透過檢查活頁簿來移除隱藏資料及個人資訊

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

如果您打算共用 Microsoft Excel 活頁簿的電子複本,建議您檢閱活頁簿中是否有隱藏的資料或個人資訊儲存在活頁簿本身或其文件摘要資訊 (中繼資料) 中。因為此隱藏資訊會揭露您可能不願意公開的組織詳細資料或活頁簿本身的詳細資料,所以建議您先移除此隱藏資訊,然後再與其他人共用活頁簿。

Excel 中的文件檢查功能可協助您尋找並移除活頁簿中的隱藏資料及個人資訊。

附註: 您可以從您傳送給其他人的活頁簿來移除隱藏的資料及個人資訊。不過,如果活頁簿已儲存為共用活頁簿,您無法移除註解、 註釋、 文件摘要資訊,以及個人資訊。若要從共用活頁簿、 第一份和關閉共用活頁簿功能移除這項資訊。

本文內容

尋找並移除隱藏資料及個人資訊

隱藏資料及個人資訊的類型

[文件檢查] 可尋找和移除的資訊

[文件檢查] 可尋找但無法移除的資訊

尋找並移除隱藏資料及個人資訊

您可以使用 [文件檢查] 尋找並移除活頁簿中隱藏的資料及個人資訊。建議您先使用 [文件檢查],再共用活頁簿的電子複本,例如先檢查電子郵件附件中的活頁簿。

  1. 開啟想要檢查是否有隱藏資料及個人資訊的活頁簿。

  2. 按一下 [檔案] > [另存新檔],然後在 [檔案名稱] 方塊中輸入不同的名稱,藉此儲存原始活頁簿的複本。

    重要: 使用 [文件檢查] 時,建議您在原始活頁簿的複本上使用,因為 [文件檢查] 所移除的資料不一定都可以還原。

  3. 在原始活頁簿的複本中,按一下 [檔案] > [資訊]

  4. 按一下 [查看問題],然後按一下 [檢查文件

  5. 在 [文件檢查] 方塊中,核取您想要檢查的隱藏內容類型的方塊。更多的個別偵測器的詳細資訊,請參閱尋找和移除的資訊文件檢查

  6. 按一下 [檢查]

  7. 檢閱 [文件檢查] 方塊中的檢查結果。

  8. 若想從文件中移除隱藏內容,請按一下該類檢查結果旁的 [全部移除]

    重要: 

    • 如果您移除活頁簿中的隱藏內容,有可能無法藉由按一下 [復原] 來還原內容。

    • 如果移除含有資料的隱藏列、欄或工作表,則可能會變更活頁簿中的計算或公式結果。如果您不知道隱藏列、欄或工作表所包含的資訊,請關閉 [文件檢查],將隱藏的列、欄或工作表取消隱藏,然後檢閱其內容。

    • [註解和註釋][文件摘要資訊與私人資訊][頁首及頁尾] 無法用於檢查已儲存為共用活頁簿的活頁簿 ([校閱] > [共用活頁簿])。這是因為共用活頁簿會使用個人資訊來讓不同的人員共同使用同一個活頁簿。若要從共用活頁簿移除這項資訊,您可以複製活頁簿,然後再取消共用。若要取消共用活頁簿,請按一下 [校閱] > [共用活頁簿] 並取消核取 [允許多人同時修改活頁簿] 方塊。

      附註: 取消共用無法在 Microsoft Excel Starter 2010 使用。若要取消共用,您必須使用完整版的 Excel。

    • 如果想要從儲存為 OpenDocument 試算表 (.ods) 格式的試算表中移除隱藏資料和個人資訊,則每次以這個格式儲存試算表時,都必須執行 [文件檢查]。

頁首

隱藏資料及個人資訊的類型

Excel 活頁簿中可以儲存多種類型的隱藏資料及個人資訊。當您在 Excel 中檢視活頁簿時,可能無法立即看到這些資訊,但其他人或許可以檢視或擷取該資訊。

隱藏資訊可能包含 Excel 為了讓您與其他人共同使用活頁簿而新增到活頁簿的資料,也可能包含您刻意指定為隱藏的資訊。

例如,以下所列項目可能是活頁簿中的隱藏資料與個人資訊項目的來源:

  • 註解及筆跡標註     如果您是與其他人共同建立活頁簿,則活頁簿可能含有註解及筆跡標註這類的項目。此資訊可以讓其他人看到共同建立活頁簿之人員的名稱、檢閱者的註解及對活頁簿的變更。

  • 文件摘要資訊與個人資訊    文件摘要資訊,也就是中繼資料,包括您的活頁簿,例如作者、 主旨和標題的詳細資料。文件摘要資訊也包含的資訊,會自動維護的 Office 程式,例如最近儲存的日期建立文件時,在活頁簿之人員的名稱和位置 (Excel 2013 或更新版本) 的文件。如果您使用的特定功能,您的文件也可能包含其他類型的個人識別資訊 (PII),例如電子郵件標題、 傳送的檢閱資訊、 傳閱名單、 印表機內容 (例如,印表機路徑和安全列印密碼),以及用於發佈網頁的檔案路徑資訊。

  • 頁首及頁尾     活頁簿可能包含頁首及頁尾中的資訊。

  • 隱藏的列、欄及工作表     活頁簿可能包含隱藏的列、欄甚至一整個工作表。如果您散佈內含隱藏列、欄或工作表的活頁簿複本,其他人可能可以將這些列、欄或工作表取消隱藏,並且檢視其中所含的資料。

  • 文件伺服器屬性     如果活頁簿是儲存在文件管理伺服器上的某個位置,例如儲存在以 Microsoft Windows SharePoint Services 為基礎的文件工作區網站或文件庫,則文件可能會含有其他文件摘要資訊或與此伺服器位置相關的資訊。

  • 自訂 XML 資料     活頁簿可能包含文件本身看不到的自訂 XML 資料。[文件檢查] 可以尋找並移除這類 XML 資料。

  • 隱藏的內容     活頁簿可能包含因為採用不顯示格式而看不見的物件。

  • 外部連結    活頁簿可能包含連結連至其他活頁簿資料 (外部連結)。 包含該資料之工作表的名稱會隨活頁簿一併儲存,但可能不會顯示。

  • 內嵌的檔案或物件    活頁簿可能包含內嵌檔案 (例如 Office 或文字文件) 或內嵌物件 (例如圖表或方程式),這些項目可能包含隱藏的資料。

  • VBA 程式碼的巨集    活頁簿可能包含巨集、VBA 模組、COM 或 ActiveX 控制項、使用者表單,或使用者定義函數 (UDF),這些項目可能包含隱藏資料。

  • 可能包含快取資料的項目    活頁簿可能包含樞紐分析表、樞紐分析圖、交叉分析篩選器、時間表及 Cube 公式的快取資料,這些資料可能不會顯示。

  • Excel 問卷    活頁簿可能包含隱藏的 Excel 問卷問題;這些問題是在 Excel Online 中輸入並隨活頁簿一併儲存,但不會顯示。

  • 分析藍本管理員的分析藍本    活頁簿可能包含使用分析藍本管理員所定義的分析藍本。 這些分析藍本可能包含快取或隱藏的資料。

  • 篩選    活頁簿可能啟用自動篩選或表格篩選器,可能導致快取資料或隱藏資料隨活頁簿一併儲存。

  • 隱藏名稱    活頁簿中可能包含隱藏名稱,這些隱藏名稱可能是隱藏資料的來源。

[文件檢查] 可尋找和移除的資訊

在 Excel 中,[文件檢查] 會顯示偵測到的項目,協助您尋找並移除 Excel 活頁簿中特有的隱藏資料及個人資訊。 下表列出 [文件檢查] 可在活頁簿中尋找並移除的隱藏資料與個人資訊類型。

附註: 

  • 表格中所列的 Excel 功能在 Microsoft Excel Starter 2010 中不完全都受到支援。 如需 Excel Starter 中可用功能的詳細資訊,請參閱 Excel Starter 功能支援

  • 如果貴組織在 [文件檢查] 中新增自訂檢查模組,您可能會看到其他類型的資訊。

如果是這些項目:

[文件檢查] 可尋找和移除:

註解和註釋

  • 註解

  • 筆跡標註

附註: Excel Starter 2010 中,文件檢查只會移除註釋。

文件摘要資訊與私人資訊

  • 文件摘要資訊,其中包含 [文件摘要資訊] 對話方塊之 [摘要][統計資料][自訂] 索引標籤中的資訊

  • (Excel 2013 或更新版本)文件的位置,按一下 [全部移除] 現有的文件位置時將清除從檔案。文件的位置不會回到時儲存在您關閉 Excel 2013 之前的檔案新增或更新版本,然後再重新開啟檔案。

  • 電子郵件標題

  • 傳閱名單

  • 檢閱傳送功能資訊

  • 文件伺服器內容

  • 文件管理原則資訊

  • 內容類型資訊

  • 使用者名稱

  • 印表機路徑資訊

  • 分析藍本註解

  • 用於發佈網頁的檔案路徑

  • 已定義之名稱及表格名稱的註解

  • 非使用中的外部資料連線

頁首及頁尾

  • 工作表頁首中的資訊

  • 工作表頁尾中的資訊

隱藏的列與欄

  • 隱藏的列

  • 含有資料的隱藏欄

    附註: 

    • 如果活頁簿中的隱藏欄不含資料而且位於含有資料的欄之間,系統也會偵測到這些空白隱藏欄並且加以移除。

    • 如果活頁簿中的隱藏列或隱藏欄含有資料,移除這些列或欄可能會變更活頁簿中計算或公式的結果。如果您不知道隱藏列或隱藏欄所含有的資訊,請關閉 [文件檢查],將隱藏的列或欄取消隱藏,然後檢閱其內容。

    • 這項檢查不會偵測隱藏欄中的圖案、圖表、控制項、Microsoft ActiveX 物件和控制項、圖片或 SmartArt 圖形。

    • 如果是資料表頁首]、 [清單標頭] 或 [樞紐分析表的一部分,不會移除隱藏的列或隱藏的資料行。這些列和欄是取消隱藏。

隱藏的工作表

  • 隱藏的工作表

    附註: 如果活頁簿中的隱藏工作表含有資料,移除這些工作表可能會變更活頁簿中計算或公式的結果。如果您不知道隱藏工作表所含有哪些資訊,請關閉 [文件檢查],將隱藏的工作表取消隱藏,然後檢閱其內容。

自訂 XML 資料

  • 可能儲存在活頁簿中的自訂 XML 資料

隱藏的內容

  • 由於格式設定為不顯示而未顯示的物件

    附註: [文件檢查] 無法偵測到遭其他物件覆蓋的物件。

[文件檢查] 可尋找但無法移除的資訊

[文件檢查] 會在活頁簿中偵測下列可能包含未顯示之資料的項目。 [文件檢查] 無法為您移除這些項目,因為這可能會導致活頁簿無法正常運作。 您可以檢查找到的每一個項目,並判定是否要手動移除,或將其取代為不含隱藏資料的項目,例如靜態圖片。

如果是這些項目:

[文件檢查] 可尋找:

外部連結

連至其他活頁簿資料的連結。 包含隨活頁簿一併儲存但未顯示之資料所屬的工作表之名稱。 外部連結包含的外部參照會用於:

  • 工作表儲存格

  • 名稱

  • 物件,例如文字方塊或圖案

  • 圖表標題

  • 圖表資料數列

內嵌的檔案或物件

可能包含活頁簿中未顯示之資料的內嵌檔案 (例如 Office 或文字文件) 或內嵌物件 (例如圖表或方程式)。 以下是部分物件類型的範例:

  • 點陣圖圖像物件

  • Microsoft Equation 3.0 物件

  • Microsoft Graph 圖表物件

  • Microsoft PowerPoint 簡報物件

  • Microsoft Visio 繪圖物件

  • Microsoft Word 文件物件

  • OpenDocument 文字物件

VBA 程式碼的巨集

可能包含活頁簿中之隱藏資料的巨集或 VBA 項目。 這包括:

  • 巨集,包括 Excel 4.0 巨集表 (XLM)

  • VBA 模組

  • COM 或 ActiveX 控制項

  • 使用者表單,包括 Excel 5.0 表單

  • 使用者定義函數 (UDF)。

包含快取資料的 BI 功能

可能包含隨活頁簿一併儲存之快取資料的 BI 功能,可能包含不會顯示的資料。 [文件檢查] 會檢查是否有下列可能包含 PivotCache、SlicerCache 或 Cube 公式快取的項目:

  • 樞紐分析表和樞紐分析圖

  • 交叉分析篩選器和時間表

  • Cube 公式

Excel 問卷

在 Excel Online 中建立並隨活頁簿一併儲存卻不會顯示的 Excel 問卷問題。

分析藍本管理員的分析藍本

使用分析藍本管理員定義的分析藍本,可能會導致快取或隱藏資料隨活頁簿一併儲存。

篩選

篩選可能是活頁簿中出現快取或隱藏資料的原因。 [文件檢查] 會檢查是否有自動篩選與資料表篩選器套用至您的資料。

隱藏名稱

可能儲存活頁簿中之隱藏資料的隱藏名稱。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×