讓您的資料更簡潔的十大絕佳方法

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

拼錯的單字、 頑固結尾空格、 不想要的前置詞、 不正確的情況下和非列印字元讓不正確的第一印象。並不更能變更資料的方式的完整清單。縮合袖子。它是與 Microsoft Excel 工作表的一些主要 spring-cleaning 時間。

您隨時都沒有控制格式與您從外部資料來源,例如資料庫、 文字檔案或網頁匯入的資料類型。您可以在分析資料之前,您通常要清除。所幸,Excel 會有許多功能,可協助您取得您想要精確地格式的資料。有時候,任務是乾淨的簡單且會為您的工作的特定功能。例如,您輕鬆地可以使用拼字檢查程式清理拼錯的單字,在欄中包含註解或描述。或者,如果您想要移除重複的資料列,您可以快速地執行此使用 [移除重複項目] 對話方塊。

有時候,您可能需要使用公式來匯入的值轉換為新值處理一或多個資料行。例如,如果您想要移除的結尾空格,您可以建立新的資料行,使用公式、 填滿新的資料行、 轉換的值,該新資料行的公式,然後移除原始資料行中清除資料。

清除資料的基本步驟如下所示:

  1. 從外部資料來源,匯入資料。

  2. 建立另一個活頁簿中的備份複本的原始資料。

  3. 確保資料的列數和欄的表格格式: 類似每個資料行、 所有欄和列可見,以及範圍內沒有空白列中的資料。為了獲得最佳結果,使用 Excel 表格。

  4. 執行不需具備資料行操作,例如拼字檢查或使用 [尋找及取代] 對話方塊的工作。

  5. 接下來,請執行需要的資料行操作工作。管理資料行的一般步驟如下:

    1. 插入新欄 (B) 必須清理原始欄 (A)] 旁。

    2. 新增公式,將會轉換頂端的新欄 (B) 的資料。

    3. 填滿公式,在新欄 (B)。在 Excel 資料表中,會自動建立計算結果的欄的向下填滿的值。

    4. 選取新的欄 (B),並複製,然後貼到新的欄 (B) 的 [為值。

    5. 移除原始欄 (A),它會將新的欄 b 轉換到 a]。

若要定期清理相同的資料來源,請考慮錄製巨集或撰寫整個程序自動化的程式碼。還有外部增益集所撰寫的協力廠商,列在第三方提供者] 區段中,您可以考慮使用如果您沒有時間] 或 [資源來自動化程序您自己的數字。

其他資訊

描述

連線至 (匯入) 資料的概觀

描述所有 Office Excel 將外部資料匯入的方式。

在工作表儲存格中自動填入資料

顯示如何使用 [填滿] 命令。

建立或刪除 Excel 表格

新增或移除 Excel 表格列和欄

使用 Excel 表格中的計算結果的欄

顯示如何建立 Excel 表格及新增或刪除欄或導出資料行。

建立巨集

顯示數種方式可使用巨集自動化重複的工作。

您可以使用拼字檢查程式,不只尋找拼錯的單字,但若要找出不使用一致的方式,例如產品或公司名稱,將這些值新增至自訂字典的值。

其他資訊

描述

檢查拼字及文法

顯示如何校正拼錯的單字,在工作表上。

使用自訂字典將單字新增至拼字檢查程式

說明如何使用自訂字典。

當您匯入資料時,重複的資料列是常見的問題。最好篩選唯一值,以確認結果與您想要移除重複的值之前。

其他資訊

描述

篩選唯一值或移除重複的值

顯示兩個密切相關的程序: 唯一資料列篩選以及移除重複的資料列。

若要移除常見的前置字元字串,例如標籤後面接著冒號和空格或後置字元,例如 parenthetic 結尾的字串過時或不必要的片語。尋找該文字的執行個體,然後將其取代任何文字或其他文字,您可以執行這個動作。

其他資訊

描述

檢查儲存格是否包含文字 (不區分大小寫)

核取 [如果儲存格包含文字 (區分大小寫)

顯示如何使用 [尋找] 命令和數個函數來尋找的文字。

移除文字的字元

顯示如何使用 [取代] 命令,數個函數來移除文字。

尋找或取代文字和工作表上的數字

尋找及取代

顯示如何使用 [尋找取代] 對話方塊。

尋找、 FINDB

搜尋、 SEARCHB

REPLACE、 REPLACEB

SUBSTITUTE

靠左、 LEFTB

靠右、 RIGHTB

LEN、 LENB

MID、 MIDB

以下是您可以使用來執行各種不同的字串管理工作,例如尋找及取代將字串中的子字串、 擷取字串的某部分或決定字串的長度的函數。

文字有時候在分成,尤其關於文字的大小寫。使用一或多個三個案例的功能,您可以將文字轉換成小寫字母,例如電子郵件地址、 大寫字母,例如產品代碼或適當的大小寫,例如 [名稱或活頁簿的標題。

其他資訊

描述

變更文字大小寫

顯示如何使用三個案例的函數。

較低

將轉換成小寫字母的文字字串中的全部大寫字母。

適當

將文字字串中的第一個英文字母和任何其他非英文字母的字元後之字母轉換成大寫。 其餘所有的字母則都轉換成小寫。

大寫

將文字轉換為大寫字母。

有時候文字值所包含的前置字元、 結尾,或多個空格字元 (Unicode字元設定值 32 和 160) 或非列印字元 (Unicode 字元設定值 0 至 31、 127、 129、 141、 143、 144 及 157)。當您排序、 篩選或搜尋時,這些字元有時候可能會導致非預期的結果。例如,在外部資料來源,使用者可能不小心新增額外的空格字元,讓打字錯誤或從外部來源匯入的文字資料,可能包含內嵌在文字中的非列印字元。不輕鬆發現這些字元,因為可能難以非預期的結果。若要移除這些不需要的字元,您可以使用剪輯、 清除,與 SUBSTITUTE 函數的組合。

其他資訊

描述

顯示如何移除所有空格及非列印字元的 Unicode 字元組。

程式碼

傳回文字字串中的第一個字元的字碼。

清除

移除文字中的第一個 32 的非列印字元 7 位元 ASCII 程式碼 (值 0 至 31)。

修剪

移除文字中的 7 位元 ASCII 空格字元 (值 32)。

SUBSTITUTE

您可以在有剪輯與清除函數所設計的 7 位元 ASCII 字元取代較高的值 Unicode 字元 (值 127、 129、 141、 143、 144、 157 及 160) 使用 SUBSTITUTE 函數。

有兩個主要的問題,可能會要求您讓資料更簡潔的數字: 數字是不小心匯入為文字,以及負數的符號變更為貴組織的標準。

其他資訊

描述

將儲存成文字的數值轉換成數值格式

顯示如何將轉換數字格式設定及儲存格內儲存成文字,可以使計算發生問題或產生混亂的排序順序,數字格式。

美元

將數字轉換成文字格式,並套用貨幣符號。

文字

將值轉換成特定的數字格式的文字。

固定

四捨五入至指定的小數位數的數字、 使用句號和逗號,來格式化數字格式中的數字,並傳回文字結果。

將代表某數值的文字字串轉換成數字。

由於有許多不同的日期格式,而且這些格式,可能會後者的編號的組件代碼或其他包含斜線符號或連字號的字串,日期和時間通常需要轉換,已重新設定格式。

其他資訊

描述

變更日期系統、 格式或兩位數年份解譯

說明 Office Excel 中的日期系統的運作方式。

轉換時間

顯示如何轉換不同的時間單位。

將儲存成文字日期的日期轉換

顯示如何轉換為日期格式設定及儲存格內儲存成文字,可以使計算發生問題或產生混亂的排序順序,為日期格式。

日期

傳回的序列值代表特定日期。如果之前輸入函數的儲存格格式是 [一般],結果的格式的日期。

DATEVALUE

將轉換為序列值的文字表示的日期。

時間

傳回特定時間的十進位數字。如果之前輸入函數的儲存格格式是 [一般],結果的格式的日期。

TIMEVALUE

傳回文字字串表示時間的小數位數的數字。十進位數字是介於 0 (零) 到 0.99999999 值代表自 0:00:00 (12:00:00 A.M.) 到 23:59:59 (11:59:59 P.M.)。

將其中一個,合併兩個或多個欄或一欄分成兩個以上的欄,是後從外部資料來源匯入資料的一般工作。例如,您可能要分割資料行,其中包含姓氏和名字的完整名稱。或者,您可能會想要分割到不同的街道、 縣/市、 地區和郵遞區號欄包含地址] 欄位的資料行。反向也可能是 true。您可能會想要完整名稱] 欄中,將合併的第一個和最後一個名稱的資料行,或將不同的地址欄合併成一欄。其他常見的值,可能需要合併到一欄或分割為多個資料行包含產品代碼、 檔案路徑和網際網路通訊協定 (IP) 地址。

其他資訊

描述

合併名字和姓氏

結合文字和數字

合併文字的日期或時間

合併兩個或多個欄使用函數

顯示一般範例結合來自兩個或多個資料行的值。

使用資料剖析精靈將文字分割成不同的欄

顯示如何使用此精靈來分割資料行是依據各種常見的分隔符號。

使用函數將文字分割成不同的欄

顯示如何使用 LEFT、 MID、 RIGHT、 SEARCH 和 LEN 函數名稱包含欄分割為兩個或多個資料行。

合併或分割儲存格的內容

顯示如何使用 CONCATENATE 函數、 & (&) 運算子和文字轉換為資料剖析精靈。

合併儲存格或分割合併的儲存格

顯示如何使用 [合併儲存格合併跨,及合併及中央命令。

串連

聯結兩個或多個文字字串成為一個文字字串。

大部分的 [分析] 和 [Office Excel 中的格式設定功能假設資料存在於單一的單層二維資料表。有時您可能會想進行成為欄的資料列和欄變成資料列。在其他時間的資料不在表格的格式,甚至結構,您需要轉換從 nontabular 資料以表格格式的方式。

其他資訊

描述

轉置

傳回儲存格範圍垂直與水平的範圍,或反向操作。

有時候,資料庫系統管理員會使用 Office Excel 找出並修正相符的錯誤時,連接兩個或多個資料表。這可能需要查看兩個資料表中的所有記錄,或對比較資料表,找出不相符的資料列,從不同的工作表,例如協調兩個資料表。

其他資訊

描述

值清單中的資料

顯示查閱資料,請使用 lookup 函數的常見方法。

查閱

傳回從單列或單欄範圍或陣列。LOOKUP 函數會有兩種語法形式: 向量形式與陣列形式。

VLOOKUP 函數

搜尋頂端列的資料表或值的陣列中的值,並從您指定的資料表或矩陣中的資料列然後傳回相同的資料行中的值。

VLOOKUP

搜尋表格陣列的第一欄中的值,並傳回值在同一列中,從表格陣列中的另一個資料行。

索引

傳回的值或從表格或範圍內的值的參照。有兩種 INDEX 函數: 陣列形式與陣列形式。

符合的項目

傳回符合指定的值,以指定順序在陣列中的某個項目的相對位置。當您需要的範圍,而不是項目本身中的項目位置時,請使用符合的項目,而非其中一個查閱函數。

位移

傳回根據所指定列數及欄數之儲存格或儲存格範圍之範圍的參照。 傳回的參照可以是單一儲存格或一個儲存格範圍。 您可以指定要傳回的列數和欄數。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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