讓其他人能管理您的郵件和行事曆

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

此功能要求您使用 Microsoft Exchange Server 2000、Exchange Server 2003 或 Exchange Server 2007 帳戶。大部分的家庭與個人帳戶不會使用 Microsoft Exchange。 如需有關 Microsoft Exchange 帳戶,以及如何判斷您的帳戶所連線的 Exchange 版本的詳細資訊,請造訪<請參閱>小節中的連結。

您可以使用 Microsoft Outlook 讓另一個人 (稱為代理人) 代表您接收及回應會議邀請或會議回覆以及傳送電子郵件,就像是有一位助理來幫助您管理收到的書面郵件一樣。您也可以授與其他權限來讓代理人讀取或建立 Exchange 信箱中的項目,或是對這些項目具有完全控制權限。

[代理人存取] 最常用於主管和其助理之間,其中助理 (代理人) 要負責處理主管的內送會議邀請或電子郵件訊息,以及協調主管的行程。本文中假設該種情境以說明此功能;不過,[代理人存取] 也可以用於同僚之間。

本文內容

關於代理人存取

開啟代理人存取功能

變更代理人權限

選擇代理人無法檢視的項目

關於代理人存取

在同一組織內各自使用其 Exchange 帳戶的兩個 Microsoft Office Outlook 2007 使用者可以與對方共用 Exchange 資料夾。當您將自己 Outlook 資料夾的存取權授與另一個 Outlook 使用者時,可以控制該代理人是擁有唯讀或是更為進階的權限。根據預設,他人無法存取您標示為私人的項目。

重要: 依賴「私人」功能並不能防止他人透過程式設計的方法或使用其他電子郵件程式,存取您約會、連絡人或工作的詳細資料。

代理人存取比起只是共用您的 Outlook 資料夾而言,是一個更為進階的功能。如果您想要授與其他權限 (如允許代理人能夠代表您建立電子郵件或回覆會議邀請),您必須使用代理人存取。

附註: 

  • 做為主管,您的郵件必須傳送至您在 Exchange 伺服器上的信箱,而非傳送至電腦上的個人資料夾檔案 (.pst)。

  • 您和代理人必須使用相同的 Office Outlook 版本。

當代理人擁有 [代理傳送者] 權限時,該代理人可以撰寫電子郵件訊息,並在 [寄件者] 方塊中輸入主管的名稱。電子郵件訊息的收件者會在 [寄件者] 旁看到 [代理者名稱代理主管名稱] 等文字。

附註: Exchange 有一進階功能,可以為一或多個人員授與另一個 Exchange 信箱的「傳送為」權限。如此便可讓他人有如該信箱的擁有者一般傳送郵件。[傳送為] 權限可以與 [代理人存取] 搭配使用 (也可單獨使用)。當 [傳送為] 權限為啟用時,收件者只會在 [寄件者] 旁看到主管的名稱。Exchange 或 Microsoft Windows 系統管理員必須設定此選項。這種情況的常見範例是共用的 Exchange 信箱,例如某員工從共用的 Exchange 信箱 (而非該員工自己的 Exchange 帳戶) 傳送電子郵件訊息給客戶。

為 Exchange 系統管理員提供的啟用傳送為權限之指示

  1. 在 Microsoft Windows Server 2003 中,開啟 [Active Directory 使用者和電腦]

  2. 按一下 [檢視] 功能表的 [進階功能]

  3. 按一下網域節點下方的 [使用者]

  4. 開啟要對其新增「傳送為」權限的使用者帳戶。

  5. [安全性] 索引標籤上,按一下 [新增]

  6. [輸入要選取的物件名稱] 方塊中,輸入要對其授與「傳送為」權限的人員之顯示名稱或使用者名稱。可以用分號分隔個別項目來新增多個使用者。

  7. 按一下 [確定]。

  8. [權限] 清單中按一下 [傳送為],然後選取 [允許] 核取方塊。

提示: 若要判斷代理人是擁有 Exchange [傳送為] 權限或只有 Outlook 代理人存取的 [代理傳送者] 權限,請要求代理人建立新郵件,然後將郵件傳送給他/她自己的電子郵件帳戶。請確定代理人在 [寄件者] 方塊中輸入另一個信箱的名稱,例如主管的名稱。當收到郵件時,如果兩個名稱都出現在 [寄件者] 方塊中,並顯示「代理」文字,則代理人只擁有 Outlook 代理人存取的 [代理傳送者] 權限。

做為授與權限的人員,您必須決定代理人對您的資料夾具備的存取權限層級。您可以授權代理人讀取資料夾項目,或讀取、建立、修改及刪除項目。根據預設,在新增代理人時,該代理人對您的 [行事曆][工作] 資料夾具備完整的存取權限,還可以代表您回應會議邀請。

如果想要允許代理人查看您 [收件匣] 中的所有郵件,必須授與其他的權限。開啟代理人存取一節中包含了授與權限的指示。

如果您授與某人存取您 Exchange 資料夾的權限,則該人員可以存取這些資料夾中的所有項目,標示為私人的項目除外。選擇代理人無法檢視的項目一節中包含了允許代理人檢視私人項目的指示。代理人無法使用子資料夾中的項目,除非您變更子資料夾上的共用權限,或者建立新的子資料夾。新的子資料夾會繼承父資料夾的資料夾存取權限。

頁面頂端

開啟代理人存取功能

代理人會自動取得 [代理傳送者] 權限,這表示該代理人能夠執行下列作業:

  • 回應傳送給您 (主管) 的會議邀請。

  • 接收傳送給您 (主管) 的會議邀情回覆。

  • 撰寫並傳送電子郵件訊息,在接收時,此郵件會在 [寄件者] 旁顯示 [代理人名稱代理主管名稱] 等文字。

根據預設,代理人只能閱讀傳送給主管的會議邀請和回覆,並不具有讀取您 [收件匣] 中任何其他郵件的存取權限。

  1. 在 [工具] 功能表上,按一下 [選項]。

  2. 按一下 [代理人] 索引標籤,然後按一下 [新增]。

    代理人存取

    如果找不到 [代理人] 索引標籤或 [新增] 按鈕

    [代理人] 索引標籤或 [新增] 按鈕遺失的原因可能是下列其中一項或多項:

    • Outlook 和 Exchange 之間沒有使用中的連線存在。Outlook 狀態列應該顯示 [已連接到 Microsoft Exchange][線上]

    • 您的郵件沒有傳送到您的 Exchange 信箱。您的郵件必須傳送到您的 Exchange 信箱,而非硬碟中的「個人資料夾」檔案 (.pst)。

    • 可能未安裝或開啟包含代理人存取功能的增益集。

      1. 按一下 [工具] 功能表上的 [信任中心],再按一下 [增益集]

      2. [管理] 清單中,按一下 [Exchange 用戶端擴充功能],然後按一下 [執行]

      3. [增益集管理員] 對話方塊中,選取 [代理人存取] 核取方塊。

        如果未列出 [代理人存取],您必須安裝此增益集。

        1. [增益集管理員] 對話方塊中,按一下 [安裝]

        2. 選取 dlgsetp.ecf,然後按一下 [開啟]

        3. 按一下 [確定],關閉 [增益集管理員] 對話方塊。

          建議您最好重新啟動 Outlook。

  3. 輸入要指定做為代理人的人員名稱,或是在清單中進行搜尋,然後在搜尋結果清單中按一下該名稱。

    附註: 代理人必須是 Exchange 全域通訊清單中的人員。

  4. 按一下 [新增],然後按一下 [確定]。

  5. [代理人的權限] 對話方塊中,可以接受預設的權限設定,或為 Exchange 資料夾選取自訂的存取層級。

    如果代理人僅需要處理會議邀請和回覆的權限,那麼預設的權限設定,包括 [代理人會收到寄給我的會議相關郵件複本] 就已足夠。您可以將 [收件匣] 權限設定保留為 [無]。會議要求和回覆會直接送到代理人的 [收件匣] 中。

    附註: 根據預設會為代理人授與您 [行事曆] 資料夾的 [編輯者 (可讀取、建立與修改項目)] 權限,因為在代理人代表您回覆會議之後,該會議便會自動新增到您的 [行事曆] 資料夾。

    代理人權限層級的描述

    • 檢閱者    具有此權限的代理人可以讀取主管資料夾中的項目。

    • 作者    具有此權限的代理人可以讀取和建立項目,以及修該和刪除您建立的項目。例如,代理人可以直接在主管的 [工作][行事曆] 資料夾中,建立工作要求和會議邀請,然後以主管的身分傳送這些項目。

    • 編輯者    具有此權限的代理人能處理 [作者] 有權處理的任何事,並進一步修改和刪除主管建立的項目。

    代理人存取權限

  6. 若要傳送郵件並告知代理人已變更的權限,請選取 [自動傳送郵件給代理人,告知其擁有的權限範圍] 核取方塊。

  7. 如有需要,請選取 [代理人可以看到我的私人項目] 核取方塊。

    重要: 這是一項全域設定,會影響所有的 Exchange 資料夾,包括所有的 [郵件]、[連絡人]、[行事曆]、[工作]、[記事] 和 [日誌] 資料夾。您無法只允許存取一個資料夾中的私人項目。

  8. 按一下 [確定]。

附註: 使用 [代理傳送者] 權限所傳送的郵件會在 [寄件者] 旁包含代理人和主管的名稱。當郵件是以 [傳送為] 權限傳送時,則只會顯示主管的名稱。如需 [傳送為] 權限的詳細資訊,請參閱關於代理人存取一節。

頁面頂端

變更代理人權限

  1. 按一下 [工具] 功能表上的 [選項],然後按一下 [代理人] 索引標籤。

    未顯示 [代理人] 索引標籤

    [代理人] 索引標籤遺失的原因可能是下列其中一項或多項:

    • Outlook 和 Exchange 之間沒有使用中的連線存在。Outlook 狀態列應該顯示 [已連接到 Microsoft Exchange][線上]

    • 您的郵件沒有傳送到您的 Exchange 信箱。您的郵件必須傳送到您的 Exchange 信箱,而非硬碟中的「個人資料夾」檔案 (.pst)。

    • 可能未安裝或開啟包含代理人存取功能的增益集。

      1. 按一下 [工具] 功能表上的 [信任中心],再按一下 [增益集]

      2. [管理] 清單中,按一下 [Exchange 用戶端擴充功能],然後按一下 [執行]

      3. [增益集管理員] 對話方塊中,選取 [代理人存取] 核取方塊。

        如果未列出 [代理人存取],您必須安裝此增益集。

        1. [增益集管理員] 對話方塊中,按一下 [安裝]

        2. 選取 dlgsetp.ecf,然後按一下 [開啟]

        3. 按一下 [確定],關閉 [增益集管理員] 對話方塊。

          建議您最好重新啟動 Outlook。

  2. 按一下您要變更其權限的代理人,然後按一下 [權限]

    如果想要移除所有的 [代理人存取] 權限,請按一下 [移除],然後略過這些剩餘的步驟。

    代理人存取權限

  3. 變更該代理人能存取之所有 Outlook 資料夾的存取權限。

  4. 若要傳送郵件並告知代理人已變更的權限,請選取 [自動傳送郵件給代理人,告知其擁有的權限範圍] 核取方塊。

附註: 若希望將自己收到之會議邀請和回覆的副本寄給代理人,請為代理人授與您 [行事曆] 資料夾的 [編輯者 (可讀取、建立與修改項目)] 權限,然後再選取 [代理人會收到寄給我的會議相關郵件複本] 核取方塊。

頁面頂端

選擇代理人無法檢視的項目

若已為代理人授與權限可以存取您的 Outlook 資料夾,則您可以隱藏約會、會議、工作和連絡人中的個人資訊。您可以開啟每一項個人項目,然後在 [選項] 群組中按一下 [私人]

若希望代理人檢視自己的私人項目,請執行下列動作:

  1. 按一下 [工具] 功能表上的 [選項],然後按一下 [代理人] 索引標籤。

    未顯示 [代理人] 索引標籤

    [代理人] 索引標籤遺失的原因可能是下列其中一項或多項:

    • Outlook 和 Exchange 之間沒有使用中的連線存在。Outlook 狀態列應該顯示 [已連接到 Microsoft Exchange][線上]

    • 您的郵件沒有傳送到您的 Exchange 信箱。您的郵件必須傳送到您的 Exchange 信箱,而非硬碟中的「個人資料夾」檔案 (.pst)。

    • 可能未安裝或開啟包含代理人存取功能的增益集。

      1. 按一下 [工具] 功能表上的 [信任中心],再按一下 [增益集]

      2. [管理] 清單中,按一下 [Exchange 用戶端擴充功能],然後按一下 [執行]

      3. [增益集管理員] 對話方塊中,選取 [代理人存取] 核取方塊。

        如果未列出 [代理人存取],您必須安裝此增益集。

        1. [增益集管理員] 對話方塊中,按一下 [安裝]

        2. 選取 dlgsetp.ecf,然後按一下 [開啟]

        3. 按一下 [確定],關閉 [增益集管理員] 對話方塊。

          建議您最好重新啟動 Outlook。

  2. 在清單中,按一下您希望能檢視自己私人約會的代理人名稱。

  3. 按一下 [權限]。

  4. 選取 [代理人可以看到我的私人項目] 核取方塊。

    代理人存取私人項目

重要: 您不應該依賴「私人」功能防止他人存取自己的約會、連絡人或工作的詳細資料。若要確保他人無法閱讀您標記為私人的項目,請不要將 [行事曆][連絡人][工作] 資料夾的 [檢閱者 (可讀取項目)] 權限授與他人。由於獲得 [檢閱者 (可讀取項目)] 權限以存取您資料夾的人員,可以使用程式設計的方法或其他電子郵件應用程式來檢視私人項目中的詳細資料,因此,請只在與您信任的人員共用資料夾時,才使用「私人」功能。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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