讓您的資料更簡潔的十大絕佳方法

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拼錯的單字、 頑固結尾空格、 不想要的前置詞、 不適當的情況下和非列印字元讓不正確的第一印象。 並不甚至能變更資料的方法的完整清單。 任務縮合袖子。 它是使用 Microsoft Excel 工作表的一些主要 spring-cleaning 時間。

您永遠不必控制您從外部資料來源,例如資料庫、 文字檔案或網頁匯入的資料類型與格式。 您可以在分析資料之前,您通常需要它清理。 幸運的是,Excel 有許多功能,可協助您取得您想要的精確格式的資料。 有時候,工作很簡單,而且沒有會為您的工作的特定功能。 比方說,您可以清理含有註解或資訊描述的欄中拼錯的單字輕鬆地使用拼字檢查程式。 或者,如果您想要移除重複的資料列,您可以快速執行此動作使用 [移除重複項目] 對話方塊。

其他時候,您可能需要一或多個資料行操作使用公式將匯入的值轉換為新的值。 例如,如果您想要移除的結尾空格,您可以建立新的資料行,讓資料更簡潔使用公式、 填滿新的資料行、 轉換的值,該新資料行的公式,然後移除原始資料行。

清理資料的基本步驟如下所示:

  1. 從外部資料來源匯入資料。

  2. 另一個活頁簿中建立備份複本的原始資料。

  3. 確保資料以表格格式的列與欄有: 類似的每個資料行,所有欄和列可見時,與範圍內沒有空白列的資料。 為獲得最佳結果,使用 Excel 表格。

  4. 執行不需具備資料行操作第一次,例如拼字檢查或使用 [尋找及取代] 對話方塊的工作。

  5. 接下來,請執行需要資料行操作工作。 管理資料行的一般步驟為:

    1. 插入新欄 (B) 必須清理原始欄 (A) 旁邊。

    2. 新增公式,將會轉換頂端的新的欄 (B) 的資料。

    3. 填滿公式,在新欄 (B)。 在 Excel 中的表格會自動建立計算結果的欄向下填滿的值。

    4. 選取新欄 (B) 並複製,然後貼到新的欄 (B) 的 [做為值。

    5. 移除原始欄 (A),它會將新的欄 b 轉換到 a]。

若要定期清理相同的資料來源,請考慮錄製巨集或撰寫程式碼來自動化整個程序。 也有外部增益集所撰寫的協力廠商,列於 [協力廠商提供者] 區段中,您可以考慮使用如果您沒有時間] 或 [資源來自動化程序,在您自己的數字。

其他資訊

描述

連線至 (匯入) 資料的概觀

描述所有將 Office Excel 匯入外部資料的方式。

在工作表儲存格中自動填入資料

示範如何使用 [填滿] 命令。

建立表格並設定格式

調整大小的表格,藉由新增或移除列和欄

使用 Excel 表格中的計算結果的欄

示範如何建立 Excel 表格及新增或刪除欄或導出資料行。

建立巨集

顯示數種方式可以使用巨集自動化重複性的工作。

您可以使用拼字檢查程式,不只尋找拼錯的單字,但若要找出不會使用一致的方式,例如產品或公司名稱,將這些值新增至自訂字典的值。

其他資訊

描述

使用拼字與文法檢查

示範如何校正拼錯的單字,工作表上。

使用自訂字典將單字新增至拼字檢查程式

說明如何使用自訂字典。

當您匯入資料時,重複的資料列是常見的問題。 最好篩選唯一值,第一次,以確認結果與您想要移除重複的值之前。

其他資訊

描述

篩選唯一值或移除重複的值

顯示兩個密切相關的程序: 如何針對唯一資料列篩選以及移除重複的資料列。

若要移除常見的前置字元字串,例如標籤後面接著冒號和空格或後置字元,例如 parenthetic 片語過時或不必要的字串結尾。 您可以尋找該文字的執行個體,然後使用任何文字或其他文字來取代它。

其他資訊

描述

檢查儲存格是否包含文字 (不區分大小寫)

檢查儲存格包含文字 (區分大小寫)

示範如何使用 [尋找] 命令和幾個函式來尋找文字。

移除文字的字元

示範如何使用 [取代] 命令和幾個函式來移除文字。

尋找或取代工作表上的文字與數字

示範如何使用 [尋找取代] 對話方塊。

尋找、 FINDB

搜尋、 SEARCHB

REPLACE、 REPLACEB

替代

靠左、 LEFTB

右]、 [RIGHTB

LEN、 LENB
MID、 MIDB

以下是您可以使用來執行各種不同的字串管理工作,例如尋找並取代為子字串內、 擷取字串的某部分或判定字串的長度的函式。

文字有時候混合袋,尤其關於文字的大小寫。 使用一或多個三個案例的函式,您可以將文字轉換成小寫字母,例如電子郵件地址、 大寫字母,例如產品代碼或適當的大小寫,例如名稱或通訊錄標題。

其他資訊

描述

變更文字大小寫

示範如何使用三個案例的函式。

LOWER

將轉換為小寫字母文字字串中的全部大寫字母。

適當

將文字字串中的第一個英文字母和任何其他非英文字母的字元後之字母轉換成大寫。 其餘所有的字母則都轉換成小寫。

UPPER

將文字轉換為大寫字母。

有時候文字值所包含的前置字元、 結尾,或多個內嵌的空格字元 (Unicode字元集 32 和 160 值) 或非列印字元 (Unicode 字元設定值 0 至 31、 127、 129、 141、 143、 144 和 157)。 當您排序、 篩選或搜尋時,這些字元有時可能會導致非預期的結果。 比方說,在外部資料來源,使用者可能會不小心新增額外的空格字元,以讓打字錯誤或從外部來源匯入的文字資料可能包含內嵌於文字中的非列印字元。 不容易注意到這些字元,因為可能難以理解非預期的結果。 若要移除這些不需要的字元,您可以使用 TRIM、 清除和 SUBSTITUTE 函數的組合。

其他資訊

描述

說明如何移除所有的空格和非列印字元的 Unicode 字元組。

程式碼

傳回文字字串中第一個字元的字碼。

清除

移除文字中 7 位元 ASCII 碼 (值 0 至 31) 的第一個 32 的非列印字元。

TRIM

移除文字中 7 位元 ASCII 空格字元 (值 32)。

替代

您可以使用 SUBSTITUTE 函數取代較高的值 Unicode 字元 (值 127 129、 141、 143、 144、 157,與 160),與 TRIM 和 CLEAN 函數所設計的 7 位元 ASCII 字元。

有兩個主要的問題,可能會要求您讓資料更簡潔的數字: 數已不慎匯入為文字和負號若需要變更貴組織的標準。

其他資訊

描述

將儲存成文字的數值轉換成數值格式

示範如何將轉換的數字格式化和儲存格中為文字,可以使計算發生問題或產生令人混淆的排序順序,數字格式。

美元

將數字轉換成文字格式,並套用貨幣符號。

TEXT

將值轉換成以特定數字格式的文字。

已修正

將無條件捨位到指定的小數位數的數字、 以小數點格式來格式化數字格式使用句號和逗號,並傳回文字結果。

VALUE

將代表某數值的文字字串轉換成數字。

因為有許多不同的日期格式,而這些格式可能會混淆編號的組件代碼或其他包含斜線符號或連字號的字串,因為日期和時間通常需要轉換與格式化。

其他資訊

描述

變更日期系統、 格式或兩位數年份解譯

說明 Office Excel 中的日期系統的運作方式。

時間轉換

示範如何將不同的時間單位之間轉換。

將儲存成文字的日期轉換成日期

示範如何轉換日期的格式化和儲存格中為文字,可以使計算發生問題或產生令人混淆的排序順序,以日期格式。

DATE

傳回代表特定日期的連續序列。 如果儲存格格式在輸入函數之前是 [通用格式],則結果會以 [日期] 進行格式設定。

DATEVALUE

將轉換為序列以文字表示的日期。

TIME

傳回特定時間的小數。 如果儲存格格式在輸入函數之前是 [通用格式],則結果會以 [日期] 進行格式設定。

TIMEVALUE

傳回以文字字串代表之時間的小數點數字。 十進位數字是介於 0 (零) 到 0.99999999 值代表自 0:00:00 (12:00:00 A.M.) 到 23:59:59 (11:59:59 P.M.)。

一般後從外部資料來源匯入資料的工作是兩個或多個資料行合併成一份,或是將一欄分割為兩個或多個欄。 例如,您可能會想要分割名字和姓氏名稱將包含全名的欄。 或者,您可能會想要分割成不同的地址、 縣/市、 地區和郵遞區號欄包含地址] 欄位的資料行。 反向也可能是 true。 您可能會想要合併的第一個和最後一個名稱欄完整名稱,或合併成一欄的個別地址欄。 其他常見的值可能會需要合併到一欄或分割為多個資料行包含產品代碼、 檔案路徑及網際網路通訊協定 (IP) 地址。

其他資訊

描述

合併名字和姓氏

結合文字和數字

合併文字的日期或時間

合併兩個或多個資料行使用函數

顯示結合兩個或多個資料行值的典型的範例。

使用資料剖析精靈將文字分割成不同的欄

示範如何使用此精靈來分割資料行根據各種通用的分隔符號。

使用函數將文字分割成不同的欄

示範如何使用 LEFT、 MID、 RIGHT、 SEARCH 和 LEN 函數分割成兩個或多個資料行名稱] 欄。

合併或分割儲存格的內容

示範如何使用 CONCATENATE 函數、 & (&) 運算子及文字轉換為 [資料剖析精靈。

合併儲存格或分割合併的儲存格

示範如何使用 [合併儲存格合併跨,及合併及中央命令。

CONCATENATE

聯結兩個或多個文字字串成為一個文字字串。

大部分的 [分析] 和 [Office Excel 中的格式設定功能假設有單一、 單層二維資料表中的資料。 有時您可能會想要將列變成欄,設和資料欄變成資料列。 其他時候,不甚至結構化資料會以表格格式,而且您需要從 nontabular 資料以表格格式轉換的方式。

其他資訊

描述

TRANSPOSE

傳回垂直儲存格範圍為水平的範圍,或反向操作。

有時候,資料庫系統管理員使用 Office Excel 尋找並校正相符的錯誤,當連接兩個或多個表格。 這可能需要從不同的工作表,例如協調兩個資料表,來查看兩個資料表中的所有記錄,或比較資料表,找出不相符的資料列。

其他資訊

描述

在資料清單中查閱數值

顯示常見的方式,使用 lookup 函數來查閱資料。

查閱

傳回從單列或單欄範圍或陣列。 LOOKUP 函數有兩種語法格式: 向量形式與陣列形式。

VLOOKUP 函數

搜尋 [頂端列的資料表或值的陣列中的值,然後在從您指定的資料表或矩陣中的資料列的同一欄中傳回值。

VLOOKUP

搜尋中的表格陣列的第一欄的值,並傳回值在同一列中,從表格陣列中的另一欄。

INDEX

會傳回一個值的參照表格或範圍內的值。 有兩種形式的 INDEX 函數: 陣列形式與陣列形式。

MATCH

傳回符合指定的值,以指定的順序在陣列中的項目的相對位置。 當您需要的是項目在範圍內的位置而不是項目本身,請使用 MATCH 函數,而不要使用其中一個 LOOKUP 函數。

位移

傳回根據所指定列數及欄數之儲存格或儲存格範圍之範圍的參照。 傳回的參照可以是單一儲存格或一個儲存格範圍。 您可以指定要傳回的列數和欄數。

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