追蹤潛在銷售商機在 Business Contact Manager

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

商機記錄儲存潛在的銷售訂單的相關資訊,以及可協助您追蹤您與目前或潛在客戶的成長銷售關係。

本文將說明如何使用商機記錄,以及在錄製的產品或服務將客戶和客戶互動感興趣的詳細的資訊。

您想要做什麼?

建立商機記錄

開啟 [商機] 表單

完成 [商機] 表單

自訂 [商機] 表單上的清單

自訂銷售階段和銷售活動

刪除銷售階段和銷售活動

編輯商機記錄

變更的客戶或商務連絡人連結至商機記錄

通訊歷程記錄項目連結至商機記錄

將商機指派給同事

關閉標示商機

追蹤工作所需關閉或 win 商機

建立商機記錄

您建立的每個商機記錄,您必須將其連結至帳戶或商務連絡人記錄。您可以新增通訊歷程記錄項目,例如商務記事、 工作、 約會、 電話記錄,以及檔案,以追蹤客戶互動商機記錄。這些歷程記錄項目也會加入至連結的客戶或商務連絡人的歷程記錄。

如果您想要自訂包含銷售階段和活動,請參閱自訂銷售階段和銷售活動。如果您想要自訂 [商機] 表單新增或移除欄位,請參閱建立及自訂記錄類型和清單

頁面頂端

開啟 [商機] 表單

  1. 在 [功能窗格] 中的 [Business Contact Manager] 下,按一下 [銷售]

  2. 若要開啟新的空白商機表單,請在功能區按一下 [新的商機

  3. 若要開啟現有的商機記錄,[商機] 索引標籤中,按兩下您想要開啟的商機記錄。

頁面頂端

完成 [商機] 表單

  1. 輸入或選取您要記錄在 [商機] 表單上的資訊。

    表單包含下列頁面︰

    一般。此頁面包含商機,以及狀態、 來源和財務字詞的一般資訊。

    商機資訊

    • 商機標題(必要)。輸入商機的名稱。

    • 若要指派。按一下會追蹤及關閉機會之人員的名稱。

      [指派至]清單中包含的員工與您共用,或授與存取權,Business Contact Manager 資料庫的名稱。如需有關如何新增名稱和共用您的資料庫,請參閱共用 Business Contact Manager 資料與其他使用者

    • [類型]。按一下 [潛在的銷售訂單的記錄類型]。

    連結的客戶或商務連絡人

    • 連結至(必要)。按一下以選取帳戶或連結至這個機會商務連絡人連結至] 按鈕。如需有關如何完成] 對話方塊中的詳細資訊,請參閱選取要連結的 Business Contact Manager 記錄

      附註: 商機可能只能連結至一個客戶或商務連絡人類型的記錄。

    銷售資訊

    • 機率。輸入百分比,表示有機會將發展成銷售活動的可能性。機率百分比用來計算預期營收根據產品和服務產品及服務] 區段中所列的總計。

    • 預期營收。預期營收會自動計算,使用機率百分比,以及產品和服務產品及服務] 區段中所列的總計。

    • 結束日期]。按一下您所預期的銷售日期。

    • 付款條件。按一下客戶使用支付的產品或服務的方法。

    • 到期日。按一下優惠到期的日期。

    • 遞送日期。按一下 [您的客戶報價遞送日期]。

    產品和服務

    新增產品和服務項目感興趣的客戶。

    請執行下列其中一項操作:

    • 新增 . 若要新增的新的產品或服務項目,按一下 [新增]。

      在 [新增產品或服務] 對話方塊,對話方塊中,輸入或選取您想要的資訊。如需完成新增產品或服務表單的詳細資訊,請參閱管理您的產品和服務 Business Contact Manager 中

    • [編輯]。變更項目,按一下項目,然後再按一下 [編輯

    • [移除]。從清單中刪除項目,按一下,然後再按一下 [移除

    來源資訊

    • 來源。按一下 [來源的機會,例如行銷活動所產生的客戶的名稱或商機類型]。

    • 由啟動。按一下以選取帳戶、 商務連絡人或產生的這個機會的行銷活動的名稱。

      行銷活動的名稱會用來追蹤導因於特定的活動的商機數。當您按一下行銷活動在此欄位中的名稱時, Business Contact Manager for Outlook會將有機會在行銷活動追蹤頁面。

    • 競爭對手。輸入任何競爭對手提醒您,好讓您可以提供更佳的價格或更好的服務,請核取其價格的名稱。

    銷售階段和活動

    • 銷售階段。選取機會,在 「 銷售的階段,如此一來,您可以追蹤進度。

      您可以自訂這個清單包含唯一貴公司的銷售階段資訊。按一下 [編輯此清單] ,請參閱自訂銷售階段和銷售活動

      選取記錄的關閉得標] 或關閉遺失鎖定銷售階段為唯讀檔案。關閉得設定為 100%; 的機率關閉遺失設定為 0%的機率。

    • 提醒。選取 [提醒] 核取方塊,收到關於這個機會 Outlook 提醒]。按一下您想要提醒的時間與日期。

    詳細資料。此頁面包含註解或機會的相關附註

    您可以貼上來自其他檔案的註解,或直接到記錄中新增註解。若要錄製的日期和時間,您新增註解,請按一下 [新增時間戳記

    歷程記錄。[記錄] 頁面會列出所有通訊歷程記錄項目連結至商機記錄。

    您可以按一下 [新增] 按鈕,然後連結至記錄的 [項目,例如商務記事、 電話記錄、 約會或工作建立商機的相關詳細歷程記錄。

  2. 當您完成填寫表單時,按一下 [儲存並關閉]。

  3. 輸入您要記錄在 [商機] 表單上的資訊。

  4. 當您完成輸入表單上的資訊時,按一下 [儲存並關閉]。

    如果您正在建立數字的商機記錄,按一下 [儲存並新增]以儲存變更,並開啟新的 [商機] 表單。

頁面頂端

自訂 [商機] 表單上的清單

Business Contact Manager for Outlook使用多標準商務字詞,但您也可以建立自己的銷售字詞、 付款費率和其他項目具有特定資訊您的業務需要。

每個可自訂的清單包含編輯此清單]選項。選取此選項可開啟的對話方塊,您可以在其中新增或編輯您的商務術語。在 [商機] 表單中,您可以自訂下列欄位的清單︰類型付款條件來源銷售階段的清單。

在 [自訂清單的詳細資訊,請參閱建立及自訂記錄類型和清單

頁面頂端

自訂銷售階段和銷售活動

在Business Contact Manager for Outlook,您可以追蹤完成如果您想要轉換的實際的客戶的潛在客戶所需的所有工作。在潛在客戶表單上,提供銷售階段與活動的預設設定,但您可以自訂這個資料以符合您的業務需求。

附註: 只有資料庫擁有者可以自訂銷售階段和銷售活動。

資料庫擁有者,您可以變更 [名稱] 和 [任何銷售階段的順序,及更新名稱、 順序或任何銷售階段中的銷售活動的持續時間。您也可以設定銷售活動的提醒。

  1. 開啟 [修改銷售階段和銷售活動] 對話方塊,執行下列其中一項︰

  2. 在功能區 [常用] 索引標籤的 [自訂] 群組中,按一下 [銷售階段]。

  3. 按一下 [檔案] 索引標籤。在 [ Business Contact Manager ] 索引標籤上的 [自訂],然後按一下 [修改銷售階段和銷售活動

  4. 若要新增至您的程序的階段,按一下 [新增銷售階段、 輸入新的銷售階段的名稱,然後按一下[確定]。若要在清單中向上或向下移動銷售階段使用箭號按鈕。

  5. 若要新增的銷售階段步驟,按一下 [新增至銷售活動]、 輸入活動的名稱,然後按一下的活動所花的時間長度。按一下[確定] 以關閉 [新增銷售活動] 對話方塊,然後使用箭號按鈕在清單中向上或向下移動活動。

    編輯 [銷售活動] 對話方塊,其後為 [修改銷售階段和銷售活動] 對話方塊

  6. 若要修改銷售階段 」 或 「 銷售活動] 清單中的,按一下] 清單中的項目,然後按一下編輯。更新隨後會開啟的對話方塊中的資訊,然後按一下[確定]

您無法編輯關閉贏得關閉遺失的銷售階段。

  1. 若要重新排序清單,請按一下銷售階段或銷售活動,然後使用箭號按鈕,在清單中向上或向下移動。如果您要移動的銷售階段,其相關聯的銷售活動的所有會隨著移動。

  2. 核取記號會指出哪個銷售階段為預設銷售階段為所有新的商機記錄。若要設定不同的預設的銷售階段,按一下您要使用的項目,然後按一下 [設成預設值。若要移除的預設設定,[銷售階段,然後清除預設

  3. 選取要建立具有指定之的工期每個銷售活動的提醒] 核取方塊。提醒] 會出現在 [商機] 表單。

頁面頂端

刪除銷售階段和銷售活動

銷售階段 」 或 「 銷售活動移除Business Contact Manager for Outlook可能會影響目前的商機記錄中的資訊。

刪除至銷售活動會移除活動,從清單中,以及從包含該活動的記錄。任何商機記錄,包含已刪除的活動不會再顯示,即使活動已標示為完成的記錄。

刪除的銷售階段會從清單中,移除階段,並使用每筆記錄中建立空白的項目。例如已刪除的銷售階段中的商機記錄記錄重新開啟時,會顯示空白的銷售階段欄位。當您刪除銷售階段時,您可以選擇將它取代另一個銷售階段,或空白的欄位。如果您使用其他的銷售階段取代,您可以從該階段中新增活動來取代階段。否則,活動,則會刪除與銷售階段。

  1. 開啟 [修改銷售階段和銷售活動] 對話方塊,執行下列其中一項︰

  2. 在功能區 [常用] 索引標籤的 [自訂] 群組中,按一下 [銷售階段]。

  3. 按一下 [檔案] 索引標籤。在 [ Business Contact Manager ] 索引標籤上的 [自訂],然後按一下 [修改銷售階段和銷售活動

  4. 若要刪除的銷售活動,從清單中,選取活動,然後按一下刪除

  5. 若要刪除的銷售階段,從清單中選取階段,然後按一下刪除。在 [刪除項目] 對話方塊中,選取另一個銷售階段,若要取代的已刪除的項目,或將 [取代為] 欄位保留空白。

  6. 如果您選取的替代銷售階段,您可以再選取將所有的銷售活動從已刪除的銷售階段移到取代銷售階段的核取方塊。活動將會新增到現有的 [活動] 清單中,最上方,您可以使用箭號按鈕,來重新排列它們。

頁面頂端

編輯商機記錄

  1. 在 [功能窗格] 中的 [Business Contact Manager] 下,按一下 [銷售]

  2. 在 [商機] 索引標籤上的工作區中,按兩下您想要開啟的記錄。

    您可以檢視記錄的資訊,而不使用銷售工作區開啟它。從任何索引標籤,按一下您感興趣的記錄。讀取窗格] 中,會顯示該記錄的詳細資料。如需有關使用銷售工作區的詳細資訊,請參閱掌控 Business Contact Manager 工作區

  3. 您可以在開啟的記錄下列任何一項︰

    • 編輯的資訊。輸入新的資訊,然後視需要進行的變更。完成變更後,按一下 [儲存並關閉]。

    • 列印記錄。

      [列印] 命令位於何處?

      按一下 [檔案] 索引標籤按一下 [列印] 索引標籤,然後按一下您要的選項。

    • 若要連結的客戶或商務連絡人傳送電子郵件訊息。在 [通訊] 群組中,按一下 [電子郵件]。

    • 設定客戶或商務連絡人的約會。在 [通訊] 群組中,按一下會議邀請

    • 分類的記錄。在 [標籤] 群組中,按一下 [分類],然後再按一下您要新增這筆記錄的類別。如需的資訊分類的記錄,請參閱使用記錄在 Business Contact Manager

    • 刪除記錄。按一下 [刪除]。

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變更的客戶或商務連絡人連結至商機記錄

  1. 在 [功能窗格] 中的 [Business Contact Manager] 下,按一下 [銷售]

  2. 在 [商機] 索引標籤中,按兩下您想要變更的商機記錄。

  3. 在 [連結的客戶或商務連絡人],按一下 [連結至]。

  4. 在 [連結至客戶或商務連絡人] 對話方塊中的項目類型] 清單中,按一下記錄類型,例如帳戶所有的商務連絡人類型

  5. 在清單中按一下您想要連結的記錄。或者,若要搜尋的一筆記錄,請在搜尋方塊中輸入的名稱。

    若要新增一筆新記錄,請按一下 [新增] 按鈕,,然後完成表單。

  6. 按一下 [連結至要新增的帳戶或商務連絡人,然後按一下 [確定] 以返回商機記錄。

  7. 按一下 [儲存並關閉]

附註: 商機可以連結至一個客戶或商務連絡人為基礎的記錄類型。

頁面頂端

通訊歷程記錄項目連結至商機記錄

任何類型的商機相關的通訊可以輕鬆地連結至記錄,以讓您追蹤的所有客戶連絡人。如果您呼叫的客戶或商務連絡人連結至商機記錄,以建立電話記錄。如果您已從會議,請輸入分鐘內商務記事或原始的 Outlook 會議邀請。設定與您的客戶的會議,然後連結至商機記錄的 [約會。

從開啟的商機記錄建立的任何通訊歷程記錄項目會自動連結到記錄中。

若要建立通訊歷程記錄項目的自動連結至商機記錄,請完成下列程序。

  1. 開啟 [商機] 表單

  2. 在功能區 [常用] 索引標籤的 [顯示] 群組中,按一下 [記錄]。

  3. 按一下 [新增] 按鈕,並按一下下列項目,其中一項︰

    • 商務記事

    • 電話記錄

    • 工作

    • 郵件

    • 約會

    • 檔案

    您無法建立新的檔案,但您可以選取您要連結至商機記錄的電腦上的檔案。

  4. 完成您的新項目的表單,然後按一下 [儲存並關閉] 或 [傳送適用。

若要連結至商機記錄的現有的電子郵件或約會,請開啟電子郵件訊息或約會,然後,在功能區中,按一下 [連結至記錄。在 [項目類型] 清單中按一下商機,然後按一下您想要連結的電子郵件訊息或約會的機會。

頁面頂端

將商機指派給同事

Business Contact Manager for Outlook儲存資料庫中的商務資料。您可以指定商機記錄,您已與其共用資料庫的任何人皆可。

  1. 開啟商機記錄您想要指派。您也可以選取多筆記錄。

如何選取多筆記錄?

若要選取彼此相鄰的記錄,請按 SHIFT 鍵,然後按一下要新增之群組的第一筆及最後一筆記錄。若要選取不相鄰的記錄,請按 CTRL 鍵,然後按一下個別的記錄。若要選取全部記錄,按一下其中一筆記錄,然後按 CTRL+A 鍵。

  1. 在功能區的 [動作] 群組中,按一下 [指派至] ,然後按一下您要指派機會,在該人員的名稱。

頁面頂端

關閉標示商機

  1. 開啟商機記錄,您想要標記為已關閉。

  2. 在 [商機] 索引標籤中,按兩下您要關閉商機記錄。

  3. 底下銷售活動銷售階段] 清單中,按一下 [關閉贏得至關閉商機而導致銷售,或關閉遺失,若要關閉的是不會產生銷售商機。

  4. 您也可以在關閉日期] 方塊中,按一下有機會在關閉的實際日期。

  5. 按一下 [儲存並關閉]

    如何關閉同時列出幾個商機的相關資訊,請參閱同時編輯 Business Contact Manager 記錄

頁面頂端

追蹤工作所需關閉或 win 商機

除了建立銷售完成的工作,您可以建立包含不同的工作的產品或服務之後已贏得機會,其中提供商務專案 。您可以將整體商務專案指派給同事,並將專案中的個別工作分派給不同的同事。商務專案記錄必須連結至客戶或商務連絡人。

若要建立商務專案的商機記錄,請完成下列程序。

  1. 開啟商機記錄,您想要使用。

  2. 在功能區中 [商務專案] 群組中,按一下 [建立專案]。

  3. 建立商務專案] 對話方塊隨即開啟。在清單中,按一下您想要使用,否則按一下 [不使用範本的範本。

  4. 在 [專案名稱] 方塊中,使用預設的名稱,這是有機會在所選的名稱,或輸入不同的商務專案的名稱。

  5. 連結至] 方塊中顯示的客戶或商務連絡人連結至所選的商機。若要選擇不同的客戶或商務連絡人記錄,請按一下 [連結]。

  6. 您也可以輸入專案的開始日期,然後再按一下[確定]。

  7. 在商務專案記錄開啟的視窗中,輸入您想要新增的任何資訊︰

    • 若要新增到專案的客戶及商務連絡人,相關客戶及商務連絡人] 區段中按一下 [新增

    • 若要新增工作],在 [專案任務資訊] 區段中,按一下 [新增]。

如需完成的商務專案和專案工作表單的詳細資訊,請參閱使用 Business Contact Manager 中的專案工作

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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