追蹤 SharePoint 文件庫中檔案的版本

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可以追蹤從 Windows SharePoint Services 3.0 網站或 Microsoft Office SharePoint Server 2007 網站上文件庫中取出之檔案的版本,前提是必須開啟文件庫的版本設定功能。

附註: 雖然您可以從 SharePoint 文件庫內完成大部分的程序,但本文的重點是放在要如何從 2007 Microsoft Office system 程式內執行這些程序。如需有關從 SharePoint 文件庫內執行這些程序的詳細資訊,請參考 [請參閱] 一節中的連結。

本文內容

使用主要與次要版本

開啟文件庫的版本設定功能

將檔案儲存為主要或次要版本

檢視檔案舊版本的摘要資訊

檢視檔案的舊版本

還原檔案的舊版本

使用主要與次要版本

如果開啟了 SharePoint 文件庫的版本設定功能,檔案的舊版本會儲存在文件庫中,這樣您就可以查看舊版本的資訊、檢視舊版本,甚至以舊版本來取代目前的版本,完全不需要離開 2007 Office 發行 程式。追蹤 SharePoint 文件庫中檔案的版本可讓您將內容修訂的管理工作做得更好。當數個人共同合作建立一個檔案時,或是當檔案會經過數個發展和審閱階段時,版本設定功能會特別有用,因為您可以比較不同版本之間的變更。

若要使用儲存在 SharePoint 文件庫中之檔案的各個版本,必須先從已經開啟版本設定功能的 SharePoint 文件庫來開啟該檔案。從文件庫開啟檔案後,[Office 按鈕] 底下就會出現額外的 [伺服器] 選項以及版本設定選項。

開啟了版本設定功能的文件庫,可以設定成只追蹤檔案的主要版本,或者也可以設定成追蹤主要與次要版本。

下面是同時追蹤主要與次要版本的主要益處:

  • 當檔案發生重大變更時,可以很容易看出來。

  • 文件庫可以設定成只有特定人員才能檢視次要版本,這樣您就可以在草稿上工作,而不是文件庫的所有使用者都能看到它。

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開啟文件庫的版本設定功能

若要保留檔案的舊版本,必須先從 SharePoint 文件庫內開啟版本設定功能。

附註: 若要啟用版本設定功能,您必須具有設計清單或文件庫的權限。

  1. 在 SharePoint 網站上,開啟您要啟用版本設定功能的文件庫。

    1. 按一下 [設定] 功能表 [設定] 功能表 ,針對您要開啟的文件庫的類型的設定。

      例如,在文件庫中,請按一下 [文件庫設定]。

  2. 按一下 [一般設定] 底下的 [版本設定]

  3. [文件版本歷程記錄] 底下,選取您要的版本設定類型:

    • 若只要追蹤主要版本,請按一下 [建立主要版本]

    • 若要同時追蹤主要與次要版本,請按一下 [建立主要和次要 (草稿) 版本]

  4. 按一下 [確定]

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將檔案儲存為主要或次要版本

下列程序是從取出文件庫中的檔案開始,因為您是在將檔案存回文件庫時,才需要選擇將它儲存為主要或次要版本。如果文件庫同時追蹤主要與次要版本,而您沒有從文件庫取出檔案就對它進行變更,當您儲存該檔案時,它就會自動儲存為次要版本。如果您先取出檔案,就有機會可以選擇要將它儲存為哪一種版本,並且可以提供有關此版本的註解。

  1. 在文件庫中,按一下文件名稱,以便在 2007 Office 發行 程式中開啟此文件。

  2. 若要取出檔案,請依序按一下 [Office 按鈕] Office 按鈕圖像[伺服器][取出]

    根據預設,Word 文件通常會以全螢幕模式開啟,如果文件發生這種情況,您必須按一下 [關閉] 以切換到整頁模式,才算完成這個步驟。

  3. 編輯檔案。

  4. 若要存回檔案,請依序按一下 [Office 按鈕] Office 按鈕圖像[伺服器][存回]

  5. 如果您收到提示訊息,詢問是要存回成主要或次要版本,請按一下 [次要版本] (若是做了次要變更) 或 [主要版本] (若是做了主要變更)。

    • 您可以將主要版本想成是已發佈的檔案,具有此檔案讀取權限的任何人都可以查看此檔案。

    • 您可以將次要版本想成是草稿,只有具有此檔案編輯權限的人才能查看此檔案。

      附註: 在文件庫的 [文件庫設定] 中,[版本設定][草稿項目安全性] 區段中的設定會決定誰可以檢視草稿。

  6. 加上版本註解 (如果有需要),然後按一下 [確定]

附註: 如果文件庫是設定成在發佈某個版本之前需要經過核准,則文件庫的其他使用者將無法檢視該檔案,直到核准為止。此外,選取要存回檔案的方式後,可能會出現一個工作流程表單。如需有關誰可以檢視草稿以及有關工作流程表單的詳細資訊,請參考 [請參閱] 一節中的連結。

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檢視檔案舊版本的摘要資訊

在 2007 Office 發行程式中檢視或編輯檔案的同時,還可以檢視檔案舊版本的摘要資訊 (中繼資料);此摘要資訊包含檔案變更時間以及變更者等資訊。在文件庫中,版本歷程記錄還可能包含使用者對於其所做變更的註解。

附註: 這個程序只適用於已經開啟版本設定功能的文件庫中的檔案。

  1. 在 2007 Office 發行 程式中開啟檔案,然後依序按一下 [Office 按鈕] Office 按鈕圖像[伺服器][檢視版本歷程記錄]

    每個版本已修改時,人員所做的變更,並包含任何註解,版本儲存的檔案名稱] 對話方塊會顯示所有檔案,以及資訊版本號碼,例如舊版的清單。

    若要查看完整的註解,請按一下位於 [註解] 欄中的註解,以開啟 [存回註解] 對話方塊。

    附註: 如果您的文件庫已設定為允許主要與次要版本,版本儲存的檔案名稱] 對話方塊的[否]。欄會使用編號可以顯示您的主要和次要版本的。數字的指定主要版本與次要版本已指定的小數位數的數字。

您也可以從文件庫內檢視版本歷程記錄。如需詳細資訊,請參考 [請參閱] 一節中的連結。

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檢視檔案的舊版本

在 2007 Office 發行 程式中檢視或編輯檔案的同時,還可以檢視檔案的舊版本,而不會覆寫目前的版本。如果是 .aspx 檔,您只能檢視有關檔案變更的詳細資訊,而無法檢視檔案所建立的實際頁面。

附註: 這個程序只適用於已經開啟版本設定功能的文件庫中的檔案。

  1. 依序按一下 [Office 按鈕] Office 按鈕圖像[伺服器][檢視版本歷程記錄]

  2. 版本儲存的檔案名稱] 對話方塊中,按一下您想要檢視舊版本,然後按一下 [開啟

您也可以從文件庫內檢視舊版本。如需詳細資訊,請參考 [請參閱] 一節中的連結。

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還原檔案的舊版本

不小心將目前的版本搞碴了?或者需要還原所刪除的部分內容?在 2007 Office 發行 程式中檢視或編輯檔案的同時,還可以輕鬆地以舊版本來取代目前的版本;目前的版本則會變成版本歷程記錄中的某個舊版本。

附註: 這個程序只適用於已經開啟版本設定功能的文件庫中的檔案。

  1. 依序按一下 [Office 按鈕] Office 按鈕圖像[伺服器][檢視版本歷程記錄]

  2. 在 [版本儲存的檔案名稱] 對話方塊中,按一下您要還原的上一個版本,然後按一下還原

您也可以從文件庫內以舊版本來取代目前的檔案。如需詳細資訊,請參考 [請參閱] 一節中的連結。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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