資料庫基礎

本文提供資料庫的簡要概觀,包括什麼是資料庫、為何要使用資料庫,以及資料庫的不同部分有何功能。雖然術語是專門針對 Microsoft Access 資料庫而說明,不過主要概念可適用於所有的資料庫產品。

本文內容

什麼是資料庫?

Access 資料庫的各個部分

什麼是資料庫?

資料庫是一種收集與組織資訊的工具,能用來儲存人員、產品、訂單或其他任何資訊。許多資料庫一開始只是文字處理程式或試算表中的清單,但是當清單越來越大,資料中就會開始出現冗餘與不一致的情形,使得以清單形式呈現的資料變得難以理解,而且搜尋或抽取資料子集合以供檢閱的方法也有限。一旦這類問題開始浮現,最好將資料轉移至由資料庫管理系統 (DBMS) 建立的資料庫,例如 Access 就是一種資料庫管理系統。

電腦化資料庫是一種物件容器。一個資料庫可以容納的資料表不只一個,舉例來說,使用三個資料表的庫存追蹤系統並非使用三個資料庫,而是容納三個資料表的單一資料庫。Access 資料庫除非經過特別設計,專門使用其他來源的資料或程式碼,否則都會將其資料表儲存在單一檔案中,和表單、報表、巨集及模組等其他物件一起。以 Access 2007 格式建立的資料庫 (Access 2016、Access 2013 及 Access 2010 也可使用) 的副檔名是 .accdb,更早版本的 Access 格式資料庫副檔名則是 .mdb。您也可以使用 Access 2016、Access 2013、Access 2010 或 Access 2007 建立較早的檔案格式 (例如 Access 2000 和 Access 2002-2003 格式)。

使用 Access,您可以:

  • 新增資料至資料庫,例如存貨中的新項目

  • 編輯資料庫中的現有資料,例如變更某個項目的現在位置

  • 刪除資訊,例如在某個項目已售出或捨棄時

  • 以不同方式組織及檢視資料

  • 透過報表、電子郵件訊息、內部網路或網際網路與他人共用資料

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Access 資料庫的各個部分

以下各節將簡短介紹典型 Access 資料庫的各個部分。

資料表

表單

報表

查詢

巨集

模組

資料表

按鈕影像 資料庫資料表的外觀類似試算表,資料是以資料列和資料行的方式儲存。因此,通常可以相當輕易地將試算表匯入資料庫資料表。將資料儲存在試算表中與儲存在資料庫中的主要差異,在於資料的組織方式。

為了善用資料庫的最大彈性,需要將資料組織到資料表中,以免發生重複情形。例如,若要儲存關於員工的資訊,應該只需要在專門用於保存員工資料的資料表中輸入每位員工的資料一次。產品的相關資料會儲存在其自己的資料表中,分公司的相關資料則會儲存在另一個資料表中,此程序稱為「正規化」。

資料表中的每一列稱為記錄。記錄是儲存個別資訊的地方。每筆記錄包含一個或多個欄位。欄位會對應到資料表中的資料行。例如,您可能會有名為「員工」的資料表,其中每筆記錄 (資料列) 包含不同員工的相關資訊,且每個欄位 (資料行) 包含不同類型的資訊,例如,名字、姓氏、地址等等。欄位必須指定為特定的資料類型,如文字、日期或時間、數字,或是其他類型。

另一個說明記錄與欄位的方法是想像圖書館的舊型卡片目錄, 書櫃中的每張卡片皆對應至資料庫中的「記錄」。個別卡片上的每項資訊(作者、標題等等) 則對應至資料庫中的「欄位」。

如需資料表的詳細資訊,請參閱資料表簡介一文。

表單

按鈕影像 表單可讓您建立使用者介面,您可以在其中輸入及編輯資料。表單通常包含命令按鈕及可執行各種工作的其他控制項。您可以不使用表單建立資料庫,只要在資料表資料工作表中編輯資料即可。不過,大部分的資料庫使用者偏好使用表單檢視、輸入及編輯資料表中的資料。

您能設定命令按鈕,以決定要顯示在表單上的資料、開啟其他表單或報表,或執行各種其他工作。例如,您可能會有名為「客戶表單」的表單,可以在其中使用客戶資料。客戶表單中可包含一個按鈕,按下該按鈕會開啟訂購表單,讓您輸入該客戶的新訂單。

表單也允許您控制其他使用者與資料庫中資料的互動方式。例如,您可以建立只顯示特定欄位的表單,並且只允許執行特定作業。這有助於保護資料並確保正確輸入資料。

如需表單的詳細資訊,請參閱表單簡介一文。

報表

按鈕影像 報表可用於格式化、摘要及呈現資料。報表通常能回答特定的問題,例如「我們今年從每位客戶獲得多少收益?」或「我們的客戶位於哪些城市?」等等。您可以格式化每份報表,以最容易讀取的方式呈現資訊。

您可以隨時執行報表,且報表一律會反映資料庫中的目前資料。報表通常會格式化為可供列印,不過也可以在螢幕上檢視、匯出至其他程式,或是以電子郵件訊息附件的形式傳送。

如需報表的詳細資訊,請參閱報表簡介一文。

查詢

按鈕影像 查詢可以在資料庫中執行許多不同的函數, 其最常用的功能是從資料表擷取特定資料。您想要檢視的資料通常會分散在數個資料表中,而查詢可讓您在單一資料工作表中檢視資料。此外,由於您通常不希望一次看到所有記錄,查詢可讓您新增篩選準則,將資料篩選到只剩下您所要的資料。

某些查詢是「可更新的」,也就是可以透過查詢資料工作表編輯基準資料表中的資料。如果使用可更新的查詢,請記得實際上是對資料表執行變更,而不只是變更查詢資料工作表而已。

查詢有兩種基本類型:選取查詢與巨集指令查詢。選取查詢只會擷取資料並使資料可供使用。您可以在螢幕上檢視查詢結果、將結果列印出來,或是複製到剪貼簿中。或者,也可以使用查詢的輸出做為表單或報表的記錄來源。

一如其名,巨集指令查詢會使用資料執行工作。巨集指令查詢可用於建立新資料表、新增資料至現有資料表、更新資料或刪除資料。

如需查詢的詳細資訊,請參閱查詢簡介一文。

巨集

按鈕影像 Access 中的巨集可視為簡化的程式設計語言,可用於新增功能至資料庫。例如,您可以將巨集附加至表單上的命令按鈕,如此一來,每按一下按鈕便會執行巨集。巨集包含執行工作 (例如開啟報表、執行查詢或關閉資料庫) 的巨集指令。大部分手動執行的資料庫作業都可使用巨集自動化,因此巨集是可為您節省大量時間的有用工具。

如需巨集的詳細資訊,請參閱 Access 程式設計簡介一文。

模組

按鈕影像 模組和巨集一樣,是可以用來為資料庫增加功能的物件。不同之處在於,在 Access 中建立巨集的方法是從巨集指令清單中選擇,而模組則必須以 Visual Basic for Applications (VBA) 程式語言撰寫。模組是一系列宣告、陳述與程序的集合,它們儲存在一起形成一個單位。模組分為類別模組與標準模組兩種。類別模組附加在表單或報表上,通常包含專屬於所附加之表單或報表的程序。標準模組則包含與其他物件不相關聯的一般程序。標準模組會列在瀏覽窗格的 [模組] 底下,類別模組則不會。

如需模組的詳細資訊,請參閱 Access 程式設計簡介一文。

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