讓資料工作表更容易檢視及列印

開啟資料表或檢視查詢結果時,Microsoft Office Access 2007 會在資料工作表檢視中顯示資料表或查詢結果。您可以用多種不同方式自訂資料工作表的外觀 (資料工作表檢視中欄和列的顯示呈現),讓它更容易使用、檢視或列印。

本文說明如何自訂資料工作表的外觀,例如,就地凍結欄或每隔幾列交替變更背景色彩。

在本文中

什麼是資料工作表?

儲存版面配置變更

調整欄或列大小

移動欄

變更字型、字型大小、格式和字型色彩

顯示或隱藏欄

凍結及取消凍結欄

變更格線樣式和背景色彩

設定資料工作表的外觀預設值

顯示欄總和

每隔幾列交替變更背景色彩

什麼是資料工作表?

資料工作表會以表格形式 (欄和列) 顯示資料表、表單或查詢結果中每一筆記錄的欄位,如下所示。

[資料工作表] 檢視中的 [員工] 表格

您也可以使用 [分割表單] 指令,在 [資料工作表] 檢視中檢視表單,該指令會開啟新物件索引標籤,將表單依水平方向分割成兩個檢視:[版面配置] 檢視和 [資料工作表] 檢視。若要分割表單,請在任何檢視中開啟表單,然後在 [建立] 索引標籤上按一下 [表單] 群組中的 [分割表單]

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儲存版面配置變更

變更資料工作表的版面配置和外觀時,可能會想要儲存變更,以便在下次開啟資料工作表時套用這些變更。變更版面配置後關閉資料工作表時,會接到提示,詢問您是否儲存變更。如果按一下 [是],就會儲存變更,並在下次開啟資料工作表時套用;如果按一下 [否],就會放棄變更,而下次開啟資料工作表時,就會使用預設版面配置設定 (或最後儲存的設定) 開啟。

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調整欄或列大小

有時螢幕顯示無法全部容納資料工作表所有的欄,或者有些欄所佔據的空間可能超過需求,此外,您也可能想要變更列高。在資料工作表檢視開啟資料表、查詢或表單之後,您可以手動調整各欄大小,也可以自動調整欄大小以配合內容;您可以在資料工作表中變更列高,但是新的列高會套用至所有列而不是套用至個別列。

手動調整欄大小

  • 將指標放置於要調整大小的欄右邊緣,當滑鼠游標變成雙向箭號時,將欄拖成所要大小。

    在資料工作表中調整欄大小

    -或-

  • 用滑鼠右鍵按一下欄標題,然後按一下快顯功能表上的 [欄寬]

  • [欄寬] 對話方塊中輸入欄寬度,或選取 [標準寬度] 核取方塊使用預設寬度,然後按一下 [確定]

調整欄大小以配合內容

  • 按兩下欄標題右邊緣。

    -或-

  • 用滑鼠右鍵按一下欄標題,然後按一下快顯功能表上的 [欄寬]

  • [欄寬] 對話方塊中按一下 [最適]

調整列大小

調整列大小時,所有列都會跟著一起調整大小。您不能單獨調整個別列的大小。

在資料工作表中調整列大小

  • 將指標放置於資料工作表左側任何兩個記錄選取器之間,拖曳各列直到所要大小為止。

    -或-

  • 用滑鼠右鍵按一下記錄選取器,然後按一下快顯功能表上的 [列高]

  • [列高] 對話方塊中輸入列高,然後按一下 [確定]

將列高調整為預設高度

  1. 用滑鼠右鍵按一下記錄選取器,然後按一下快顯功能表上的 [列高]

  2. [列高] 對話方塊中選取 [標準列高] 核取方塊,然後按一下 [確定]

附註: 您無法透過在 [快速存取工具列] 上按一下 [復原] 按鈕,復原對欄寬或列高所做的變更。若要復原變更,請關閉資料工作表,然後在接到提示,詢問您是否儲存資料工作表的版面配置變更時,按一下 [否] 也會同時復原其他任何版面配置變更。

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移動欄

您可以在資料工作表中,將欄拖曳到不同的位置上以排列欄的順序。例如,您可以拖曳一欄,確保該欄是位於最左邊,因而永遠都能看見。

  1. 按一下欄標題以選取該欄。

  2. 將欄拖曳到新位置,當游標出現時,將欄放下就定位。

    將「名字」欄移到最左邊位置

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變更字型、字型大小、格式和字型色彩

在資料工作表檢視中開啟資料表、查詢或表單以後,可以變更字型或字型特性,例如大小、格式和色彩。請注意,變更會套用到整個資料工作表。如果要儲存變更,以便下次開啟資料工作表時自動顯示這些變更,記得要在關閉資料工作表而接到提示,詢問您是否儲存版面配置變更時,按一下 [是]

下圖顯示 [常用] 索引標籤上的 [字型] 群組,您可以使用此群組中的指令,變更資料工作表中的字型特性。

字型群組

  • [常用] 索引標籤上的 [字型] 群組中,執行下列一項或多項操作:

    • 若要變更字型,請輸入或按一下 [字型] 方塊中的字型。

    • 若要變更字型大小,請輸入或按一下 [字型大小] 方塊中的字型大小。

    • 若要變更字型樣式,請按一下 [粗體][斜體][底線] 按鈕 (或這三種樣式的任何組合)。

    • 若要變更字型色彩,請按一下 [字型色彩] 按鈕旁的箭號,然後從調色盤中選取色彩。

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顯示或隱藏欄

在資料工作表檢視中工作時,可以隱藏欄,從檢視中移除。您可以選擇要顯示已隱藏的欄,反轉這項動作,例如,您可能想要隱藏包含目前不需要的資訊的欄。

附註: 如果要在資料工作表中顯示或隱藏欄,必須先在資料工作表檢視中開啟資料表、查詢或表單。

隱藏一或多欄

  1. 選取要隱藏的一或多欄。

    若要選取相鄰的欄,請按住 SHIFT 鍵並按一下其他欄標題。

    附註: 您無法選取不相鄰的欄,而必須分別選取任何其他欄,然後加以隱藏。

  2. 用滑鼠右鍵按一下欄標題,然後按一下快顯功能表上的 [隱藏欄]

在資料工作表中隱藏欄

顯示已隱藏的一或多欄

  1. 用滑鼠右鍵按一下欄標題,再按一下 [取消隱藏欄]

  2. [取消隱藏欄] 對話方塊中,選取所要顯示之隱藏欄的核取方塊,然後按一下 [關閉]

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凍結及取消凍結欄

有時可能想要讓某欄一直固定保持在左側,而同時捲動或瀏覽至資料工作表中其他位置。例如,您可能想要讓欄保持在定位,永遠顯示標題或識別碼,以便輕鬆找出記錄。若是如此,即可將一或多欄凍結在定位。

附註: 若要在資料工作表中凍結或取消凍結欄,必須先在在 [資料工作表] 檢視中開啟資料表、查詢或表單。

凍結一或多欄

  1. 選取要凍結的一或多欄。

    若要選取一欄,請按一下該欄的欄標題。 若要選取相鄰的欄,請按住 SHIFT 並按一下其他欄標題。您無法選取不相鄰的欄,而必須分別選取任何其他欄,然後加以凍結。

  2. 用滑鼠右鍵按一下欄標題,然後按一下快顯功能表上的 [多欄凍結]

    附註: 您凍結的任何欄都會移到所有其他欄的左側。若要讓這些欄回到原始位置,必須先取消凍結,然後將各欄拖曳到所要位置上。

取消凍結所有欄

  • 用滑鼠右鍵按一下任何欄標題,然後按一下快顯功能表上的 [取消所有凍結欄]

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變更格線樣式和背景色彩

您可以改變格線樣式和背景色彩,變更資料工作表的外觀。此外,也可以設定每筆記錄交替出現不同的背景色彩。若要執行此項操作,請參閱每隔幾列變更背景色彩一節。

附註: 若要在資料工作表中設定格線樣式或背景色彩,必須先在 [資料工作表] 檢視中開啟資料表、查詢或表單。

設定格線樣式

  1. [常用] 索引標籤上,按一下 [字型] 群組中 [格線] 按鈕旁的箭號。

  2. 按一下所要的格線樣式。

    [字型] 群組中的 [格線] 按鈕

設定背景色彩

  1. [常用] 索引標籤上,按一下 [字型] 群組中 [填滿/背景色彩] 按鈕旁的箭號。

  2. 按一下所想要的背景色彩。

    [字型] 群組中的 [填滿/背景顏色]

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設定資料工作表的外觀預設值

您可以自訂決定資料工作表初始外觀的預設值。您可以透過自訂預設值,套用標準預設外觀至所有新的資料工作表。您可以在 [Access 選項] 對話方塊中變更這些設定,在此所做的版面配置設定變更會套用至所有資料庫,而不僅只套用於目前的資料庫。

  1. 按一下 [Office 按鈕] Office 按鈕圖像

  2. 按一下 [Access 選項],然後按一下 [資料工作表]

  3. 設定所要的選項。

  4. 按一下 [確定]

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顯示欄總和

有時,在欄底部顯示總和很方便。Office Access 2007 提供稱為「合計列」的新工具,簡化了資料欄加總程序,您也可以使用「合計列」執行其他計算,例如找出平均值、算出欄中的項目數,以及找出資料欄中的最小值或最大值。

資料工作表中的合計列

若要在檢視資料工作表時顯示「合計列」,請使用下列程序:

  1. [常用] 索引標籤上的 [記錄] 群組中,按一下 [合計]

    資料工作表底部會出現新列,第一欄中會顯示 [合計] 一字。

  2. 按一下包含 [合計] 一字的儲存格。

    請注意,儲存格中會顯示箭號。

  3. 按一下箭號以選取聚合函數。

    可用的聚合函數依欄中的資料類型而定,例如,如果欄包含貨幣資料,就會看到如上圖所示的函數清單。

如需有關使用「合計列」的詳細資訊,請按一下本文「請參閱」一節中的連結。

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每隔幾列交替變更背景色彩

您可以在資料工作表中,在一般背景色彩之外,設定每隔幾列交替顯示的背景色彩。設定隔列交替顯示的背景色彩,可讓您更容易區分相鄰的列。

附註: 若要在資料工作表中每隔幾列交替變更背景色彩,必須先在 [資料工作表] 檢視中開啟資料表、查詢或表單。

  1. [常用] 索引標籤上,按一下 [字型] 群組中 [填滿/背景色彩] 按鈕旁的箭號。

    [字型] 群組中的 [填滿/背景色彩] 按鈕

  2. 按一下要隔列交替顯示的背景色彩。

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