關於取出、存回和版本的常見問題

關於取出、存回和版本的常見問題

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

Office 365 社群背景,我們已追蹤的取出,回及版本設定檔案在您的文件庫中您最佳疑問。我們已收集他們一起共用,以及我們最佳解答。許多下列問題也可以連結至目前的內容深入的說明主題。

獎狀客戶意見反應,這份文件已更新 2016 年 8 月 12 日。

問題與解答

如何取出、 存回,或放棄取出的檔案?

檢查檔案和縮小是來追蹤及控制如何更新內容的好方法。下列步驟說明如何檢查檔案及縮小,以及如何放棄取出SharePoint Online中。檢查檔案與登出SharePoint 2013和SharePoint 2016或標準 SharePoint 體驗的資訊,請參閱取出、 存回或放棄變更文件庫中的檔案

  1. 開啟文件庫與您要取出,將游標停留在檔案],然後再按一下核取記號的檔案。

    文件的反白顯示游標的核取方塊
  2. 按一下 [工具列中的橢圓形(...),然後按一下 [取出

    使用的省略符號取出] 功能表中,以查看醒目提示

    附註: 您可以也以滑鼠右鍵按一下檔案,按一下 [更多],然後按一下取出

  3. 取出檔案時,會顯示附註。如果您按一下 [] 圖示,就可以看見簽出的進度。

    醒目提示圖示取出記事
  4. 檔案已取出,文件的圖示會在其上有綠色箭號。

    檔案名稱和含綠色重疊的箭號圖示。

  1. 開啟文件庫,將游標暫留在您要回的檔案,然後按一下 [核取記號。

    取出已選取的檔案
  2. 按一下 [橢圓形 (...) 在工具列上,然後按一下 [存

    使用回醒目提示的 [文件] 功能表

    附註: 您可以也以滑鼠右鍵按一下檔案,按一下 [更多],然後按一下核取中

  3. 在 [另新檔] 對話方塊中,您可以輸入註解,例如什麼變更或新增。

    請在對話方塊中插入註解和存回] 按鈕,醒目提示
  4. 當您完成時,請按一下 [核取 [中]。

如果您嘗試要存回文件,您還沒有在進行變更,您會收到訊息,指出項目] 或 [項目未更新。

項目未更新的郵件和圖示

請確定您在文件儲存變更之前先檢查。由於SharePoint Online保留文件已取出,是否有任何變更,其他人可能會無法編輯文件。放棄取出,如果您不想做的變更。.

  1. 開啟文件庫,將游標暫留在您想要放棄取出的檔案,然後按一下 [核取記號。

  2. 按一下 [工具列中的橢圓形(...),然後按一下 [放棄取出

    請查看開啟的功能表按一下 [捨棄取出醒目提示

    附註: 您可以也以滑鼠右鍵按一下檔案,按一下 [更多],然後按一下放棄取出

  3. 放棄取出時,您會收到 「 確定 」] 對話方塊。按一下 [放棄取出來清除核取。

    按一下 [捨棄] 核取確認對話方塊中選取 [捨棄] 醒目提示] 按鈕

    以確定您的檔案狀態取出,您可以按一下 [放棄取出訊息上方的圖示。

    檢查捨棄進度訊息。

否,取出檔案,只會變更的條件若僅要編輯檔案的檔案。

如果您取出檔案,但不儲存它,不會儲存您的變更。如果您想要保留的變更,一律儲存檔案。

您要儲存檔案的方式取決於編輯器或您使用的工具。如果您編輯文字檔案線上,您需要明確按一下 [儲存]。不過,如果您在 Office 365 應用程式中編輯,例如,您也可以在 Word 或 Excel 中關閉文件,將會自動儲存。

如果您檢查檔案取出,儲存,然後放棄取出,您的變更會不會儲存至文件庫。

根據預設,與文件庫中的編輯權限的任何人都可以變更檔案。不過,您可以設定的文件庫以要求其他人變更其之前,先檢查出第一個檔案。

您需要的文件庫擁有者或網站管理員或具備相容權限,請執行這項設定。

  1. 開啟您想要要求取出的文件庫。

  2. 在SharePoint Online,請按一下 [設定 齒輪形狀設定] 按鈕 ,,然後按一下 [文件庫設定

    設定與選取的文件庫設定] 功能表

    在SharePoint 2013和SharePoint 2016,按一下頁面],然後按一下 [文件庫設定

    在功能區上的 [SharePoint 文件庫設定] 按鈕
  3. 在 [設定] 頁面上,按一下 [版本設定]。

    文件庫設定] 對話方塊,已選取的版本設定。
  4. 在 [版本設定]頁面上,向下捲動,並按一下[是]以進行編輯先取出文件的文件

    [是],[設定] 對話方塊上醒目提示文件,編輯取出的文件

根據預設,在文件庫可讓成員具有編輯權限修改和編輯檔案,而不簽出。若要避免此問題,請啟用取出文件庫。您需要的文件庫擁有者或網站管理員或具備相容權限,請執行這項設定。

  1. 開啟您想要要求取出的文件庫。

  2. 在SharePoint Online,請按一下 [設定 齒輪形狀設定] 按鈕 ,,然後按一下 [文件庫設定

    設定與選取的文件庫設定] 功能表

    在SharePoint 2013和SharePoint 2016,按一下頁面],然後按一下 [文件庫設定

    在功能區上的 [SharePoint 文件庫設定] 按鈕
  3. 在 [設定] 頁面上,按一下 [版本設定]。

    文件庫設定] 對話方塊,已選取的版本設定。
  4. 在 [版本設定]頁面上,向下捲動,然後按一下[是]以進行編輯先取出文件的文件

    [是],[設定] 對話方塊上醒目提示文件,編輯取出的文件

將游標停留在取出圖示 圖示圖像 若要查看的工具提示會告訴您已取出檔案,可快速查看哪些人擁有已取出的資料行。

您也可以新增至預設檢視的文件庫的 [簽出者] 欄。如此一來,每個人都可以輕鬆地查看哪些人擁有已取出的文件。 若要瞭解如何在SharePoint新增簽出者] 欄,請參閱建立清單或文件庫中的資料行

其他資訊

版本設定是一種建立變更歷程記錄的文件需要主要版本或主要與次要版本的受控發佈週期的方式。

已刪除次要版本的版本歷程記錄

開啟 [版本設定

  1. 移至您要啟用版本設定的文件庫或清單。

    • 針對文件庫中,按一下 [設定 設定:更新您的設定檔、安裝軟體並將它連線至雲端文件庫設定]。

      如果您沒有看到這些功能表項目,按一下功能區上的 [文件庫,然後按一下

      設定] 群組中的文件庫設定

    • 清單,請按一下 [在功能區]清單,然後再按一下 [清單設定

  2. 按一下 [版本設定。

  3. 在項目版本歷程記錄或 [文件版本歷程記錄] 區段中,選取 [如果您想要建立主要版本或主要與次要版本。

    可省略︰

  4. 選取您想要在清單中保留的版本數目。

  5. 選取您要保留草稿核准版本數目。您在 [核准內容] 區段中選取[是]之後,就能使用此選項。

  6. 如果您希望使用者以他們可以對文件庫中進行任何變更之前,先取出文件時,然後在 [要求取出] 區段中,按一下[是]

    附註: [要求取出] 區段只適用於文件庫。

  7. 按一下 [確定]

以下是啟用版本設定的兩個絕佳理由:

  • 對於您的商務程序來說,追蹤、檢視及還原先前版本的文件是很重要的。常見理由包括有時需要冗長重複內容的合約、正式提案和法律文件。在這些情況下,最好啟用主要和次要版本設定。

  • 如果小組打算共同撰寫,您可以在文件庫啟用主要版本設定,以免有人不小心在所有人共同撰寫的文件庫中上傳同名文件。如此一來,即使變更遺失,也可以還原到舊版的文件。

同時您也可以啟用版本設定及取出。請注意,如果您決定不要進行變更或不保留檔案中的任何變更,您可以捨棄取出,但這並不會影響版本歷程記錄。

當您啟用版本設定時,欄 (如 [修改日期] 及 [修改者] 欄) 並不會自動新增至檢視,因此您可能會想要修改預設檢視。若要取得核准狀態欄,以在文件核准前顯示草稿狀態,您也必須從 [文件庫設定] 頁面中啟用 [內容核准] 功能。

其他資訊

按一下 [新增] 將檔案拖曳至文件庫 使用拖放功能   

上傳檔案的最常見方式是從電腦或網路資料夾拖曳檔案到文件庫。首先,開啟您網站上的文件庫。接下來,在電腦上找出並選取要上傳的文件,然後將該文件拖曳到文件庫中標示 [將檔案拖曳到這裡] 之處。

如果您沒有看到拖放檔案的選項,安裝最新版本的瀏覽器軟體或 Microsoft Office。此功能需要 Office 2013 的最小或最新版本的 Microsoft Edge、 Internet Explorer、 Firefox 或 Chrome。

開啟的檔案總管視窗 使用 [在檔案總管中開啟] 命令   

這個命令會在您電腦上開啟 Windows 檔案總管,但是會顯示作為網站基礎的伺服器電腦上的資料夾結構。您偶爾可能需要複製或移動文件庫中的多個文件到另一個文件庫。

附註: 開啟檔案總管中SharePoint 2013和SharePoint 2016,或檢視在檔案總管中SharePoint Online只在 Internet Explorer 10 或 11 工作。不支援由 Microsoft Edge、 Google Chrome 或 Mozilla FireFox。

例如,您可能想要將文件庫中一年多前建立的所有文件移動到另一個文件庫中,以封存資訊。或者,當您變更工作群組時,您可能會想要將文件庫中您所擁有的文件從網站複製到子網站上的其他文件庫中。

您也可以處理資料夾中的檔案,例如複製、重新命名、刪除,依此類推。

將檔案拖曳至文件庫 使用 [新文件] 命令   

在 [建立新檔案] 圖說文字中,按一下 [上傳現有檔案]。在出現的對話方塊中,按一下 [瀏覽] 上傳個別檔案。

這種方法的優點是,不論您目前擁有的瀏覽器或瀏覽器版本為何,此方法均能運作。

取出、存回和版本的相關秘訣   

不論您上傳的方式為何,請記住下列有關啟用之取出、存回及版本的資訊:

  • 如果您將檔案上傳到一個需取出檔案的文件庫,該檔案首先會由您取出。您仍然必須先將檔案存回,其他人才能進行檢視和編輯。

  • 如果設定讓文件庫追蹤檔案的版本,您通常可以將上傳的檔案作為新版本加入,這個新版本就會是檔案版本歷程記錄的一部分。

  • 如果文件庫需要您將值新增至一或多個文件庫欄,例如部門名稱或專案編號,您仍然必須在上傳作業完成之前編輯值並存回文件。

其他資訊

您可以取得新的文件會新增為新的版本是取出結束項目,並取代新版本的所有內容。一旦修改取出的版本時,核取方塊回。SharePoint 會使新複本,保留舊版 (提供了設定的所需)。版本設定的詳細資訊,請參閱版本設定如何運作在清單或文件庫中?

否,但是從沒有設定提醒,或取得文件已取出的日期的方式的 SharePoint 環境。有應用程式設計介面 (Api),讓它,但它們需要自訂程式中撰寫。連絡您的系統管理員或網站設計工具。

視覺公司約,等待存回分門別類圖示 圖示圖像 ,或將簽出者] 欄新增至文件庫。若要瞭解如何新增簽出者] 欄中SharePoint,請參閱建立清單或文件庫中的資料行

如果您將檔案上傳到一個需取出檔案的文件庫,該檔案首先會由您取出。您可以看到檔案,但是其他人無法,這點很容易受到忽略。請確定填入所有必要屬性,然後存回檔案,其他人才可以檢視或編輯檔案。

其他資訊

如果有人向您傳送 SharePoint 檔案的連結且您按了連結,進行編輯前,請務必閱讀標題列以查看其是否顯示為 [唯讀]。如果有顯示,且文件庫已啟用取出,您必須取出檔案。您隨時都可以透過檢查 URL 來尋找文件庫,以瀏覽至文件庫。

如果檔案是 Office 文件 (例如,Word、Excel 或 PowerPoint),這會更加容易。首先,將文件設成 [編輯模式],按一下 [檔案] 索引標籤,然後找到 [管理版本] 按鈕,您可以使用此按鈕取出檔案。

但是請注意,也有可能有人已將檔案取出,在這種情況下,[取出] 命令會無法使用。

您看見以下內容的頻率為何?

讓您有機會選擇是否將取出的檔案儲存於本機草稿資料夾的訊息方塊

本機草稿功能存在於數個版本中。選取 [使用我的本機草稿資料夾] 可讓您將檔案離線並輕鬆在電腦上尋找檔案,以便您之後在未連線至網路的情況下開啟檔案。根據預設,資料夾稱為 [SharePoint 草稿] 且位於您的 [文件] 或 [我的文件] 資料夾。順帶一提,如果您選取兩個以上的檔案進行取出,您將不會看到這個對話方塊。

但時代不同了。如果您要離線使用檔案,此時的最佳做法就是使用商務用 OneDrive,以便輕鬆將任何文件庫離線,並自動同步處理變更。商務用 OneDrive 隨附於 Office 2013,但也有獨立版本。

其他資訊

組織成資料夾的文件庫通常會有顯示所有資料夾的預設檢視。如果您想要存回大量資料夾中的大量檔案,請建立「壓平」文件庫的新檢視,即可在單一檢視中查看所有檔案,但不顯示資料夾。若要執行此動作,請在 [編輯檢視] 頁面上選取 [資料夾] 下的 [顯示所有項目但不顯示資料夾]。當您位於該頁面時,您可能會提高檔案限制,以便藉由同時增加 [項目限制] 下的 [顯示的項目數目],一次看到所有的檔案。這種方式可以讓您輕鬆透過一次操作選取需要存回的所有檔案。

附註: SharePoint Online 和 Office 365 不目前允許多個檔案時檢查以現代模式。您可以使用傳統體驗,請按一下 [傳統 SharePoint底部的 [在螢幕左側的 [快速啟動] 列。

其他資訊

如果您已同步處理的文件庫與商務用 OneDrive,您仍然可以查看在瀏覽器中的檔案。您可以看到取出圖示 圖示圖像 在瀏覽器中,表示檔案已取出。不過,沒有取出圖示檔案裝置的本機資料夾中因為本機資料夾,並知道的取出 / 存回的檔案在 SharePoint 中的狀態。

但是在您的本機資料夾中,您可以執行下列動作:

  1. 以滑鼠右鍵按一下檔案名稱。

  2. 按一下 [商務用 OneDrive],然後按一下 [使用瀏覽器登入]。

您現在可以快速地查看 SharePoint 文件庫及文件庫中任何檔案的取出/存回狀態。

看起來似乎奇數頁,請參閱取出的一個人員,但上次修改者其他人的檔案。這是標準,直到某人實際檢查,無法取得修改上的文件上次修改日期] 欄。[修改者] 欄會顯示人員已儲存,並核取 [在檔案中的最後一個人員。 上次修改日期] 欄之後人員檢查檔案中的,將會更新到無論是最新的存回。

有。當您存回文件時,您可以新增您所做變更的簡短註解。這是一個讓其他人看到您所做編輯之摘要的好方法。如果您需要編輯註解,您可以再次取出文件並將其立即存回,請選取 [覆寫目前的版本],然後在 [註解] 方塊中新增註解。

簡短的答案是沒有。請務必讓明確的決策,當您存回和取出檔案,因為這兩個運算由其他使用者的重要的結果。當您查看 Office 文件、 Word 文件,例如黃色的訊息列,並提示,協助您追蹤的文件狀態及進行更快的決策。如需詳細資訊,請參閱下方的章節稱為應該啟用取出及存回的檔案?本文中。

您不需要等他們休完假回來。

網站或文件庫管理員可以使用覆寫取出權限,啟用文件存回或捨棄其他使用者取出的文件。但是請注意執行此操作的後果。您休假的同事可能會想要將他所做變更的本機複本新增回文件庫中的文件,且這兩個版本必須透過手動方式或諸如 Word 和 Excel 提供的比較工具等進行一致化。

其他資訊

附註: 如果您使用SharePoint Online或 Office 365,您可能無法存回多個檔案。如果是這樣,請嘗試切換到傳統的體驗,可在底部的 [在螢幕左側的 [快速啟動] 面板上使用。

如果您使用 SharePoint 2016 或 SharePoint 2013 的部署,但如果您已編輯,將多個檔案上傳同時,您可以選取,並核取這些全部次。但如果您看到 [檢查] 命令已停用,請捲動至整份文件庫的檢視,請確定您已不會不慎選取已經存回的檔案。這是最常見的原因,停用命令,很容易忽略此。

存回檔案

簡單來說,取出和存回檔案是一種鎖定檔案以進行獨佔式編輯,之後再對其他人解除鎖定的方式。建立文件庫、組織檔案及決定共同作業的最佳方法時,請考慮您與他人共同作業的風格。有數種方式可與其他人共同處理文件。下表可以協助您決定最適合您個人使用的方式。

共同作業的風格

一般用法

最佳作法

非正式

日常小組文件、簡單或不常用的編輯,以及偶爾發生的編輯衝突

停用取出要求 (這是預設文件庫設定),但您還是可以視需要取出個別檔案。

共同撰寫

使用用戶端電腦上 Office 產品和Office Online,輕鬆、即時地進行文件共同作業

停用取出要求並避免取出檔案,因為其與共同撰寫功能不相容

正式

連續註解與檢閱及文件核准

啟用要求的取出

如果您在文件庫中啟用取出,以下是一些其他秘訣及竅門:

取出檔案

  • 避免將檔案取出太久。您的系統管理員討論自訂的附加元件的標幟舊版取出的檔案。

  • 將 [取出者] 欄新增至文件庫的預設檢視。如此一來,其他人便可以輕鬆地查看誰已將文件取出。如果此欄不存在於檢視中,您還是可以將游標移到 [取出] 圖示 圖示圖像 上方,會有提示告訴您誰已取出檔案。

  • 如果您急著編輯取出的檔案,請連絡其他使用者並詢問他們可以完成的時間。

  • 請避免編輯已取出的檔案,因為您可能需要手動同步處理變更,甚至可能不小心覆寫變更。

  • 請記住,在您存回檔案之前,其他人將無法看見您所做的變更。如果您想要讓其他人在您完成之前看到變更,您可以存回文件,但保留取出狀態,直到您完成為止。

其他資訊

如果仍有問題,或遭遇未預期的行為,請提出服務要求。

連絡商務用 Office 365 支援人員

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已本文很有幫助?如果是這樣,請讓我們知道這一頁的底部。如果不是很有幫助,讓我們知道為何混亂或遺失。請包含您的 SharePoint 與作業系統、 瀏覽器版本。 若要再次檢查步驟並更新這份文件,我們將使用您的意見反應。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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