讓殘障人士能存取您的 Word 檔

讓殘障人士能存取您的 Word 檔

本主題提供逐步指示, 讓殘障人士能夠存取您的 Word 檔。

宣傳 6 月 9 日研究小組場外會議活動的傳單。 包含一張相片及會議場地地址的影像。

Word 有許多內建的功能, 可協助具有不同功能的人員閱讀及撰寫檔。 Word 也會提供協助工具檢查程式, 以尋找可能會對殘障人士造成問題的元素。

若要深入了解協助工具檢查程式​​的運作方式,請參閱協助工具檢查程式規則

Windows:讓 Word 文件易於存取的最佳做法

請參閱下表列出的重要最佳做法,了解如何建立方便身心障礙使用者存取的 Word 文件。

要修正的內容

如何尋找

為什麼要修正

如何修正

在所有視覺效果中包含替代文字。

視覺內容包括圖片、SmartArt 圖形、圖案、群組、圖表、內嵌物件、筆跡及影片。

若要尋找遺失的替代文字,請使用協助工具檢查程式

替代文字可協助看不到螢幕的使用者了解影像和其他視覺效果中的重要資訊。

避免在影像中使用文字,做為傳達重要資訊的唯一方式。 如果您必須使用其中含有文字的影像,請在文件中重複該文字。 在替代文字中,簡單描述影像,並提及文字的存在及它的用途。

為 Office 365 中的視覺效果新增替代文字

在 Office 2019 中為視覺效果新增替代文字

為 Office 2016 中的視覺效果新增替代文字

新增有意義的超連結文字和工具提示。

若要判斷超連結文字本身是否能傳達有意義的資訊,以及是否能向讀者提供精確的連結目的地相關資訊,請快速瀏覽文件。

使用螢幕助讀程式的人士有時會瀏覽連結清單。 連結應傳達有關目的地的清楚及正確資訊。 例如,請包含目的地頁面的完整標題,而不是連結到按一下這裡文字。

提示: 您也可以新增當游標停留在文字或包含超連結的影像上方就會顯示的工具提示。

新增超連結文字和工具提示

確定色彩不是傳達資訊的唯一方式。

若要尋找色彩編碼實例,請快速瀏覽文件。

視障、弱視或色盲使用者可能會錯過特定色彩所傳達的意義。

使用易於存取的文字格式

針對文字與背景色彩,請使用足夠的對比。

若要找出色彩對比不足的情況, 請使用協助工具檢查程式。

您也可以尋找檔中難以閱讀或與背景區別的文字。

如果文件的文字與背景之間對比度夠高,就能讓更多人看清楚及使用其中的內容。

使用易於存取的文字色彩

使用內建標題和樣式。

若要檢查標題的順序是否合乎邏輯, 請以視覺方式流覽檔的目錄。

您也可以按一下每個標題, 然後將內建的標題樣式套用到其中。

若要保留定位順序並讓螢幕閱讀程式更容易閱讀您的檔, 請使用邏輯標題順序, 以及 Word內建的格式設定工具。

例如,以指定的邏輯順序來安排標題。 請依序使用標題 1、標題 2 及標題 3,而不要依標題 3、標題 1、標題 2的順序排列。 此外,請將文件中的資訊整理成數個小區塊。 在理想情況下,每個標題只應包含幾個段落。

套用內建的標題樣式

使用項目符號清單

使用排序清單

使用簡單的表格結構,並指定欄標題資訊。

若要確保表格不會包含分割儲存格、合併儲存格或巢狀表格格, 請使用協助工具檢查程式。

您也可以在視覺上掃描表格, 以確認沒有任何完全空白的列或欄。

螢幕助讀程式會計算表格儲存格,來追蹤它們在表格中的位置。 如果表格巢狀內嵌於另一個表格內,或如果儲存格已合併或分割,螢幕助讀程式會計算不清,而無法提供之後有關表格的有用資訊。 表格中的空白儲存格可能也會誤導使用螢幕助讀程式的使用者,誤以為表格已經沒有內容了。

螢幕助讀程式也使用標題資訊來識別列或欄。

使用表格標題

為 Office 365 中的視覺效果新增替代文字

下列程式描述如何在 Office 365的 Word 檔中為視覺效果新增替代文字:

附註:  針對音訊與視訊內容,除了替代文字,也請包含適用於聽障或聽力受損使用者的隱藏式輔助字幕。

提示: 要撰寫出好的替代文字,請務必精簡且明確的方式傳達該內容與影像的用途。 替代文字不應超過一個簡短的句子,多數時候精挑細選兩個單詞即可。 不要重複以周圍的文字內容作為替代文字,或使用影像的用語,例如「的圖形」或「的影像」。

為影像新增替代文字

在影像中新增替代文字, 例如圖片、螢幕擷取畫面、圖示、影片及3D 模型, 讓螢幕閱讀程式可以朗讀文字, 以向看不到影像的使用者描述影像。

  1. 執行下列其中一個動作:

    • 選取影像, 然後按 [格式] 功能區索引標籤上的 [替代文字] 按鈕。

    • 以滑鼠右鍵按一下影像, 然後選取 [編輯替代文字]。

    圖像的 Word Win32 [編輯替代文字] 功能表

    替代文字 的窗格會在文件本文右側開啟。

  2. 請輸入 1 到 2 個句子來向看不到的使用者描述影像及其上下文。

    圖像的 Word Win32 [替代文字] 窗格

    提示: 若要進行拼字檢查並修正您所輸入的單字,只要以滑鼠右鍵按一下該單字,並從建議的替代選項中進行選擇。

    提示: 您也可以選取 [為我產生說明], 讓 Microsoft 的雲端電源智慧型服務為您建立描述。 這需要一些時間, 然後在文字輸入欄位中查看結果。 請記得刪除 Word 新增的任何批註, 例如「在高可信度中產生的描述」。

為圖案或 SmartArt 圖形新增替代文字

  1. 執行下列其中一個動作:

    • 選取圖形或 SmartArt 圖形, 然後按 [格式] 功能區索引標籤中的 [替代文字] 按鈕。

    • 以滑鼠右鍵按一下圖形或 SmartArt 圖形, 然後選取 [編輯替代文字]。

    圖形的 Word Win32 [編輯替代文字] 功能表

    替代文字 的窗格會在文件本文右側開啟。

    提示: 您必須先以滑鼠右鍵按一下圍繞整個圖案或 SmartArt 圖形的外框內某處,而非其一部分的內側。

  2. 請輸入 1 到 2 個句子來向看不到的使用者描述圖案或 SmartArt 圖形及其上下文。

    圖形的 Word Win32 [替代文字] 窗格

    提示: 若要進行拼字檢查並修正您所輸入的單字,只要以滑鼠右鍵按一下該單字,並從建議的替代選項中進行選擇。

在圖表中新增替代文字

  1. 執行下列其中一個動作:

    • 選取圖表, 然後按 [格式] 功能區索引標籤上的 [替代文字] 按鈕。

    • 以滑鼠右鍵按一下圖表, 然後選取 [編輯替代文字]。

    圖表的 Word Win32 [編輯替代文字] 功能表

    替代文字 的窗格會在文件本文右側開啟。

    提示: 您必須先以滑鼠右鍵按一下圍繞整個圖表的外框內某處,而非其一部分的內側。

  2. 請輸入 1 到 2 個句子來向看不到的使用者描述圖表及其上下文。

    圖表的 Word Win32 [替代文字] 窗格

    提示: 若要進行拼字檢查並修正您所輸入的單字,只要以滑鼠右鍵按一下該單字,並從建議的替代選項中進行選擇。

使視覺效果更加裝飾性

裝飾性物件新增視覺效果, 但無法提供資訊 (例如, [樣式框線])。 使用螢幕閱讀程式的人會聽到這些是裝飾性, 因此他們知道他們不會遺失任何重要資訊。

  1. 以滑鼠右鍵按一下視覺效果。

  2. 選取 編輯替代文字替代文字 的窗格會在文件本文右側開啟。

  3. 選取 [標示為裝飾性] 核取方塊。 文字項目欄位會變成灰色。

    Word Win32 [替代文字] 窗格的裝飾元素

提示: 如果您將檔匯出為 PDF, 您標示為裝飾性的任何視覺效果都會保留為「專案」。

在 Office 2019 中為視覺效果新增替代文字

下列程式描述如何在 Office 2019的 Word 檔中為視覺效果新增替代文字:

附註:  針對音訊與視訊內容,除了替代文字,也請包含適用於聽障或聽力受損使用者的隱藏式輔助字幕。

提示: 要撰寫出好的替代文字,請務必精簡且明確的方式傳達該內容與影像的用途。 替代文字不應超過一個簡短的句子,多數時候精挑細選兩個單詞即可。 不要重複以周圍的文字內容作為替代文字,或使用影像的用語,例如「的圖形」或「的影像」。

為影像新增替代文字

在影像中新增替代文字, 例如圖片、螢幕擷取畫面、圖示、影片及3D 模型, 讓螢幕閱讀程式可以朗讀文字, 以向看不到影像的使用者描述影像。

  1. 執行下列其中一個動作:

    • 選取影像, 然後按 [格式] 功能區索引標籤上的 [替代文字] 按鈕。

    • 以滑鼠右鍵按一下影像, 然後選取 [編輯替代文字]。

    圖像的 Word Win32 [編輯替代文字] 功能表

    替代文字 的窗格會在文件本文右側開啟。

  2. 請輸入 1 到 2 個句子來向看不到的使用者描述影像及其上下文。

    圖像的 Word Win32 [替代文字] 窗格

    提示: 若要進行拼字檢查並修正您所輸入的單字,只要以滑鼠右鍵按一下該單字,並從建議的替代選項中進行選擇。

    提示: 您也可以選取 [為我產生說明], 讓 Microsoft 的雲端電源智慧型服務為您建立描述。 這需要一些時間, 然後在文字輸入欄位中查看結果。 請記得刪除 Word 新增的任何批註, 例如「在高可信度中產生的描述」。

為圖案或 SmartArt 圖形新增替代文字

  1. 執行下列其中一個動作:

    • 選取圖形或 SmartArt 圖形, 然後按 [格式] 功能區索引標籤中的 [替代文字] 按鈕。

    • 以滑鼠右鍵按一下圖形或 SmartArt 圖形, 然後選取 [編輯替代文字]。

    圖形的 Word Win32 [編輯替代文字] 功能表

    替代文字 的窗格會在文件本文右側開啟。

    提示: 您必須先以滑鼠右鍵按一下圍繞整個圖案或 SmartArt 圖形的外框內某處,而非其一部分的內側。

  2. 請輸入 1 到 2 個句子來向看不到的使用者描述圖案或 SmartArt 圖形及其上下文。

    圖形的 Word Win32 [替代文字] 窗格

    提示: 若要進行拼字檢查並修正您所輸入的單字,只要以滑鼠右鍵按一下該單字,並從建議的替代選項中進行選擇。

在圖表中新增替代文字

  1. 執行下列其中一個動作:

    • 選取圖表, 然後按 [格式] 功能區索引標籤上的 [替代文字] 按鈕。

    • 以滑鼠右鍵按一下圖表, 然後選取 [編輯替代文字]。

    圖表的 Word Win32 [編輯替代文字] 功能表

    替代文字 的窗格會在文件本文右側開啟。

    提示: 您必須先以滑鼠右鍵按一下圍繞整個圖表的外框內某處,而非其一部分的內側。

  2. 請輸入 1 到 2 個句子來向看不到的使用者描述圖表及其上下文。

    圖表的 Word Win32 [替代文字] 窗格

    提示: 若要進行拼字檢查並修正您所輸入的單字,只要以滑鼠右鍵按一下該單字,並從建議的替代選項中進行選擇。

使視覺效果更加裝飾性

裝飾性物件新增視覺效果, 但無法提供資訊 (例如, [樣式框線])。 使用螢幕閱讀程式的人會聽到這些是裝飾性, 因此他們知道他們不會遺失任何重要資訊。

  1. 以滑鼠右鍵按一下視覺效果。

  2. 選取 編輯替代文字替代文字 的窗格會在文件本文右側開啟。

  3. 選取 [標示為裝飾性] 核取方塊。 文字項目欄位會變成灰色。

    Word Win32 [替代文字] 窗格的裝飾元素

提示: 如果您將檔匯出為 PDF, 您標示為裝飾性的任何視覺效果都會保留為「專案」。

為 Office 2016 中的視覺效果新增替代文字

下列程式描述如何在 Office 2016的 Word 檔中為視覺效果新增替代文字:

附註: 建議只在描述欄位中輸入文字,並將標題保留為空白。 這會對大多的主流螢幕助讀程式 (包括 [朗讀程式]) 提供最佳使用體驗。 針對音訊與視訊內容,除了替代文字,也請包含適用於聽障或聽力受損使用者的隱藏式輔助字幕。

在影像中新增替代文字

在影像 (例如圖片及螢幕擷取畫面) 中新增替代文字,以讓螢幕助讀程式能夠朗讀文字,向看不到影像的使用者描述影像。

  1. 以滑鼠右鍵按一下影像。

  2. 選取 [設定圖片格式] > [版面配置與內容]。

  3. 選取 [替代文字]。

  4. 輸入描述和標題。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊,並盡量精簡。

描述所選影像的 [設定圖片格式] 窗格 [替代文字] 區域之螢幕擷取畫面

在 SmartArt 圖形中新增替代文字

  1. 以滑鼠右鍵按一下 SmartArt 圖形。

  2. 選取 [物件格式] > [圖案選項] > [版面配置與內容]。

  3. 選取 [替代文字]。

  4. 輸入描述和標題。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊,並盡量精簡。

描述所選 SmartArt 圖形的 [設定圖案格式] 窗格 [替代文字] 區域

在圖案中新增替代文字

在圖案中新增替代文字,包括 SmartArt 圖形中的圖案。

  1. 以滑鼠右鍵按一下圖案,然後選取 [設定圖案格式]。

  2. 在右窗格中選取 [版面配置與內容],然後選取 [替代文字]。

  3. 輸入描述和標題。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊,並盡量精簡。

描述所選圖案的 [設定圖案格式] 窗格 [替代文字] 區域之螢幕擷取畫面

在圖表中新增替代文字

  1. 以滑鼠右鍵按一下圖表。

  2. 選取 [圖表區格式] > [圖表選項] > [版面配置與內容]。

  3. 選取 [替代文字]。

  4. 輸入描述和標題。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊,並盡量精簡。

描述所選圖表的 [圖表區格式] 窗格 [替代文字] 區域之螢幕擷取畫面

讓超連結、文字和表格易於存取

下列程式描述如何讓 Word 檔中的超連結、文字及表格易於存取。

新增超連結文字和工具提示

  1. 選取您要在超連結中新增的文字,然後按一下滑鼠右鍵。

  2. 選取 [連結]。 您選取的文字會顯示 在[要顯示的文字] 方塊中。 這是超連結文字。

  3. 如有需要,請變更超連結文字。

  4. 在 [網址] 方塊中,輸入超連結的目的地位址。

  5. 選取 [工具提示] 按鈕,然後在 [工具提示文字] 方塊中輸入工具提示。

    提示: 如果超連結目的地頁面上的標題提供頁面內容的正確摘要,請在超連結文字中使用此標題。 例如,此超連結文字符合目的地頁面上的標題:Office Online 範本和佈景主題

[插入超連結] 對話方塊以及 [工具提示文字] 對話方塊的螢幕擷取畫面​​

套用內建的標題樣式

  1. 選取標題文字。

  2. 在 [常用] 索引標籤的 [樣式] 群組中,選取您要使用的標題樣式,例如 [標題 1] 或 [標題 2]。

[標題樣式] 選項的螢幕擷取畫面​​

使用項目符號清單

  1. 將游標移動到文件中任何地方。

  2. 選取 [常用] 索引標籤。

  3. 在 [段落] 群組中,選取 [項目符號] 按鈕。

  4. 在項目符號清單中輸入各個項目符號內容。

項目符號樣式選項的螢幕擷取畫面

使用排序清單

  1. 將游標移動到文件中任何地方。

  2. 選取 [常用] 索引標籤。

  3. 在 [段落] 群組中,選取 [編號] 按鈕。

  4. 輸入循序的步驟。

[編號樣式] 選項的螢幕擷取畫面

使用易於存取的文字色彩

以下提供幾個建議供您參考:

  • 為字型色彩套用 [自動] 設定,以確保文字能清楚顯示。 請選取要修改設定的文字,然後選取 [常用] > [字型色彩] > [自動]。

    字型自動​​套色設定的螢幕擷取畫面​​
  • 使用協助工具檢查程式來分析文件,並找出色彩對比不足的地方。 這項工具現在會針對頁面色彩、表格儲存格背景、醒目提示、文字方塊填滿色彩、段落網底、圖形和 SmartArt 填滿、頁首及頁尾和連結,檢查文件的文字色彩。

  • 使用 Colour Contrast Analyzer (色彩對比分析工具);這款免費的應用程式能分析色彩及對比度,且會立即顯示結果。

使用易於存取的文字格式

以下提供幾個建議供您參考:

  • 為標有色彩的超連結文字新增底線。 這可協助色盲使用者了解這段文字是連結,即使他們看不到文字的色彩。

  • 如要使用色彩來表示狀態,您可以新增圖案。 舉例來說,如果綠色是用來表示「通過」,您可以新增核取記號的符號 Excel 綠色核取記號 ,而假如紅色是用來表示「失敗」,則可新增大寫的 X 一個內有大寫 X 的紅色方塊之螢幕擷取畫面。

附註: 請參閱下列資源提供的其他建議︰usability.gov色盲使用者的 Web 協助工具

使用文字間距

增加或減少句子與段落之間的空白區域。

  1. 選取您的文字。

  2. 選取 [常用] 索引標籤。

  3. 在 [段落] 群組中, 在群組的右下角選取 [其他] 按鈕。

    [段落] 對話方塊隨即開啟,顯示 [縮排與行距] 索引標籤。

  4. 在 [行距] 底下,選取需要的行距選項。

[段落] 對話方塊中醒目題示 [間距] 選項。

使用表格標題

  1. 將游標放在表格中的任何位置。

  2. 在 [表格工具] [設計] 索引標籤的 [表格樣式選項] 群組中,選取 [標題列] 核取方塊。

  3. 輸入欄標題。

[標題列] 核取方塊的螢幕擷取畫面​​

另請參閱

Mac:讓 Word 文件易於存取的最佳做法

下表包含建立可供殘障人士存取之 Word 檔的重要最佳做法。

要修正的內容

如何尋找

為什麼要修正

如何修正

在所有視覺效果中包含替代文字。

視覺內容包括圖片、SmartArt 圖形、圖案、群組、圖表、內嵌物件、筆跡及影片。

若要尋找遺失的替代文字,請使用協助工具檢查程式

替代文字可協助看不到螢幕的使用者了解影像和其他視覺效果中的重要資訊。

避免在影像中以文字做為傳達重要資訊的唯一方式。 如果您必須使用其中含有文字的影像,請在文件中重複該文字。 在替代文字中,簡單描述影像,並提及文字的存在及它的用途。

為 Office 365 中的視覺效果新增替代文字

為 Office 2016 中的視覺效果新增替代文字

新增有意義的超連結文字和工具提示。

若要判斷超連結文字本身是否能傳達有意義的資訊,以及是否能向讀者提供精確的連結目的地相關資訊,請快速瀏覽文件。

使用螢幕助讀程式的人士有時會瀏覽連結清單。 連結應傳達有關目的地的清楚及正確資訊。 例如,請包含目的地頁面的完整標題,而不是連結到按一下這裡文字。

提示: 您也可以新增當游標停留在文字或包含超連結的影像上方就會顯示的工具提示。

新增超連結文字和工具提示

確定色彩不是傳達資訊的唯一方式。

若要尋找色彩編碼實例,請快速瀏覽文件。

視障、弱視或色盲使用者可能會錯過特定色彩所傳達的意義。

使用易於存取的文字格式

針對文字與背景色彩,請使用足夠的對比。

若要找出色彩對比不足的情況, 請使用協助工具檢查程式。

您也可以尋找檔中難以閱讀或與背景區別的文字。

如果文件的文字與背景之間對比度夠高,就能讓更多人看清楚及使用其中的內容。

使用易於存取的文字色彩

使用內建標題和樣式。

若要檢查標題的順序是否合乎邏輯, 請以視覺方式流覽檔的目錄。

您也可以按一下每個標題, 然後將內建的標題樣式套用到其中。

若要保留定位順序並讓螢幕閱讀程式更容易閱讀您的檔, 請使用邏輯標題順序, 以及 Word內建的格式設定工具。

例如,以指定的邏輯順序來安排標題。 請依序使用標題 1、標題 2 及標題 3,而不要依標題 3、標題 1、標題 2的順序排列。 此外,請將文件中的資訊整理成數個小區塊。 在理想情況下,每個標題後方只應有幾個段落。

套用內建的標題樣式

使用項目符號清單

使用排序清單

使用簡單的表格結構,並指定欄標題資訊。

若要確保表格不會包含分割儲存格、合併儲存格或巢狀表格格。

您也可以在視覺上掃描表格, 以確認沒有任何完全空白的列或欄。

螢幕助讀程式會計算表格儲存格,來追蹤它們在表格中的位置。 如果表格內嵌於另一個表格中,或儲存格經過合併或分割處理,螢幕助讀程式就無法計算儲存格,進而無法針對該處之後的表格內容提供實用資訊。 表格中的空白儲存格可能也會誤導使用螢幕助讀程式的使用者,誤以為表格已經沒有內容了。

螢幕助讀程式也使用標題資訊來識別列或欄。

使用表格標題

為 Office 365 中的視覺效果新增替代文字

下列程式描述如何在 Office 365的 Word 檔中為視覺效果新增替代文字:

附註: 

  • 針對音訊與視訊內容,除了替代文字,也請包含適用於聽障或聽力受損使用者的隱藏式輔助字幕。

  • 若要以滑鼠右鍵按一下您的 Mac,請確認在系統偏好設定中選取了次要點擊 選項。

提示: 要撰寫出好的替代文字,請務必精簡且明確的方式傳達該內容與影像的用途。 替代文字不應超過一個簡短的句子,多數時候精挑細選兩個單詞即可。 不要重複以周圍的文字內容作為替代文字,或使用影像的用語,例如「的圖形」或「的影像」。

為影像新增替代文字

在影像 (例如圖片、螢幕擷取畫面、圖示、影片及3D 模型) 中新增替代文字, 以讓螢幕閱讀程式將描述朗讀給看不到影像的使用者。

  1. 執行下列其中一個動作:

    • 選取影像, 然後按 [圖片格式] 功能區索引標籤中的 [替代文字] 按鈕。

    • 以滑鼠右鍵按一下影像, 然後選取 [編輯替代文字]。

    Word 內容功能表中的 [替代文字] 選項

    替代文字 的窗格會在文件本文右側開啟。

  2. 輸入 1-2 一句話來描述影像內容和內容。

    Word 中的 [替代文字] 窗格

    提示: 若要進行拼字檢查並修正您所輸入的單字,只要以滑鼠右鍵按一下該單字,並從建議的替代選項中進行選擇。

為圖案或 SmartArt 圖形新增替代文字

  1. 執行下列其中一個動作:

    • 選取圖案或 SmartArt 圖形, 然後按 [圖形格式] 功能區索引標籤上的 [替代文字] 按鈕。

    • 以滑鼠右鍵按一下圖形或 SmartArt 圖形, 然後選取 [編輯替代文字]。

    操作功能表中的 [替代文字] 選項, 可在圖形中新增替代文字

    替代文字 的窗格會在文件本文右側開啟。

  2. 輸入1-2 一句話來描述圖形或 SmartArt 圖形的內容和內容。

    Word 中的 [替代文字] 窗格

    提示: 若要進行拼字檢查並修正您所輸入的單字,只要以滑鼠右鍵按一下該單字,並從建議的替代選項中進行選擇。

在圖表中新增替代文字

  1. 執行下列其中一個動作:

    • 選取圖表, 然後按 [格式] 功能區索引標籤上的 [替代文字] 按鈕。

    • 以滑鼠右鍵按一下圖表, 然後選取 [編輯替代文字]。

    提示: 若要開啟正確的功能表, 請以滑鼠右鍵按一下 [圖表區域], 也就是在整個圖表周圍的框架內, 而不是在其中一個部分的位置。

  2. 輸入1-2 一句話來描述圖表的內容和內容。

    Word 中的 [替代文字] 窗格

    提示: 若要進行拼字檢查並修正您所輸入的單字,只要以滑鼠右鍵按一下該單字,並從建議的替代選項中進行選擇。

使視覺效果更加裝飾性

裝飾性物件新增視覺效果, 但無法提供資訊 (例如, [樣式框線])。 使用螢幕閱讀程式的人會聽到這些是裝飾性, 因此他們知道他們不會遺失任何重要資訊。

  1. 以滑鼠右鍵按一下視覺效果。

  2. 選取 編輯替代文字替代文字 的窗格會在文件本文右側開啟。

  3. 選取 [標示為裝飾性] 核取方塊。 [文字輸入] 欄位呈現灰色。

    [替代文字] 窗格中已選取的裝飾性核取方塊

提示: 如果您將檔匯出為 PDF, 您標示為裝飾性的任何視覺效果都會保留為「專案」。

為 Office 2016 中的視覺效果新增替代文字

下列程式描述如何在 Word 檔中為視覺效果新增替代文字。

附註: 針對音訊與視訊內容,除了替代文字,也請包含適用於聽障或聽力受損使用者的隱藏式輔助字幕。

在影像中新增替代文字

在影像 (例如圖片及螢幕擷取畫面) 中新增替代文字,以讓螢幕助讀程式能夠朗讀文字,向看不到影像的使用者描述影像。

  1. 以滑鼠右鍵按一下影像。

  2. 選取 [設定圖片格式] > [版面配置與內容]。

  3. 選取 [替代文字]。

  4. 輸入描述和標題。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊,並盡量精簡。

描述所選影像的 [設定圖片格式] 窗格 [替代文字] 區域之螢幕擷取畫面

在 SmartArt 圖形中新增替代文字

  1. 以滑鼠右鍵按一下 SmartArt 圖形。

  2. 選取 [設定 SmartArt 格式] > [圖案選項] > [版面配置與內容]。

  3. 選取 [替代文字]。

  4. 輸入描述和標題。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊,並盡量精簡。

描述所選 SmartArt 圖形的 [設定圖案格式] 窗格 [替代文字] 區域之螢幕擷取畫面

在圖案中新增替代文字

在圖案中新增替代文字,包括 SmartArt 圖形中的圖案。

  1. 以滑鼠右鍵按一下圖案。

  2. 選取 [設定圖案格式] > [圖案選項] > [版面配置與內容]。

  3. 選取 [替代文字]。

  4. 輸入描述和標題。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊,並盡量精簡。

描述所選圖案的 [設定圖案格式] 窗格 [替代文字] 區域之螢幕擷取畫面

在圖表中新增替代文字

  1. 以滑鼠右鍵按一下圖表。

  2. 選取 [圖表區格式] > [圖表選項] > [版面配置與內容]。

  3. 選取 [替代文字]。

  4. 輸入描述和標題。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊,並盡量精簡。

描述所選圖表的 [圖表區格式] 窗格 [替代文字] 區域之螢幕擷取畫面

讓超連結、文字和表格易於存取

下列程式描述如何讓 Word 檔中的超連結、文字及表格易於存取。

新增超連結文字和工具提示

  1. 選取您要在超連結中新增的文字,然後按一下滑鼠右鍵。

  2. 選取 [超連結]。

    您選取的文字會出現在 [顯示的文字] 方塊中。 這就是超連結文字。

  3. 如有需要,請變更超連結文字。

  4. 在 [位址] 方塊中,輸入目的地 URL。

  5. 選取 [工具提示] 按鈕,然後在 [工具提示文字] 方塊中輸入工具提示。

    提示: 如果超連結目的地頁面上的標題提供頁面內容的正確摘要,請在超連結文字中使用此標題。 例如,此超連結文字符合目的地頁面上的標題:Office Online 範本和佈景主題

[插入超連結] 對話方塊以及 [工具提示文字] 對話方塊的螢幕擷取畫面​​

套用內建的標題樣式

  1. 選取標題文字。

  2. 在 [常用] 索引標籤上選取您要使用的標題樣式,例如 [標題 1] 或 [標題 2]。

[標題樣式] 選項的螢幕擷取畫面​​

使用項目符號清單

  1. 將游標移動到文件中任何地方。

  2. 選取 [常用] 索引標籤。

  3. 在 [段落] 群組中,選取 [項目符號] 按鈕。

  4. 在項目符號清單中輸入各個項目符號內容。

項目符號樣式選項的螢幕擷取畫面

使用排序清單

  1. 將游標移動到文件中任何地方。

  2. 選取 [常用] 索引標籤。

  3. 選取 [編號] 按鈕。

  4. 輸入循序的步驟。

[編號樣式] 選項的螢幕擷取畫面

使用易於存取的文字色彩

以下提供幾個建議供您參考:

  • 為字型色彩套用 [自動] 設定,以確保文字能清楚顯示。 請選取要修改設定的文字,然後選取 [常用] > [字型色彩] > [自動]。

    Mac 版 Word 字型色彩選取功能表
  • 使用協助工具檢查程式來分析文件,並找出色彩對比不足的地方。 這項工具現在會針對頁面色彩、表格儲存格背景、醒目提示、文字方塊填滿色彩、段落網底、圖形和 SmartArt 填滿、頁首及頁尾和連結,檢查文件的文字色彩。

  • 使用 Colour Contrast Analyzer (色彩對比分析工具);這款免費的應用程式能分析色彩及對比度,且會立即顯示結果。

使用易於存取的文字格式

以下提供幾個建議供您參考:

  • 為標有色彩的超連結文字新增底線。 這可協助色盲使用者了解這段文字是連結,即使他們看不到文字的色彩。

  • 如要使用色彩來表示狀態,您可以新增圖案。 舉例來說,如果綠色是用來表示「通過」,您可以新增核取記號的符號 Excel 綠色核取記號 ,而假如紅色是用來表示「失敗」,則可新增大寫的 X 一個內有大寫 X 的紅色方塊之螢幕擷取畫面。

附註: 請參閱下列資源提供的其他建議︰usability.gov色盲使用者的 Web 協助工具

使用文字間距

增加或減少句子與段落之間的空白區域。

  1. 選取您的文字。

  2. 選取 [常用] 索引標籤。

  3. 選取 [行與段落間距] > [行距選項]。

    [段落] 對話方塊隨即開啟,並顯示 [縮排與行距] 索引標籤。

  4. 在 [間距] 底下,選取需要的間距選項。

[段落] 對話方塊的螢幕擷取畫面​​

使用表格標題

  1. 將游標放在表格中的任何位置。

  2. 在 [表格設計] 索引標籤上, 選取 [標題欄] 核取方塊。

  3. 輸入欄標題。

[標題列] 核取方塊的螢幕擷取畫面​​

另請參閱

iOS:讓 Word 文件易於存取的最佳做法

請參閱下表列出的重要最佳做法,了解如何建立方便身心障礙使用者存取的 Word 文件。

要修正的內容

為什麼要修正

如何修正

新增有意義的超連結文字。

使用螢幕助讀程式的人士有時會瀏覽連結清單。 連結應傳達有關目的地的清楚及正確資訊。 例如,請包含目的地頁面的完整標題,而不是連結到按一下這裡文字。

新增超連結文字

確定色彩不是傳達資訊的唯一方式。

視障、弱視或色盲使用者可能會錯過特定色彩所傳達的意義。

使用易於存取的文字格式

針對文字與背景色彩,請使用足夠的對比。

如果文件的文字與背景之間對比度夠高,就能讓更多人看清楚及使用其中的內容。

使用易於存取的文字色彩

使用較大的字型大小 (11pt 或更大)、無襯線字型,以及足夠的空白區域。

有閱讀障礙的使用者描述在頁面上看到文字「攪和在一起」(一行文字與下一行文字壓縮在一起)。 他們經常看到文字合併或扭曲。

針對有閱讀障礙的使用者或弱視使用者,請降低他們的閱讀負荷。 例如,熟悉的無襯線字型可能會對他們有所助益,例如新細明體、Arial 或 Calibri。 避免使用全大寫字母的用字,以及過多斜體或底線。 在句子與段落之間包含足夠的空白區域。

使用文字間距

使用內建標題和樣式。

若要保留定位順序,並讓螢幕助讀程式能更輕易地讀取文件,請使用有邏輯的標題順序,以及 Word 內建的格式設定工具。

例如,以指定的邏輯順序來安排標題。 請依序使用標題 1、標題 2 及標題 3,而不要依標題 3、標題 1、標題 2的順序排列。 此外,請將文件中的資訊整理成數個小區塊。 在理想情況下,每個標題只應包含幾個段落。

套用內建的標題樣式

使用項目符號清單

使用排序清單

使用簡單的表格結構,並指定欄標題資訊。

螢幕助讀程式會計算表格儲存格,來追蹤它們在表格中的位置。 如果表格內嵌於另一個表格中,或儲存格經過合併或分割處理,螢幕助讀程式就無法計算儲存格,進而無法針對該處之後的表格內容提供實用資訊。 表格中的空白儲存格可能也會誤導使用螢幕助讀程式的使用者,誤以為表格已經沒有內容了。

螢幕助讀程式也使用標題資訊來識別列或欄。

使用表格標題

讓超連結、文字和表格易於存取

下列程式描述如何讓 Word 檔中的超連結、文字及表格易於存取。

新增超連結文字

  1. 選取您想要新增超連結的文字。

  2. 若要開啟 [常用] 索引標籤, 請在畫面底部的工具列末端, 敲擊 [其他] 按鈕。

  3. 點選 [常用] > [插入]。

  4. 向下捲動到 [連結] 命令,然後點選該命令。

  5. 您選取的文字會出現在 [顯示] 方塊中。 這就是超連結文字。 您可以視需要變更文字內容。

  6. 若要新增超連結,請在 [位址] 方塊中輸入 URL。

  7. 點選畫面頂端的 [完成]。

提示: 如果超連結目的地頁面上的標題提供頁面內容的正確摘要,請在超連結文字中使用此標題。 例如,此超連結文字符合目的地頁面上的標題:Office Online 範本和佈景主題

呈現要顯示的 URL (網址) 和文字的 [連結] 命令

套用內建的標題樣式

  1. 選取文字。

  2. 若要開啟 [常用] 索引標籤, 請在畫面底部的工具列末端, 敲擊 [其他] 按鈕。

  3. 在 [樣式] 命令上,點選向右箭號。

  4. 點選您要使用的標題樣式,例如 [標題 1]。

已選取 [標題 1] 的 [樣式] 命令

使用項目符號清單

  1. 將游標移動到文件中任何地方。

  2. 若要開啟 [常用] 索引標籤, 請在畫面底部的工具列末端, 敲擊 [其他] 按鈕。

  3. 在 [項目符號] 命令上,點選向右箭號。

  4. 點選您要使用的項目符號選項。

  5. 在項目符號清單中輸入各個項目符號內容。

顯示格式化選項的 [項目符號] 命令

使用排序清單

  1. 將游標移動到文件中任何地方。

  2. 若要開啟 [常用] 索引標籤, 請在畫面底部的工具列末端, 敲擊 [其他] 按鈕。

  3. 在 [編號] 命令上,點選向右箭號。

  4. 點選您要使用的編號選項。

  5. 輸入循序的步驟。

顯示格式化選項的 [編號] 命令

使用易於存取的文字色彩

以下提供幾個建議供您參考:

  • 為字型色彩套用 [自動] 設定,以確保文字能清楚顯示。 請選取要修改設定的文字,然後選取 [常用] > [字型色彩] > [自動]。

    字型自動​​套色設定的螢幕擷取畫面​​
  • 使用 Colour Contrast Analyzer (色彩對比分析工具);這款免費的應用程式能分析色彩及對比度,且會立即顯示結果。

使用易於存取的文字格式

以下提供幾個建議供您參考:

  • 為標有色彩的超連結文字新增底線。 這可協助色盲使用者了解這段文字是連結,即使他們看不到文字的色彩。

  • 如要使用色彩來表示狀態,您可以新增圖案。 舉例來說,如果綠色是用來表示「通過」,您可以新增核取記號的符號 Excel 綠色核取記號 ,而假如紅色是用來表示「失敗」,則可新增大寫的 X 一個內有大寫 X 的紅色方塊之螢幕擷取畫面。

附註: 請參閱下列資源提供的其他建議︰usability.gov色盲使用者的 Web 協助工具

使用文字間距

增加或減少不同句子與段落之間的空白區域:

  1. 選取您的文字。

  2. 若要開啟 [常用] 索引標籤, 請在畫面底部的工具列末端, 敲擊 [其他] 按鈕。

  3. 在 [行距] 命令上,點選向右箭號。

  4. 點選您要使用的間距選項。

顯示格式化選項並選取 1.15 的 [行距] 命令

使用表格標題

  1. 將游標放在表格中的任何位置。

  2. 點選 [常用] > [插入] > [表格]。

  3. 在 [樣式選項] 命令上,點選向右箭號。

  4. 若要選取 [標題列] 選項,請點選該選項。

  5. 在您的表格中,輸入欄標題。

已選取 [標題列] 的 [樣式選項] 命令

另請參閱

Android:讓 Word 文件易於存取的最佳做法

請參閱下表列出的重要最佳做法,了解如何建立方便身心障礙使用者存取的 Word 文件。

要修正的內容

為什麼要修正

如何修正

在所有視覺效果和表格中包含替代文字。

視覺內容包括圖片、SmartArt 圖形、圖案、群組、圖表、內嵌物件、筆跡及影片。

替代文字可協助看不到螢幕的使用者了解影像和其他視覺效果中的重要資訊。

避免在影像中以文字做為傳達重要資訊的唯一方式。 如果您必須使用其中含有文字的影像,請在文件中重複該文字。 在替代文字中,簡短描述影像,並提及文字的存在及它的用途。

在影像中新增替代文字

在圖案中新增替代文字

在表格中新增替代文字

新增有意義的超連結文字。

使用螢幕助讀程式的人士有時會瀏覽連結清單。 連結應傳達有關目的地的清楚及正確資訊。 例如,請包含目的地頁面的完整標題,而不是連結到按一下這裡文字。

新增超連結文字

確定色彩不是傳達資訊的唯一方式。

視障、弱視或色盲使用者可能會錯過特定色彩所傳達的意義。

使用易於存取的文字格式

針對文字與背景色彩,請使用足夠的對比。

如果文件的文字與背景之間對比度夠高,就能讓更多人看清楚及使用其中的內容。

使用易於存取的文字色彩

使用較大的字型大小 (18pt 或更大)、無襯線字型,以及足夠的空白區域。

有閱讀障礙的使用者描述在頁面上看到文字「攪和在一起」(一行文字與下一行文字壓縮在一起)。 他們經常看到文字合併或扭曲。

針對有閱讀障礙的使用者或弱視使用者,請降低他們的閱讀負荷。 例如,熟悉的無襯線字型可能會對他們有所助益,例如新細明體、Arial 或 Calibri。 避免使用全大寫字母的用字,以及過多斜體或底線。 在句子與段落之間包含足夠的空白區域。

使用文字間距

使用內建標題和樣式。

若要保留定位順序並讓螢幕閱讀程式更容易閱讀您的檔, 請使用邏輯標題順序, 以及 Word內建的格式設定工具。

例如,以指定的邏輯順序來安排標題。 請依序使用標題 1、標題 2 及標題 3,而不要依標題 3、標題 1、標題 2的順序排列。 此外,請將文件中的資訊整理成數個小區塊。 在理想情況下,每個標題只應包含幾個段落。

套用內建的標題樣式

使用項目符號清單

使用排序清單

使用簡單的表格結構,並指定欄標題資訊。

螢幕助讀程式會計算表格儲存格,來追蹤它們在表格中的位置。 如果表格內嵌於另一個表格中,或儲存格經過合併或分割處理,螢幕助讀程式就無法計算儲存格,進而無法針對該處之後的表格內容提供實用資訊。 表格中的空白儲存格可能也會誤導使用螢幕助讀程式的使用者,誤以為表格已經沒有內容了。

螢幕助讀程式也使用標題資訊來識別列或欄。

使用表格標題

在視覺效果和表格中新增替代文字

下列程式描述如何在 Word 檔的視覺效果和表格中新增替代文字。

附註:  針對音訊與視訊內容,除了替代文字,也請包含適用於聽障或聽力受損使用者的隱藏式輔助字幕。

在影像中新增替代文字

在圖片和螢幕擷取畫面等影像中新增替代文字, 讓螢幕閱讀程式能夠朗讀文字, 以向看不到影像的使用者描述影像。

  1. 選取影像。

  2. 若要開啟 [圖片] 索引標籤, 請在畫面底部的工具列最右邊, 敲擊 [其他 向上鍵 ] 按鈕。

  3. 向下滾動至 [替代文字] 選項, 然後輕觸該選項。

  4. 輸入描述。 您的變更會自動儲存。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊,並盡量精簡。

Android 版 Word [圖片替代文字] 對話方塊

在圖案中新增替代文字

在圖案中新增替代文字,包括 SmartArt 圖形中的圖案。

  1. 選取圖案。

  2. 若要開啟 [圖形] 索引標籤, 請在畫面底部的工具列最右邊, 按一下 [更多 向上鍵 ] 按鈕。

  3. 向下滾動至 [替代文字] 選項, 然後輕觸該選項。

  4. 輸入描述。 您的變更會自動儲存。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊,並盡量精簡。

在表格中新增替代文字

  1. 點選表格內的任何位置。

  2. 若要開啟 [表格] 索引標籤, 請在畫面底部的工具列最右邊, 敲擊 [其他 向上鍵 ] 按鈕。

  3. 向下滾動至 [替代文字] 選項, 然後輕觸該選項。

  4. 輸入描述。 您的變更會自動儲存。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊,並盡量精簡。

讓超連結、文字和表格易於存取

下列程式描述如何讓 Word 檔中的超連結、文字及表格易於存取。

新增超連結文字

  1. 選取您想要新增超連結的文字。

  2. 若要開啟 [常用] 索引標籤, 請在畫面底部的工具列最右邊, 敲擊 [其他 向上鍵 ] 按鈕。

  3. 點選 [常用] > [插入]。

  4. 向下滾動至 [連結] 選項, 輕觸該選項, 然後按一下 [插入連結]。

  5. 您選取的文字會出現在 [顯示的文字] 方塊中。 這就是超連結文字。 您可以視需要變更文字內容。

  6. 若要新增超連結,請在 [位址] 方塊中輸入 URL。

  7. 在畫面頂端, 按一下 [套用] 。

提示: 如果超連結目的地頁面上的標題提供頁面內容的正確摘要,請在超連結文字中使用此標題。 例如,此超連結文字符合目的地頁面上的標題:Office Online 範本和佈景主題

呈現要顯示的文字和網址的 [連結] 命令

套用內建的標題樣式

  1. 選取文字。

  2. 若要開啟 [常用] 索引標籤, 請在畫面底部的工具列最右邊, 敲擊 [其他 向上鍵 ] 按鈕。

  3. 向下滾動至 [樣式] 選項, 然後輕觸該選項。

  4. 點選您要使用的標題樣式,例如 [標題 1]。

Android 版 Word [標題樣式] 功能表

使用項目符號清單

  1. 將游標移動到文件中任何地方。

  2. 若要開啟 [常用] 索引標籤, 請在畫面底部的工具列最右邊, 敲擊 [其他 向上鍵 ] 按鈕。

  3. 向下滾動至 [專案符號] 選項, 然後輕觸該選項。

  4. 點選您要使用的項目符號選項。

  5. 在項目符號清單中輸入各個項目符號內容。

Android 版 Word [項目符號清單] 功能表

使用排序清單

  1. 將游標移動到文件中任何地方。

  2. 若要開啟 [常用] 索引標籤, 請在畫面底部的工具列最右邊, 敲擊 [其他 向上鍵 ] 按鈕。

  3. 向下滾動至 [編號] 選項, 然後輕觸。

  4. 點選您要使用的編號選項。

  5. 在編號清單中輸入每個專案。

Android [排序清單] 功能表的 Word

使用易於存取的文字色彩

以下提供幾個建議供您參考:

  • 為字型色彩套用 [自動] 設定,以確保文字能清楚顯示。 請選取要修改設定的文字,然後選取 [常用] > [字型色彩] > [自動]。

    Android 版 Word 的 [字型色彩] 功能表
  • 使用 Colour Contrast Analyzer (色彩對比分析工具);這款免費的應用程式能分析色彩及對比度,且會立即顯示結果。

使用易於存取的文字格式

以下提供幾個建議供您參考:

  • 為標有色彩的超連結文字新增底線。 這可協助色盲使用者了解這段文字是連結,即使他們看不到文字的色彩。

  • 如要使用色彩來表示狀態,您可以新增圖案。 舉例來說,如果綠色是用來表示「通過」,您可以新增核取記號的符號 Excel 綠色核取記號 ,而假如紅色是用來表示「失敗」,則可新增大寫的 X 一個內有大寫 X 的紅色方塊之螢幕擷取畫面。

附註: 請參閱下列資源提供的其他建議︰usability.gov色盲使用者的 Web 協助工具

使用文字間距

增加或減少句子與段落之間的空白區域。

  1. 選取您的文字。

  2. 若要開啟 [常用] 索引標籤, 請在畫面底部的工具列最右邊, 敲擊 [其他 向上鍵 ] 按鈕。

  3. 向下滾動至 [段落格式設定] 選項, 然後輕觸該選項。

  4. 點選您要使用的間距選項。

Android 版 Word 的 [段落格式] 功能表

使用表格標題

  1. 將游標放在表格中的任何位置。

  2. 若要開啟 [表格] 索引標籤, 請在畫面底部的工具列最右邊, 敲擊 [其他 向上鍵 ] 按鈕。

  3. 向下滾動至 [樣式選項] 選項, 然後輕觸該選項。

  4. 若要選取 [標題列] 選項,請點選該選項。

    提示: 選取選項時, 它會變成灰色。

  5. 在您的表格中, 輸入每個欄標題。

Android 版 Word 的 [表格樣式選項] 功能表

另請參閱

行動裝置專用的 Windows:讓 Word 文件易於存取的最佳做法

請參閱下表列出的重要最佳做法,了解如何建立方便身心障礙使用者存取的 Word 文件。

要修正的內容

為什麼要修正

如何修正

新增有意義的超連結文字。

螢幕助讀程式的使用者有時會搜尋連結清單。 連結應該要清楚傳達有關目的地的正確資訊。 例如,連結應該要包含目的地頁面的完整標題,而不是只有「按一下這裡」這類文字。

新增超連結文字

在圖形、表格、圖案及其他視覺元素中新增替代文字。

替代文字可協助看不到螢幕的使用者瞭解影像和其他視覺效果中的重要資訊, 例如 SmartArt 圖形、圖案、群組、圖表、內嵌物件、連結圖像、筆跡繪圖及影片。

請不要僅使用影像中的文字來傳達重要資訊。 如果您必須使用含有文字的影像,請在文件中重複輸入該段文字。 接著在替代文字中簡單描述影像內容,並提及這段文字的存在及其用途。

在影像中新增替代文字

在圖案中新增替代文字

在表格中新增替代文字

使視覺效果更加裝飾性

確定色彩不是傳達資訊的唯一方式。

視力受損、視障或色盲使用者可能會無法領略特定色彩所代表的意義。 請不要僅使用色彩來傳達意義。 建議您另外建立一段能夠展現色彩或其他感官特性含意的文字。

使用易於存取的文字格式

針對文字與背景色彩,請使用足夠的對比。

文件中的文字應該要能在高對比模式下閱讀,讓每個使用者 (包括視障使用者) 都能看得一清二楚。

使用易於存取的文字色彩

使用較大的字型大小 (至少 18pt)、無襯線字型,以及足夠的空白區域。

有閱讀障礙的使用者可能會覺得頁面上的文字在移動,或是文字擠成一團 (上下兩行的文字擠在一起)。 此外,文字也可能會合併或扭曲。

若要降低閱讀負擔,您可以嘗試以下幾種做法:

  • 使用熟悉的無襯線字型,例如 Arial 或 Calibri。

  • 避免使用全都是大寫字母的文字,以及過度使用斜體或底線。

  • 讓不同的行與段落之間有足夠的空白區域。

  • 讓段落靠左對齊,而非左右對齊。 這樣可避免字與字之間留下大量空白。 如果文字之間的空白過多,可能會產生像是白色河流在段落中流動的視覺效果。

使用易於存取的文字格式

使用適當的文字間距

使用內建標題和樣式。

若要保留定位順序,並讓螢幕助讀程式能更輕易地讀取文件,請使用有邏輯的標題順序,以及 Word 內建的格式設定工具。

例如,以指定的邏輯順序來安排標題。 請依序使用標題 1、標題 2 及標題 3,而不要依標題 3、標題 1、標題 2的順序排列。 此外,請將文件中的資訊整理成數個小區塊。 在理想情況下,每個標題只應包含幾個段落。

套用內建的標題樣式

使用項目符號清單

使用排序清單

使用簡單的表格結構,並指定欄的標題。

螢幕助讀程式會計算表格儲存格,來追蹤它們在表格中的位置。 如果表格內嵌於另一個表格中,或儲存格經過合併或分割處理,螢幕助讀程式就無法計算儲存格,進而無法針對該處之後的表格內容提供實用資訊。 表格中的空白儲存格可能也會誤導使用螢幕助讀程式的使用者,誤以為表格已經沒有內容了。

螢幕助讀程式也使用標題資訊來識別列或欄。

使用表格標題

在視覺效果和表格中新增替代文字

下列程式描述如何在 Word 檔的視覺效果和表格中新增替代文字。

附註: 如果文件中有音訊與視訊內容,那麼除了替代文字之外,建議您為聽障或聽力受損的使用者加入隱藏式輔助字幕。

在影像中新增替代文字

在影像中新增替代文字, 例如相片、圖形及螢幕擷取畫面, 讓螢幕閱讀程式能夠讀取影像的描述。

  1. 選取文件中的影像。

  2. 若要開啟 [圖片] 功能表, 請敲擊 [其他] (...) 按鈕。

  3. 在 [圖片] 功能表中向下捲動到 [替代文字],然後點選該選項。

  4. 在 [描述] 文字欄位中輸入您的替代文字。 請保持精簡,將最重要的資訊放在開頭,並設法清楚傳達影像的內容和功能。 當您準備好時,請點選 [完成]。

Word Mobile [替代文字] 對話方塊

在圖案中新增替代文字

您可以使用內嵌圖形、SmartArt 中的圖案,以及其他圖案來傳達視覺資訊,不過若要讓螢幕助讀程式讀出這些資訊,您必須先新增替代文字。

  1. 選取文件中的圖案。

  2. 若要開啟 [圖形] 功能表, 請敲擊[其他] (...) 按鈕。

  3. 在 [圖案] 功能表中向下捲動到 [替代文字],然後點選該選項。

  4. 在 [描述] 文字欄位中輸入您的替代文字。 請保持精簡,將最重要的資訊放在開頭,並設法清楚傳達圖案的內容和功能。 當您準備好時,請點選 [完成]。

在表格中新增替代文字

請在表格中新增替代文字,為螢幕助讀程式的使用者提供表格內容的簡短摘要。

  1. 點選表格內的任何位置。

  2. 若要開啟 [表格] 功能表, 請敲擊 [其他] (...) 按鈕。

  3. 在 [表格] 功能表中向下捲動到 [替代文字],然後點選該選項。

  4. 在 [描述] 文字欄位中輸入您的替代文字。 請保持精簡,將最重要的資訊放在開頭,並設法概略統整表格的內容。 當您準備好時,請點選 [完成]。

使視覺效果更加裝飾性

裝飾性物件新增視覺效果, 但無法提供資訊 (例如, [樣式框線])。 使用螢幕閱讀程式的人會聽到這些是裝飾性, 因此他們知道他們不會遺失任何重要資訊。

  1. 在檔中選取一個視覺效果。

  2. 若要開啟功能表, 請敲擊 [其他] (...) 按鈕。

  3. 向下滾動至 [替代文字], 然後輕觸。

  4. 選取 [標示為裝飾性] 核取方塊。 文字項目欄位會變成灰色。

讓超連結、文字和表格易於存取

下列程式描述如何讓 Word 檔中的超連結、文字及表格更容易存取。

新增超連結文字

請為文字新增描述性的超連結,讓使用者知道連結指向哪個目的地。

  1. 選取您要新增超連結的一段文字。

  2. 向右滾動工具列, 直到找到連結 ( Word Mobile 連結按鈕圖示 ) 按鈕並輕觸。

  3. 您選取的文字會出現在 [顯示文字] 欄位中。 這是超連結文字。 如有需要, 您可以變更它。

    提示: 請避免使用「按一下這裡」之類的非描述性用語。 如果超連結之目的地頁面標題可清楚傳達頁面大致上的內容,請使用該標題來做為超連結文字。 例如,以下超連結文字就是目的地頁面的標題:Office Online 範本和佈景主題

  4. 若要新增超連結,請在 [位址] 方塊中輸入 URL。

  5. 點選畫面頂端的 [插入]。

Word Mobile [連結文字] 對話方塊

使用易於存取的文字格式

若要改善文字格式設定,請選取一般的無襯線字型、使用較大的字型大小、讓文字靠左對齊,並且避免過度使用大寫和斜體字型。

  1. 選取一段要設定格式的文字。

  2. 若要開啟 [常用] 功能表, 請敲擊 [其他] (...) 按鈕。

  3. 在 [常用] 功能表中,您可以選取所需的格式設定,例如較大的字型大小和某種無襯線字型等。 您也可以使用其他的格式設定選項,例如利用粗體字型來強調重點。

Word Mobile 中 [文字格式設定​​] 功能表的螢幕擷取畫面。

使用易於存取的文字色彩

若要確保文字在高對比模式下能清楚顯示,請為字型色彩套用 [自動] 設定。

  1. 選取您的文字。

  2. 若要開啟 [常用] 功能表, 請敲擊 [其他] (...) 按鈕。

  3. 在 [字型色彩] 選項上,點選向右箭號。

  4. 點選 [自動]。

已選取 [自動] 選項的 [文字色彩] 功能表之螢幕擷取畫面。

套用內建的標題樣式

請使用內建的標題樣式來為螢幕助讀程式建立文件大綱。 螢幕助讀程式不會將一段較大的粗體文字當做標題,除非您為這些文字套用內建樣式。

  1. 選取要做為標題的文字。

  2. 若要開啟 [常用] 功能表, 請敲擊 [其他] (...) 按鈕。

  3. 向下捲動到 [樣式],然後點選該選項。

  4. 點選您要使用的標題樣式,例如 [標題 1]。

Word Mobile 中,已選取 [標題 1] 選項的 [樣式] 功能表之螢幕擷取畫面。

使用項目符號清單

請盡可能以項目符號將文字分點列出,以改善文件的可讀性和存取便利性。

  1. 把游標移動到文件中您要新增清單的位置,或選取一段您要加到清單中的文字。

  2. 若要開啟 [常用] 功能表, 請敲擊 [其他] (...) 按鈕。

  3. 向下捲動到 [項目符號],然後點選該選項。

  4. 點選您要使用的項目符號樣式。

  5. 視需要輸入清單項目。

    提示: 請在每個清單項目的結尾使用句號或逗號,讓螢幕助讀程式在這些地方暫停。

在 Word Mobile 中選擇項目符號樣式的 [項目符號] 功能表之螢幕擷取畫面。

使用排序清單

請盡可能使用編號清單,因為編號清單比連續的文字區塊容易追蹤。

  1. 把游標移動到文件中您要新增清單的位置,或選取一段您要加到清單中的文字。

  2. 若要開啟 [常用] 功能表, 請敲擊 [其他] (...) 按鈕。

  3. 向下捲動到 [編號],然後點選該選項。

  4. 點選您要使用的編號樣式。

  5. 請視需要輸入清單項目。

    提示: 請在每個清單項目的結尾使用句號或逗號,讓螢幕助讀程式在這些地方暫停。

Word Mobile 中,已選取編號樣式的 [編號] 功能表之螢幕擷取畫面。

使用適當的文字間距

請增加或減少不同句子或段落之間的空白區域來改善可讀性。

  1. 選取一段文字。

  2. 若要開啟 [常用] 功能表, 請敲擊 [其他] (...) 按鈕。

  3. 向下捲動到 [段落格式],然後點選該選項。

  4. 點選 [行距],然後選取您要使用的間距選項。

Word Mobile 功能表中選取行距值的螢幕擷取畫面。

使用表格標題

請在表格中新增標題,以協助螢幕助讀程式追蹤欄與列。

  1. 把游標移動到表格中第一列的某處。

  2. 若要開啟 [表格] 功能表, 請敲擊 [其他] (...) 按鈕。

  3. 在 [表格] 功能表中, 按一下 [插入]。

  4. 點選 [插入上方列]。

  5. 若要回到上一個功能表,請點選 [插入] 功能表標題中的向左箭號。

  6. 在 [表格] 功能表中向下捲動到 [樣式選項],然後點選該選項。

  7. 選取 [標題列]。

  8. 回到您的表格,然後輸入欄的標題。

已選取 [標題列] 選項的 [樣式選項] 功能表之螢幕擷取畫面。

另請參閱

Office Online: 使 Word 網頁版 檔易於存取的最佳做法

下表包含建立可供殘障人士存取之 Word 網頁版 檔的重要最佳做法。

要修正的內容

如何尋找

為什麼要修正

如何修正

在影像和表格中加入替代文字。

使用協助工具檢查程式尋找遺失的替代文字。

替代文字可協助看不到螢幕的使用者了解影像和其他視覺效果中的重要資訊。

避免在影像中以文字做為傳達重要資訊的唯一方式。 如果您必須使用其中含有文字的影像,請在文件中重複該文字。 在替代文字中,簡短描述影像,並提及文字的存在及它的用途。

在影像中新增替代文字

在表格中新增替代文字

新增有意義的超連結文字。

若要判斷超連結文字本身是否能傳達有意義的資訊,以及是否能向讀者提供精確的連結目的地相關資訊,請快速瀏覽文件。

使用螢幕助讀程式的人士有時會瀏覽連結清單。 連結應傳達有關目的地的清楚及正確資訊。 例如,請包含目的地頁面的完整標題,而不是連結到按一下這裡文字。

新增超連結文字

確定色彩不是傳達資訊的唯一方式。

若要尋找色彩編碼實例,請快速瀏覽文件。

視障、弱視或色盲使用者可能會錯過特定色彩所傳達的意義。

使用易於存取的文字格式

針對文字與背景色彩,請使用足夠的對比。

若要找出色彩對比不足, 請尋找檔中難以閱讀或與背景區別的文字。

如果文件的文字與背景之間對比度夠高,就能讓更多人看清楚及使用其中的內容。

使用易於存取的文字色彩

使用內建標題和樣式。

若要找出沒有使用內建樣式的標題,請快速瀏覽文件,尋找格式看起來像標題的文字。 接著選取該段文字,並前往功能區的 [常用] 索引標籤,查看該段文字是否已使用標題樣式。

若要保留定位順序並讓螢幕閱讀程式更容易閱讀您的檔, 請使用邏輯標題順序, 以及 Word 網頁版內建的格式設定工具。

例如,以指定的邏輯順序來安排標題。 請依序使用標題 1、標題 2 及標題 3,而不要依標題 3、標題 1、標題 2的順序排列。 此外,請將文件中的資訊整理成數個小區塊。 在理想情況下,每個標題只應包含幾個段落。

套用內建的標題樣式

使用項目符號清單

使用排序清單

使用簡單的表格結構,並指定欄標題資訊。

使用協助工具檢查程式, 以確保表格不會包含分割儲存格、合併儲存格或巢狀表格格。

您也可以在視覺上掃描表格, 以確認沒有任何完全空白的列或欄。

螢幕助讀程式會計算表格儲存格,來追蹤它們在表格中的位置。 如果表格內嵌於另一個表格中,或儲存格經過合併或分割處理,螢幕助讀程式就無法計算儲存格,進而無法針對該處之後的表格內容提供實用資訊。 如果表格中有空白列與空白欄,也可能會讓螢幕助讀程式的使用者誤以為表格中沒有其他內容了。

螢幕助讀程式也使用標題資訊來識別列或欄。

使用表格標題

在影像和表格中新增替代文字

下列程式描述如何在 Word 網頁版 檔中的影像和表格中新增替代文字。

附註: 我們建議您只在描述欄位中放入文字, 並將標題留白。 這會對大多的主流螢幕助讀程式 (包括 [朗讀程式]) 提供最佳使用體驗。 針對音訊與視訊內容,除了替代文字,也請包含適用於聽障或聽力受損使用者的隱藏式輔助字幕。

在影像中新增替代文字

在影像 (例如圖片及螢幕擷取畫面) 中新增替代文字,以讓螢幕助讀程式能夠朗讀文字,向看不到影像的使用者描述影像。

  1. 選取影像。

  2. 選取 [圖片] > [替代文字]。

  3. 在 [描述] 對話方塊中輸入您的替代文字。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊,並盡量精簡。

Word Online 圖片 [替代文字] 窗格

在表格中新增替代文字

  1. 將游標放在表格中的任何位置。

  2. 選取 [表格] >替代文字]。

  3. 在 [描述] 對話方塊中輸入您的替代文字。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊,並盡量精簡。

[替代文字] 對話方塊具有 [標題] 和 [描述] 欄位的螢幕擷取畫面。

讓超連結、文字和表格易於存取

下列程式描述如何讓 Word 網頁版 檔中的超連結、文字及表格易於存取。

新增超連結文字

  1. 選取您要在超連結中新增的文字,然後按一下滑鼠右鍵。

  2. 選取 [連結]。 您選取的文字會在 [顯示文字] 方塊中顯示。 這是超連結文字。

  3. 如有需要,請變更超連結文字。

  4. 在 [位址] 方塊中,輸入超連結的目的地位址。

    提示: 如果超連結目的地頁面上的標題提供頁面內容的正確摘要,請在超連結文字中使用此標題。 例如,此超連結文字符合目的地頁面上的標題:Office Online 範本和佈景主題

具有超連結的 [顯示文字] 和 [網址] 欄位等資訊的 [連結] 對話方塊之螢幕擷取畫面。

使用易於存取的文字色彩

以下提供幾個建議供您參考:

  • 為字型色彩套用 [自動] 設定,以確保文字能清楚顯示。 請選取要修改設定的文字,然後選取 [常用] > [字型色彩] > [自動]。

    Word Online 字型色彩選取功能表
  • 使用 Colour Contrast Analyzer (色彩對比分析工具);這款免費的應用程式能分析色彩及對比度,且會立即顯示結果。

使用易於存取的文字格式

以下提供幾個建議供您參考:

  • 為標有色彩的超連結文字新增底線。 這可協助色盲使用者了解這段文字是連結,即使他們看不到文字的色彩。

  • 如要使用色彩來表示狀態,您可以新增圖案。 舉例來說,如果綠色是用來表示「通過」,您可以新增核取記號的符號 Excel 綠色核取記號 ,而假如紅色是用來表示「失敗」,則可新增大寫的 X 一個內有大寫 X 的紅色方塊之螢幕擷取畫面。

附註: 請參閱下列資源提供的其他建議︰usability.gov色盲使用者的 Web 協助工具

套用內建的標題樣式

  1. 選取標題文字, 然後選取 [常用 ] 索引標籤。

  2. 選取 [樣式] 按鈕, 然後選取標題樣式, 例如 [標題 1 ] 或 [標題 2]。

Word Online 的 [文字樣式] 功能表

使用項目符號清單

  1. 將游標移動到文件中任何地方。

  2. 選取 [常用] 索引標籤。

  3. 選取 [專案符號] 按鈕, 然後選取您要使用的專案符號樣式。

  4. 在項目符號清單中輸入各個項目符號內容。

Word Online 的 [專案符號] 功能表

使用排序清單

  1. 將游標移動到文件中任何地方。

  2. 選取 [常用] 索引標籤。

  3. 選取 [編號] 按鈕, 然後選取您要使用的清單樣式。

  4. 輸入循序的步驟。

Word Online 編號功能表

使用文字間距

增加或減少句子與段落之間的空白區域。

  1. 選取您的文字。

  2. 選取 [常用] 索引標籤。

  3. 選取 [ ... ] 按鈕, 然後選取 [段落選項]。 [段落] 對話方塊隨即開啟, 並顯示 [縮排] 和 [間距] 選項。

  4. 在 [間距] 底下,選取需要的間距選項。

顯示 [段落] 對話方塊中 [一般]、[縮排] 和 [段落間距] 等選項的螢幕擷取畫面。

使用表格標題

  1. 將游標放在表格中的任何位置。

  2. 選取 [表格>樣式選項] > [標題欄]。

  3. 輸入欄標題。

Word Online [表格樣式選項] 功能表

另請參閱

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