說明 [自動封存設定]

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自動封存會自動將項目移至封存位置,以協助管理信箱或您使用的電子郵件伺服器中的空間。視您選取的選項而定,自動封存會完成下列一或兩項動作:

  • 將項目從其原始位置 (通常是其中一個使用中的資料夾) 移至封存資料夾。

    項目會移至何處?

    封存檔案是一種 Outlook 資料檔 (.pst) 的類型。自動封存第一次執行時,會自動在下列位置建立封存檔案:C:\Users\您的使用者名稱\Documents\Outlook Files\archive.pst

    我找不到本文列出的資料夾

    有些資料夾可能是隱藏的資料夾。如需有關檢視 Windows 中隱藏資料夾的詳細資訊,請參閱顯示隱藏的檔案

  • 永久刪除已超過其使用期限的項目。

附註:  如果您選擇將項目刪除,就不會封存這些項目。如果您選擇將項目封存,自動封存就無法刪除這些項目。項目一旦封存後,就只能手動刪除。

如需有關自動封存功能的詳細資訊,請參閱自動封存較舊的項目

Outlook 項目的使用期限

除非已將項目特別標示以排除,否則任何已超過其使用期限的 Outlook 項目都將會包含在下一次的自動封存。每個 Outlook 資料夾的預設使用期限如下:

資料夾

使用期限

收件匣和草稿

6 個月

寄件備份和刪除的郵件

2 個月

寄件匣

3 個月

行事曆

6 個月

工作

6 個月

記事

6 個月

日誌

6 個月

附註:  如果您建立的資料夾包含與 [收件匣]、[行事曆]、[工作]、[記事] 或 [日誌] 相同的項目類型,使用期限則同樣會是預設的六個月。例如,為了接收同事的狀態報告所建立的郵件資料夾,或是為了個人連絡人所建立的連絡人資料夾。

決定項目的期限

項目類型

使用期限開始的時間

電子郵件訊息

接收日期/時間或最後變更和儲存郵件的時間,以時間較晚者為準。例如,將郵件標示為已讀取或未讀取就是一種郵件變更。

行事曆會議、活動或約會

最後變更和儲存項目的日期,以時間較晚者為準。週期性項目不會自動封存。

工作

完成日期或最後變更和儲存工作的時間。未標示為已完成的工作不會自動封存。指派給其他使用者的工作只會在標示為已完成的情況下才進行封存。

記事

最後變更和儲存記事的時間。

日誌項目

建立日誌項目的日期或最後變更和儲存項目的時間。

連絡人

根據預設,連絡人不會封存。不過,您可以手動進行封存。

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自動封存設定和選項

請參閱下列說明,了解自訂自動封存時可套用的設定和選項。

[自動封存設定] 對話方塊

每 n 天執行自動封存:選擇自動封存執行的頻率。同時封存多個項目可能會降低電腦效能。因此,建議您提高使用自動封存的頻率,以減少需要處理的項目數量。

若要關閉自動封存功能,請清除 [每 n 天執行自動封存] 核取方塊。

自動封存執行前提示:選擇是否要在自動封存處理 Outlook 項目之前顯示提醒訊息。提示出現時,您可以按一下提醒訊息中的 [否] 來取消該自動封存工作階段。

刪除過期的項目 (僅用於電子郵件資料夾):此選項預設為關閉。選取此核取方塊以在郵件超過其使用期限之後予以刪除。

封存或刪除舊項目:如果要設定或變更後續設定,請選擇此選項。如果已清除此核取方塊,則會使用預設設定來執行自動封存。

在資料夾清單中顯示封存資料夾:選取此核取方塊,讓封存資料夾與您的其他工作資料夾一起並列於瀏覽窗格中。如果您沒有選取此選項,您仍可開啟封存資料夾:按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [開啟] 索引標籤上的 [開啟 Outlook 資料檔]。

清除項目 - 早於:指定您要將項目封存的期限 (以 [天]、[週] 或 [月] 為單位)。您可以設定的期限範圍為一天到最多 60 個月。

將舊項目移到:選取此核取方塊以封存舊項目,而不是自動刪除這些項目。預設資料夾會顯示在方塊中。若要使用其他資料夾,請在方塊中輸入資料夾位置,或按一下 [瀏覽]。選取此選項會清除選取的 [永久刪除舊項目] 選項。

永久刪除舊項目:此選項會刪除任何過期的項目。不會移動這些項目,而且不會保留任何封存複本。選取此選項會清除選取的 [將舊項目移到] 選項。

將此設定套用至所有的資料夾:此選項會套用自動封存設定,包括您對所有資料夾所做的變更。若要對一或多個資料夾指定特有的設定,請勿選擇此選項。反之,則以滑鼠右鍵按一下資料夾,按一下 [內容],然後移至 [自動封存] 索引標籤,以針對您要變更的每個資料夾變更設定。

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