按一下 [新增至連絡人] 按鈕 (+) 以新增此連絡人。或者,您也可以在搜尋結果上按一下滑鼠右鍵,然後按一下 [新增至連絡人]

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如何將不是同盟的外部連絡人新增到我的連絡人清單?

若您要新增不在同盟組織中的連絡人,請嘗試在 Outlook 連絡人中新增連絡人的姓名、住家電話、手機和其他電話號碼。您可以使用 Lync 撥打該連絡人的電話號碼,但是 IM、視訊通話、語音/視訊會議可能無法正常運作。

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公開 IM 連絡人支援哪些溝通模式?

您可以使用 Lync 與其他擁有 MSN 網際網路服務網路、Windows Live 網際網路服務網路、AOL 和 Yahoo! 帳號的人互相傳送/接收立即訊息。您僅能以 IM 與公開 IM 連絡人連絡。檔案傳輸、Lync 通話 (Voice over IP 或 VoIP)、影像通話和音訊/視訊會議功能可能無法正常運作。

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如何找到組織內的連絡人?

您可以使用下列其中一種方式搜尋連絡人:

  • 依姓名或號碼搜尋

  • 依關鍵字搜尋

若需搜尋連絡人的步驟,請參閱使用 Lync 2010 搜尋

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如何封鎖連絡人,不讓其透過 Lync 與我連絡?

被封鎖的連絡人雖然還是能看到您的姓名和電子郵件地址,但卻無法透過 Lync 與您連繫。若要封鎖 Lync 中的連絡人:

  • 在您想要封鎖的連絡人上按一下滑鼠右鍵,然後依序按一下 [變更私人關係][封鎖的連絡人]

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如何從我的連絡人清單中刪除連絡人?

若要從您的連絡人清單中刪除連絡人:

  • 以滑鼠右鍵按一下您想刪除的連絡人,然後按一下 [從連絡人清單移除]

我要如何新增至代理人清單或從中移除?

  • 若要將自己新增到代理人清單或從清單中移除,您必須請清單的擁有者進行變更。代理人清單是由 Lync 使用者自行建立和維護。

  • 若要建立或修改您自己的代理人清單,請依序按一下 Lync 主視窗上的 [選項][來電轉接],然後按一下視窗底部的 [編輯我的代理人成員] 連結。您可以在開啟的對話方塊中新增、移除及/或變更代理人的權限。

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我是否能用位置、部門或其他欄位管理我的連絡人?

是,您可以依據所需類別建立新的群組。舉例來說,您可以建立一個 「總部人員」群組,然後將連絡人加入該群組。

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如何建立群組?

建立群組:

  • 開啟 Lync,並且在連絡人清單中以滑鼠右鍵按一下任一群組名稱 (例如 [常用連絡人]),按一下 [建立新群組],然後為該群組命名。

  • 若要將人員新增至新群組,請搜尋連絡人,指向搜尋結果中的連絡人名稱,然後按一下加號 (+)。或者,在搜尋結果中以滑鼠右鍵按一下連絡人,按一下 [新增至連絡人清單],然後按一下群組名稱。

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連絡人狀態旁邊的紅色星星或星號代表什麼意思?

連絡人旁邊的紅色星號表示該連絡人已開啟 Outlook 的 [不在辦公室] 通知。
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關於立即訊息 (IM) 的問題

如何讓 IM 通知更顯眼,以免錯失傳入的 IM 邀請?
除非您已設定在 [請勿打擾] 模式中不顯示通知,依預設,Lync 會在連絡人嘗試與連繫您時,同時傳送圖片通知 (螢幕右下角) 和音效通知。您可能有時候會沒注意到 IM 邀請。此情況在您使用多個螢幕或系統音量過小或靜音時最可能發生。

要確保您的 IM 通知能引起注意,請嘗試以下動作:

  1. 設定螢幕,使 Lync 開啟時永遠顯示在前景。若要如此做,請依序按一下 [選項][工具][最上層顯示]

  2. 若您使用的螢幕不只一個,請嘗試將 Lync 主視窗移動到工作中的監視器上。

  3. 請確認您電腦上的喇叭與其他音效裝置音量已開啟。

  4. 確認已將 Lync 設定為傳送音效通知。若要這麼做,請依序按一下 [選項][鈴聲與音效],然後選取 [在 Lync 中播放音效 (包括來電和 IM 通知的鈴聲)],並確認您未選取面板中的其他核取方塊。

  5. 請考慮將傳入的訊息通知音效設成比預設音效更能引起注意的音效。若要執行這項作業:

  6. 請依序按一下 [選項][鈴聲與音效][音效設定],然後按一下 [音效] 索引標籤。

  7. 請拖曳 [程式事件] 的滑動軸,向下滑動至 [Microsoft Lync 2010] 清單。

  8. 按一下 [傳入的立即訊息]。視窗底部的 [音效] 應該會為 COMMUNICATOR_iminvite。

  9. 您現在可以按一下旁邊的下拉式箭號,試聽清單中的其他音效檔案。

  10. 當您找到想用於傳入 IM 訊息通知的音效時,請按一下 [套用]。([程式事件] 顯示面板現在應該會顯示 [傳入的立即訊息],而 [音效] 面板則會顯示您所選擇的 .wav 檔案名稱) 然後,按一下 [確定]。(您也可以錄製您自己的 .wav 檔案作為通知音效,接著瀏覽至該檔案,將其選為您的 IM 通知音效。)

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我要到哪裡尋找之前的 IM 交談、Lync 通話記錄或錯失的 IM 邀請?

依預設,Microsoft Lync 2010 通訊軟體會將所有傳入與傳出的交談儲存到 Microsoft Outlook 的 [交談記錄] 資料夾中,供您檢視之前的交談。

若要顯示最近一百筆新增到資料夾中的 Lync 互動:

  • 在 Lync 主視窗上,按一下搜尋輸入區域上方的 [交談] 按鈕。

若要顯示整個資料夾:

  • 按一下視窗底部的 [在 Outlook 中檢視更多] 連結。

    附註:  如果您的交談未儲存在此 Outlook 封存中,而且您想為之後的交談設定封存,請依循下列步驟:

    1. 請確認您使用的是 Microsoft Office Outlook 2007 或 Microsoft Outlook 2010。

    2. 在 Lync 主視窗中按一下 [選項]按鈕,然後按一下 [個人]

    3. 按一下 [將立即訊息交談儲存在我的電子郵件交談記錄資料夾中] 按鈕,然後按一下 [確定]

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我可以將哪些類型的資訊複製並貼到 IM 中?

您可以從其他 Microsfot Office 產品中複製文字、表格和連結,並直接貼到 Lync IM 中。 您不能直接將影像 (螢幕擷取畫面、照片等) 貼到 IM 中,但是您可以將影像貼到白板上並顯示給其他人看。若要這麼做:

  • 在 IM 交談視窗中,依序按一下 [共用][新增白板],然後按一下白板底部的 [插入影像] 按鈕,然後瀏覽至您想顯示的影像並按兩下。

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我可以在 Lync IM 中使用拼字檢查功能嗎?

Lync 沒有內建的拼字檢查功能,因為此軟體是設計用來作為快速、非正式溝通用途。如果您一定要確保某個 IM 交談中的拼字正確,您可以從 Microsoft Word 文件中複製經過拼字檢查的文字貼入 IM 中。
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如何設定在指定連絡人上線時通知我?

在 Lync 主視窗的連絡人清單內,以滑鼠右鍵按一下連絡人,然後按一下 [針對狀態變更通知標記]
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如何在 IM 中改變字型?

若要在指定 IM 中改變您輸入的文字字型、樣式、字型大小或字體顏色:

  • 輸入您的訊息,將您想修改的文字反白,按一下 IM 撰寫區的 [字型] 按鈕,然後在字型視窗中挑選您要的樣式。

若要修改所有 IM 的預設字型詳細資訊:

  • 按一下 Lync 主視窗 [選項] 按鈕,然後依序按一下 [一般][變更字型],然後挑選您要用的預設字型、樣式、字型大小和顏色。這些選擇將會套用到您之後所送出的 IM 訊息,而非您接收到的訊息。

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如何停用 IM 通知音效?

您可以將 Lync 設定成在目前狀態為 [請勿打擾] 時不播放 IM 或通話的通知音效,或進一步將 Lync 設定成僅在嘗試連絡您的連絡人具有工作群組成員私人關係時通知您。

若要檢視或調整這些設定:

  • 請按一下 Lync 主視窗的 [選項] 按鈕,然後按一下 [通知]

若要關閉所有的音效通知:

  • 按一下 Lync 主視窗的 [選項] 按鈕,然後按一下 [鈴聲與音效] 並清除 [在 Lync 中播放音效 (包括來電和 IM 通知的鈴聲)] 核取方塊。

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