開啟、編輯和更新 SharePoint 網站上的檔案

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可以在 Microsoft Outlook 2010 連線 Microsoft SharePoint 文件庫。這可讓您檢視及編輯在 Outlook 中的 SharePoint 文件庫檔案。您可以使用 SharePoint 檔案,即使您未連線到 SharePoint 伺服器。

附註: 本文所述的功能適合搭配 SharePoint 2010 或 SharePoint 2007。如果您不確定您的組織使用的是哪個版本的 Microsoft SharePoint,請要求您的 SharePoint 管理員。

當 Outlook 連線到 SharePoint 文件庫,例如 [文件庫,該文件庫會列為 [ SharePoint 清單] 資料夾中的 Outlook 功能窗格中的資料夾。SharePoint 檔案不要增加收件匣郵件伺服器上的大小,因為 SharePoint 檔案的複本儲存在您電腦上為 Outlook 資料檔 (.pst)。當您按一下 [檔案] 時,預覽會出現在 [讀取窗格中。

您想要做什麼?

在 Outlook 中存取 SharePoint 文件庫檔案

將 SharePoint 程式庫中的檔案下載至 Outlook

在 Outlook 中的 SharePoint 文件庫中開啟檔案

編輯在 Outlook 中的 SharePoint 文件庫中的檔案

藉由傳送電子郵件訊息時,將檔案新增至 SharePoint 文件庫

在 Outlook 中存取 SharePoint 文件庫檔案

  1. 在網頁瀏覽器中,開啟 SharePoint 網站上的文件庫。

    如果您找不到所需的文件庫,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下 [文件庫的名稱。

  2. 按一下 [文件庫] 索引標籤的 [連線及匯出] 群組中的 [連線至 Outlook

Connect to Outlook command

  1. 當系統提示您在電腦上開啟程式時,請按一下 [允許]

    在 Outlook 中,文件庫會新增至新的資料夾名稱為 [ SharePoint 清單中的 [功能窗格中。

    文件庫中的檔案的行為類似的電子郵件訊息。按一下以預覽讀取窗格] 中的檔案,或按兩下檔案,以將其開啟。以滑鼠右鍵按一下 [更多選項的檔案。

    附註: 

    • 如果文件庫有子資料夾,而您想要有權存取所有在 Outlook 中的檔案,檢視其上方的層級的文件庫,然後再將其連線至 Outlook。根據預設,如果您正在處理文件庫中的子資料夾,然後將文件庫連線至 Outlook,該資料夾的內容連線。

    • 若要存取 Outlook 中的單一資料夾的內容,有兩個選項。如果尚未開啟含有您想要在 Outlook 中存取的檔案的資料夾,請指向的資料夾出現時,[開啟功能表]箭號,然後按一下然後按一下 [連線至 Outlook。如果您要連線的資料夾已經開啟,請遵循的步驟連線文件庫。在 [動作] 功能表中,按一下 [連線至 Outlook。

    • 在您將文件庫連線至 Outlook 之後,就可以邀請其他小組成員連線至文件庫。在 Outlook 中,以滑鼠右鍵按一下文件庫名稱,然後按一下 [共用此資料夾]

頁面頂端

將 SharePoint 程式庫中的檔案下載至 Outlook

如果在 SharePoint 文件庫中有任何新的檔案,這些檔案會出現在郵件清單中的 [可供下載] 群組中。您可以將標示期間下的 [傳送/接收] 命令,可以下載的檔案,或您下載檔案立即如果連線到 SharePoint 網站使用。

  1. 在郵件清單的 [可供下載] 群組中,以滑鼠右鍵按一下您想要下載的檔案。

    提示: 若要選取多個檔案按下按住 CTRL 並按一下每個檔案的標題。

  2. 按一下 [標示為下載文件]。

附註: 如果預覽會顯示尚未尚未下載的檔案,請按一下 [下載這份文件]。

頁面頂端

在 Outlook 中的 SharePoint 文件庫中開啟檔案

檔案下載到 Outlook 之後,您就可以在任何時間,例如當您離線工作時開啟檔案。若要判斷檔案是否可供使用,在郵件清單頂端,按一下 [排列依據],再顯示狀態。任何不會下載的檔案會出現在 [可用的下載的群組。

  1. 郵件資料夾清單中,在 [功能窗格] 中展開 [ SharePoint 清單] 資料夾,然後選取 [SharePoint 文件庫的名稱。

  2. 若要開啟檔案,請按兩下檔案名稱。如果提示您確認檔案的來源,請按一下 [開啟],如果您知道自己是安全。

  3. 如果檔案的更新 SharePoint 伺服器上,在 Outlook 中下載之後,可能會提示您開啟檔案的最新版本。根據您是否要從 SharePoint server 中開啟您的電腦上的複製] 或 [更新的複本,按一下 [] 或 []。

    檔案會在原本建立的程式 (如果該程式已安裝在電腦上) 中開啟。

頁面頂端

編輯在 Outlook 中的 SharePoint 文件庫中的檔案

檔案下載到 Outlook 之後,您就可以在任何時間,例如當您離線工作時開啟檔案。若要判斷檔案是否可供使用,在郵件清單頂端,按一下 [排列依據],再顯示狀態。任何不會下載的檔案會出現在 [可用的下載的群組。

提示: 若要防止其他人在 SharePoint 伺服器上的檔案進行變更,在工作時,請查看檔案。當您已取出開啟檔案時,它會在編輯模式開啟。您可以開始立即進行變更。

  1. 郵件資料夾清單中,在 [功能窗格] 中展開 [ SharePoint 清單] 資料夾,然後選取 [SharePoint 文件庫的名稱。

  2. 若要開啟檔案,請按兩下檔案名稱。如果提示您確認檔案的來源,請按一下 [開啟],如果您知道自己是安全。

  3. 如果檔案的更新 SharePoint 伺服器上,在 Outlook 中下載之後,可能會提示您開啟檔案的最新版本。根據您是否要從 SharePoint server 中開啟您的電腦上的複製] 或 [更新的複本,按一下 [] 或 []。

    如果您已在電腦上安裝的程式中建立的程式中會開啟檔案。如果檔案建立 Microsoft Office 程式,例如相容於 SharePoint 的程式中的訊息列可能會出現在文件頂端。

  4. 在訊息列] 中按一下 [編輯離線]。

    可能會出現訊息,提供離線工作,例如連結至您的電腦上的 [SharePoint 草稿] 資料夾和程式的離線編輯選項的相關資訊。

  5. 您已編輯檔案後,儲存您通常要執行該檔案。

  6. 關閉檔案。

    如果您關閉檔案,就能使用 [伺服器的連線,[編輯離線] 對話方塊可能會出現,您可以更新您的伺服器上的變更。如果伺服器連線無法使用,當您關閉檔案] 對話方塊中未出現,不過,它可能會顯示當您重新連線,然後再重新開啟檔案。

  7. 按一下 [更新伺服器上的檔案的 [更新]。

  8. 如果檔案已取出,其他人看不到所做的變更,直到您存回檔案。如果檔案已取出,可能會提示您存回的檔案。若要檢查檔案中,按一下[是]

    您可能會收到提示輸入其他資訊,例如您所做變更的相關註解或其他檔案相關的詳細資料。

  9. 您會處理檔案,而不連線至伺服器工作時,如果您是不會提示您更新的檔案,當您將其關閉。若要更新伺服器上的檔案,再開啟檔案,進行您要的任何其他變更,然後關閉檔案。[編輯離線] 對話方塊出現時,按一下 [更新]。

    附註: 如果您並未不取出的檔案,而且有人更新 SharePoint 伺服器上的檔案,會出現的訊息通知您的變更產生衝突。依照核對變更螢幕上的指示。

頁面頂端

藉由傳送電子郵件訊息時,將檔案新增至 SharePoint 文件庫

如果您的 SharePoint 網站和文件庫會設定為接收電子郵件,可以將它傳送郵件以附件的方式,以新增文件庫檔案。如果這麼一來,您不必將您的 SharePoint 文件庫連線至 Outlook。

您可以傳送郵件給文件庫之前,您必須知道是否收到電子郵件檔案附件設定文件庫和使用何種電子郵件地址。

  1. 若要尋找文件庫的電子郵件地址,請執行下列其中一項 ︰

    • 在通訊錄中尋找。如果電子郵件地址不存在,您可以從設定文件庫的人員取得它。然後您可以將其新增至您的連絡人清單,讓您日後能輕易找到它。

    • 在 SharePoint 網站中,會出現在 [標題的文件庫檢視文件庫的描述。網站擁有者可能會加入至描述的文件庫的電子郵件地址。

    • 檢視文件庫的電子郵件設定。這需要您有權限來檢視文件庫設定 ︰

      1. 網頁瀏覽器中,開啟網站,然後開啟文件庫,按一下文件庫名稱。

        如果文件庫名稱並未出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下文件庫的名稱。

      2. 在 [設定] 功能表上按一下您要開啟的文件庫的類型的設定。

        例如,在文件庫中,請按一下 [文件庫設定]。

      3. 如果將接收訊息啟用文件庫,則電子郵件地址會出現在清單中的資訊] 底下的電子郵件地址旁邊。

        您的組織可能會有自己的電子郵件清單中,名稱為 SharePoint 群組,可讓成員傳送郵件給另一個。SharePoint 群組地址可以包含文件庫的地址,因此當您傳送郵件給群組的成員時,郵件附件會自動新增至 SharePoint 網站。您的 SharePoint 管理員可讓您更多的資訊上貴組織的 SharePoint 文件庫。

  2. 在 Outlook 中,建立郵件,然後再新增檔案附件的形式。

  3. 在 [] 或 [副本] 方塊中,輸入 SharePoint 文件庫的電子郵件地址。如果您的組織使用的是 SharePoint 群組,其中包含文件庫,請改為使用 SharePoint 群組的電子郵件地址。

  4. 按一下 [傳送]。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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