資訊管理原則簡介

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

組織可以定義及使用 Microsoft Office SharePoint Server 2007 網站上的資訊管理原則,以強制與公司業務流程相容,或是強制施行有關資訊管理的法令或政府政策規定。資訊管理原則可讓網站管理員或清單管理員控制內容的管理方式。

本文內容

何謂資訊管理原則?

如何在網站上使用資訊管理原則

何謂資訊管理原則?

資訊管理原則是針對內容類型的一組規則。資訊管理原則能夠讓組織控制及追蹤一些事務,例如內容保留多久,或者使用者可以對內容採取的動作。資訊管理原則可以幫助組織遵守法律或政府法規,或者單純地實施內部業務流程。例如,政府法規要求組織對於財務報表要實施「適當的控管」,為了要遵守此法規的組織可能會建立一個或多個資訊管理原則,以稽核與財務報表相關之所有文件的製作及核准流程。

Office SharePoint Server 2007 隨附的原則功能

資訊管理原則中的每一條個別規則,都是一項原則功能。Office SharePoint Server 2007 包含許多預先定義的原則功能,組織可以使用個別的功能,或結合使用,以定義網站的資訊管理原則。Office SharePoint Server 2007 中包含的原則功能有:

  • 稽核    稽核原則功能會記錄在文件與清單項目上執行的事件與作業,幫助組織分析使用資訊管理系統的方式。組織可以設定稽核原則功能以記錄事件,例如進行文件或項目的編輯、檢視、存回、取出、刪除或變更權限時。所有的稽核資訊都會儲存在伺服器的單一稽核記錄裡,網站管理員可以進而執行稽核報表。組織也可以使用 Office SharePoint Server 2007 物件模型來編寫自訂事件,並將事件加入稽核記錄。

  • 到期日    到期日原則功能會幫助組織以一致且可追蹤的方式,從網站刪除或移除過期的內容。這項原則功能可以幫助組織管理保留過期內容的相關成本和風險。組織可以設定到期日原則,以指定某些內容類型在特定的日期到期,或者在某一文件活動 (例如建立或編輯) 後計算的時間量內到期。

  • 條碼    條碼原則功能可以讓組織追蹤已從網站列印之文件或清單項目的實體複本。條碼原則功能會為文件建立唯一的識別碼值。使用者可以將該值的條碼圖像插入所建立的 Microsoft Office 文件中,也可以在文件的實體複本上使用條碼,以便在伺服器上搜尋該文件的原始複本。根據預設,條碼均遵守通用 Code 39 標準 (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39)。組織可以使用 Office SharePoint Server 2007 物件模型,來安裝其他條碼提供者。

  • 標籤    標籤原則功能也可以讓組織追蹤已從網站列印之文件或清單項目的實體複本。標籤原則功能也會根據網站管理員或清單管理員指定的內容及格式,自動產生文字標籤。使用者將標籤插入 Microsoft Office 文件中時,會以文件內容裡的資訊自動更新標籤。

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自訂原則功能

組織也可以建立及部署自訂的原則功能,以滿足特定的需求。例如,製造組織可能會想要為所有的產品設計規格草稿文件定義資訊管理原則,以禁止使用者在不安全的印表機上列印這些文件。組織若要定義這樣的資訊管理原則,可以建立並部署列印限制原則功能,然後將功能新增至產品設計規格內容類型的相關資訊管理原則中。

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資訊管理原則與 2007 Microsoft Office system 程式的整合

有許多種方式可以在 2007 Office 發行用戶端程式裡,向使用者公開 Office SharePoint Server 2007 資訊管理原則。您在伺服器上為特定內容類型、清單或文件庫設定資訊管理原則時,可以編寫原則陳述,向處理受此原則規範之內容的使用者顯示。原則陳述可以告知使用者已針對文件實施資訊管理原則,或者可以提供詳細的資訊,例如文件會在一段特定時間後到期。使用者在 2007 Office 發行用戶端程式之一當中開啟受資訊管理原則規範的文件時,會顯示此一原則陳述。此外,如果資訊管理原則包含條碼或標籤原則功能,即可設定原則,要求使用者在嘗試從 2007 Office 發行 用戶端程式儲存或列印 Microsoft Office 文件時,必須將條碼或標籤插入文件。

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如何在網站中使用資訊管理原則

若要實作資訊管理原則,必須在網站上將其新增至清單、文件庫或內容類型。您建立或新增資訊管理原則的位置,會影響原則可以套用的範圍有多大,或者可以使用的範圍有多大。您可以:

  • 建立網站集合原則,然後將此原則新增至內容類型、清單或文件庫     您可以針對網站集合的頂層網站,在網站集合清單中建立網站集合原則。建立了網站集合原則之後,就可以匯出原則,讓其他網站集合的網站管理員能夠將原則匯入至其網站集合原則清單中。建立可匯出的網站集合原則,能夠讓您將組織內各網站的資訊管理原則標準化。

    將網站集合原則新增至網站內容類型,然後將該網站內容類型的執行個體新增至清單或文件庫時,該清單或文件庫的擁有者並不能修改清單或文件庫的網站集合原則。將網站集合原則新增至網站內容類型,是確保網站集合原則會在網站階層之每一層級依循實施的好方法。

    如需詳細資訊,請參閱建立網站集合的資訊管理原則

  • 針對頂層網站之網站內容類型庫建立資訊管理原則,然後將該內容類型新增至一個或多個清單或文件庫     您也可以直接為網站內容類型建立資訊管理原則,然後將該網站內容類型的執行個體與多個清單或文件庫關聯。如果使用這種方法建立資訊管理原則,該內容類型或從繼承該內容類型之網站集合裡的每一個項目,都會具有該原則。如果針對網站內容類型建立資訊管理原則,較難在其他網站集合裡重複使用此資訊管理原則,因為使用這種方法建立的原則無法匯出。

    附註: 若要控管網站集合裡所使用的原則,網站管理員可以直接針對某內容類型停用設定原則功能的能力。實行此限制時,建立內容類型的使用者就只能從網站集合原則清單中選取原則。

    如需建立網站內容類型的資訊管理原則的資訊,請參閱變更網站內容類型

  • 建立清單或文件庫的資訊管理原則     如果您的組織需要將特定的資訊管理原則套用至極少數的內容,您可以建立只套用至個別清單或文件庫的資訊管理原則。這種建立資訊管理原則的方法最沒有彈性,因為原則只會套用至一個位置,而且不能匯出或在其他位置重複使用。不過,某些組織可能需要建立適用性有限的獨特資訊管理原則,來處理特定的情況。

    附註: 

    • 唯有清單或文件庫不支援多種內容類型時,才可以為該清單或文件庫建立資訊管理原則。如果清單或文件庫支援多種內容類型,您必須針對與該清單或文件庫關聯的每一個內容類型,定義個別的資訊管理原則 (與特定清單或文件庫關聯之網站內容類型的執行個體,稱為清單內容類型)。

    • 若要控管網站集合裡所使用的原則,網站管理員可以直接針對某清單或文件庫停用設定原則功能的能力。實行此限制時,管理清單或文件庫的使用者就只能從網站集合原則清單中選取原則。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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