遠端存取您的商務連絡人:在 Business Contact Manager 中使用同步處理功能

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

如果您是在行動裝置上使用 Outlook,或是透過登入 Office Outlook Web Access (OWA) 的方式檢查電子郵件,那麼您應該瞭解,不在電腦旁邊就能輕鬆存取商務及個人資訊,是多麼實用的功能。 現在您可以使用行動電話、OWA、Windows Live 帳戶或 SharePoint 網站來存取 Business Contact Manager for Outlook 商務連絡人,就好像存取 Outlook、Windows Live 或 SharePoint 連絡人一樣。

本文將說明如何設定和使用同步處理功能,以利用網際網路存取商務連絡人;如何從遠端處理商務連絡人記錄;如何停止同步處理,以及在同步處理功能開啟的情況下,切換到其他資料庫的結果。

如需進一步了解隨身攜帶所有商務資料的方法,請參閱使用 Business Contact Manager 離線工作

您想要做什麼?

為什麼要同步處理商務連絡人?

同步處理如何運作

範例:出差

開放讓大家在網際網路上存取您的商務連絡人

選擇同步處理資料夾

變更商務連絡人同步處理資料夾

停止同步處理商務連絡人

從連絡人記錄建立 Business Contact Manager 記錄

切換到不同的資料庫對同步處理會產生什麼影響?

在同步處理商務連絡人時切換資料庫

移除從其他資料庫匯入、而且已同步處理的商務連絡人

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為什麼要同步處理商務連絡人?

只要同步處理 Business Contact Manager for Outlook 商務連絡人,或將這些連絡人「左右對稱」,就可以從遠端存取這些商務連絡人,以及其他連絡人清單。 舉個例說,如果您打算出差向客戶推銷新產品,而且您需要透過網際網路存取客戶的資訊 (就像您在遠端存取其他連絡人一樣),那麼您可以設定將商務連絡人同步處理。

附註:  如果您需要隨身攜帶所有商務資料,而不只是商務連絡人資訊,請參閱使用 Business Contact Manager 離線工作

若要設定遠端存取商務連絡人,只要選擇您用於 OWA 的 Outlook 連絡人資料夾類型,或是不在辦公室時所用的行動裝置即可。 下面是您可以從 Outlook 選擇的資料夾:您的 Outlook 連絡人、Windows Live 連絡人或 SharePoint 連絡人,以及任何您已經建立的自訂連絡人資料夾。

同步處理如何運作

您的商務連絡人會透過同步處理的程序,複製到您所選取的 Outlook 連絡人資料夾。 這兩種類型的記錄,都會顯示在您不在辦公室時所使用的連絡人清單中。 商務連絡人記錄會以「商務人士」圖示 [同步處理商務連絡人] 圖示 加以標示。 接著您就可以透過網際網路存取商務連絡人記錄,就像您存取 Outlook 連絡人一樣。

同步處理會以您透過網際網路對同步處理記錄所做的任何變更,更新您在 Business Contact Manager 資料庫 中的記錄,並且以您對資料庫記錄所做的任何變更,更新同步處理的記錄。 所有更新作業都是在背景進行,不會干擾到您的工作。

附註: 一旦您停止同步處理商務連絡人之後,這些商務連絡人就會自動從 Outlook、SharePoint、Windows Live 或其他同步處理的連絡人資料夾中移除。

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範例:出差

在出差期間,您造訪一家客戶,並且得知原先的採購經理王立民已經離職,新任的採購經理是張舒慧。 您要從商務連絡人記錄中刪除王立民,並為張舒慧建立新的記錄。 於是您登入 OWA、按一下王立民的記錄,然後刪除它。 接著再按一下 [新增]、輸入張舒慧的相關資訊,然後儲存新的記錄。

不出幾分鐘的時間,您所做的變更就會複製到公司電腦上的 Outlook 了。 王立民已經從 Outlook 的 [連絡人] 資料夾刪除,他的記錄則移到 Business Contact Manager for Outlook 的 [刪除的郵件] 資料夾中。 而張舒慧已經加入您的 Outlook [連絡人] 資料夾,但她的記錄只是 Outlook 連絡人,不是商務連絡人記錄。 只有現有的商務連絡人記錄才會同步處理;您無法透過網際網路建立新的商務連絡人記錄。

不過您可以在出差結束之後,將張舒慧設定為商務連絡人,相關步驟請見本文後面的從連絡人記錄建立 Business Contact Manager 記錄

如果您在外出時需要備妥所有的商務記錄,可以將資料庫設定為可在隨身攜帶的筆記型電腦上存取。 如需進一步了解隨身攜帶所有商務資料的方法,請參閱使用 Business Contact Manager 離線工作

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開放讓大家在網際網路上存取您的商務連絡人

如果您希望能夠隨時隨地使用商務連絡人的資訊,可以將商務連絡人記錄逐筆移動或複製到您用來遠端存取連絡人的資料夾,但是這麼一來就會失去與 Business Contact Manager for Outlook 中之記錄相關聯的資料,以及同步處理的優勢。 每次變更記錄時,都必須在該記錄的另一份複本上手動進行相同的變更 (無論它是在資料庫上,還是在網際網路上您所複製的複本中)。

不過您也可以採用另一種方法,將商務連絡人新增至 Outlook 的連絡人資料夾,讓您在使用 OWA 或行動裝置時,能夠在網際網路上存取這些商務連絡人資料。 如果您有啟用商務連絡人同步處理功能,您可以集中在同一個地方更新連絡人記錄,而您所做的變更,也會反映在該記錄的其他複本上 (無論這個複本是位於資料庫還是網際網路上)。

商務連絡人同步處理功能會將商務連絡人複製到所選類型的連絡人資料夾,並將原始記錄保留在 Business Contact Manager 資料庫中。 每當您進行更新時,這兩個商務連絡人記錄複本中的資訊就會自動同步處理一次,而且與您存取記錄的方式無關。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

    鍵盤快速鍵    若要開啟 [Microsoft Outlook Backstage] 檢視,請按 ALT + F 鍵。

  2. 按一下 [Business Contact Manager] 索引標籤。

    鍵盤快速鍵    若要開啟 [Business Contact Manager Backstage] 檢視,請按 ALT + B 鍵。

  3. 按一下 [同步處理],然後按一下 [開始同步處理商務連絡人]

    鍵盤快速鍵 若要開啟 [同步處理] 功能表,請按 ALT + M 鍵。

  4. [同步處理設定] 對話方塊中,選擇一個 Outlook 的連絡人資料夾類型,準備將商務連絡人複製到這裡。

    至於您可以選擇哪些選項,則要根據您進行遠端存取資料所用的程式或 Web 應用程式而定。 如需進一步了解選擇資料夾的方式,請參閱本文後面的選擇同步處理資料夾

  5. 如果您要將商務連絡人歸檔在特定類別的 Outlook 連絡人資料夾中,請選取 [類別] 核取方塊,然後按一下您要的類別。 否則,請清除該核取方塊。

  6. 按一下 [確定]

    您的商務連絡人就會複製到您所選的連絡人資料夾,並且自動在兩個資料夾之間同步處理。

    商務連絡人記錄會顯示「商務人士」圖示 [同步處理商務連絡人] 圖示 ,讓您區別他們和您的 Outlook 連絡人。

附註:  一旦您停止同步處理商務連絡人之後,這些商務連絡人就會自動從 Outlook 的連絡人資料夾中移除。

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選擇同步處理資料夾

當您啟動同步處理程序之後,系統會提示您選擇會包含您商務連絡人記錄複本的資料夾。 這個資料夾就是您不在辦公室時,在筆記型電腦或行動裝置上存取連絡人用的資料夾。

附註:  如果您使用行動裝置,必須將它設定為與 Outlook 連絡人同步處理。

至於您要在 [同步處理設定] 對話方塊中選擇哪些資料夾,則要根據您在遠端存取資料所用的程式或 Web 應用程式,以及您的 Outlook 設定而定。 Outlook 連絡人資料夾可以包含 .pst 檔案、.ost 檔案、Windows Live 連絡人或 SharePoint 連絡人。

以下是可以用來同步處理商務連絡人的連絡人資料夾類型:

Microsoft Exchange 帳戶    如果您是使用 Microsoft Exchange Server 2010 帳戶存取電子郵件,請按一下這個選項。 您的商務連絡人就會複製到您用於 Outlook 連絡人的資料夾。

Outlook 資料檔案 (.pst)    如果您要將商務連絡人複製到您用來存取 Outlook 連絡人的資料夾,請按一下這個選項。 如果您要在行動電話,或用 Exchange、POP 或其他網際網路郵件帳戶存取連絡人,可以使用這個選項。

Windows Live 帳戶    如果您是在遠端電腦或行動裝置上存取 Windows Live 連絡人,請按一下這個選項,同步處理商務連絡人和 Windows Live 連絡人。

SharePoint 連絡人清單 如果您是使用 SharePoint,而且在您所存取的 SharePoint 網站上有一份連絡人清單,請按一下這個選項。 您的商務連絡人就會與 SharePoint 連絡人清單進行同步處理。

其他連絡人資料夾 如果您已經建立另一個您要用來同步處理商務連絡人的 Outlook 連絡人資料夾,請按一下這個選項。

附註: 

  • 但一次只能同步處理到一個電子郵件帳戶,而且只能處理一種連絡人資料夾類型。

  • 如果您是使用行動裝置,必須將它設定為同步處理連絡人。

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變更商務連絡人同步處理資料夾

無論何時,您一次只能將商務連絡人記錄同步處理到一個資料夾。 不過,即使您已同步處理到其他資料夾,還是可以視需要隨時變更資料夾。 若要變更資料夾,請變更同步處理設定。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

    鍵盤快速鍵    若要開啟 [Microsoft Outlook Backstage] 檢視,請按 ALT + F 鍵。

  2. 按一下 [Business Contact Manager] 索引標籤。

    鍵盤快速鍵   若要開啟 [Business Contact Manager Backstage] 檢視,請按 ALT + B 鍵。

  3. 按一下 [同步處理],然後執行以下一個動作:

    • 如果您正在將商務連絡人同步處理到資料夾,請按一下 [變更設定]

    • 如果您目前未在同步處理商務連絡人,請按一下 [開始同步處理商務連絡人]

  4. [同步處理設定] 對話方塊中,按一下其中一個連絡人資料夾。

    如需可用選項的相關資訊,請參閱本文前面的選擇同步處理資料夾

  5. 如果您要將商務連絡人歸檔在特定類別的 Outlook 連絡人資料夾,請選取 [類別] 核取方塊,然後按一下您要的類別。 否則,請清除該核取方塊。

  6. 按一下 [確定]

    附註:  當您選擇另一個資料夾時,所有已同步處理的商務連絡人,都會從先前的資料夾中移除。

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停止同步處理商務連絡人

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

    鍵盤快速鍵    若要開啟 [Microsoft Outlook Backstage] 檢視,請按 ALT + F 鍵。

  2. 按一下 [Business Contact Manager] 索引標籤。

    鍵盤快速鍵    若要開啟 [Business Contact Manager Backstage] 檢視,請按 ALT + B 鍵。

  3. 按一下 [同步處理],然後按一下 [停止同步處理商務連絡人]

    鍵盤快速鍵    若要開啟 [同步處理] 功能表,請按 ALT + M 鍵。

隨後所有您已同步處理的商務連絡人記錄,便會從連絡人資料夾移除。

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從連絡人記錄建立 Business Contact Manager 記錄

在 Business Contact Manager 資料庫中,只有現有的商務連絡人記錄才會同步處理。 當同步處理啟用時,您在已同步處理的連絡人資料夾中建立的任何新連絡人,只會顯示為 Outlook 連絡人,除非您也將這些連絡人複製或移動到 Business Contact Manager for Outlook。

您可以將連絡人新增為任何「帳戶」或「商務連絡人」記錄類型,包括您所建立的自訂記錄類型在內。

附註:  如果您將 Outlook 連絡人作為帳戶記錄移到 Business Contact Manager for Outlook,就無法再同步處理該筆記錄,讓您透過網際網路使用。

  1. 在 [功能窗格] 中,按一下 [連絡人] 按鈕。

  2. 按一下您要複製或移動到 Business Contact Manager for Outlook 的連絡人。

  3. 在功能區上的 [商務] 群組中,按一下 [建立記錄]

  4. 執行下列一個動作,選擇您要建立的記錄類型:

    • 按一下 [複製到 Business Contact Manager],再按一下記錄類型。

    • 按一下 [移到 Business Contact Manager],再按一下記錄類型。

隨後記錄就會自動建立。 若要在 Business Contact Manager for Outlook 中查看那筆記錄,請在 [功能窗格] 的 [Business Contact Manager] 底下,按一下 [連絡人管理]

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切換到不同的資料庫對同步處理會產生什麼影響?

無論何時,在 Business Contact Manager for Outlook 中一次只能在一個資料庫中工作。

如果需要切換到不同的資料庫,也可以做到,即使商務連絡人同步處理功能已開啟也沒問題。 當您選擇新的資料庫時,系統會詢問您,該如何處理您要離開的資料庫中已同步處理的記錄。 請選擇以下選項:

  • 保留在 Outlook 連絡人中。 按一下此選項,可將原先已同步處理的連絡人,保留在 Outlook 連絡人資料夾中。 這些連絡人記錄會保留在連絡人資料夾中,而且會以商務人士圖示標示。 他們並不會出現在新資料庫的商務連絡人清單中,除非您將他們加入。 先前資料庫中的記錄將維持不變。

如果選擇這個選項,您可以稍後從 Outlook 連絡人資料夾刪除這些已同步處理的連絡人,相關程序請參閱本文後面的移除從其他資料庫匯入、而且已同步處理的商務連絡人

  • 從 Outlook 連絡人刪除。 按一下這個選項,可從 Outlook 連絡人資料夾中刪除已同步處理的商務連絡人。 先前資料庫中的商務連絡人則保持不變。

  • [匯入到目前的 Business Contact Manager 資料庫]。 按一下這個選項,可將所有原本就同步處理的商務連絡人記錄新增到新的資料庫作為商務連絡人。 您對匯入的商務連絡人所做的變更,並不會影響舊資料庫中的記錄。

    附註:  但是選擇匯入並不會從 Outlook 連絡人資料夾中刪除那些已同步處理的商務連絡人。

[商務連絡人同步處理] 對話方塊

新資料庫會自動開啟同步處理功能。

若要瞭解如何切換資料庫,請參閱建立或選取新的 Business Contact Manager 資料庫

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在同步處理商務連絡人時切換資料庫

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

    鍵盤快速鍵    若要開啟 [Microsoft Outlook Backstage] 檢視,請按 ALT + F 鍵。

  2. 按一下 [Business Contact Manager] 索引標籤。

    鍵盤快速鍵    若要開啟 [Business Contact Manager Backstage] 檢視,請按 ALT + B 鍵。

  3. 按一下 [管理資料庫],然後按一下您要的資料庫選項。

    鍵盤快速鍵    若要開啟 [管理資料庫] 功能表,請按 ALT + D 鍵。

  4. 請遵循建立或選取新的 Business Contact Manager 資料庫連線到新的資料庫中的步驟進行。

  5. 如果連絡人資料夾已經包含其他 Business Contact Manager 資料庫中已同步處理的商務連絡人,這時就會開啟 [商務連絡人同步處理] 對話方塊。 按一下下列其中一個選項:

    • 保留在 Outlook 連絡人中

    • 從 Outlook 連絡人刪除

    • 匯入到您目前的 Business Contact Manager 資料庫

  6. 按一下 [確定]

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移除從其他資料庫匯入、而且已同步處理的商務連絡人

如果您是從先前的資料庫匯入商務連絡人,您可能會看到一些不相關的商務連絡人記錄。 您可以按照以下程序,移除這些記錄。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

    鍵盤快速鍵    若要開啟 [Microsoft Outlook Backstage] 檢視,請按 ALT + F 鍵。

  2. 按一下 [Business Contact Manager] 索引標籤。

    鍵盤快速鍵    若要開啟 [Business Contact Manager Backstage] 檢視,請按 ALT + B 鍵。

  3. 按一下 [同步處理],然後按一下 [移除已從 Outlook 刪除的連絡人]

    鍵盤快速鍵    若要開啟 [同步處理] 功能表,請按 ALT + M 鍵。

這時已經刪除的連絡人,就會從資料庫中移除。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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