開啟及關閉 Outlook 資料檔 (.pst)

開啟及關閉 Outlook 資料檔 (.pst)

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

Outlook是您的每日例行工作。您可以使用它來傳送電子郵件訊息,若要設定行事曆事件,以及建立工作及其他項目。但您懷疑方式及位置儲存所有這些項目?Office 365、 Exchange 及 Outlook.com 帳戶的所有資訊會儲存在伺服器上,但離線複本也會儲存在您於離線 Outlook 資料檔 (.ost) 的本機電腦上。

POP 和 IMAP 帳戶,您可能會儲存為 Outlook 資料檔 (.pst) 中的 Outlook 項目。如果您想要開啟或關閉 Outlook 資料檔 (.pst),您可以執行的一些簡單的步驟。

注意: 如果您的組織中的自動封存的電子郵件的位置,您的舊電子郵件訊息、 行事曆事件,然後工作可能儲存封存 Outlook 資料檔 (.pst) 中。即使您的帳戶使用離線 Outlook 資料檔 (.ost) 的所有每日的資訊,您仍可能封存.pst 檔案包含較舊的資訊。

  1. 選取檔案>開啟並匯出>開啟 Outlook 資料檔

    開啟 Outlook 資料檔

    附註: 根據 Outlook 設定方式的不同,系統應該會自動開啟儲存 .pst 檔案的資料夾。如果沒有,請瀏覽到檔案所在的位置。如果您不確定 Outlook 資料檔的位置,請參閱尋找 Outlook 資料檔案

  2. 選取Outlook 資料檔 (.pst),,然後選取 [開啟]。

  3. 一旦您開啟 Outlook 資料檔 (.pst),檔案會出現在 [資料夾] 窗格中。通常您會發現底部的 [資料夾清單。下列圖像是範例。Outlook 資料檔 (.pst) 名稱可能不會outlook 資料檔。通常,名稱為基礎的檔案相關聯的帳戶。例如,第 Parsons 或 Cheryl.Parsons64@yahoo.com,會可能命名 Cheryl.Parsons64@yahoo.com 帳戶的 Outlook 資料檔。

    若要開啟 Outlook 資料檔,請選擇資料檔旁邊的箭號。

您可以透過關閉檔案來將 Outlook 資料檔從 [資料夾] 窗格中移除。不過,這並不會從您的電腦中移除該檔案。

  • 在資料夾窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下 [Outlook 資料檔案的名稱,然後選擇 [關閉 「 Outlook 資料檔 」

您想要做什麼?

如果您有未顯示於 瀏覽窗格 中的 Outlook 資料檔 (.pst),您可以新增該資料檔,以便處理資料檔中的項目。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [帳戶設定] >帳戶設定]

    [Backstage 檢視] 中的 [帳戶設定]

  2. 在 [資料檔] 索引標籤中,按一下 [新增

  3. 按一下您要開啟的Outlook 資料檔 (.pst)檔案,然後按一下[確定]

使用 Outlook 2010 建立的 Outlook 資料檔 (.pst) 會儲存在電腦的「文件\Outlook 檔案」資料夾中。如果您使用的是 Windows XP,會在「我的文件\Outlook 檔案」資料夾中建立這些檔案。

在舊版 Outlook 中建立的資料檔,會儲存在另一個位置的隱藏資料夾中。

  • Windows 7 和 Windows Vista
    磁碟機: \Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook

  • 在 Windows XP
    磁碟機: \Documents and settings\ 使用者 \local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

提示: 如需 Windows 中隱藏資料夾的相關資訊,請參閱 Windows 說明及支援。

您指定的Outlook 資料檔 (.pst)檔案名稱會出現在 [功能窗格中。前Outlook 2010,預設的顯示名稱的Outlook 資料檔 (.pst)已個人資料夾。這可能是令人混淆,如果您使用多個 Outlook 資料檔 (.pst) 中舊版Outlook所建立的項目。我們建議您使用的每個Outlook 資料檔 (.pst)描述性的顯示名稱。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [帳戶設定] >帳戶設定]

  2. 在 [資料檔] 索引標籤上按一下 [ Outlook 資料檔 (.pst)檔案 >設定

  3. 在 [名稱] 方塊中,輸入Outlook 資料檔 (.pst)的描述性名稱。

    [Outlook 資料檔] 對話方塊

    附註: 變更顯示名稱不會重新命名檔案。只有出現在功能窗格的名稱才會變更。

當您不再需要頻繁存取某個 Outlook 資料檔 (.pst) 時,您可以關閉該檔案。關閉的檔案不會出現在功能窗格中,但也不會從您的電腦中刪除。

  • 以滑鼠右鍵按一下您想要從 [功能窗格] 中移除Outlook 資料檔 (.pst)的名稱,然後按一下 [關閉名稱

    關閉 Outlook 資料檔 (.pst) 命令

注意: 如果 [關閉] 命令無法使用,您可能是因為嘗試移除用來儲存您的新郵件的預設Outlook 資料檔 (.pst)檔案。如果您要移除的資料檔案,想要有新郵件去。

如果您建立的 .pst 檔案並未顯示在功能窗格中,請將該 .pst 檔案新增至 Outlook 以便處理其中的項目。

  1. 在 [檔案] 功能表中,指向 [開啟],然後按一下 [ Outlook 資料檔

  2. 按一下您想要開啟,.pst 檔案,然後按一下[確定]

    附註: 相關聯的資料檔案與資料夾的名稱會出現在 [資料夾清單]。若要檢視資料夾清單中,在 [] 功能表上,按一下 [資料夾清單]。根據預設,[] 資料夾會命名為 [個人資料夾]。

以下是 Outlook 資料檔在您電腦上的儲存位置清單。有些資料夾可能是隱藏的資料夾。若要檢視它們,請執行下列其中一項動作:

  1. 按一下 [開始] 按鈕,然後按一下 [控制台]

  2. 按一下 [資料夾選項]。

    資料夾選項

  3. 按一下 [檢視] 索引標籤,然後按一下 [顯示隱藏的檔案和資料夾] 選項。

Windows Vista 中的檔案位置

Outlook 資料檔 (.pst)   :磁碟機:\User\使用者名稱\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

離線資料夾檔 (.ost)   :磁碟機:\User\使用者名稱\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Windows XP 中的檔案位置

Outlook 資料檔 (.pst)   :磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

離線資料夾檔 (.ost)   :磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

請記住下列重點:

  • 您可以將 (除了做為預設傳送位置之檔案以外的) 資料檔儲存、複製或移動至硬碟上的另一個位置,或移至網路上的共用。請記得,您必須具有讀取/寫入權限,才能從網路共用開啟個人資料夾檔案 (.pst)。

  • 如果您需要存取任何儲存在網路共用或另一部電腦上的資料檔,請關閉任何可能正在使用該檔案的程式。同一時間只能有一個使用者或程式存取資料檔。

  • .pst 資料檔並不支援唯讀媒體,例如 CD 和 DVD。

如果您使用 Microsoft Exchange 帳戶,您的電子郵件訊息、行事曆、連絡人和其他項目通常會傳送並儲存在您位於伺服器上的信箱中。當您在新電腦上安裝 Outlook 並設定 Exchange 帳戶時,將可再次使用您在伺服器上的所有項目。除非您有封存的本機資料檔,或指定將您的 Exchange 電子郵件訊息傳送至本機資料檔,否則本文剩下的資訊並不適用於您。

如果您使用 POP3 電子郵件帳戶 (這是較常見的個人電子郵件帳戶類型之一),您的電子郵件訊息會從位於您網際網路服務提供者 (ISP) 的 POP3 電子郵件伺服器下載至您的電腦,並傳送及儲存至本機中名為 Outlook.pst (預設的資料檔名稱) 的個人資料夾檔案 (.pst)。Outlook.pst 會儲存於「磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook」資料夾中。

附註: .pst 檔案的預設位置是一個隱藏資料夾。若要使用 Windows 檔案總管來瀏覽至此資料夾,您必須先開啟顯示隱藏資料夾。

  • 在 Windows 檔案總管中,按一下 [工具] 功能表上的 [資料夾選項]。

  • [檢視] 索引標籤中,在 [進階設定],在 [檔案和資料夾,在 [隱藏檔案和資料夾] 底下,按一下 [顯示隱藏的檔案和資料夾

  • 如果您想要查看所有副檔名,清除 [檔案和資料夾下的 [隱藏已知的檔案類型的副檔名] 核取方塊。

    隱藏的資料夾會呈現暗灰色,表示它們不是一般的資料夾。

您可以將任何 Outlook .pst 檔案移動至您電腦上的任意位置。例如,有些人會想將 Outlook 資料檔保留在 D 磁碟機中或 [我的文件] 底下,以便建立備份檔案。

在移動您的 .pst 檔案前,建議將它的顯示名稱從「個人資料夾」變更為具有意義的其他名稱。變更名稱可協助您在處理多個 .pst 檔案時區分不同的 Outlook 資料檔。

  1. 在 [導覽] 窗格中,以滑鼠右鍵按一下 [個人資料夾],然後按一下「 個人資料夾 」 的內容

    檔案內容

    個人資料夾永遠是最上層資料夾的功能窗格中,在郵件中。

    個人資料夾內容

  2. 按一下 [進階]。

  3. 在 [名稱] 文字方塊中,輸入有意義,例如格雷的 Outlook 資料的名稱。

    個人資料夾

  4. 按兩次[確定]。

現在,您可以開始將 Outlook 資料檔移動至電腦上的其他位置了。

  1. 在 Outlook 中,記下檔案位置與名稱。

    • 在 [導覽] 窗格中,以滑鼠右鍵按一下 [個人資料夾] 或 [顯示為您的.pst 檔案的名稱,然後按一下資料夾名稱的內容

    • 按一下 [進階]。

    • 在 [檔案名稱] 文字方塊中,記下完整路徑和檔名的.pst 檔案。

  2. 結束 Outlook 並移動檔案。

    • 使用 Windows 檔案總管,將每個 .pst 檔案從預設位置「磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook」資料夾複製到您電腦上任何想要的資料夾中。

      附註: 其預設位置是一個隱藏資料夾。若要使用 Windows 檔案總管來瀏覽至此資料夾,您必須先開啟顯示隱藏資料夾。

      • 在 Windows 檔案總管中,按一下 [工具] 功能表上的 [資料夾選項]。

      • [檢視] 索引標籤中,在 [進階設定],在 [檔案和資料夾,在 [隱藏檔案和資料夾] 底下,按一下 [顯示隱藏的檔案和資料夾

      • 如果您想要查看所有副檔名,清除 [檔案和資料夾下的 [隱藏已知的檔案類型的副檔名] 核取方塊。

        隱藏的資料夾會呈現暗灰色,表示它們不是一般的資料夾。

  3. 在 [控制台] 按一下使用者帳戶],然後按一下 [郵件]

    附註: 如果您使用 [傳統] 檢視 [控制台] 中,按兩下 [郵件]。

  4. 按一下 [顯示設定檔],然後選擇 [設定檔含有.pst 檔案。

  5. 按一下 [屬性],然後按一下 [資料檔案

  6. 從清單中,選取的資料檔案,然後按一下 [設定

  7. 出現訊息,請通知您的舊的位置,找不到資料檔時按一下[確定]

  8. 瀏覽至新的資料夾位置,選取資料檔案,再按一下 [開啟

  9. 按一下[確定],然後再按兩次 [關閉

  10. 按一下[確定] ,然後重新啟動Outlook。

如果您離線使用 Outlook 或是以「Exchange 快取模式 (離線)」使用 Exchange,您可以將本機離線資料夾檔 (.ost) 的位置變更至不同的資料夾或硬碟。

  1. 結束 Outlook。

  2. 按一下 [開始],然後按一下 [控制台]

  3. 按兩下 [郵件],然後按一下 [電子郵件帳戶

  4. 按一下 [顯示設定檔],然後選取 [包含.pst 檔案的設定檔。

  5. 按一下 [屬性],然後按一下 [資料檔案

  6. 選取 Exchange 帳戶,然後再按一下 [設定]。

  7. 在 [進階] 索引標籤中,清除 [使用快取 Exchange 模式] 核取方塊。

    附註: 當您看到這則訊息:您必須重新啟動 Outlook 讓變更生效,按一下[確定]

  8. 按一下 [設定],然後按一下 [進階] 索引標籤上的 [離線資料夾檔設定

  9. 按一下 [停用離線功能],然後按一下[是]中出現的對話方塊。

  10. 按一下 [離線資料夾檔設定]。

  11. 按一下 [瀏覽],移至您要將.ost 檔案儲存位置,,請在 [檔案名稱] 方塊中輸入名稱,然後再按一下 [開啟]。

  12. 按一下 [確定],然後選取 [使用快取 Exchange 模式] 核取方塊。

  13. 按一下[確定]。當您看到這則訊息:您必須重新啟動 Outlook 讓變更生效,按一下[確定]

  14. 按一下 [關閉]

    下一次當您啟動 Outlook 時,新的 .ost 檔案會與您在執行 Exchange 之伺服器上的信箱進行同步處理。

目前,除了使用您的 Microsoft Windows 登入密碼或是專為以密碼保護 Outlook 而編寫的協力廠商軟體之外,您並無法在啟動時以密碼保護 Outlook,或是在臨時需要離開電腦前時鎖定 Outlook不過,您可以在個人資料夾檔案 (.pst) 上設定密碼。如果您在 Outlook 中使用網際網路電子郵件帳戶 (例如 POP3 或 HTTP 帳戶),您的電子郵件訊息會傳送至您電腦硬碟上的某個 .pst 資料檔。您可以在 .pst 檔案上使用密碼,以防止與您共用電腦的其他人不小心入侵您的檔案。

  1. ] 功能表中,按一下 [資料夾清單]。

  2. 執行下列其中一項操作:

    • 如果您有 POP3 電子郵件帳戶,以滑鼠右鍵按一下 [個人資料夾],然後按一下快顯功能表上的 [為 「 個人資料夾 」 的內容

      附註: 如果您提供您的資料檔案的自訂顯示名稱,以取代個人資料夾的名稱。

    • 如果您有 IMAP 或 HTTP 電子郵件帳戶,例如 Microsoft Windows Live Mail 帳戶的名稱,以滑鼠右鍵按一下,然後按一下快顯功能表上的 [摘要資訊的帳戶名稱

  3. 在 [一般] 索引標籤上按一下 [進階]

  4. 按一下 [變更密碼]。

  5. 在 [變更密碼] 對話方塊中,輸入新密碼,最多 15 個字元,並重新輸入驗證。

    附註: 

    • 請使用結合大小寫字母、數字和符號的強式密碼。未結合這些元素的密碼則為弱式密碼。強式密碼範例:Y6dh!et5。弱式密碼範例:House27。密碼長度應為 8 個或更多字元。使用 14 個以上字元的複雜密碼則更佳。如需詳細資訊,請參閱建立強式密碼並進行保護

    • 您必須記住密碼。若忘記了密碼,Microsoft 亦無法擷取該密碼。請將您寫下的密碼儲存在安全之處,不要將所保護的資訊存放在同一處。

  6. 請確定已清除 [將密碼在密碼清單] 核取方塊。如此可避免密碼快取,讓您將需要每次執行Outlook輸入密碼。不要忘記的密碼。

    重要: 如果您忘記密碼,Microsoft、您的網際網路服務提供者 (ISP),或是您的郵件系統管理員都無法存取您的密碼,也無法協助您復原 .pst 檔案的內容。

  7. 按一下[確定]三次。

當您按一下電子郵件帳戶資料夾時,系統會提示您輸入密碼。取得存取權後,您在該工作階段期間就不需要再次輸入密碼。如果您結束並重新啟動 Outlook​​,系統會在您按一下電子郵件帳戶資料夾時提示您輸入密碼。

重要: .pst 密碼功能的用意並非提供防範駭客的安全性。它只是一個防止您信任並與之共用電腦的人員 (例如家中的家人) 不小心入侵的方式。針對您位於與他人共用之電腦上的資料,更安全的保護方法是為每個使用電腦的人員都建立受密碼保護的 Windows 使用者帳戶。

個人資料夾檔案 (.pst) 的預設顯示名稱是個人資料夾。這可能是令人混淆,如果您使用多個.pst 檔案,都有相同的名稱。最佳作法是自訂的顯示名稱。

  1. 在 [導覽] 窗格中,以滑鼠右鍵按一下 [個人資料夾],然後按一下「 個人資料夾 」 的內容

    個人資料夾內容

  2. 按一下 [進階]。

    個人資料夾

  3. 在 [名稱] 方塊中,輸入有意義,例如格雷的 Outlook 資料的名稱。

  4. 按兩次[確定]。

您會在功能窗格的頂端看到具有剛才輸入之名稱的資料夾。現在您已可以快速地區分資料檔。

提示: 自訂檔案名稱在您同時具有多個 .pst 檔封存時也會非常實用。舉例來說,如果您每個月都會建立 .pst 檔來儲存當月傳送的項目,您可以將「個人資料夾」重新命名為更好記的顯示名稱,例如「傳送郵件封存 – 2007 年 12 月」。

即使您有囤積電子郵件的習慣,您還是可能會想清除功能窗格中部分的待過濾郵件。您不會總是需要立即存取某個封存的 .pst 檔案。您可以在不將某個 Outlook 資料檔從電腦中刪除的情況下,從功能窗格中移除它。

  • 以滑鼠右鍵按一下您想要從 [功能窗格] 中移除個人資料夾檔案,然後按一下 [關閉個人資料夾

如果 [關閉個人資料夾] 選項無法使用,您可能是因為嘗試若要移除的.pst 檔案,Outlook 會使用用來儲存您的新郵件。如果您移除該資料檔案時,新的郵件會有去。

提示: 您是否害怕在刪除檔案後會遺失資料?關閉 .pst 檔案並不會刪除該檔案或包含於其中的任何項目。該檔案只是不再顯示於功能窗格中而已。您隨時可以執行下列操作,以再次顯示任何 .pst 檔案:

  1. 在 [檔案] 功能表中,指向 [開啟],然後按一下 [ Outlook 資料檔

  2. 按一下您想要開啟,.pst 檔案,然後按一下[確定]

深入了解 Outlook 資料檔

如需有關 Outlook 資料檔的詳細資訊,請參閱下列主題:

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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