開啟、編輯和更新 SharePoint 網站上的檔案

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可以使用 Outlook 2007 或 Outlook 2010 連線至 SharePoint 網站上的文件庫和瀏覽、 編輯及甚至搜尋檔案。您將您的 SharePoint 文件庫連線至 Outlook 之後,您可以使用您的硬碟上的檔案即使您不在辦公室。

附註: 本文所述的功能使用Windows SharePoint Services 3.0或Microsoft Office SharePoint Server 2007執行中的 SharePoint 網站。如果您不確定哪些版本的 Microsoft SharePoint 產品及技術伺服器上執行,請要求伺服器的系統管理員。

  1. 在網頁瀏覽器中,開啟 SharePoint 網站上的文件庫。

    如果您找不到所需的文件庫,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下 [文件庫的名稱。

  2. 按一下 [文件庫] 索引標籤的 [連線及匯出] 群組中的 [連線至 Outlook

[連線至 Outlook] 命令

  1. 當系統提示您在電腦上開啟程式時,請按一下 [允許]

    在 Outlook 中,文件庫會新增至新的資料夾名稱為 [ SharePoint 清單中的 [功能窗格中。

    文件庫中的檔案的行為類似的電子郵件訊息。按一下以預覽讀取窗格] 中的檔案,或按兩下檔案,以將其開啟。以滑鼠右鍵按一下 [更多選項的檔案。

    附註: 

    • 如果文件庫有子資料夾,而您想要有權存取所有在 Outlook 中的檔案,檢視其上方的層級的文件庫,然後將其連線至 Outlook。根據預設,如果您正在處理文件庫中的子資料夾,然後將文件庫連線至 Outlook,該資料夾的內容連線。

    • 若要存取 Outlook 中的單一資料夾的內容,有兩個選項。如果尚未開啟含有您想要在 Outlook 中存取的檔案的資料夾,請指向的資料夾出現時,[開啟功能表]箭號,然後按一下然後按一下 [連線至 Outlook。如果您要連線的資料夾已經開啟,請遵循的步驟連線文件庫。在 [動作] 功能表中,按一下 [連線至 Outlook。

    • 在您將文件庫連線至 Outlook 之後,就可以邀請其他小組成員連線至文件庫。在 Outlook 中,以滑鼠右鍵按一下文件庫名稱,然後按一下 [共用此資料夾]

如果在 SharePoint 文件庫中有任何新的檔案,這些檔案會出現在郵件清單中的 [可供下載] 群組中。您可以將標示期間下的 [傳送/接收] 命令,可以下載的檔案,或您下載檔案立即如果連線到 SharePoint 網站使用。

  1. 在郵件清單的 [可供下載] 群組中,以滑鼠右鍵按一下您想要下載的檔案。

    提示: 若要選取多個檔案按下按住 CTRL 並按一下每個檔案的標題。

  2. 按一下 [標示為下載文件]。

附註: 如果預覽會顯示尚未尚未下載的檔案,請按一下 [下載這份文件]。

檔案下載到 Outlook 之後,您就可以在任何時間,例如當您離線工作時開啟檔案。若要判斷檔案是否可供使用,在郵件清單頂端,按一下 [排列依據],再顯示狀態。任何不會下載的檔案會出現在 [可用的下載的群組。

  1. 郵件資料夾清單中,在 [功能窗格] 中展開 [ SharePoint 清單] 資料夾中,然後再選取 [SharePoint 文件庫的名稱。

  2. 若要開啟檔案,請按兩下檔案名稱。如果提示您確認檔案的來源,請按一下 [開啟],如果您知道自己是安全。

  3. 如果檔案的更新 SharePoint 伺服器上,在 Outlook 中下載之後,可能會提示您開啟檔案的最新版本。根據您是否要從 SharePoint server 中開啟您的電腦上的複製] 或 [更新的複本,按一下 [] 或 []。

    檔案會在原本建立的程式 (如果該程式已安裝在電腦上) 中開啟。

檔案下載到 Outlook 之後,您就可以在任何時間,例如當您離線工作時開啟檔案。若要判斷檔案是否可供使用,在郵件清單頂端,按一下 [排列依據],再顯示狀態。任何不會下載的檔案會出現在 [可用的下載的群組。

提示: 若要防止其他人在 SharePoint 伺服器上的檔案進行變更,在工作時,請查看檔案。當您已取出開啟檔案時,它會在編輯模式開啟。您可以開始立即進行變更。

  1. 郵件資料夾清單中,在 [功能窗格] 中展開 [ SharePoint 清單] 資料夾中,然後再選取 [SharePoint 文件庫的名稱。

  2. 若要開啟檔案,請按兩下檔案名稱。如果提示您確認檔案的來源,請按一下 [開啟],如果您知道自己是安全。

  3. 如果檔案的更新 SharePoint 伺服器上,在 Outlook 中下載之後,可能會提示您開啟檔案的最新版本。根據您是否要從 SharePoint server 中開啟您的電腦上的複製] 或 [更新的複本,按一下 [] 或 []。

    如果您已在電腦上安裝的程式中建立的程式中會開啟檔案。如果檔案建立 Microsoft Office 程式,例如相容於 SharePoint 的程式中的訊息列可能會出現在文件頂端。

  4. 在訊息列] 中按一下 [編輯離線]。

    可能會出現訊息,提供離線工作,例如連結至您的電腦上的 [SharePoint 草稿] 資料夾和程式的離線編輯選項的相關資訊。

  5. 您已編輯檔案後,儲存您通常要執行該檔案。

  6. 關閉檔案。

    如果您關閉檔案,就能使用 [伺服器的連線,[編輯離線] 對話方塊可能會出現,您可以更新您的伺服器上的變更。如果伺服器連線無法使用,當您關閉檔案] 對話方塊中未出現,不過,它可能會顯示當您重新連線,然後再重新開啟檔案。

  7. 按一下 [更新伺服器上的檔案的 [更新]。

  8. 如果檔案已取出,其他人看不到所做的變更,直到您存回檔案。如果檔案已取出,可能會提示您存回的檔案。若要檢查檔案中,按一下[是]

    您可能會收到提示輸入其他資訊,例如您所做變更的相關註解或其他檔案相關的詳細資料。

  9. 您會處理檔案,而不連線至伺服器工作時,如果您是不會提示您更新的檔案,當您將其關閉。若要更新伺服器上的檔案,再開啟檔案,進行您要的任何其他變更,然後關閉檔案。[編輯離線] 對話方塊出現時,按一下 [更新]。

    附註: 如果您並未不取出的檔案,而且有人更新 SharePoint 伺服器上的檔案,會出現的訊息通知您的變更產生衝突。依照核對變更螢幕上的指示。

如果您的 SharePoint 網站和文件庫會設定為接收電子郵件,可以將它傳送郵件以附件的方式,以新增文件庫檔案。如果這麼一來,您不必將您的 SharePoint 文件庫連線至 Outlook。

您可以傳送郵件給文件庫之前,您必須知道是否收到電子郵件檔案附件設定文件庫和使用何種電子郵件地址。

  1. 若要尋找文件庫的電子郵件地址,請執行下列其中一項︰

    • 在通訊錄中尋找。如果電子郵件地址不存在,您可以從設定文件庫的人員取得它。然後您可以將其新增至您的連絡人清單,讓您日後能輕易找到它。

    • 在 SharePoint 網站中,會出現在 [標題的文件庫檢視文件庫的描述。網站擁有者可能會加入至描述的文件庫的電子郵件地址。

    • 檢視文件庫的電子郵件設定。這需要您有權限來檢視文件庫設定︰

      1. 網頁瀏覽器中,開啟網站上,然後再開啟文件庫,按一下 [文件庫名稱。

        如果文件庫名稱並未出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下文件庫的名稱。

      2. 在 [設定] 功能表上按一下您要開啟的文件庫的類型的設定。

        例如,在文件庫中,請按一下 [文件庫設定]。

      3. 如果將接收訊息啟用文件庫,則電子郵件地址會出現在清單中的資訊] 底下的電子郵件地址旁邊。

        您的組織可能會有自己的電子郵件清單中,名稱為 SharePoint 群組,可讓成員傳送郵件給另一個。SharePoint 群組地址可以包含文件庫的地址,因此當您傳送郵件給群組的成員時,郵件附件會自動新增至 SharePoint 網站。您的 SharePoint 管理員可讓您更多的資訊上貴組織的 SharePoint 文件庫。

  2. 在 Outlook 中,建立郵件,然後再新增檔案附件的形式。

  3. 在 [] 或 [副本] 方塊中,輸入 SharePoint 文件庫的電子郵件地址。如果您的組織使用的是 SharePoint 群組,其中包含文件庫,請改為使用 SharePoint 群組的電子郵件地址。

  4. 按一下 [傳送]

如果您經常使用 Outlook 來管理資訊,可能會想要直接在 Office Outlook 2007 中 (而非在網頁瀏覽器中) 使用 SharePoint 程式庫的檔案。例如,您可能正在回覆電子郵件,然後需要參考 SharePoint 網站上的某些小組方針。如果您已將 SharePoint 程式庫連接至 Outlook,就可以瀏覽並檢視該檔案,如同處理電子郵件訊息一樣,完全不需要離開 Outlook。

Outlook 中的 SharePoint 程式庫文件

1. 您可以在 Outlook 2007 中,以不同的方式排列並排序 SharePoint 程式庫的檢視。

2. 當您離線處理檔案時,就會出現紅色箭號。您可以按一下此箭號以便查看檔案狀態的詳細資訊,例如檔案的修改時間。

從 Outlook 編輯檔案的另一項優點是,當您處理檔案時,這些檔案會儲存在硬碟中,而這通常會比在伺服器上處理檔案的速度更快。

在 Outlook 中使用 SharePoint 網站上的檔案最適合用來瀏覽和編輯儲存在文件庫中的例行檔案,例如文件、試算表及簡報。此外,您也可以瀏覽其他程式庫類型中的檔案,例如圖片庫。不過,更複雜的資料作業 (例如使用自訂清單或更新資料庫應用程式) 最好是直接在 SharePoint 網站上處理。如果您想要變更程式庫的設定或結構或建立新的程式庫,就應該直接在 SharePoint 網站上使用程式庫。

您可以在 Office Outlook 2007 中開啟許多應用程式類型的檔案。如果檔案與 Windows SharePoint Services 3.0 或 Office SharePoint Server 2007 相容,您也可以編輯檔案,然後在完成編輯後,於伺服器上更新變更。相容檔案的範例包括 Microsoft Office Excel 2007 工作表、Microsoft Office PowerPoint 2007 簡報及 Microsoft Office Word 2007 文件。

您也可以離線處理檔案,例如搭乘飛機時。當您返回辦公室後,就可以在 SharePoint 網站上更新檔案版本。

當您編輯並儲存檔案後,對檔案所做的變更並不會自動在伺服器上更新。這種作法可讓您更迅速地使用離線檔案,因為在您工作時,電腦不需要連接至伺服器。關閉檔案後,系統會提示您在伺服器上更新變更。只有對特定檔案所做的變更才會更新,這表示 Outlook 不需要再次同步處理整個程式庫和伺服器。

如果您在伺服器上更新檔案之前,其他人已經對檔案進行變更,本程式就會提示您在伺服器上更新檔案時,是否要合併這兩組變更,或是指定您想要保留的檔案版本。若要防止其他人對檔案進行變更,您可以先取出檔案,然後再處理該檔案。

當您將 SharePoint 程式庫連接至 Office Outlook 2007 後,此程式庫就會出現在稱為 [SharePoint 清單] 的資料夾中。您可以在該資料夾中,使用通常會搭配 Outlook 使用的追蹤和通訊功能,例如標幟檔案以便後續處理、對檔案進行分類,以及將檔案轉寄給同事。雖然您使用 Outlook 套用的標幟和類別無法在網頁瀏覽器中處理網站時使用,不過它們可協助您在 Outlook 中組織工作。

當您在 Outlook 中工作時,可以使用 Outlook 在 [SharePoint 清單] 資料夾中提供的搜尋資料夾,輕易地找到正在使用的檔案。搜尋資料夾實際上並不會儲存項目,不過會提供檢視,以便協助您迅速地找到儲存在其他資料夾中的項目。

如同您可以在 [收件匣] 中看見郵件一樣,您也可以看見程式庫中的檔案標題、搜尋檔案及開啟檔案。而且,程式庫中的所有資料夾結構也會顯示在 Outlook 中。這些檔案並不會增加 [收件匣] 的大小,不過會儲存在硬碟的個人資料夾檔案 (.pst) 中。

您也可以僅下載單一檔案或資料夾,只要該檔案或資料夾是您在 Outlook 中處理所需的所有項目即可。如果您所處理的一個或多個檔案位於資料夾中,Outlook 也會下載資料夾結構。不過,您無法下載程式庫的篩選檢視,例如特定部門建立的檔案。

在 Office Outlook 2007 的 [預覽窗格] 中,您可以預覽儲存在 SharePoint 程式庫中的許多檔案類型。有關檔案狀態的其他資訊 (例如上次編輯檔案的時間) 可能會出現在檔案的頂端。

出現在預覽窗格中之 SharePoint 程式庫檔案的相關資訊

  1. 在網頁瀏覽器中,開啟 SharePoint 網站上的程式庫。

    如果您找不到程式庫,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下程式庫的名稱。

  2. 按一下 [動作] 功能表 功能表圖像連線至 Outlook

    共用文件中的動作功能表

  3. 當系統提示您確認是否要將程式庫連接至 Outlook 時,請按一下 [是]。

    在 Outlook 中,此程式庫會加入至名為 [SharePoint 清單] 之新資料夾中的資料夾清單。

    按一下加入的程式庫後,程式庫中的檔案就會採用電子郵件訊息的方式顯示。按兩下檔案即可開啟,或在檔案上按一下滑鼠右鍵,即可查看更多選項。

    附註: 

    • 如果程式庫含有資料夾,而且您想要將所有資料夾和檔案都連接至 Outlook,請在最上層檢視程式庫,然後再將程式庫連接至 Outlook。如果進行連接時,您正瀏覽程式庫中某個資料夾的內容,則只會連接該資料夾的內容。

    • 若只要將某個資料夾的內容連接至 Outlook,您會有兩個選項。如果包含檔案的資料夾並未開啟,請指向該資料夾、按一下顯示的箭號,然後按一下 [連接至 Outlook]。如果您想要連接的資料夾已經開啟,請按一下 [動作] 功能表上的 [連接至 Outlook],然後遵循連接程式庫的步驟進行。

提示: 您將文件庫連線至 Outlook 之後,您可以傳送共用訊息邀請的 [文件庫連線到其他小組成員。以滑鼠右鍵按一下 [在 Outlook 中的文件庫名稱,然後按一下 [共用文件庫的名稱。這樣會建立包含連結和命令,以連線至文件庫的電子郵件訊息。

如果您尚未下載某個檔案,此檔案就會出現在郵件清單的 [可供下載] 群組中。您可以將檔案標示為在下一次 [傳送/接收] 命令時下載,或者如果您已連接至 SharePoint 網站,就可以立即下載此檔案。

  1. 在郵件清單的 [可供下載] 群組中,以滑鼠右鍵按一下您想要下載的檔案。

    提示: 您可以按住 CTRL 同時按一下檔案標題,藉以一次選取多個檔案。

  2. 按一下快顯功能表上的 [標示以下載文件]。

附註: 在預覽尚未下載的檔案時,您可能會看見 [下載此文件] 按鈕 (如果您已連接至伺服器,就可以按一下此按鈕以便下載文件)。

頁面頂端

Office Outlook 2007中開啟的檔案,首先您必須連線文件庫至 Outlook。如需詳細資訊,請參閱本文中的連線至 Outlook 的 SharePoint 文件庫

After you download files to Outlook, you can open the files when you are working offline. To verify whether files are available, switch to a view that arranges your files based on their availability. Any files that are not downloaded appear in the Available for Download group. Find links to general information about arranging the views in Outlook in the See Also section.

  1. 在 [郵件] 的 [功能窗格] 中,展開 [SharePoint 清單] 資料夾,然後選取 SharePoint 文件庫的名稱。

    如果您看不到 [SharePoint 清單] 資料夾,按一下 [所有郵件項目] 旁的箭號,然後確認選取了 [SharePoint 清單]。

  2. 按兩下檔名開啟檔案。如果出現確認檔案來源的提示,而您認為可安全開啟檔案,請按一下 [開啟]。

  3. 如果伺服器上的檔案在您下載到 Outlook 之後經過更新,這時可能會提示您選擇是否要開啟檔案的最新版本。請按一下 [是] 或 [否] 來決定要開啟硬碟或伺服器上的複本。

  4. 檔案會在原本建立的程式 (如果該程式已安裝在電腦上) 中開啟。

頁面頂端

若要編輯Office Outlook 2007中的檔案,首先您必須將文件庫連線至 Outlook。如需詳細資訊,請參閱本文中的連線至 Outlook 的 SharePoint 文件庫

提示: 當您在處理檔案時,若要防止其他人對檔案進行變更,可以先從 SharePoint 網站的程式庫取出檔案。如果您先取出檔案,然後再加以開啟,該檔案就會在編輯模式下開啟,然後您就可以立即開始進行變更。

After you download files to Outlook, you can open the files when you are working offline. To verify whether files are available, switch to a view that arranges your files based on their availability. Any files that are not downloaded appear in the Available for Download group. Find links to general information about arranging the views in Outlook in the See Also section.

  1. 在 [郵件] 的 [功能窗格] 中,展開 [SharePoint 清單] 資料夾,然後選取 SharePoint 文件庫的名稱。

    如果您看不到 [SharePoint 清單] 資料夾,按一下 [所有郵件項目] 旁的箭號,然後確認選取了 [SharePoint 清單]。

  2. 按兩下檔名開啟檔案。如果出現確認檔案來源的提示,而您認為可安全開啟檔案,請按一下 [開啟]。

  3. 如果伺服器上的檔案在您下載到 Outlook 之後經過更新,這時可能會提示您選擇是否要開啟檔案的最新版本。請按一下 [是] 或 [否] 來決定要開啟硬碟或伺服器上的複本。

  4. 檔案會在原本建立的程式 (如果該程式已安裝在電腦上) 中開啟。

    如果建立此檔案的程式與 Windows SharePoint Services 3.0 相容 (例如 Word 2007、Excel 2007 或 PowerPoint 2007),則檔案頂端可能就會出現 [訊息列]。此 [訊息列] 會出現在檔案標題列和所有顯示在檔案頂端的工具列底下。此 [訊息列] 包含 [離線伺服器文件] 文字和 [離線編輯] 按鈕。

  5. 按一下 [離線編輯] 按鈕。

    此時會出現一則提供離線工作相關資訊的訊息,例如硬碟上 [SharePoint 草稿] 資料夾的連結以及程式之 [離線編輯選項] 的連結。

  6. 對檔案進行所需的變更,然後按照一般方式儲存檔案。

  7. 關閉檔案。

    如果關閉檔案時,您已連接至伺服器,就會出現 [離線編輯] 對話方塊,讓您在伺服器上更新變更。如果您未連接至 SharePoint 網站的伺服器,則關閉檔案時,就不會出現此對話方塊,不過當您重新連接並重新開啟檔案時,就會出現此對話方塊。

  8. 如果您準備要在伺服器上更新檔案,請按一下 [更新]。

  9. 如果檔案已取出,其他人就要等到您存回檔案,才能在伺服器上看見變更。如果檔案已取出,系統就會提示您存回檔案。如果您準備要存回檔案,請按一下 [是]。

    系統可能會提示您輸入其他資訊,例如所做變更的相關註解或檔案的其他詳細資料。

  10. 如果您在處理檔案時,已中斷伺服器的連接,系統將不會在關閉檔案時提示更新檔案。當您準備要在伺服器上更新檔案時,請再次開啟檔案、進行任何所需的其他變更,然後關閉檔案。出現 [離線編輯] 對話方塊後,請按一下 [更新]。

附註: 如果您在處理檔案之前並未先取出檔案,而且當您處理檔案時,有其他人更新伺服器上的檔案,此時就會顯示一則伺服器衝突訊息。請遵循指示進行,以便重新同步化變更。

如果您擁有大型程式庫,可能不會想要在 Outlook 2007 中看見所有檔案。此時,您可以從 Outlook 的 [SharePoint 清單] 資料夾中移除個別檔案或資料夾 (如果不需要處理這些檔案或資料夾的話)。不過,這項程序並不會從 SharePoint 程式庫中刪除檔案。

  1. 在 [郵件] 的 [功能窗格] 中,於 [SharePoint 清單] 資料夾內,選取您想要從中移除一個或多個檔案的程式庫。

  2. 在郵件清單中,選取您想要移除的檔案。

    若要選取多個檔案,請按住 CTRL,同時按一下檔案標題。若要選取所有檔案,請按下 CTRL+A。

  3. 以滑鼠右鍵按一下選取範圍,然後按一下 [移除離線複本]。

然後,移除的檔案標題就會從 [已下載的文件] 群組移至 [可供下載] 群組。當您按一下移除檔案的標題後,[讀取窗格] 並不會顯示預覽,因為檔案的本機複本已經移除了。

  1. 在 [郵件] 的 [功能窗格] 中,於 [SharePoint 清單] 資料夾內,選取您想要移除的程式庫。

  2. 資料夾中,以滑鼠右鍵按一下,然後按一下快顯功能表上的 [刪除文件庫的名稱

  3. 當系統提示您確認刪除時,請按一下 [是]

    附註: 這項程序只會從 Outlook 中移除程式庫,但不會從 SharePoint 網站中移除程式庫。

如果 SharePoint 網站和程式庫已設定為接收電子郵件,您就可以將檔案當做電子郵件訊息的附件進行傳送,藉以將檔案加入至程式庫,而這種方法就如同將電子郵件訊息的附件傳送給同事一樣。您不需要將程式庫連接至 Outlook。

傳送電子郵件至程式庫以前,您必須了解程式庫是否設定為接收電子郵件,如果是的話,請取得電子郵件地址。

  1. 請執行下列其中一個或多個動作,取得文件庫的電子郵件地址:

    • 查詢通訊錄。如果電子郵件地址不在通訊錄中,您可以向設定程式庫的人員索取電子郵件地址。然後,您可以將此地址加入至連絡人清單,以便日後可輕易地找到此地址。

    • 在 SharePoint 網站上檢視程式庫的描述,此描述會顯示在程式庫的標題底下。您的網站擁有人可能已將程式庫的電子郵件地址加入至描述。

    • 如果您擁有檢視程式庫設定的權限,請檢視程式庫的電子郵件設定:

      1. 您在網站上瀏覽器中,按一下,將其開啟的文件庫的名稱。
        如果您的文件庫的名稱未出現,按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下 [文件庫的名稱。

      2. 按一下 [設定] 功能表 [設定] 功能表 ,針對您要開啟的文件庫的類型的設定。
        例如,在文件庫中,按一下 [文件文件庫設定]。

      3. 如果已啟用文件庫接收電子郵件,其電子郵件地址會出現在 [清單資訊] 底下的 [電子郵件地址] 旁邊。

    • 使用 SharePoint 群組的電子郵件地址,就能夠以附件傳送檔案。組織可能有它自己的電子郵件清單,稱為 SharePoint 群組,可以讓成員傳送郵件給彼此。SharePoint 群組的地址可以包含文件庫的地址,以便在傳送電子郵件給群組的成員時,將郵件的附件自動新增至您的 Windows SharePoint Services 3.0 網站。

  2. 在 Outlook 中,將檔案 (例如文件或工作表) 加入至電子郵件訊息。

  3. 在 [收件者] 或 [副本] 方塊中,加入程式庫的地址。如果 SharePoint 群組已經包含程式庫,則請加入 SharePoint 群組的電子郵件地址。

  4. 按一下 [傳送]

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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