讓其他人能管理您的郵件和行事曆

讓其他人能管理您的郵件和行事曆

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就像有助理協助您管理收到的書面郵件,另一個人 (稱為代理人) 可以代表您接收並回覆電子郵件,以及處理會議邀請和回應。您也可以授與代理人額外的權限以讀取、建立或變更您 Microsoft Exchange Server 信箱中的項目。

本文內容

「 委派存取做什麼?

將某人設為我的代理人

變更代理人的權限

變更代理人存取私人項目

「委派存取」在做什麼?

「委派存取」不只是共用存取資料夾。代理人是被授與額外權限的人,例如代表您建立電子郵件或回應會議邀請。若要瞭解代理人如何執行這些工作,請參閱管理其他人的郵件和行事曆項目

附註: 您和代理人必須使用相同的 Outlook 版本。

做為授與權限的人員,您必須決定代理人對您的資料夾具備的存取權限等級。您可以授權代理人讀取資料夾項目,或讀取、建立、修改及刪除項目。根據預設,在新增代理人時,該代理人對您的 [行事曆] 和 [工作] 資料夾具備完整的存取權限,還可以代表您回應會議邀請。

代理人的權限分為哪些層級?

  • 檢閱者     具有此權限的代理人可以讀取您資料夾中的項目。

  • 作者     具有此權限的代理人可以讀取和建立項目,也可以變更和刪除該人員自己建立的項目。例如,代理人可以直接在您的 [工作][行事曆] 資料夾中建立工作要求和會議邀請,然後代表您傳送這些項目。

  • 編輯者     具有此權限的代理人可處理「作者」有權處理的任何事,而且還能變更和刪除您建立的項目。

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將某人設為我的代理人

代理人會自動取得「代理傳送者」權限。根據預設,代理人只能讀取您的會議要求和回應。代理人沒有被授與讀取您 [收件匣] 中其他郵件的權限。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [帳戶設定],然後按一下 [代理人存取]

  3. 按一下 [新增]

    如果沒有出現 [新增],Outlook 和 Exchange 之間可能不存在作用中的連線。Outlook 狀態列會顯示連線狀態。

  4. 輸入要指定做為代理人的人員名稱,或是在清單中進行搜尋,然後在搜尋結果清單中按一下該名稱。

    附註: 代理人必須是您組織的 Exchange 全域通訊清單 (GAL) 中的人員。

  5. 按一下 [新增],然後按一下 [確定]

  6. [代理人權限] 對話方塊中,可以接受預設的權限設定,或為 Exchange 資料夾選取自訂的存取層級。

    如果代理人僅需要處理會議邀請和回應的權限,那麼預設的權限設定 (包括 [代理人會收到寄給我的會議相關郵件複本]) 就已足夠。您可以將 [收件匣] 權限設定保留為 [無]。會議邀請和回應會直接送到代理人的 [收件匣] 中。

    附註: 根據預設,系統會針對您的 [行事曆] 資料夾授與代理人 [編輯者 (可讀取、建立與修改項目)] 權限。一旦代理人代表您回應會議,該會議項目便會自動新增到您的 [行事曆] 資料夾。

  7. 若要傳送郵件並告知代理人已變更的權限,請選取 [自動傳送郵件給代理人,告知其擁有的權限範圍] 核取方塊。

  8. 如有需要,請選取 [代理人可以看到我的私人項目] 核取方塊。

    重要: 此設定會影響所有 Exchange 資料夾。這包括所有的 [郵件]、[連絡人]、[行事曆]、[工作]、[記事] 和 [日誌] 資料夾。沒有任何方式可以僅在指定的資料夾中授與私人項目的存取權。

  9. 按一下 [確定]

    附註: 

    • 使用「代理傳送者」權限傳送的郵件會在 [寄件者] 旁包含代理人和您的名稱。當郵件是以「傳送為」權限傳送時,只會顯示您的名稱。

    • 一旦您新增某人為代理人,他們可以新增您的 Exchange 信箱,其 Outlook 設定檔。如需相關指示,請參閱管理其他人的郵件和行事曆項目

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變更代理人權限

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [帳戶設定],然後按一下 [代理人存取]

  3. 按一下您要變更其權限的代理人,然後按一下 [權限]

    附註: 如果想要移除所有的「委派存取」權限,請按一下 [移除] 並略過這些剩餘的步驟,而不要按 [權限]

  4. 變更代理人能存取之所有 Outlook 資料夾的存取權限。

  5. 若要傳送郵件並告知代理人已變更的權限,請選取 [自動傳送郵件給代理人,告知其擁有的權限範圍] 核取方塊。

附註: 若希望將自己收到之會議邀請和回應的複本寄給代理人,請為代理人授與您 [行事曆] 資料夾的 [編輯者 (可讀取、建立與修改項目)] 權限,然後再選取 [代理人會收到寄給我的會議相關郵件複本] 核取方塊。

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變更代理人對私人項目的存取權限

若已指派權限讓代理人能夠存取您的 Outlook 資料夾,則可以隱藏約會、會議、工作和連絡人中的個人資訊。開啟每一項個人項目,然後在 [標籤] 群組中按一下 [私人]

若要授與存取您私人項目的授權,請執行下列動作:

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [帳戶設定],然後按一下 [代理人存取]

  3. 按一下您所要變更能夠存取您私人約會的代理人名稱,然後按一下 [權限]

  4. 選取 [代理人可以看到我的私人項目] 核取方塊。

重要: 您不應該依賴「私人」功能防止其他人存取自己的約會、連絡人或工作的詳細資料。若要確保他人無法讀取您標記為私人的項目,請不要將 [行事曆][連絡人][工作] 資料夾的 [檢閱者 (可讀取項目)] 權限授與他人。

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