選擇如何儲存和管理記錄

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

在 SharePoint 中,您可管理封存中的記錄,或將同一文件存放庫內的記錄作為使用中文件來管理。

概觀

在計畫記錄管理解決方案之前,應與管理員合作計畫解決方案。如需計畫及實作記錄管理解決方案的詳細資訊,請瀏覽<請參閱>一節。

記錄中心網站    作為封存使用,文件成為記錄時,就會複製到封存中。文件是否為記錄是依據它存在於記錄封存或其他地方而定。

就地管理記錄    提供另一種選擇,而傳統程序是將記錄複製或移動到另一個位置,然後套用安全性與保留原則。您可以「就地」管理記錄,意思是您可以將文件留在目前的網站位置,將它宣告為記錄,然後對該記錄套用適當的安全性、保留及處理內容。

也可以使用混合方式。例如,您可將記錄和使用中的文件一起保留兩年,然後在專案完成後將記錄移動到記錄封存中。

記錄中心

來自於整個企業的內容可以送至記錄中心,然後路由至適當的位置;而在其中挑選正確的權限和原則,例如到期日與稽核。

中繼資料,或關於資料的資訊,在協助管理資訊以及日後擷取資訊方面扮演關鍵角色。內容類型、內容組合管理,以及虛擬資料夾等功能,能協助支援中繼資料的使用。

記錄中心的功能包括:

  • 文件識別碼    可為每一份文件指派唯一的識別碼;即使文件封存時,識別碼也會一併封存。如此無論文件移動到何處,都能以識別碼輕易參照文件。

  • 多階段保留    保留原則可以具有多個階段,讓您將整個文件的生命週期指定為一個原則 (例如,每年檢閱合約,7 年之後刪除)

  • 依據項目的稽核報告    您可以產生關於個別記錄的自訂稽核報告。

  • 階層式檔案計畫    您可以計畫深入的階層式檔案結構,並管理階層圖中每一資料夾的保留狀況 (或繼承上層資料夾)。

  • 檔案計畫報告   您可以產生檔案計畫,以及計劃中的每個節點的保留原則的彙總的每個階段中顯示的項目數的狀態報表。分類和集中內容類型: 封存會企業分類和內容類型,確保的共同作業空間和封存之間的一致性和內容傳輸的消費者。我們會指更多關於 2010年分類投資未來的文章。

  • 分類和集中內容類型    封存將是整個企業分類和內容類型的取用者,以確保共用作業空間和封存之間的一致性和內容傳送。我們將在未來的文章中更深入討論 2010 分類投資。

  • 內容組合管理:    記錄路由器能使用中繼資料將傳入的文件路由至階層式檔案計畫內的正確位置。例如,它讓您自動在送出的內容上強制執行規則,像是「如果採購合約與 Alpha 專案結合在一起,則傳送至 Alpha Contracts 子資料夾,然後將該資料夾的保留原則套用至項目」。

  • 虛擬資料夾   ︰ 檔案計劃是管理存放庫,但通常時間的好方法可讓您不想要使用來瀏覽並找出您要尋找的內容。SharePoint 2010 記錄中心使用稱為中繼資料式功能,可讓您以虛擬資料夾的方式公開索引鍵的中繼資料的新功能 ︰

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就地記錄管理

任何網站都可以啟用就地記錄管理,並設定為記錄管理系統。在這種系統中,您可以將記錄和使用中文件一起儲存在共同作業空間;這和記錄中心不同。

就地管理可讓您控制共同作業空間內的內容。這允許某些 SharePoint 文件 (或部落格、Wiki、網頁,及清單項目) 成為宣告的項目。系統能防止這些記錄遭到刪除或編輯 (如果依據貴組織對於記錄的定義而必須如此做的話)。

當您在 SharePoint 中對於使用者的價值,以及資訊管理需求之間努力尋求平衡點之際,「稽核」、「保留」、「過期日」、「報告」、「記錄工作流程」、「eDiscovery」及「合法保留」是您可以使用的所有功能。

記錄可以手動宣告、作為工作流程中較大程序的一部分,或作為文件保留的排程部分,例如兩年之後。關鍵在於:宣告記錄時,內容不會移動到封存中,它會停留在原處,所以使用者仍然可以找到內容並進行互動。

使用就地記錄管理系統的一些其他好處有:

  • 記錄可以存在於多個網站並在其間進行管理。

  • 啟用版本設定時,會自動維護記錄的版本。

  • 可以針對記錄和使用中文件同時執行搜尋。

  • 賦予您更廣泛的控制權,控管組織中哪些文件可稱為記錄,以及哪些人員可以建立記錄。

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計畫解決方案的考量事項

您思考是否要在獨立的記錄中心或在其中建立文件的同一共同作業網站內管理記錄時,請考量下列問題:

  • 對於共同作業網站的管理是否適用於管理記錄?

  • 您的產業是否遵守託管記錄應和使用中文件分開的法令要求?

  • 是否要信任共同作業網站的管理員來管理含有記錄的網站?

  • 您可能要將記錄儲存在使用的限制存取多於共同作業網站的網站中,或儲存在按照不同排程執行備份的網站內。

  • 共同作業網站將使用多長時間? 如果記錄的保存時間比執行專案的時間長,則選擇就地記錄管理策略代表即使共同作業網站不再使用之後,您仍然必須維護它。

  • 文件成為記錄之後,專案成員必須經常存取文件嗎? 如果您採用就地方式,則無論文件在使用中或是記錄,專案成員都能以相同方式存取文件。

  • 貴組織的記錄管理員僅負責記錄,或是負責所有資訊,無論是使用中的資訊或記錄? 如果記錄管理員僅負責正式記錄,則擁有獨立的記錄中心對於他們可能比較方便。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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