超越 Excel 的專案管理

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

就直說吧,您一直都是使用 Microsoft Excel 試算表來管理專案,也不覺得有任何需要改變的理由。許多人的想法都和您一樣。

很容易在 Excel 中啟動專案計劃,因為它會協助您快速] 清單中所有的專案,排列方式,以及偶數建立類似甘特圖檢視的項目。但試算表落簡短時,若要變更專案的計算。

當您發現自己需要處理多個專案、中斷的排程,以及共用資源時,使用試算表維護排程就變成一項筋疲力竭的工作。Microsoft Project 具有動態排程引擎、資源管理工具,以及更好的溝通支援,可以協助您追蹤專案。

您想要做什麼?

利用企業資源管理

讓 Project 計算日期變更的效果

使用彈性報表的方法

與 Excel 整合

善用企業資源管理

當您使用試算表來追蹤專案單一資源指派到多個專案時,會發生什麼情況?手動或使用協力廠商程式,您必須管理專案計劃,外部資源。資源通常最後不小心過度分派,和您可以花很多時間嘗試重新排程的工作。

使用 Microsoft Project Server,您組織中的所有專案可以從中央、 企業資源資料庫都繪製。這可讓專案經理,若要迅速查看之前的資源分派給任務的資源的顯示狀態 。

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讓 Project 計算日期變更的影響

讓我們假設您是使用試算表來追蹤專案。這個專案有一項任務必須等到另一個專案產生特定交付項目之後,才能開始進行。該交付成果是安排在六月 18 日完成,現在已經是六月 25 日,您還在等待中。要等多久您才能以依靠該交付成果之任務的新日期來更新試算表?如果此任務是接近專案的結尾,或許不必等太久;但如果它是靠近開頭的地方呢?又如果您的專案含有 50 個以上的任務,或 100 個以上的任務呢?

Project 可協助您快速使用其動態排程引擎調整您的專案排程和資源分派。處理日期變更和其效果完美,所有的相依性、 交付項目,與資源分派的帳戶。會將其自動重新計算排程,不僅專案也會醒目提示它已變更,因此您可以快速查看每個排程 shift 的效果的日期。

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使用彈性的報告方法

十分鐘後您的主管要開一個臨時會議,以討論您專案的狀態。您想要帶一份專案進度的報告,但通知開會的時間太倉促,您最多也只能將試算表列印出來,並但願所有資料都是準確的。您想提供主管比較確實的專案報告,但在這種倉促的情況下,使用試算表實在不太可能達成。

使用 Project 中,您可以快速產生使用的範本,將資料匯出至 Microsoft Visio professional 樞紐分析圖的視覺報表。您可以選擇您想要在報表中,包括您已設定您專案的任何自訂欄位醒目提示的欄位,並管理您的會議呈現簡潔、 精簡的報表。

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和 Excel 整合

將專案資料匯出至 Excel,就可以繼續使用其強大的試算表功能,同時還能利用 Project 來追蹤專案的排程與資源。您也可以將 Excel 資料匯入或內嵌至專案計劃中。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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