輕鬆建立報表

報表的各個部分

老闆欣賞您處理資產追蹤資料庫的方式,但是她必須在會議中簡報一些資訊,而且很快就要拿到這些資訊。 這是建立報表的時候了。

報表是資料庫的最終成品。 它們會結合資料庫中的原始內容與足夠的資訊,以便使這些內容是有意義的,並以視覺方式呈現結果。 例如,如果您需要使用圖表或圖形,可使用報表。 報表也是格式化及列印資料的最佳方式,很適合用於摘要資料。 例如,您可以依供應商群組資產,然後計算每個群組的小計與所有群組的合計。

在 Access 中,報表是由區段組成。

  1. [報表首] 區段可以出現在報表的頂端,而 [頁首] 區段可以位於報表中每個頁面的頂端。 報表首通常會包含標題和圖像 (例如公司標誌)。 [頁首] 通常包含欄名。

  2. 如果您想要在報表中群組資料,您會看到 [群組首]。 此區段會列出資料可群組的欄位。 例如,若需要查看特定電腦的維修人員,可以依維修技術人員來群組資料。

  3. [詳細資料] 區段是報表本文,即使用者需要看到的資料。 所有報表都必須有 [詳細資料] 區段。

  4. [頁尾] 區段可以出現在多個位置。 例如,您可以建立 [群組尾],並在其中顯示資料群組的總計、計數或平均。 [頁尾] 也可以建立在每個報表頁面的底端,並顯示頁碼等元素。

首尾區段是選用的。 例如,如果不想群組資料,就不需要 [群組首] 或 [群組尾]。 不過,請確定您的報表包含足夠的資訊,以顯現其意義並易於理解。

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