連結及追蹤電子郵件在 Business Contact Manager

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

追蹤的人與您的業務相關聯的電子郵件訊息氣餒,而您遺失的訊息追蹤時,您可以太遺失銷售商機。若要解決這個問題, Business Contact Manager for Outlook會啟用您要連結的電子郵件,商務記錄變成虛擬電子郵件的收件匣]。

本文將說明如何連結個人電子郵件至Business Contact Manager for Outlook記錄,並瞭解如何設定電子郵件連結與追蹤自動連結至記錄的郵件,包括 [商務專案。

重要: 如果有多個使用者的資料庫,任何具有資料庫的存取權的使用者可以看到連結的電子郵件訊息。

您想要做什麼?

連結至記錄的個人電子郵件

自動連結至記錄的 [電子郵件訊息

停用電子郵件連結與追蹤

瞭解共用資料庫與電子郵件連結與追蹤隱私權與安全性問題

刪除一筆記錄的電子郵件訊息

連結至記錄的電子郵件訊息

您可以在帳戶和商務連絡人記錄類型,以及商務專案連結的電子郵件。然後按幾下滑鼠,您可以檢視連結至記錄的郵件。

當商務連絡人] 和 [商務專案連結至客戶時,您也可以檢視電子郵件訊息中的通訊歷程記錄的客戶記錄連結至每個商務連絡人] 和 [商務專案。

自動連結至記錄的 [電子郵件訊息

電子郵件連結與追蹤功能可讓您自動連結及追蹤電子郵件從您的帳戶和商務連絡人,閱讀舊的項目,並甚至檢閱郵件傳送給他們。您可以也會自動連結以電子郵件主旨,商務專案。

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連結至記錄的個人電子郵件

您連結至客戶、 商務連絡人或商務專案記錄的電子郵件訊息會保留在 Outlook 中。電子郵件訊息也會列在通訊歷程記錄的記錄,並的Business Contact Manager for Outlook通訊歷程記錄資料夾 。

四個 KB 的郵件儲存在 Business Contact Manager 資料庫中,以便您仍然可以存取全部或部分的郵件,即使已從 Outlook 刪除。如果原始郵件是大於 4 KB,您會只可以存取訊息的部分會從 Outlook 中刪除。

  1. 在 Outlook 中,按一下或開啟您想要連結至記錄的電子郵件訊息。

  2. 在功能區的 [商務] 群組中,按一下 [連結至記錄

  3. 在 [連結至 Business Contact Manager 記錄] 對話方塊中的項目類型] 清單中,按一下您想要尋找的記錄類型。

    附註: 如果您選擇的商機記錄,電子郵件訊息實際上被連結至客戶或商務連絡人的商機記錄中。

  4. 在清單中的記錄,請按一下 [記錄]。

    如果您想要的項目連結至多筆記錄,請選取這些記錄。

如何選取多筆記錄?

若要選取彼此相鄰的記錄,請按 SHIFT 鍵,然後按一下要新增之群組的第一筆及最後一筆記錄。若要選取不相鄰的記錄,請按 CTRL 鍵,然後按一下個別的記錄。若要選取全部記錄,按一下其中一筆記錄,然後按 CTRL+A 鍵。

  1. 連結的記錄] 下按一下 [連結至]。

    [連結至] 方塊中,會列出您所選取的記錄。

  2. 按一下 [確定]。

檢視已連結至記錄的電子郵件

若要查看連結至記錄的電子郵件訊息,開啟記錄,然後按一下 [歷程記錄] 索引標籤。

列出的電子郵件,以及任何其他通訊歷程記錄項目連結至記錄。

如需其他通訊歷程記錄項目相關資訊,請參閱追蹤您與客戶在 Business Contact Manager

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自動連結至記錄的 [電子郵件訊息

啟用電子郵件連結與追蹤的時間,從任何新的電子郵件訊息或選取的電子郵件地址自動連結至記錄。

您也可以搜尋過去的電子郵件訊息,並加以太連結至記錄。

郵件會出現在包含選取的電子郵件地址的記錄的通訊歷程記錄。

如果您從電子郵件] 連結,而且沒有現有Business Contact Manager for Outlook記錄符合您的電子郵件地址,連結及追蹤功能建立新的商務連絡人記錄,並連結至該電子郵件訊息。

頁面頂端

之前連結與追蹤

啟用電子郵件連結與追蹤] 之前,請執行下列動作︰

確認您輸入的電子郵件地址到您Business Contact Manager for Outlook的記錄。

  1. 在功能窗格中的 [Business Contact Manager] 下方,按一下下列其中一個資料夾以顯示工作區:

    • 連絡人管理

    • 銷售

    • 專案管理

  2. 按一下包含您要的記錄的索引標籤,然後按兩下 [記錄,以將其開啟。

  3. 確認電子郵件地址會列在 [電子郵件地址] 欄位。

確認的 Outlook 設為儲存已傳送的郵件至 [寄件備份] 資料夾。

輕鬆地連結及追蹤外寄郵件,請到 [寄件備份] 資料夾中儲存已傳送的郵件。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [選項]

  3. 按一下 [郵件],然後捲動到 [儲存郵件] 區段。

  4. 確認已選取核取方塊旁的 [寄件備份] 資料夾中的郵件複本儲存。如果您也想要連結及追蹤轉寄的郵件,確認已選取 [儲存轉寄的郵件] 核取方塊,太。

  5. 按一下 [確定]。

如果您與其他使用者、 電子郵件共用Business Contact Manager for Outlook資料庫保護您的隱私權標記個人、 私人或機密文件不連結而追蹤。

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設定電子郵件連結與追蹤

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [ Business Contact Manager ] 索引標籤,然後按一下 [管理連結與追蹤] 按鈕。

  3. 在 [管理連結與追蹤] 對話方塊中,在 [電子郵件] 索引標籤上選取您想要連結及追蹤電子郵件地址] 旁的核取方塊。

    若記錄包含一個以上的電子郵件地址,就會出現一次以上列出客戶或商務連絡人記錄。

    [管理連結及追蹤] 對話方塊。

  4. 清除您不希望連結及追蹤任何電子郵件地址] 旁的核取方塊。

  5. 按一下 [資料夾] 索引標籤。

    預設會選取所有資料夾。

    附註: 如果您有任何 Outlook 規則設定將電子郵件傳送到不同的資料夾,請確定您選取這些連結與追蹤這些郵件的 [資料夾] 索引標籤上的資料夾。

  6. 按一下 [確定]。

    自動追蹤所有的未來的電子郵件訊息與所選的資料夾中選取的地址。

    您也可以設定連結與追蹤從電子郵件。在您的收件匣中,按一下或開啟電子郵件訊息。在功能區的 [商務] 群組中,按一下 [連結與追蹤]。在 [連結與追蹤] 對話方塊中,選取 [電子郵件地址,然後按一下[確定]。如果不有任何現有的Business Contact Manager for Outlook記錄符合電子郵件地址,連結的電子郵件地址建立商務連絡人] 記錄。

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前的電子郵件帳戶及商務連絡人連結

如果您想要連結的郵件,您收到之前啟用電子郵件連結與追蹤, Business Contact Manager for Outlook可以尋找您的郵件並將其連結至您的帳戶和商務連絡人。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [ Business Contact Manager ] 索引標籤,然後按一下 [管理連結與追蹤] 按鈕。

  3. 如有必要,請在 [管理連結與追蹤] 對話方塊中,執行下列動作:

    • 在所有帳戶或您想要尋找及連結之郵件的商務連絡人,都選取核取方塊。

    • 清除任何帳戶] 或 [商務連絡人,其過去郵件旁的核取方塊不想要連結。

      若記錄包含一個以上的電子郵件地址,便會出現一次以上列出客戶或商務連絡人記錄。

  4. 如果要指定Business Contact Manager for Outlook位置搜尋過去的郵件,請在 [資料夾] 索引標籤上選取或清除 [資料夾名稱旁邊的核取方塊。

  5. 按一下 [搜尋與連結]。

    框出 [搜尋與連結] 按鈕的 [管理連結與追蹤] 對話方塊。

  6. 在 [連結現有的電子郵件] 對話方塊中,如果您想要排除特定日期之前的電子郵件訊息,選取 [略過電子郵件早於] 核取方塊,,,然後按一下 [從行事曆日期。

  7. 按一下 [開始]。

  8. 完成搜尋與連結時,請按一下 [關閉]。

  9. 如有需要,在 [管理連結與追蹤] 對話方塊中,變更您的選擇,未來的電子郵件訊息。

    重要: 如果您按一下 [管理連結與追蹤] 對話方塊中的[確定] ,而不變更所選的電子郵件地址和資料夾,將連結及追蹤您用於搜尋與連結的選取項目中的 [根據未來的電子郵件訊息。

  10. 在 [管理連結與追蹤] 對話方塊中,按一下[確定]

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依主旨,商務專案的連結電子郵件

您可以連結的電子郵件至商務專案記錄根據電子郵件的主旨。如需有關商務專案記錄的詳細資訊,請參閱Business Contact Manager 中的組織商務專案

警告: 如果您將商務專案連結的郵件,然後想要停用連結及追蹤,您必須將它停用的每個唯一的電子郵件的主旨。

資訊,請參閱本文稍後的停用電子郵件連結與追蹤依主旨

  1. 按一下或開啟您想要連結至您的商務專案記錄的電子郵件訊息。

  2. 在功能區的 [商務] 群組中,按一下 [連結與追蹤]。

  3. 在 [連結與追蹤] 對話方塊中,按一下 [電子郵件的主旨] 索引標籤。

    [電子郵件主旨] 索引標籤上的 [連結與追蹤] 對話方塊 (其 [商務專案] 旁的核取方塊是選取狀態)。

  4. 選取您想要連結至電子郵件訊息的專案名稱] 旁的核取方塊。

  5. 按一下 [確定]。

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停用電子郵件連結與追蹤

如果您不再想要自動連結至記錄的 [電子郵件訊息,您可以停用電子郵件連結與追蹤。

您可能會想要停用電子郵件連結與追蹤如果與您的同事共用您的資料庫,因為他們可以查看所有連結的電子郵件訊息。若要防止他們看到只有在已連結的郵件,請參閱本文稍後的刪除從記錄的電子郵件訊息

頁面頂端

停用電子郵件連結與追蹤的客戶及商務連絡人

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [ Business Contact Manager ] 索引標籤,然後按一下 [管理連結與追蹤] 按鈕。

  3. 在 [管理連結與追蹤] 對話方塊的 [電子郵件資料夾] 索引標籤的 [全部清除] 按鈕,以清除所有核取方塊。

    如果您想要停用連結及追蹤只針對特定的記錄,請清除核取方塊。

  4. 按一下 [確定]。

    附註: 停用電子郵件連結與追蹤連結至記錄的任何未來的電子郵件訊息的停駐點。如果您想要移除目前連結至記錄的電子郵件訊息時,您必須停用電子郵件連結與追蹤之後,請刪除這些。資訊,請參閱本文稍後的刪除從記錄的電子郵件訊息

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停用電子郵件連結與追蹤依據主題

  1. 在 [功能窗格] 中的 [ Business Contact Manager] 下按一下 [專案管理]。

  2. 在 [商務專案] 索引標籤中,按兩下您想要的專案。

  3. 在功能區上按一下 [顯示] 群組中的 [歷程記錄]

  4. 以滑鼠右鍵按一下您要停止連結與追蹤,主題電子郵件訊息,然後按一下 [連結與追蹤

  5. 請執行下列操作:

    • 停用電子郵件連結與追蹤的客戶及商務連絡人    如有需要,在 [電子郵件地址] 索引標籤上按一下 [全部清除]若要停止連結與追蹤訊息的客戶及商務連絡人。

    • 停用電子郵件連結與追蹤商務專案    按一下 [電子郵件的主旨] 索引標籤,然後按一下 [全部清除]

      您可以停用電子郵件連結與追蹤的只這些商務專案、 帳戶及商務連絡人連結至選取的郵件。若要停用連結和追蹤商務專案,您必須將它停用的每個唯一的電子郵件的主旨。

  6. 按一下 [確定]。

    附註: 停用電子郵件連結與追蹤連結至記錄的任何未來的電子郵件訊息的停駐點。如果您想要移除目前連結至記錄的電子郵件訊息時,您必須停用電子郵件連結與追蹤之後,請刪除這些。資訊,請參閱本文稍後的刪除從記錄的電子郵件訊息

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瞭解共用資料庫與電子郵件連結與追蹤隱私權與安全性問題

當您共用資料庫時,您會與所有人都能存取共用資料庫中的所有資訊。如果您已設定自動連結及追蹤電子郵件,所有現有和未來的電子郵件和連結至您的記錄其他通訊歷程記錄項目都可以存取資料庫的使用者。共用資料庫的相關資訊,請參閱Business Contact Manager 資料與其他使用者共用

如果有多個使用者的資料庫    連結的郵件及其他通訊歷程記錄項目,可以看到任何具有資料庫的存取權的使用者。

  • 如果您想要防止您的同事存取連結的電子郵件訊息,但仍要用於以後的郵件中的電子郵件連結與追蹤,刪除現有的訊息記錄之前共用您的資料庫。如需詳細資訊,請參閱本文稍後的刪除從記錄的電子郵件訊息

  • 如果您不要您同事有權存取未來的電子郵件,但想要有權存取過去的郵件,請停用連結與追蹤之前共用您的資料庫。請參閱本文稍早的 [停用電子郵件連結與追蹤] 區段。

  • 如果您想要存取所有現有和未來的電子郵件訊息會連結至記錄時,防止您的同事,停用電子郵件連結與追蹤及共用您的資料庫前的電子郵件刪除所有記錄。

如果您是的唯一會使用您的資料庫,或如果您要共用的資料庫,讓它在您的筆記型電腦上的複本    安全性考量的最小,例如 [保留您的密碼保護。您可以安全地啟用連結與追蹤因為沒有任何人可以看到訊息任何電子郵件地址。

附註: 若要讓您的資料庫,您不在辦公室時要使用的複本,您必須先共用 Business Contact Manager 資料庫,但是仍然只能有一個使用者的資料庫。有關如何建立資料庫的複本,請參閱Business Contact Manager 資料與其他使用者共用

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刪除一筆記錄的電子郵件訊息

電子郵件訊息可以連結至多筆記錄。當您從一筆記錄移除連結的郵件時,它會刪除從只該筆記錄之通訊歷程記錄。如果電子郵件連結至其他記錄,這些不受影響。例如,如果潛在客戶和不相關的帳戶,請從 [潛在客戶刪除電子郵件連結的電子郵件訊息並不會刪除郵件從帳戶記錄。

刪除一筆記錄的電子郵件訊息,並不會刪除電子郵件在 Outlook 中。

  1. 在功能窗格中的 [Business Contact Manager] 下方,按一下下列其中一個資料夾以顯示工作區:

    • 連絡人管理

    • 銷售

    • 專案管理

  2. 按一下包含您要的記錄的索引標籤,然後按兩下 [記錄,以將其開啟。

  3. 在功能區] 中顯示] 群組中,按一下 [歷程記錄] 按鈕。

    電子郵件訊息,以及任何其他通訊歷程記錄項目連結至記錄的列。

    若要顯示的電子郵件在歷程記錄] 頁面的 [在功能區上的訊息按一下 [檢視] 索引標籤按一下 [項目類型] 按鈕,然後再按一下 [電子郵件

  4. 選取您想要刪除的電子郵件。

    若要選取相鄰的記錄,按住 SHIFT 鍵,然後按一下您想要刪除之群組的第一個和最後一個記錄。若要選取不相鄰的記錄,請按 CTRL 鍵,再個別的記錄。

  5. 按一下 [移除] 按鈕。

如需已刪除的記錄的詳細資訊,請參閱刪除 Business Contact Manager 記錄

若要瞭解如何還原已刪除的項目,請參閱還原在 Business Contact Manager 記錄

頁面頂端

刪除記錄中的所有電子郵件訊息

  1. 在功能窗格中,按一下 [Business Contact Manager] 按鈕。

  2. 按一下 [商務記錄] 底下的 [通訊歷程記錄]。

  3. 按一下要排序的項目類型]清單項目類型]欄標題。

  4. 選取所有的電子郵件訊息,或選取所有您想要刪除的電子郵件。

    若要選取相鄰的記錄,按住 SHIFT 鍵,然後按一下您想要刪除之群組的第一個和最後一個記錄。若要選取不相鄰的記錄,請按 CTRL 鍵,再個別的記錄。

  5. 以滑鼠右鍵按一下選取的電子郵件訊息,然後再按一下 [刪除

如需其他通訊歷程記錄項目相關資訊,請參閱追蹤您與客戶在 Business Contact Manager

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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