郵寄清單的秘訣

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

無論如何聰明郵件是,如果您將其傳送給錯誤的對象會有太大的影響。您可以限制您的郵件清單名稱和地址,或讓您可以將分類成區段的意義您企業的客戶,您可以包含有關每一位客戶的更多詳細資料。

其他您針對您郵寄,有可能感興趣的特定優惠,較大的客戶區段率成功,您的郵件。計劃讓郵遞廣告活動的時間和預算來調整您的郵寄清單,為目標適當的客戶區段半第三個之間。

本文內容

如何使用客戶資料

建立郵件清單

將多個來源的清單合併成一份清單

調整收件者清單

如何使用客戶資料

取得您的客戶和潛在客戶的相關資訊之後,追蹤的屬性,都有可能非常實用。您在郵件清單中,為目標傳送郵件的更多選項擷取更多詳細資料。

但是請確認您所追蹤的詳細的資料的資料,您會使用。更多複雜度您新增至郵件清單中,您必須執行維護您的清單中的更多工作。

例如,您可能會使用客戶資料下列方式︰

  • 列印郵寄標籤    建立郵寄標籤,您需要只名稱與地址的資訊。

  • 以特定地區設定客戶的郵件    篩選依縣/市或郵遞區號,您的郵寄清單,因此您可以輕鬆地通知,才能在特定位置的客戶提升。

  • 新增個人化的問候語    將個人化郵寄包括收件者的第一次或最後一個分隔名稱將標題名字姓氏資料欄位問候行中的名稱。

  • 專注於特定時間的收件者    通知客戶的產品或服務的適合收集客戶的出生日期 (例如 「 1945 」) 的 [出生年為這些客戶的階段的生活 (例如規劃為退休做準備與規劃中其 fifties 退休其 twenties 中)。

    如果您想要為其生日落在當月的所有客戶提供促銷禮物,您可以收集其出生日期,以月、 日、 年(例如 「 1 月 1,2000 」)。

  • 量身訂做性別以個別的郵件    宣告為 [只有男人或只女人新的產品線,包含郵寄清單中的每位客戶性別 (「 公 」 或 「 母 」)。

  • 使用購買歷程記錄    傳送特殊的相關公告的使用者所做的最近的主要購買,或客戶時通知您有新的模型的最愛的品牌。若要這麼做,您需要追蹤客戶的採購單歷程記錄。您也可以通知客戶類似的產品 (「 客戶購買是您購買也購買這 」)。

  • 傳送電子郵件,以節省郵資上    將儲存在傳送電子郵件邀請這些提供其電子郵件地址的客戶郵寄邀請專用事件的成本。您可以執行合併列印,並篩選沒有電子郵件地址的客戶處理您列印的邀請。然後您可以建立電子郵件邀請執行電子郵件合併及篩選那些電子郵件地址的客戶。

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建立郵件清單

最基本的郵件清單會是劃分的一般欄位中的收件者的記錄的文字檔案。這類清單通常記錄的工作表或表格,其本身的列中的每一筆記錄表單分欄其個別資料欄位,例如示基本郵寄清單。

[合併列印收件者] 對話方塊中的基本郵寄清單。

複雜的清單可能包含其他資料欄位,例如產品大小和色彩喜好設定,歷程記錄、 生日及性別購買。

如果您第一次建立郵寄清單,您可以不離開的 Microsoft Office Publisher 中執行。

建立郵件清單

  1. 開啟出版物。

  2. [工具] 功能表中,指向 [郵件與型錄],再按一下 [建立通訊清單]

  3. 輸入您的清單中的資訊之前,您可以自訂欄位來新增、 移除、 重新命名] 或 [重新排列出現在 [新增通訊清單] 對話方塊中的欄位。

    做法

    1. 按一下 [自訂資料行],然後執行下列任何一項︰

      • 若要新增欄位,請按一下 [新增]。在 [新增欄位] 對話方塊中,輸入新欄位的名稱,然後再按 [確定]。

      • 若要移除欄位,選取欄位名稱] 底下的欄位,按一下 [刪除],然後按一下[是]

      • 若要重新命名欄位,請選取在[功能變數名稱] 底下的欄位,然後按一下 [重新命名。在 [重新命名欄位] 對話方塊中,在 [] 方塊中,輸入新名稱,然後按一下[確定]

      • 若要變更的欄位順序,選取您想要移動的欄位,然後按一下[上移下移,直到位於想要的位置。

    2. 重複前述步驟直到欄位名稱清單修改完成為止,然後再按一下 [確定]。

  4. 在 [新增通訊清單] 對話方塊中,輸入第一個項目相關的欄位 (標題名字姓氏、 等等) 中的資訊。

  5. 當您完成輸入第一個項目的資訊時,請按一下 [新增項目,或按下 TAB。

  6. 重複步驟 3 和 4,直到您完成新增項目。

  7. 按一下 [確定]。

  8. 在 [儲存通訊清單] 對話方塊的 [檔案名稱] 方塊中輸入通訊清單的名稱。

    根據預設,[地址] 清單會儲存在我的資料來源] 資料夾中。這是最佳保存在這裡,通訊清單,因為這是 Microsoft Publisher 尋找資料來源的預設資料夾。

  9. 按一下 [儲存]。

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合併多個來源的清單

是否有郵寄清單,或您購買,Publisher 輕鬆合併及編輯在 Publisher 中的多個來源的客戶清單。您可以選擇最適合您組合 Publisher 郵寄清單的其他清單在下列程式中建立的任何組合︰

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook with Business Contact Manager

  • Microsoft Office Access

您也可以使用您購買,例如 Microsoft 清單建立器的清單。

指定要加入的清單

  1. 在 [工具] 功能表中,按一下 [郵件] 和 [目錄],然後按一下[合併列印] 以開啟 [合併] 工作窗格。

    如果出版物連接至收件者清單,確認連線,,然後按一下 [合併] 工作窗格中的 [編輯收件者清單。如果出版物沒有連線到現有的收件者清單中,按一下其中一個選項建立收件者清單] 底下,按一下 [下一步︰ 建立或連線到收件者清單,然後選取您想要的清單。

  2. 在 [合併列印收件者] 對話方塊底下新增至 [收件者清單,請執行下列任何一項︰

    • 按一下 [選取現有的清單選取資料來源] 對話方塊中,選取資料來源,再按一下 [開啟

    • 按一下 [從 Outlook 連絡人選取(如果您是 提示您選擇 [郵件設定檔,請按一下您要的設定檔),然後按一下[確定]。在選取的連絡人] 對話方塊中,選取的資料夾或通訊群組清單,然後按一下[確定]

    • 按一下 [鍵入新清單],新增您想要在 [新增通訊清單] 對話方塊中的項目,然後按一下[確定]

解決合併清單時的差異

當您新增一個郵寄清單到另一個時,在 [新增] 清單中的一或多個欄位可能沒有相符項目現有清單中。例如,您要新增的地址清單可能包含公司名稱] 欄位中,,但原始清單可能不會。

Publisher 會提示您開啟 [新增至 [收件者清單] 對話方塊的各種來源清單中的欄位之間修正不相符。

  1. 在 [新增至收件者清單] 對話方塊中,選取Matched欄中的 [不檢查的欄位、 選取您要將 [收件者清單] 欄位具有相符的欄位] 清單中對應的欄位,然後按一下符合的項目

  2. [符合欄位] 對話方塊中,確認您所選取的欄位,會列在收件者清單] 欄位的相符項目或選取另一個,然後按一下[確定]

  3. 如果您要新增至您的收件者清單,讓相符的欄位,請選取您想新增新的清單 (在 [新增至收件者清單]對話方塊的左清單) 中,按一下 [新增],然後按一下[確定] 欄位。新增的欄位會顯示新的欄位,都會新增至 [收件者清單] 下。

    提示: 在 [新的欄位,都會新增至 [收件者清單] 方塊中,選取它,然後按一下 [移除移除新增的欄位。

[新增至收件者清單] 對話方塊的圖像

我如何時,Publisher 也不會提示符合欄位?

  • [合併列印] 工作窗格的 [更多項目] 底下按一下 [地址欄位],然後按一下符合欄位

儲存至合併清單的捷徑

您可以建立捷徑以使用 [合併] 清單中其他郵件。每當您編輯 [合併] 清單中的個別項目,請編輯項目也會更新原始來源檔案中可供編輯該檔案時。如果您不想要更新原始來源檔案,將 [收件者] 清單匯出至新的檔案。

  1. 在 [合併] 工作窗格 (步驟 3︰ 建立合併的出版物),在準備待此郵件] 底下,按一下 [儲存到收件者清單的捷徑

  2. 檔案另存新檔] 對話方塊中,輸入檔案名稱] 方塊中合併的通訊清單的名稱。

    根據預設,[地址] 清單會儲存在 [我的資料來源] 資料夾。這是最佳保存在這裡,通訊清單,因為這是 Microsoft Office Publisher 尋找資料來源的預設資料夾。

  3. 按一下 [儲存]。

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調整收件者清單

當各種來源清單相符項目] 的所有記錄中的欄位會顯示在現有的清單,在 [合併列印收件者] 對話方塊,您可以篩選、 排序並選取要包含在電子郵件合併列印收件者。選取您想要包含,每個收件者旁的核取方塊,然後清除每個您想要排除的收件者] 旁的核取方塊。

選取或清除所有項目

  • 選取或清除標題列中的核取方塊。

篩選清單中的項目

如果您想要使用您的清單中的特定項目,您可以篩選清單中的依特定欄位或準則。篩選清單後,您可以使用核取方塊來包含或排除記錄。

  1. 為要當做篩選依據的項目,按一下其欄位標題旁的箭號。

  2. 請執行下列其中一項操作:

    • 按一下 [ (空白) ],以顯示所有的相對應欄位為空白的記錄。

    • 按一下 [顯示所有的相對應的欄位中包含資訊的記錄(非空白)

    • 按一下 [ (進階)以開啟 [篩選和排序] 對話方塊,您可以用來篩選多個準則。

      附註: 您也可以開啟 [篩選和排序] 對話方塊,按一下 [篩選],請在 [合併列印收件者] 對話方塊中的 [調整收件者清單

  3. 提示: 如果您的資料來源包含共用相同的資訊,記錄的資料行中有 10 個或更少的唯一值,您可以篩選特定資訊。例如,如果有多個地址澳大利亞為國家或地區,您可以篩選澳大利亞

  4. [合併列印收件者] 對話方塊會顯示指定的記錄。若要再次顯示所有記錄,請按一下 [ (全部)]。

排序清單中的項目

若要依字母順序來查看項目,則可以對清單中的項目進行排序。

  • 按一下 [合併列印收件者] 對話方塊中要做為排序依據之項目的欄位標題。

    例如,如果要按姓氏的字母順序來顯示清單,請按一下 [姓氏] 欄位標題。

  • 使用多個準則排序,按一下 [調整收件者清單底下的 [排序]。在 [篩選和排序] 對話方塊中,選取您要作為排序依據的條件。

尋找重複的項目

若要避免重複的郵件,您可以尋找並合併符合大部分 (但是並非全部) 欄位清單中刪除的記錄。

  1. 在 [合併列印收件者] 對話方塊中,按一下 [尋找重複的項目

  2. 在 [尋找重複] 對話方塊中,維持核取您想要包含,這些項目,然後按一下[確定]

尋找特定的收件者或共用相同屬性的收件者] 群組

若要識別的個別或群組的每個人之共用通用的屬性 (例如姓氏、 郵遞區號或出生月份),您可以搜尋清單。

  1. 在 [合併列印收件者] 對話方塊中,按一下 [尋找收件者

  2. 在 [尋找項目] 對話方塊中,輸入您想要尋找 [尋找文字] 方塊中指定您想要搜尋的欄位,再按一下 [尋找下一筆的屬性。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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