選取及使用 Access 2007 範本

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

本文內容

概觀

步驟 1︰ 選取範本

步驟 2︰ 自訂範本

步驟 3︰ 將資料新增至新的資料庫

步驟 4︰ 找出記錄


概觀

若要讓您更容易瞭解如何開始使用有效的資料庫,Microsoft Office Access 提供各種不同的專業設計的資料庫範本。每個範本建立完成的端對端解決方案,您可以使用不需要任何修改或自訂您的需求。每個範本包含預先定義的資料表、 表單、 報表、 查詢、 巨集及可以提供自訂您自己的資料庫的想法的關聯。

此外,您可以輕鬆地下載其他 Access 資料庫範本從 Microsoft Office Online 網站,按一下 [在 Access 中的連結。選取範本後,當您自訂以符合您的需求,您可以新增資料,並開始記錄之間瀏覽。

步驟 1︰ 選取範本

您可以選取其中一個與存取權,安裝的範本,或瀏覽線上範本。

選取 [已安裝的範本

  1. 在 [ Microsoft Access 快速入門] 視窗中,按一下 [按一下範本類別] 下的 [本機的範本]。

    可用的範本清單   

範本

用途

資產

追蹤的資產,包括資產詳細資料] 與 [擁有人。您可以將類別中的資產,並記錄條件、 取得的日期、 位置和擁有者。

連絡人

管理您的小組,例如客戶與合作夥伴合作的人員相關資訊。您可以追蹤名稱與地址、 電話號碼、 電子郵件地址],甚至附加圖片。

事件

追蹤近期的會議、 期限或執行其他的重要事件。錄製的標題、 位置、 開始時間、 結束時間] 和描述,然後也附加圖像。

教職員

管理教職員成員,例如電話號碼與地址、 緊急連絡資訊,年資資料的重要資訊。

報刊

管理及追蹤議題或問題的一組。可以指派、 排列優先順序,並從 [開始] 以完成追蹤進度的問題。

行銷專案

管理行銷專案和排程和監視專案可傳送作業的詳細資料。

專案

管理工作,並追蹤一或多個專案的預算。

販售通路

監控未來的銷售銷售專業人員的小型群組內的進度。

學生

管理您的學生,包括緊急連絡人、 醫療資訊,以及其監護人的相關資訊的相關資訊。

工作

追蹤您或您的小組必須完成的一些工作項目。

北風 2007

建立追蹤系統順序。您需要移除包含範例資料。

  1. 按一下您要將資料庫的模型的範本。

  2. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入您的資料庫的名稱。

  3. 若要選取新的資料庫的特定位置,請按一下 [檔案名稱] 方塊旁的 [檔案] 圖示。

    提示: 若要連結至 Windows SharePoint Services 網站的資料庫,請選取 [建立並將您的資料庫連結至 Windows SharePoint Services 網站] 核取方塊。

  4. 按一下 [建立]

新資料庫現在可供使用,而您可以選擇您想要加以自訂。

選取 [線上範本

  1. 在 [ Microsoft Access 快速入門] 視窗中,執行下列其中一項︰

    • 瀏覽所有主要線上範本],按一下範本類別] 下的按一下Featuring,然後按一下所要的範本。

    • 若要選取線上範本根據佈景主題,請按一下從 Microsoft Online佈景主題,然後選取您想要的範本。

  2. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入範本的新名稱,然後按一下以選取新的資料庫的特定位置的 [文字] 方塊旁的 [檔案] 圖示。

  3. 按一下 [下載]。

提示: 若要連結至 Microsoft Windows SharePoint Services 網站的資料庫,請選取 [建立並將您的資料庫連結至 Windows SharePoint Services 網站] 核取方塊。

新資料庫現在可供使用,而您可以選擇為您要自訂。

頁面頂端

步驟 2︰ 自訂範本

選取您的資料庫範本後,您可以自訂以符合您的需求。從範本建立資料庫的內容內建的預先設計的資料表、 表單及報表您可以立即使用的數的字。當您從範本建立資料庫時,Access 會建立的資料表和其他物件支援的設計範本的用途。在某些情況下,在範本中的資料庫結構很複雜,而且您可能需要自訂其結構的某些部分。如果您提供的表格進行設計變更,您必須謹慎不以使任何現有的關聯性。如果您發現您需要進行重大變更範本的結構,可能更輕鬆地使用空白資料庫啟動。

當您自訂範本時,請嘗試以避免重新命名任何欄位或資料表。這些欄位與資料表可能會用於其他資料庫物件,例如表單或報表,並重新命名可能會防止其他資料庫物件的參照或依賴這些欄位與資料表名稱運作正常。在您重新命名 [功能窗格] 中的表格或重新命名資料工作表檢視] 或 [設計檢視中的欄位前,請確定已開啟 「 名稱自動校正 」 功能。名稱自動校正] 功能會自動將欄位、 資料表、 表單或報表,以整個資料庫的其他物件名稱變更。名稱自動校正設定通常會開啟所有新資料庫的預設值。

自訂表單或報表

您可以自訂範本在表單或報表中有幾種方法。例如,您可以在 [版面配置檢視中開啟它,然後選擇 [(在 [格式] 索引標籤) 上的 [自動格式設定] 群組中的 [新的格式變更表單的格式。您也可以自訂表單或報表中加入新的欄位。當您新增欄位至表單或報表時,您可以建立控制項的表單或報表上。如果您想要自訂現有的控制項範本中,您可以變更這些控制項的屬性。

新增控制項至表單或報表

  1. 在 [功能窗格] 的表單或報表中您想要新增控制項,以滑鼠右鍵按一下,然後按一下[設計] 檢視

  2. 按一下 [設計模式] 索引標籤。

  3. 在 [控制項] 群組中,按一下您想要新增的控制項,然後按一下使用控制項精靈

    [控制項] 群組中的 [使用控制項精靈] 命令

  4. 遵循精靈建立及自訂新的控制項中的步驟。

For more information about creating forms and reports, see the links in the See Also section.

變更控制項

您可以自訂現有的控制項的表單或報表中的顯示方式。若要變更顯示格式,您可以變更欄位的 [格式] 屬性。自動在任何新的表單和您所建立的報表中的欄位為基礎的控制項來然後繼承欄位的 [格式] 屬性。

在 [資料工作表檢視中設定的顯示格式

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. 在 [開啟] 對話方塊中,開啟包含您想要變更的控制項的資料庫。

  3. 在 [功能窗格] 中按兩下包含您想要設定其格式之欄位的資料表。

    資料表隨即在 [資料工作表檢視] 中開啟。

  4. 按一下您想要設定其顯示格式的欄位。

  5. 在 [資料工作表] 索引標籤中的資料類型和格式設定] 群組中,按一下 [格式] 旁的下拉式清單中的箭號,然後選取格式。 Access 的 [資料類型與格式設定] 群組功能區圖像

    欄位會顯示已套用新的顯示格式。

在 [設計] 檢視中設定的顯示格式

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. 在 [開啟] 對話方塊中,開啟包含您想要變更的控制項的資料庫。

  3. 在 [導覽] 窗格中,以滑鼠右鍵按一下包含您想要變更其顯示格式的欄位的資料表,然後按一下[設計] 檢視

    設計檢視] 中開啟資料表。

  4. 按一下您想要設定其顯示格式的欄位。

  5. 在 [欄位屬性] 底下,在 [一般] 索引標籤上的顯示格式從清單中選取格式

  6. 若要儲存變更,請按一下 [快速存取工具列] 上的 [儲存]。

頁面頂端

步驟 3︰ 將資料新增至新的資料庫

您選取範本,然後進行任何必要的自訂之後,您可以新增資料至資料庫匯入或連結至外部資料。

匯入資料

您可以匯入數種格式,包括 Excel 活頁簿、 Windows SharePoint Services 3.0清單、 Outlook 通訊錄] 或其他 Access 資料庫中的資料。

  • 若要匯入資料,在 [外部資料] 索引標籤的 [匯入] 群組中按一下您要匯入的檔案類型的命令。

    [匯入] 群組中的 [命令] 按鈕

    附註: 

    • 如果您沒有看到想要匯入的資料類型的圖示,按一下 [更多],然後依照 [取得外部資料] 對話方塊中的指示進行。

    • 如果您仍找不到] 命令,將外部資料匯入,您可能需要啟動您原本建立的資料 (您可以對 Access 以外),該程式,然後使用該程式 (例如分隔符號文字檔) 以一般檔案格式儲存的資料。然後,請返回 Access,並使用其中一個 [外部資料] 命令來匯入的資料。

  • 在精靈的最後一個頁面上,您可能會提示您儲存的下列詳細資料匯入步驟。儲存詳細資料會有幫助您可能會將匯入資料相同的資料來源在未來如果。選取 [儲存匯入步驟] 核取方塊,輸入的詳細資訊,再按一下 [儲存匯入。您現在可以按一下 [外部資料] 索引標籤上的 [匯入] 群組中的 [儲存的匯入隨時重複相同匯入。如果您不想儲存此匯入作業的詳細資料,請按一下 [關閉]。

連結至資料

當您連結到資料時,資料會繼續儲存在其原始位置,並顯示為新資料庫中的連結資料表。大部分的檔案格式,您可以檢視,並使用 Access 或原始程式所建立的資料,因為他們同時處理相同的實體資料修改資料。不過,如果資料儲存在 Excel 活頁簿,您僅可檢視連結的資料在 Access 中。您無法加以修改。若要修改的連結的活頁簿中的資料,您必須使用 Excel。

    1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

    2. 在 [開啟舊檔] 對話方塊中,選取並開啟資料庫。

    3. 在 [外部資料] 索引標籤的 [匯入] 群組中按一下您要連結的檔案類型的命令。例如,如果您想要連結至 Excel 活頁簿中的資料,按一下 [ Excel]。如果您沒有看到您要連結的資料類型的圖示,請按一下 [更多]。

      [取得外部資料] 對話方塊隨即出現。

      附註: 如果您仍找不到連結至外部資料的命令,您可能需要啟動您原本建立的資料,程式 (您可以對 Access 以外),然後使用該程式 (例如分隔符號文字檔) 以一般檔案格式儲存的資料。接著,返回 Access,然後使用 [外部資料] 命令的其中一個連結至該資料。

    4. 在 [取得外部資料] 對話方塊中按一下 [瀏覽],尋找來源資料檔案,或在 [檔案名稱] 方塊中輸入來源資料檔案的完整路徑。

    5. 在 [指定方式及位置,您想要儲存目前的資料庫中的資料,按一下您要的選項。

      大部分的檔案格式,精靈會啟動。不過,如果您連結至 Access 資料庫中的資料,匯入物件] 對話方塊會顯示。在 [連結資料表] 對話方塊中,讓您的選擇,然後繼續進行步驟 7。否則,請繼續執行步驟 6。

    6. 完成精靈中的步驟。您所追蹤的確切程序取決於您所選擇的選項。

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步驟 4︰ 找出記錄

您將資料匯入您的資料庫後,您必須有效率地將找出特定的記錄。您可以使用工具列底部的資料庫,找出記錄。

導覽按鈕

使用導覽按鈕,在資料表或檢視中尋找記錄。:

瀏覽] 按鈕

若要移至使用

1.

第一筆記錄

2.

上一筆記錄

3.

特定的記錄,按一下 [在文字方塊中,輸入記錄號碼,並按 ENTER,以顯示該記錄。從表單或資料工作表的開頭依序計算記錄數字。

4.

下一筆記錄

5.

最後一筆記錄

6.

新 (空白) 記錄

7.

篩選器,此指標顯示是否已經套用篩選。如果未套用篩選或擁有已清除所有篩選,就會顯示 [未篩選] 指標。

8。

搜尋] 方塊中,輸入文字,在 [搜尋] 方塊和第一個相符的值會以醒目提示即時輸入每個字元。若要快速搜尋記錄中使用此功能。

尋找記錄其他選項

您也可以找到使用下列方法之一的記錄。

移至特定的記錄

搜尋特定的記錄

篩選,以顯示 [只有一組特定的記錄

使用查詢執行自訂的搜尋

移至特定記錄

某些範本包含,則可使用 [移至 [下拉式清單,檢視特定的記錄的表單。例如,連絡人範本中的連絡人詳細資料] 表單和行銷專案範本中的專案與工作表單的這個選項。若要檢視特定的記錄,從下拉式清單,您可以使用這個選項。如果有的話,請移至] 方塊位於表單的左上角一節。

  1. 按一下 [到] 清單旁的箭號。

    [移至] 方塊

  2. 按一下您想要檢視的記錄。

搜尋特定的記錄

使用 [尋找及取代] 對話方塊中的 [尋找] 索引標籤,若要搜尋特定記錄。您可以搜尋特定欄位中,或搜尋整個資料表或檢視。

附註: 只有當資料表或檢視目前顯示的資料,您可以使用 [尋找及取代] 對話方塊。

  1. 開啟您想要搜尋的資料表,然後按一下 [包含您想要尋找之記錄的欄位。

  2. 在 [常用] 索引標籤的 [尋找] 群組中,按一下 [尋找]。

    [尋找] 命令按鈕

  3. 在 [尋找及取代] 對話方塊中,輸入您的搜尋準則尋找目標] 方塊中。

  4. 在 [搜尋] 清單中,選取 [全部],然後按一下 [尋找下一筆]。

For more information about using the Find and Replace dialog box, see the links in the See Also section.

篩選,以顯示 [只有一組特定的記錄

您可以開啟篩選開啟或關閉,讓您可以輕鬆地相同資料的篩選] 和 [未篩選檢視之間切換。

您可以套用篩選,以限制顯示為符合準則的記錄。套用篩選可讓您更容易找到所要的記錄。例如,若要快速縮小所顯示的記錄,以滑鼠右鍵按一下欄位要符合的內容,然後選取其中一個等於不等於包含不包含的選取範圍] 功能表選項其的值。

  • 開啟的資料表或您想要新增的篩選器的表單。

  • 若要確保資料表或表單不已篩選,在 [常用] 索引標籤的 [排序與篩選] 群組中,按一下 [進階],然後再按一下 [清除所有篩選。如果該命令無法使用 (呈暗灰色),已經不套用任何篩選器。

    [排序與篩選] 群組

  • 若要套用的篩選,按一下您要篩選,然後在 [常用] 索引標籤的 [排序與篩選] 群組中,按一下 [篩選選取篩選選項的欄位。

  • 若要套用會根據選取範圍的篩選,請開啟資料表或表單並瀏覽至包含您想要做為篩選的一部分的值的記錄。接著,按一下 [] 欄位中。在 [常用] 索引標籤的 [排序與篩選] 群組中,按一下選取範圍,然後再按一下您想要套用的篩選。

  • 若要套用篩選的部分選取範圍,請選取您要的字元。在 [常用] 索引標籤的 [排序與篩選] 群組中,按一下選取範圍,然後再按一下您想要套用的篩選。

For more information about applying a filter, see the links in the See Also section.

使用查詢執行自訂的搜尋

您可以使用查詢來執行自訂的搜尋,套用自訂篩選器,並排序記錄。查詢可儲存並重複使用,並可用於建立表單和報表。您也可以使用查詢尋找只有您感興趣的表格記錄。您建立的查詢類型而定記錄您要傳回,如果您想要存取任何結果。

  1. 按一下 [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中的 [查詢精靈]。

    [其他] 群組中的 [查詢精靈] 命令

  2. 請依照 [查詢精靈中的步驟進行。

For more information about creating queries, see the links in the See Also section.

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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