詳細介紹「核准」工作流程

詳細介紹「核准」工作流程

SharePoint 工作流程能協助您自動化商務程序,使其更一致且更有效率。[核准] 工作流程可讓您以流程處理儲存在 SharePoint 中的文件和其他項目,以取得一或多人的核准。

如需詳細資訊,請參閱關於 SharePoint 隨附的工作流程 (機器翻譯)。

重要: 核准工作流程預設為未啟用,且不會列在關聯表單的 [選取工作流程範本] 清單方塊中。若要能夠使用這項功能,網站系統管理員必須在網站集合層級中啟用它們。請移至 [網站設定] > [網站集合功能] > 啟用 [工作流程] 功能。此外,SharePoint 2013 也會以 SharePoint 2010 相容性模式為基礎,提供這些工作流程範本。若要建立擁有相同邏輯,且以 SharePoint 2013 為基礎的工作流程,請使用 SharePoint Designer 2013。

如果您只需要完成核准工作流程工作   :請直接向下捲動至<完成>區段,並展開該區段。您目前可能無需閱讀任何其他區段。

比較手動程序與自動化工作流程

SharePoint 工作流程如下:

  • 兼具效率與一致性   :核准工作流程會自動傳送文件或項目、指派檢閱工作並追蹤其進度,同時在需要時傳送提醒與通知。您只要從一個集中的狀態頁面,就能監視及調整工作流程中的活動,一次工作流程執行中的事件歷程記錄也會在完成之後保留 60 天。

  • 減輕您的工作量   :核准工作流程可為您與您的同事節省時間和問題,同時還能簡化與標準化您的意見反應程序。

以下為極簡版本的核准工作流程圖表。

簡單的「核准」工作流程圖表

本文中的資訊以十個可展開的區段呈現。

按一下這裡取得善用本文的一些祕訣

如果您只需要完成核准工作流程工作   :請直接向下捲動至<完成>區段,並展開該區段。您目前可能無需閱讀任何其他區段。

如果您要新增、啟動、監視及維護工作流程   :如果您還不熟悉這些工作,那麼在第一次設計和新增工作流程時,不妨逐段瀏覽本文。待您熟悉其中的資訊以及文章版面配置之後,再次瀏覽時,只要直接前往指定區段即可。

內容核准及發佈核准   :您可能想要先檢閱清單或文件庫中新增項目和/或目前項目新版本內容的正確性,或其表單與樣式的合適性,然後再向每位可存取該清單的人員顯示。這種檢閱程序稱為內容核准,您可以使用核准工作流程來控制清單或文件庫中的內容核准 (發佈核准工作流程也與核准工作流程十分類似,它專門建立用於 SharePoint 網站,可將網頁發佈到網際網路)。

列印本文的相關提醒   :由於本文內容繁多,若您只想要列印所選區段,請確定您在列印時僅展開這些區段 (此外,如果您想要列印完整圖形,請橫向列印,不要直向列印)。

搜尋本文的相關提醒   :在搜尋本文中的任何文字或字詞之前,務請確定已展開所有您想要搜尋的區段。

核准工作流程是 SharePoint 的一項功能,它可將儲存在 SharePoint 清單或文件庫中的文件或其他項目傳送給一或多位人員,以供其核准或拒絕。工作流程會自動化、簡單化以及標準化整個程序。

簡單的「核准」工作流程圖表

SharePoint 產品隨附的基本核准工作流程可用來充當範本。使用這份範本,您就可以將多個核准工作流程新增到您的網站。您新增的每個工作流程都是基本核准工作流程的唯一版本,根據您在新增時所指定的設定,其各有特別的運作方式。

本區段章節

  1. 核准工作流程能替我做什麼?

  2. 核准工作流程無法做些什麼?

  3. 誰可以使用此類型的工作流程?

  4. 如何規劃、新增、執行及維護此類型的工作流程?

1. 核准工作流程能替我做什麼?

  • 當您第一次將核准工作流程新增至清單、文件庫或網站集合時,您可以指定其中包括多少參與者,並指示逐一 (循序) 指定工作或一次指定全部工作 (平行)。您甚至可以決定是否要將參與者的工作分為兩個或多個不同的階段,也可以指定完成各工作的最終到期日及/或允許的時間。每次您以手動方式啟動某個項目的工作流程時,都可以修改其中各項設定。

  • 工作流程會將工作指定給每位指定的參與者。每位參與者可在多個可能的回應之間做選擇:核准或拒絕項目、要求變更項目、重新指定工作,或取消或刪除工作。

  • 當工作流程正在執行時,您可以在單一且集中的 [工作流程狀態] 頁面中監控進度並視需要調整。

  • 工作流程此次執行 (或「執行個體」) 中發生之所有工作流程事件的清單,在工作流程完成後的 60 天內,仍可在 [工作流程狀態] 頁面上取得,做為非正式參考資料。

您也可以使用核准工作流程來管理清單或文件庫的內容核准程序。如需詳細資訊,請參閱本文中的<控制>區段。

2. 核准工作流程無法做些什麼?

核准工作流程中的參與者通常無法在接受檢閱的項目中進行變更。相反地,參與者可以要求在工作流程執行個體的過程中對項目進行變更。如果參與者會在您要新增的工作流程中插入註解並追蹤項目本身的修訂,請瀏覽<另請參閱>小節的<詳細介紹「收集意見反應」工作流程>一文。

此外,核准工作流程的設計目的並非收集簽章。如果您要使用工作流程來收集 Microsoft Word 文件、Microsoft Excel 活頁簿或 Microsoft InfoPath 表單中的簽章,請瀏覽<另請參閱>小節的<收集簽章工作流程的所有相關資訊>一文。

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3. 誰可以使用此類型的工作流程?

新增工作流程   :根據預設,您必須具備管理清單權限,才能新增工作流程 (根據預設,[擁有者] 群組具有管理清單權限,[成員] 群組及 [訪客] 群組則沒有)。

啟動工作流程   :根據預設,您還必須具有編輯項目權限,才能啟動已新增的工作流程 (依預設,[成員] 及 [擁有者] 群組都具有編輯項目權限,[訪客] 群組則否)。

或者,[擁有者] 可以選擇設定特定工作流程,以便「只有」[擁有者] 群組的成員可以開始這些工作流程 (若要這麼做,請在關聯表單第一頁上選取 [需要管理清單權限以開始此工作流程] 核取方塊)。

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4. 如何規劃、新增、執行及維護此類型的工作流程?

基本階段如下:

  • 在工作流程執行 (規劃、新增、啟動) 之前   
    在新增工作流程之前,您必須先規劃要將它新增至何處 (單一清單或文件庫,或是整個網站集合),以及如何運作等詳細資料。新增並設定工作流程之後,凡是擁有必要權限的人員都能啟動特定項目上的工作流程。工作流程也可以設定為「自動」執行。只要發生下列其中一個觸發事件,或是兩個觸發事件同時發生,即會啟動自動執行:在系統或文件庫中新增或建立了任何項目,或在系統或文件庫中有任何項目有所變更。

  • 在工作流程執行 (完成、監視、調整) 期間   
    在工作流程執行時,個別參與者會完成其獲指派的工作。系統會傳送自動提醒給未趕上工作期限的參與者。同時,工作流程的進度可以從中央 [工作流程狀態] 頁面針對該特定工作流程執行個體監控。工作流程執行時若需要調整,則可以從相同頁面進行,且若有必要,也可以從該處取消或終止工作流程。

  • 工作流程執行 (檢閱、報告、變更) 之後   
    當工作流程完成之後,此執行階段 (或「執行個體」) 的整個歷程記錄皆可在 [工作流程狀態] 頁面上檢閱,最多可達 60 天。從相同的頁面也可建立此工作流程版本的效能統計資料報告。最後,如果您想要變更工作流程的任何運作方式,您可以開啟並編輯當您最初新增工作流程時完成的關聯表單。

下列流程圖是從新增工作流程之人員的角度來說明這些階段。

工作流程的程序

本區段探討的是在您新增核准工作流程版本之前所需制定的決策,以及您在組合時所需的資訊。

如果您已熟悉如何新增此類型的工作流程,並且只需要特定步驟的提醒,您就可以直接前往本文中適用的<新增>區段 (清單/文件庫網站集合)。

本區段章節

  1. 範本與版本

  2. 簡介關聯表單

  3. 十二個待回答的問題

1. 範本與版本

SharePoint 產品隨附的工作流程是做為主要「範本」之用,您新增至清單、文件庫及網站集合的特定個別工作流程都以其做為基礎。

例如,每次您新增核准工作流程時,您實際上是在新增一般核准工作流程範本的一個「版本」。您在新增該特定版本時,會在關聯表單中提供各版本的專屬名稱及設定。如此一來,您就可以新增多個工作流程,所有版本都根據核准工作流程主範本,但是每個版本都依您想要的特定使用方式來命名並量身打造。已命名的版本也可稱為工作流程「執行個體」。

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2. 簡介關聯表單

每當您新增一個以其中一個隨附工作流程範本為基礎的工作流程版本時,會填寫「關聯表單」來指定新執行個體的運作方式。

在下節中,您會看到一份問題清單,這些問題可協助您完成關聯表單。不過,請先花一點時間瀏覽表單及其欄位。

關聯表單的第一頁

第一個初始表單

關聯表單的第二頁

專供輸入執行資訊的表單

此第二頁紅色方塊中的欄位也會出現在初始表單上,每次以手動方式啟動工作流程時,初始表單就會出現,並且可在該次執行中加以編輯。

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3. 十二個待回答的問題

一旦您能夠回答本節中所有的問題,您就可以準備新增您的工作流程。

  1. 這是正確的工作流程類型嗎?

  2. 一個清單或文件庫,或是整個網站集合?以及一種內容類型或所有內容類型?

  3. 什麼才是好的名稱?

  4. 工作清單和歷程記錄清單:現有或新增?

  5. 如何 (以及由誰) 開始此工作流程?

  6. 繼承自此內容類型的內容類型也可以取得這個工作流程嗎?

  7. 參與者:哪些人員,依何順序?

  8. 參與者還需要什麼其他資訊?

  9. 工作到期日為何?

  10. 此工作流程何時結束?

  11. 誰需要收到通知?

  12. 此工作流程是否會控制內容核准?

01. 這是正確的工作流程類型嗎?

有多個工作流程範本名稱中包含核准的文字。本文討論的是在功能表中顯示為 [核准 - SharePoint 2010] 的工作流程範本。如果不確定此工作流程類型是您的最佳選擇,請往回參閱本文中的<深入了解>區段。如需進一步了解其他可用工作流程範本的相關資訊,請瀏覽<另請參閱>小節的<關於 SharePoint 隨附的工作流程>一文。

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02. 一個清單或文件庫,或是整個網站集合?(以及) 一種內容類型或所有內容類型?

您可以只在單一清單或文件庫中提供新版核准工作流程,或者讓它可以在整個網站集合中使用。

  • 如果您新增適用於單一清單或文件庫的工作流程,您可以將其設定為在「所有內容類型」上執行或「只在單一內容類型」上執行。

  • 不過,如果您新增適用於整個網站集合的工作流程,您「必須」將其設定為只在單一網站內容類型上執行。

網站集合地圖及三種新增方式說明

什麼是內容類型?

每個文件或儲存在 SharePoint 清單或文件庫中的其他項目都會屬於其中一個「內容類型」。內容類型可以是基本一般的「文件」或「Excel 試算表」,或是高度專門的「法律合約」或「產品設計規格」。某些內容類型在 SharePoint 產品中預設會提供,但您可以自訂這些內容類型,以及新增您自己建立的其他內容類型。如需詳細資訊,請參閱建立或自訂網站內容類型 (機器翻譯),與新增內容類型至清單或文件庫 (機器翻譯)。

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03. 什麼才是好的名稱?

提供的工作流程版本名稱必須:

  • 清楚指出其用途為何。

  • 清楚區別出其與其他工作流程的差異。

範例

假設您是某個編輯群組的成員。您的群組想要使用兩種不同的核准工作流程來管理群組外部參與者提交的文件:

  • 您會在提交的每份文件上執行第一個工作流程,以決定是否要接受此文件,以進行編輯流程。

  • 在您接受及編輯提交的文件之前,您會在已編輯的草稿上執行第二個工作流程,以決定是否要接受它為完稿。

您可以將第一個工作流程命名為「接受提交核准」,並將第二個命名為「最終草稿核准」。

提示: 如同以往,建議建立一致的命名慣例,並確認工作流程的每一位相關人員都熟悉這些慣例。

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04. 工作清單和歷程記錄清單:現有或新增?

您可以讓工作流程使用網站預設的 [工作清單] 和 [歷程記錄] 清單、使用「其他」現有的工作與歷程記錄清單,或是要求僅供此工作流程使用的新清單。

  • 如果您的網站將會有許多工作流程,或如果有些工作流程會涉及大量的工作,請考慮針對每個工作流程要求新的清單。(管理過長的清單可能會降低效能。由系統來維護多個較短的清單比維護一個很長的清單更快速輕鬆。)

  • 如果此工作流程的工作和歷程記錄會包含您想要與一般 [工作清單] 分開保留的敏感或機密資料,那麼請「務必」指示您想要為此工作流程新增另一份清單 (在您新增工作流程之後,請確定已為新清單設定適當的權限)。

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05. 如何 (以及由誰) 開始此工作流程?

工作流程可以設定為只以手動方式啟動、只以自動方式啟動,或其中任何一種方式:

  • 當您針對特定文件或項目以手動方式啟動核准工作流程時,「初始表單」 (另一份表單) 會隨即出現。初始表單包含來自「關聯」表單第二頁大部分的設定。如此一來,當開始工作流程的人員想要變更其中任何設定 (僅限目前執行個體) 時,可以在按一下 [開始] 之前執行此動作。請移至該清單 > [項目] 操作功能表 > [工作流程] > 選取工作流程來手動啟動。

  • 若以自動方式啟動,初始表單當然就沒有出現的機會,因此在關聯表單中所指定的預設設定會直接使用,不進行任何變更。

下圖顯示手動開始與自動開始之間的差異。

比較手動和自動開始表單

您在初始表單中所做的任何變更「只」適用於工作流程的目前執行個體期間。若要變更工作流程的「永久」設定與「預設」設定,請依照本文<變更>區段中的說明,編輯原始的「關聯」表單。

手動開始

如果您允許手動啟動,凡是有必要權限的人員就隨時都能啟動任何合格項目上的工作流程。

手動啟動的優點是,您和同事只在選擇啟動時才會執行工作流程,而且每次執行時,您都有機會可以用初始表單來變更某些設定。

簡單範例   :如果您「只要」在由小組外部作者撰寫的項目上執行工作流程,那麼只以手動方式啟動可防止它在由您和您小組成員撰寫的項目上自動執行 (替代解決方案:為來自您小組作者的項目維護一個清單或文件庫,並為來自其他所有作者的項目維護另一個清單或文件庫。如此一來,您就可以自動執行工作流程,但限於外部作者的清單中。另一個解決方案:新增 IF 條件,並將 [建立者] 設定為某個特定人員。請參閱工作流程條件快速參考 (英文) 以取得詳細資訊)。

手動啟動的主要缺點是必須有人記得在適當的時間點執行工作流程。

自動開始

您可以設定工作流程由下列任一事件自動啟動:

  • 某人嘗試發佈某個項目的主要版本。

  • 建立新項目或將新項目上傳至清單或文件庫。

  • 清單或文件庫中已儲存的項目有所變更。

自動開始的優點是不需要任何人記得去開始工作流程。每次觸發事件發生時,它就會執行。

簡單範例   :如果您必須為清單項目的準確性與合適性負責,可以將核准工作流程新增至該清單,並指定您自己為唯一的參與者。您可以設定在每次清單中的項目有所變更及每次新增新項目時,工作流程都會自動啟動。如此一來,您就能隨時掌握最新動態。

自動啟動的兩項缺點:

  • 觸發事件發生時,您無法停止工作流程執行。

  • 您無法在個別執行個體的開頭變更任何設定。

您可以設法讓每當有人嘗試發佈某個項目的主要版本時即自動執行您的核准工作流程,如需有關這方面的詳細資訊,請參閱本文的<控制>區段。

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06. 繼承自此內容類型的內容類型也可以取得這個工作流程嗎?

只有當您將工作流程新增至整個網站集合的內容類型時,您才可選擇也將此工作流程新增至「繼承」自您在其中新增工作流程之網站集合內容類型中的所有其他內容類型。

附註

  • 完成所有其他新增的作業可能會花很長的時間才能完成。

  • 如果您想新增此工作流程至其中以繼承其內容類型的任何網站或子網站的繼承已中斷,請在執行此作業之前確認您是這些網站或子網站中「擁有者」群組的成員。

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07. 參與者:哪些人員,依何順序?

您需要提供檢閱工作所指定之每位人員的名稱或電子郵件地址。

一個階段或多個階段?   您可以選擇讓檢閱工作只有一個階段,或是有多個階段。如果有一個以上的階段,階段將會逐一執行。

平行檢閱或循序檢閱?   對任何一個階段中的參與者,您可以選擇同時指定所有檢閱工作 (平行),或以您指定的順序逐一指定檢閱工作 (循序)。例如,如果您設定工作流程在第一次拒絕之後結束,或是想要參與者能夠進一步查看來自先前參與者的註解以做為他們檢閱內容的一部分,循序方式就很實用。

範例

這個簡單的案例說明多重階段與循序檢閱的幾項優點:

假設誠雄新增了新的核准工作流程。誠雄想要同事瑜文和又倫先檢閱每個項目,然後再由他自己來檢閱。如果瑜文或又倫其中一人拒絕了此項目,誠雄也想要工作流程在由他自行檢閱之前要先結束。誠雄有兩種設定方式:

  • 藉由使用循序檢閱   :誠雄設定了只含單一階段的循序檢閱,其中瑜文和又倫是前兩位參與者,他是第三位;而他選取了 [第一次拒絕時結束] 選項。
    在這個安排中,瑜文必須先核准項目之後,才能指派工作給又倫;而又倫也必須先核准項目之後,才能指派工作給誠雄。如果瑜文拒絕這個項目,就不會有工作指派給又倫和誠雄;如果瑜文核准,但是又倫拒絕,則工作流程仍會在工作指派給誠雄之前結束。
    以下是誠雄設定其單一階段循序檢閱的方式。
    含醒目提示循序階段設定的表單
    [第一次拒絕時結束] 選項已選取

  • 使用兩個階段   :如果誠雄希望瑜文和又倫同時有檢閱工作指派給他們,這樣又倫不必等候瑜文完成就能開始檢閱,則誠雄可以在工作流程設定兩個階段:第一個是平行階段,由瑜文和又倫進行檢閱,第二個階段則只由他自己進行檢閱。誠雄再次選取 [第一次拒絕時結束] 選項。在第一個階段完成之前,第二個階段無法啟動;因此,如果瑜文或又倫其中任一拒絕此項目,誠雄就不會獲指定檢閱工作。
    以下是誠雄設定其兩階段平行檢閱的方式。
    含醒目提示平行階段設定的表單
    [第一次拒絕時結束] 選項已選取

以下是兩種解決方案的圖表。

循序工作流程及兩階段工作流程並排

外部參與者   :有一個特別的程序,可用來加入不是您 SharePoint 組織成員的參與者。在此程序中,網站成員會做為外部參與者的 Proxy。

以下是該程序的圖表:

加入外部參與者的程序流程圖

指定一項工作給一整個群組,或每位群組成員各一個?   如果您在工作流程參與者中加入群組位址或通訊群組清單,您可以設定工作流程指派「一項工作給每一位在群組中的成員」,或「只指派一項工作給整個群組」(但仍傳送此單一工作的通知給每位成員)。當只將一項工作指定給整個群組時,群組中的任何成員都可以宣告並完成該工作 (您可在本文的<完成>區段中找到宣告群組工作的指示)。

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08. 參與者還需要什麼其他資訊?

關聯表單有一個文字欄位,可讓您在其中提供指示、需求相關詳細資料、資源等等。

您可能會包括兩個項目:

  • 連絡人資訊,以免參與者發生問題或提出疑問。

  • 如果您的工作流程只會指定單一工作給每一個群組或通訊群組清單,請在此處提及每一個此類群組的單一成員應先宣告該工作,然後才加以完成。如此一來,群組其他的成員就不會浪費時間開始相同的工作。您可在本文的<完成>區段找到宣告群組工作的相關詳細資料

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09. 工作到期日為何?

您有下列兩種方式可以指出工作流程工作何時到期:

根據行事曆日期   :您可以指定一個行事曆日期,做為所有工作的到期時間。

  • 如果您設定工作流程為自動啟動,通常您不應使用此選項。這是因為您指定的日期值不會在每次工作流程自動啟動時,自動將本身調整至目前的日期。

依工作期間   :您可以指定完成每項工作所允許的天數、週數或月數 (自指派工作時開始算起)。

  • 行事曆到期日會覆寫指定的工作期間。也就是說:如果今天是 6 月 10 日,我獲指定的工作有三天工期,但也包含 6 月 11 日這個行事曆到期日,此工作的到期日就會是 6 月 11 日 (行事曆到期日),而不是 6 月 13 日 (三天工期結束時)。

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10. 此工作流程何時結束?

若要避免浪費時間進行不必要的檢閱,您可以選擇在兩個事件之一發生時 (在指定或計算的到期日之前) 立即結束工作流程:

  • 任何參與者拒絕此項目時。

  • 項目有所變更時。

附註: 工作流程無法在目前已取出的項目上啟動。不過,工作流程啟動後,要檢閱的項目可以取出,以防止它遭到變更。(但在該項目再次存回之前,其他工作流程都不可以在該項目上啟動)。

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11. 誰需要收到通知?

在 [副本] 欄位中,於關聯表單的第二頁,您可以輸入此工作流程每次啟動或結束時都應接獲通知的人員名稱或人員地址。

  • 在這裡輸入名稱「不會」將工作流程工作指派給該人員。

  • 當工作流程以手動方式啟動時,啟動的人員會收到開始及結束通知,而不需要在此欄位中加以指定。

  • 當工作流程自動啟動時,當初新增它的人員會收到開始及結束通知,而不需要在此欄位中加以指定。

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12. 此工作流程是否會控制內容核准?

您可能想要先檢閱清單或文件庫中新增項目和/或目前項目新版本內容的正確性,或其表單與樣式的合適性,然後再向每位可存取該清單的人員顯示。此類檢閱程序稱為內容核准。

在 SharePoint 產品中,您可以使用核准工作流程,讓內容核准程序更為輕鬆、有效率。如需詳細資訊,請參閱本文中的<控制內容核准>區段。

下一步是什麼?

如果您已準備好將新的核准工作流程新增至您的清單、文件庫或網站集合中,請移至本文中相關的<新增>區段 (清單/文件庫網站集合)。

您可能想要先檢閱清單或文件庫中新增項目和/或目前項目新版本內容的正確性,或其表單與樣式的合適性,然後再向能存取該清單的每個人顯示。此類檢閱程序稱為內容核准。

在 SharePoint 產品中,您不需要工作流程就可以手動控制內容核准,但是 SharePoint 核准工作流程可以讓此程序更為輕鬆、有效率。

如果您尚不熟悉 SharePoint 產品中的版本設定與內容核准功能,建議您從檢閱下列文章開始:

核准工作流程有兩種方式可以控制內容核准程序,每個方式都與當您初次新增工作流程時所填寫關聯表單中的一個控制項相關。您可以將您的工作流程用於這兩種方式之一或同時用於這兩種方式。

控制主要版本的出版物

在關聯表單第一頁的 [啟動選項] 區域中,您可以選擇 [啟動此工作流程來核准發佈項目的主要版本]。請先注意下列項目:

  • 這個選項只適用於在單一清單或文件庫的所有內容類型上執行的核准工作流程,而不是只在單一內容類型上執行之項目的任何工作流程。

  • 若要使用這個選項,[版本設定] 頁面上清單或文件庫的內容核准必須啟用,同一頁的 [建立主要和次要 (草稿) 版本] 選項必須為已選取。

  • 如果您選取這個選項,之後接續的這兩個選項都會變成無法使用:[當新的項目建立時,啟動此工作流程] 以及 [當項目變更時,啟動此工作流程]。

  • 如果您選取這個選項,您的工作流程將只在某人嘗試發佈項目的主要版本時才會自動在項目上執行。

  • 在任一清單或文件庫中,只能有一個用於核准發佈主要版本的核准工作流程。如果您嘗試在同一份清單或文件庫中為此功能指定第二個工作流程,系統會提示您選擇其中一種方法。

不根據版本設定進行控制

在關聯表單第二頁的 [啟用內容核准] 區域中,您可以選擇 [工作流程完成後,更新核准狀態 (使用此工作流程控制內容核准)]。

這個選項會在清單或文件庫中是否需要內容核准的表單中。無論是否需要,此項目在 [核准] 欄位中的值會根據工作流程的結果進行更新。

使用此選項,您可以執行下列其中任一動作:

  • 一律手動執行工作流程,或

  • 在關聯表單的第一頁中選取一或多個自動啟動選項,或

  • 允許手動和自動啟動

網頁發佈網站的內容控制

內容控制是將頁面發佈至網路的網站專用的程序。因此,會有一個專用的發佈核准工作流程,可用於發佈網站,同時做為網站範本 (名為「使用工作流程發佈網站」),其中包含已自訂以供網頁發佈使用的工作流程版本。

下一步是什麼?

如果您已準備好將新的核准工作流程新增至您的清單、文件庫或網站集合中,請移至本文中相關的<新增>區段 (清單/文件庫網站集合)。

如果您尚不熟悉新增工作流程,建議您在繼續進行本區段中的步驟之前,先檢閱本文<了解><規劃>區段。

本區段章節

  1. 開始之前

  2. 新增工作流程

1. 開始之前

新增工作流程之前,您必須先準備好兩個項目:

電子郵件   :為了讓工作流程能傳送電子郵件通知與提醒,請務必啟用您 SharePoint 網站的電子郵件。如果不確定是否已完成這項作業,請與您的 SharePoint 系統管理員確認。另請參閱 SharePoint 2013 逐步指示:外寄電子郵件設定 (英文)。

權限   :SharePoint 預設設定要求您必須具有「管理清單」權限,才能新增清單、文件庫或網站集合的工作流程。(依預設,[擁有者] 群組有「管理清單」權限,[成員] 群組及 [訪客] 群組則否。如需權限的詳細資訊,請參閱本文的<了解>區段。)

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2. 新增工作流程

請遵循下列步驟:

  1. 開啟您要新增工作流程的清單或文件庫。

  2. 按一下功能區中的 [清單] 或 [文件庫] 索引標籤。

    附註: 索引標籤的名稱可能會因清單或文件庫的類型而異。例如,在行事曆清單中,這個索引標籤就會命名為「行事曆」。

  3. 按一下 [設定] 群組中的 [工作流程設定]。

  4. 在 [工作流程設定] 頁面的 [顯示這個類型的工作流程關聯] 底下,指定要在文件、清單或資料夾上執行工作流程,然後按一下 [新增工作流程]。

  5. 完成關聯表單的第一頁。
    (指示在圖例下方。)

    含區段圖說文字的 [新增工作流程] 基本資訊

    圖說文字編號一

    內容類型

    沿用預設選項 [全部],或選取特定內容類型。

    圖說文字編號二

    範本

    選取 [核准 - SharePoint 2010] 範本。

    附註: 如果 [核准 - SharePoint 2010] 範本未出現在清單中,請連絡您的 SharePoint 系統管理員,了解如何為您的網站集合或工作區啟用該範本。如果您就是系統管理員,請移至 [網站設定] > [網站集合功能] > 啟用 [工作流程] 功能。

    圖說文字編號三

    名稱

    輸入此工作流程的名稱。此名稱將供此清單或文件庫的使用者識別此工作流程。

    如需為工作流程命名的相關建議,請參閱本文的<規劃>區段。

    圖說文字編號四

    工作清單

    選取要搭配這個工作流程使用的工作清單。您可以選擇現有工作清單,或按一下 [新增工作清單] 建立新的清單。

    如需建立新工作清單 (而不選擇現有清單) 之理由的詳細資訊,請參閱本文的<規劃>區段。

    圖說文字編號 5

    歷程記錄清單

    選取要搭配這個工作流程使用的歷程記錄清單。您可以選取現有歷程記錄清單或按一下 [工作流程歷程 (新增)] 建立新的清單。

    如需建立新歷程記錄清單 (而不選擇現有清單) 之理由的詳細資訊,請參閱本文的<規劃>區段。

    圖說文字編號六

    啟動選項

    指定工作流程的開始方式。

    如需選取啟動選項的相關資訊,請參閱本文的<規劃>區段。

    如需使用工作流程來控制內容核准的相關資訊,包括主要版本的出版物在內,請參閱本文中的<控制>區段。

    • 請注意,如果您只為單一內容類型新增工作流程,選項 [啟動此工作流程來核准發佈項目的主要版本] 就「不會」出現。

    • 同時請注意,如果您選取 [啟動此工作流程來核准發佈項目的主要版本],下列兩種核取方塊會無法使用。

  6. 當此表單中的所有設定都符合您想要的方式時,按一下 [下一步]。

  7. 完成關聯表單的第二頁。
    (指示在圖例下方。)

    附註: SharePoint 在此關聯表單第二頁中提供您前面幾個選項 (下列圖例中的數字 1 到 7 分別代表 [核准者] 到 [副本]),讓您每次以手動方式啟動工作流程時,可以只為該執行個體變更這些選項。

    含欄位的 [新增工作流程] 預設值圖說文字

    圖說文字編號一

    指派給

    輸入您想要工作流程指定工作給他們之人員的名稱或地址。

    • 如果是一次指派一項工作 (循序)   
      依照工作的指派順序,輸入名稱或地址。

    • 如果是同時指派所有的工作 (平行)   
      名稱或地址的順序沒有影響。

    • 如果要指派工作給 SharePoint 組織以外的人員   
      如需包括外部參與者的詳細資訊,請參閱本文的<完成>區段。

    圖說文字編號二

    順序

    指定工作是否應該逐一指派 (循序) 或一次全部指派 (平行)。

    如需使用循序及平行順序的詳細資訊,請參閱本文的<規劃>區段。

    圖說文字編號三

    新增階段

    新增除了您剛才設定的第一個階段之外的任何其他階段。

    • 若要「刪除」整個階段,按一下該階段中的 [指派給] 欄位,然後按下 CTRL+DELETE。

    如需使用多個階段的詳細資訊,請參閱本文的<規劃>區段。

    圖說文字編號四

    展開群組

    • 若要將一項工作指定給您在 [指定給] 欄位中輸入每個群組的每位成員,請選取這個核取方塊。(群組的每位成員將收到工作通知,而且每位成員將會有自己的工作要完成。)

    • 若要「只將一項工作指定給」您在 [指定給] 欄位中輸入之各自的整個群組,請清除這個核取方塊 (群組的每位成員將收到工作通知,但是任何一位成員都可以代表整個群組宣告及完成該工作。您可在本文的<完成>區段中找到宣告群組工作的指示)。

    圖說文字編號 5

    要求

    您在這裡所包含的任何文字都會包括在工作流程傳送的每則工作通知中。請記得加入參與者可能需要的任何其他指示或資源,包含:

    • 連絡人資訊。

    • 如適用,提醒指定給整個群組或通訊群組清單的單一工作 (您可在本文的<完成>區段中找到宣告群組工作的指示。)

    圖說文字編號六

    到期日及工作期間

    指定整個工作流程的最終到期日,以及/或指定允許每項工作從指定時算起可完成的天數、週數或月數。

    • 如果此工作流程將自動啟動,建議將 [所有工作的到期日] 欄位留空白,並使用兩個持續時間欄位來控制到期日。如果您以手動方式啟動工作流程,您隨時都可以在初始表單提供精確的到期日。

    如需何時使用到期日及何時使用工作期間的詳細資訊,請參閱本文的<規劃>區段。

    圖說文字編號七

    副本

    輸入工作流程每次開始或結束時應收到通知之任何人員的名稱或電子郵件地址。

    • 在這裡輸入名稱「不會」將工作流程工作指派出去。

    • 當工作流程手動開始時,「開始工作流程的人員」會收到開始及停止通知,並不需要在此欄位中指定。

    • 當工作流程自動開始時,「原始新增工作流程的人員」會收到開始及停止通知,並不需要在此欄位中指定。

    圖說文字編號八

    結束工作流程

    這些選項兩個都不選、任一或兩個都選。

    如需選取這些選項的詳細資訊,請參閱本文的<規劃>區段。

    圖說文字編號九

    啟用內容核准

    如果您要使用此工作流程來管理內容核准,請選取此核取方塊。

    如需使用工作流程來控制內容核准的詳細資訊,包括主要版本的出版物在內,請參閱本文中的<控制>區段。

  8. 當此頁面中所有設定都符合您想要的方式時,按一下 [儲存] 建立工作流程。

如果您尚不熟悉新增工作流程,建議您在繼續進行本區段中的步驟之前,先檢閱本文<了解><規劃>區段。

本區段章節

  1. 開始之前

  2. 新增工作流程

1. 開始之前

新增工作流程之前,您必須先準備好兩個項目:

電子郵件   :為了讓工作流程能傳送電子郵件通知與提醒,請務必啟用您的網站的電子郵件。如果不確定是否已完成這項作業,請與您的 SharePoint 系統管理員確認。另請參閱 SharePoint 2013 逐步指示:外寄電子郵件設定 (英文)。

權限   :SharePoint 預設設定要求您必須具有「管理清單」權限,才能新增清單、文件庫或網站集合的工作流程。(依預設,[擁有者] 群組有「管理清單」權限,[成員] 群組及 [訪客] 群組則否。如需權限的詳細資訊,請參閱本文的<了解>區段。)

區段頂端

2. 新增工作流程

請遵循下列步驟:

  1. 請移至網站集合的首頁 (不是集合內之網站或子網站的首頁)。

  2. 按一下 [設定] 圖示 SharePoint Online 公用網站的 [設定] 按鈕 ,再按一下 [網站設定]。

  3. 在 [網站設定] 頁面上,按一下 [網站設計工具庫] 底下的 [網站內容類型]。

  4. 在 [網站內容類型] 頁面上,按一下您想要為其新增工作流程之網站內容類型的名稱。

    附註: 只有「單一」內容類型的項目才能新增在整個網站集合中加入的工作流程。

    [文件內容類型] 已醒目提示類型

    1. 在所選內容類型的頁面上,按一下 [設定] 下的 [工作流程設定]。
      [設定] 區段的 [工作流程設定] 連結

    2. 按一下 [工作流程設定] 頁面上的 [新增工作流程] 連結。
      [新增工作流程] 連結

    3. 完成關聯表單的第一頁。
      (指示在圖例下方。)

    工作流程版面設定

    圖說文字編號一

    範本

    選取 [核准 - SharePoint 2010] 範本。

    附註: 如果 [核准 - SharePoint 2010] 範本未出現在清單中,請連絡您的 SharePoint 系統管理員,了解如何為您的網站集合或工作區啟用該範本。如果您就是系統管理員,請移至 [網站設定] > [網站集合功能] > 啟用 [工作流程] 功能。

    圖說文字編號二

    名稱

    輸入此工作流程的名稱。此名稱將供網站集合的使用者識別此工作流程。

    如需為工作流程命名的相關建議,請參閱本文的<規劃>區段。

    圖說文字編號三

    工作清單

    選取要搭配這個工作流程使用的工作清單。您可以選擇現有工作清單,或按一下 [新增工作清單] 建立新的清單。

    如需建立新工作清單 (而不選擇現有清單) 之理由的詳細資訊,請參閱本文的<規劃>區段。

    圖說文字編號四

    歷程記錄清單

    選取要搭配這個工作流程使用的歷程記錄清單。您可以選取現有歷程記錄清單或按一下 [工作流程歷程 (新增)] 建立新的清單。

    如需建立新歷程記錄清單 (而不選擇現有清單) 之理由的詳細資訊,請參閱本文的<規劃>區段。

    圖說文字編號 5

    啟動選項

    指定工作流程的開始方式。

    如需選取啟動選項的相關資訊,請參閱本文的<規劃>區段。

    圖說文字編號六

    將此工作流程新增至子內容類型?

    指定是否應將此工作流程新增 (建立關聯) 至繼承自「這個」內容類型的所有其他網站與清單內容類型。

    • 完成所有其他新增的作業可能會花很長的時間才能完成。

    • 如果您想新增此工作流程至其中以繼承其內容類型的任何網站或子網站的繼承已中斷,請在執行此作業之前確認您是這些網站或子網站中「擁有者」群組的成員。

  5. 當此頁面中的所有設定都符合您想要的方式時,按一下 [下一步]。

  6. 完成關聯表單的第二頁。
    (指示在圖例下方。)

    附註: SharePoint 在此關聯表單第二頁中提供您前面幾個選項 (下列圖例中的數字 1 到 7 分別代表 [核准者] 到 [副本]),讓您每次以手動方式啟動工作流程時,可以只為該執行個體變更這些選項。

    含欄位的 [新增工作流程] 預設值圖說文字

    圖說文字編號一

    指派給

    輸入工作流程要指派工作給他們之人員的名稱或地址。

    • 如果是一次指派一項工作 (循序)   
      依照您想要的工作指派順序,輸入名稱或地址。

    • 如果是同時指派所有的工作 (平行)   
      名稱或地址的順序沒有影響。

    • 如果要指派工作給 SharePoint 組織以外的人員   
      如需包括外部參與者的詳細資訊,請參閱本文的<完成>區段。

    圖說文字編號二

    順序

    指定工作是否應該逐一指派 (循序) 或一次全部指派 (平行)。

    如需使用循序及平行順序的詳細資訊,請參閱本文的<規劃>區段。

    圖說文字編號三

    新增階段

    新增您剛才設定之第一個階段的任何其他階段。

    • 若要「刪除」整個階段,按一下該階段中的 [指派給] 欄位,然後按下 CTRL+DELETE。

    如需使用多個階段的詳細資訊,請參閱本文的<規劃>區段。

    圖說文字編號四

    展開群組

    • 若要將一項工作指定給您在 [指定給] 欄位中輸入每個群組的每位成員,請選取這個核取方塊。(群組的每位成員將收到工作通知,而且每位成員將會有自己的工作要完成。)

    • 若要「只將一項工作指定給」您在 [指定給] 欄位中輸入的某個「整個群組」,請「清除」這個核取方塊 (群組的每位成員將收到工作通知,但是任何一位成員都可以代表整個群組宣告及完成該工作。您可在本文的<完成>區段中找到宣告群組工作的指示)。

    圖說文字編號 5

    要求

    您在這裡所包含的任何文字都會包括在工作流程傳送的每則工作通知中。請記得加入參與者可能需要的任何其他指示或資源,包含:

    • 連絡人資訊。

    • 如適用,提醒指定給整個群組或通訊群組清單的單一工作 (您可在本文的<完成>區段中找到宣告群組工作的指示。)

    圖說文字編號六

    到期日及工作期間

    指定整個工作流程的最終到期日,以及/或指定允許每項工作從指定時算起可完成的天數、週數或月數。

    • 如果此工作流程將自動啟動,建議將 [所有工作的到期日] 欄位留空白,並使用兩個持續時間欄位來控制到期日。如果您以手動方式啟動工作流程,您隨時都可以在初始表單提供精確的到期日。

    如需何時使用到期日及何時使用工作期間的詳細資訊,請參閱本文的<規劃>區段。

    圖說文字編號七

    副本

    輸入工作流程每次開始或結束時應收到通知之任何人員的名稱或電子郵件地址。

    • 在這裡輸入名稱「不會」將工作流程工作指派出去。

    • 當工作流程手動開始時,「開始工作流程的人員」會收到開始及停止通知,並不需要在此欄位中指定。

    • 當工作流程自動開始時,「原始新增工作流程的人員」會收到開始及停止通知,並不需要在此欄位中指定。

    圖說文字編號八

    結束工作流程

    這些選項兩個都不選、任一或兩個都選。

    如需選取這些選項的詳細資訊,請參閱本文的<規劃>區段。

    圖說文字編號九

    啟用內容核准

    如果您要使用此工作流程來管理內容核准,請選取此核取方塊。

    如需使用工作流程來控制內容核准的詳細資訊,包括主要版本的出版物在內,請參閱本文中的<控制>區段。

  7. 當此頁面中所有設定都符合您想要的方式時,按一下 [儲存] 建立工作流程。

下一步是什麼?

如果您已準備就緒,請移至本文的<啟動>區段並啟動第一個執行個體來測試您的新工作流程。

工作流程可設定為僅手動開始、僅自動開始,或以其中任何一種方式開始:

  • 手動:隨時可由具有必要權限的任何人員開始。

  • 發生指定的觸發事件時便「自動」啟動。也就是說,當某個項目新增至清單或文件庫時,和/或當清單中某項目有所變更時,和/或當有人嘗試發佈某個項目的主要版本時。
    (觸發事件已在原始建立關聯及設定工作流程時,在表單的第一頁中指定。如需更多詳細資料,請參閱本文的<規劃>區段。)

附註: 工作流程無法在目前已取出的項目上啟動。不過,工作流程啟動後,要檢閱的項目可以取出,以防止它遭到變更。(但在該項目再次存回之前,其他工作流程都不可以在該項目上啟動)。

本區段章節

  1. 自動開始工作流程

  2. 手動開始工作流程

  3. 從清單或文件庫手動開始

  4. 從 Microsoft Office 程式內手動開始

1. 自動開始工作流程

如果工作流程設定成自動啟動,每次發生觸發事件時,工作流程就會在觸發它的項目上執行。

工作流程啟動時,它會指定第一項工作,並傳送工作通知給每位被指定者。同時,它也會傳送開始通知 (不同於工作通知) 給原始新增工作流程的人員,以及列在關聯表單第二頁 [副本] 欄位的任何人。

附註: 若新增了會自動啟動的新工作流程,關聯表單第二頁的 [所有工作到期日] 欄位通常應留空白,因為當中指定的明確日期值「無法」依每次工作流程啟動時的日期自行自動調整。如需詳細資訊,請參閱本文的<規劃>區段。

區段頂端

2. 手動開始工作流程

權限的相關附註   :通常您必須具有「編輯項目」權限,才能啟動工作流程。(根據預設,[成員] 群組及 [擁有者] 群組都具有此權限,[訪客] 群組則沒有。不過,擁有者也可以依工作流程選擇要求開始工作流程的人員必須有 [管理清單] 權限。選擇這個選項後,擁有者在實質上可以指定只有他們與其他擁有者可以開始特定工作流程。如需更多詳細資料,請參閱本文的<了解>區段。)

可開始的兩個位置

您有兩個位置可以手動開始工作流程:

  • 從儲存項目所在的「清單或文件庫」

  • 從項目本身內,使用原本建立該項目的 Microsoft Office 程式開啟。(請注意,這必須是已安裝的程式,不是網頁應用程式的版本。)

這個區段的其他兩個章節會提供這兩種方法的指示。

區段頂端

3. 從清單或文件庫手動開始

  1. 移至儲存您要執行工作流程之項目所在的清單或文件庫位置。

  2. 按一下項目名稱旁的省略符號,再按一下對話方塊中的省略符號,以開啟項目功能表,然後按一下下拉式功能表上的 [工作流程]。

  3. 在 [工作流程]:在 [項目名稱] 頁面上,按一下 [啟動新工作流程] 下您要執行的工作流程。
    開始工作流程的連結

  4. 在 [變更工作流程] 頁面上的初始表單中,進行您要套用至此特定工作流程執行個體的任何變更。

    附註: 在此初始表單上所做的變更「只」適用於工作流程的目前執行個體期間。如果您希望變更會在工作流程每次執行時套用,或者如果您想要變更未出現在此表單中的工作流程設定,請參閱本文的<變更>區段。

    初始表單

    圖說文字編號一

    指派給

    變更工作流程指派工作之目標人員的清單。

    • 如果是一次指派一項工作   
      依照工作的指派順序,輸入名稱或地址。

    • 如果是同時指派所有的工作   
      名稱或地址的順序沒有影響。

    • 如果要指派工作給 SharePoint 組織以外的人員   
      如需包括外部參與者的詳細資訊,請參閱本文的<完成>區段

    圖說文字編號二

    順序

    確認工作的規格是否為您想要的方式:一次指定一個 (循序) 或一次全部指定 (平行)。

    如需使用循序及平行順序的詳細資訊,請參閱本文的<規劃>區段。

    圖說文字編號三

    新增階段

    新增目前設定以外您想要的任何階段。

    • 若要「刪除」整個階段,按一下該階段中的 [指派給] 欄位,然後按下 CTRL+DELETE。

    如需使用多個階段的詳細資訊,請參閱本文的<規劃>區段。

    圖說文字編號四

    展開群組

    • 若要將一個工作指定給您在 [指定給] 欄位中輸入每個群組的每位成員,請選取這個核取方塊 (群組的每位成員將收到工作通知,而且每位成員將會有自己工作要完成)。

    • 若要只將一項工作指定給您在 [指定給] 欄位中輸入之各自的整個群組,請清除這個核取方塊。(群組的每位成員將收到工作通知,但是任何一位成員都可以代表整個群組宣告及完成該工作。您可在本文的<完成>區段中找到宣告群組工作的指示)。

    圖說文字編號 5

    要求

    您在這裡所包含的任何文字都會包括在工作流程傳送的每則工作通知中。請記得加入參與者可能需要的任何其他指示或資源,包含:

    • 疑問及問題的連絡資訊

    • 如適用,提醒指定給整個群組或通訊群組清單的單一工作 (您可在本文的<完成>區段中找到宣告群組工作的指示)。

    圖說文字編號六

    到期日及工作期間

    指定整個工作流程的最終到期日,以及/或指定允許每項工作從指定時算起可完成的天數、週數或月數。

    如需何時使用到期日及何時使用工作期間的詳細資訊,請參閱本文的<規劃>區段。

    圖說文字編號七

    副本

    進行任何想要的新增或移除作業。請記住:

    • 在這裡輸入名稱「不會」將工作流程工作指派出去。

    • 由於您是手動啟動工作流程,因此無論您是否已列在這個欄位中,都會收到開始及停止通知。

  5. 當初始表單上所有設定都是您想要的方式時,按一下 [開始] 以開始工作流程。

工作流程會指派第一個工作或全部工作,並傳送開始通知給您以及初始表單 [副本] 欄位中列示的任何人。

區段頂端

  1. 使用已安裝在您的電腦上的 Office 程式開啟該項目。

  2. 在開啟的項目中,依序按一下 [檔案] 索引標籤、[儲存並傳送],然後按一下您要在項目上執行的工作流程。

  3. 如果您看見下列訊息,向您通知工作流程要求將此檔案存回,請按一下 [存回] 按鈕。

  4. 按一下 [開始工作流程] 大型按鈕。

  5. 在 [變更工作流程] 頁面上的初始表單中,進行您要套用至此特定工作流程執行個體的任何變更。

    附註: 在此初始表單上所做的變更「只」適用於工作流程的目前執行個體期間。如果您希望變更會在工作流程每次執行時套用,或者如果您想要變更未出現在此表單中的工作流程設定,請參閱本文的<變更>區段。

    初始表單

圖說文字編號一

指派給

變更工作流程指派工作之目標人員的清單。

  • 如果是一次指派一項工作 (循序)   
    依照工作的指派順序,輸入名稱或地址。

  • 如果是同時指派所有的工作 (平行)   
    名稱或地址的順序沒有影響。

  • 如果要指派工作給 SharePoint 組織以外的人員   
    如需包括外部參與者的詳細資訊,請參閱本文的<完成>區段。

圖說文字編號二

順序

確認工作的規格是否為您想要的方式:一次指定一個 (循序) 或一次全部指定 (平行)。

如需使用循序及平行順序的詳細資訊,請參閱本文的<規劃>區段。

圖說文字編號三

新增階段

新增目前設定以外您想要的任何階段。

  • 若要「刪除」整個階段,按一下該階段中的 [指派給] 欄位,然後按下 CTRL+DELETE。

如需使用多個階段的詳細資訊,請參閱本文的<規劃>區段。

圖說文字編號四

展開群組

  • 若要將一個工作指定給您在 [指定給] 欄位中輸入每個群組的每位成員,請選取這個核取方塊。(群組的每位成員將收到工作通知,而且每位成員將會有自己工作要完成)。

  • 若要只將一項工作指定給您在 [指定給] 欄位中輸入之各自的整個群組,請清除這個核取方塊。(群組的每位成員將收到工作通知,但是任何一位成員都可以代表整個群組宣告及完成該工作。您可在本文的<完成>區段中找到宣告群組工作的指示)。

圖說文字編號 5

要求

您在這裡所包含的任何文字都會包括在工作流程傳送的每則工作通知中。請記得加入參與者可能需要的任何其他指示或資源,包含:

  • 疑問及問題的連絡資訊。

  • 如適用,提醒指定給整個群組或通訊群組清單的單一工作 (您可在本文的<完成>區段中找到宣告群組工作的指示)。

圖說文字編號六

到期日及工作期間

指定整個工作流程的最終到期日,以及/或指定允許每項工作從指定時算起可完成的天數、週數或月數。

如需何時使用到期日及何時使用工作期間的詳細資訊,請參閱本文的<規劃>區段。

圖說文字編號七

副本

進行任何想要的新增或移除作業。請記住:

  • 在這裡輸入名稱「不會」將工作流程工作指派出去。

  • 由於您是手動啟動工作流程,因此無論您是否已列在這個欄位中,都會收到開始及停止通知。

  1. 當初始表單上所有設定都是您想要的方式時,按一下 [開始] 以開始工作流程。

工作流程會指派第一個工作或全部工作,並傳送開始通知給您以及初始表單 [副本] 欄位中列示的任何人。

下一步是什麼?

  • 如果這是此工作流程第一次執行,其他參與者可能需要資訊與協助,才能完成指定給他們的工作 (他們可能會在本文的<完成>區段中找到實用資訊)。

  • 此外,建議檢查參與者是否會收到其電子郵件通知,特別是檢查其垃圾郵件篩選工具未攔截此通知。

  • 當然,您本身可能就有一或多個工作流程工作必須完成。請移至本文的<完成>區段,了解如何完成的詳細資料。

  • 同時,若要了解如何追蹤目前工作流程執行個體的進度,請移至本文的<監控>區段。

如果這是您第一次獲指定核准工作流程中的工作,建議您在完成工作之前,先完整檢閱本文的這個區段。如此一來,您就可以掌握所有可用的選項。

附註: 如果您知道某個工作流程工作已指派給您,但是通知訊息並沒有出現在您的電子郵件 [收件匣] 中,請確定垃圾郵件篩選工具並未誤送此通知。如果誤送,請調整篩選工具的設定。

首先,確定您已經取得正確的項目

不同類型的工作流程要求不同的工作動作。

在您開始之前,請確認您獲指定的工作確實是核准工作流程工作,而非其他類型的工作流程工作。

請在下列任一位置尋找「請核准」文字:

  • 在工作通知的 [主旨] 行中
    工作通知中要求 [請核准]

  • 待檢閱項目中的訊息列上
    待檢閱的項目要求 [請檢閱]

  • 在 [工作流程狀態] 頁面上的工作標題中
    [工作流程狀態] 頁中的工作要求 [請檢閱]

如果您沒有在這些位置看到「請核准」文字,請詢問啟動或原本新增工作流程的人員,了解它所依據的工作流程範本,或它是否為自訂的工作流程。您可在本文的<另請參閱>小節中找到文章連結,其中說明如何使用 SharePoint 產品隨附的其他工作流程類型。

但如果您的工作是「核准」工作,請繼續閱讀!

本區段章節

  1. 程序概觀

  2. 從工作通知訊息前往項目及工作表單

  3. 從清單或文件庫前往項目及工作表單

  4. 檢閱項目

  5. 完成並提交工作表單

  6. 逾期通知

  7. 宣告及完成群組工作 (選用)

  8. 要求變更項目 (選用)

  9. 將您的核准工作重新指定給其他人 (選用)

  10. 代表外部參與者完成工作 (選用)

1. 程序概觀

當您獲指派工作流程中的工作時,通常是以下列三種方式其中之一收到工作通知:

  • 您收到電子郵件工作通知。

  • 您開啟 Microsoft Office 文件並看到訊息列通知您已獲指派相關工作。

  • 您查看 SharePoint 網站並發現目前已有一或多個工作指派給您。

當您發現獲指定核准工作流程工作時,您通常會執行兩個動作:

  • 檢閱項目   :了解您是否可依項目的目前狀態來核准該項目。

  • 完成您的工作    使用工作表單來送出檢閱的結果。

因此,工作的完成通常涉及下列三個項目:

  • 通知訊息 (您會以電子郵件的形式收到)

  • 送出供您核准的項目 (由您開啟並檢閱)

  • 工作表單 (您開啟、完成及送出表單)

以下是這三個項目的外觀。

工作通知訊息、待檢閱項目,以及工作表單

附註: 工作通知訊息中功能區上的 [開啟此工作] 按鈕只有在訊息使用完整安裝的 Outlook 開啟時,才會顯示,使用 Outlook Web Access Web 應用程式開啟時,便無法顯示。

區段頂端

2. 從工作通知訊息前往項目及工作表單

請遵循下列步驟:

  1. 在工作通知郵件中,按一下 [若要完成此工作] 指示中的項目連結。

  2. 在已開啟的項目中,按一下訊息列上的 [開啟此工作] 按鈕。

從電子郵件通知訊息存取項目與工作表單

附註: 工作通知訊息中功能區上的 [開啟此工作] 按鈕只有在訊息使用完整安裝的 Outlook 開啟時,才會顯示,使用 Outlook Web Access Web 應用程式開啟時,便無法顯示。

區段頂端

3. 從清單或文件庫前往項目及工作表單

請遵循下列步驟:

  1. 在儲存待檢閱項目的清單或文件庫中,請按一下與該項目和工作流程相關的 [進行中] 連結。

  2. 在 [工作流程狀態] 頁面上,按一下工作的標題。

  3. 在工作表單中,請按一下 [此工作流程工作套用至] 訊息列中的項目連結。

從清單或文件庫存取項目和工作表單

區段頂端

4. 檢閱項目

在這個範例中,項目是一份 Microsoft Word 文件。

提示: 如果這是一項群組工作,也就是指定給整個群組或通訊群組清單的一項工作,以便讓一位群組成員能完成整個群組的工作,建議您先宣告此工作,然後再檢閱項目。如此一來,另一位群組成員同時檢閱本文的機率就會降低。如需相關指示,請參閱本區段的第 7 節:<宣告及完成群組工作>

待檢閱項目開啟並顯示黃色列

注意文件頂端的兩個黃色的訊息列:

  • 伺服器唯讀   :這份文件是以唯讀模式開啟,也就是說,您可以閱讀文件,但無法進行任何變更
    (請注意,完成核准工作流程工作時,您通常不會在項目本身直接進行任何變更,而是改用工作表單來登記您所有的回應。)

  • 工作流程工作   :當您準備好要在工作表單中登記回應時,請按一下 [開啟此工作] 按鈕。

區段頂端

5. 完成並提交工作表單

核准工作流程工作的工作表單外觀如下。

工作流程工作表單

請注意,從供檢閱的項目中開啟時,前兩個項目 (「刪除項目」和「此工作流程工作套用到項目標題」) 不會出現在工作表單中。

圖說文字編號一

刪除項目

若要從目前的工作流程執行個體刪除此工作,請按一下這個按鈕。

  • 刪除工作並不會刪除待檢閱項目。

  • 如果您將工作刪除,該動作會像 (並會在歷程中記錄為) 拒絕文件般運作。因此,如果工作流程經設定為在第一次拒絕時結束,那麼刪除工作就會結束工作流程。

  • 已刪除的工作不會再顯示於 [工作流程狀態] 頁面的 [工作] 區域。(然而,刪除及後續的自動拒絕仍會記錄在頁面的 [歷程記錄] 區域中)。

    附註: 如果不是由您啟動此工作流程執行個體,建議先詢問真正的啟動人員,再刪除此工作。

圖說文字編號二

此工作流程工作套用到項目標題

若要開啟供檢閱的項目,請在這裡按一下連結。

圖說文字編號三

狀態、要求者、合併註解、到期日

您無法在這四個欄位中編輯或變更項目,不過您會發現其中的資訊很實用。

請注意,[合併註解] 方塊不只包含說明如何完成工作的各項其餘指示,還有參與者送出的所有註解,這些參與者已完成在此工作流程同一個執行個體中的工作。

同樣地,在送出您自己的表單之後,您在 [註解] 方塊 (4) 中加入的註解也都會出現在提供給後續參與者的 [合併註解] 方塊中。

圖說文字編號四

註解

您在這裡輸入的任何文字都會記錄在 [工作流程歷程記錄] 中,也會出現在提供給後續參與者的 [合併註解] 欄位 (3) 中。

圖說文字編號 5

核准

若要核准項目,請先鍵入您要在 [註解] 欄位 (4) 中加入的任何註解,然後按一下這個按鈕。

圖說文字編號六

拒絕

若要拒絕項目,請先鍵入您要在 [註解] 欄位 (4) 中加入的任何註解,然後按一下這個按鈕。

圖說文字編號七

取消

若要關閉此工作表單,不儲存任何變更或回應,請按一下這個按鈕。工作將會維持為未完成狀態並且指派給您。

圖說文字編號八

要求變更

若要要求變更您正在檢閱的項目,請按一下這個按鈕。

如需表單圖例,供您在其中輸入您要求的詳細資料,以及如需其他指示,請移至本區段的第 8 節:<要求變更項目>

附註: 對於某些工作流程工作,這個選項可能已關閉。

圖說文字編號九

重新指派工作

若要將核准工作重新指定給其他人,請按一下這個按鈕。

如需頁面圖例,供您在其中輸入重新指定的詳細資料,以及如需其他指示,請移至本區段中第 7 節:<將您的「核准」工作重新指定給其他人>

附註: 對於某些工作流程工作,這個選項可能已關閉。

區段頂端

6. 逾期通知

如果某項工作或整個工作流程執行個體逾期未完成,通知會自動傳送至:

  • 獲指定工作的人員

  • 啟動工作流程的人員 (或者,如果是自動啟動,則會指定給當初新增工作流程的人員)

區段頂端

7. 宣告及完成群組工作 (選用)

如果只有單一工作指派給您所屬的整個群組,則群組的任何成員都可以代表整個群組宣告及完成該單一工作。

檢閱項目「之前」先宣告該工作。宣告工作之後,該工作就會指派給您,而且無法由其他的群組成員完成該工作。(如此一來,只有一名人員執行必要的工作。)

  1. 在 [工作流程狀態] 頁面上,指向指定給您群組的工作名稱,直到出現箭號為止

  2. 按一下箭號,按一下 [編輯項目],然後在工作表單中,按一下 [宣告工作] 按鈕。
    如何宣告群組工作

當 [工作流程狀態] 頁面重新整理之後,您可以看到該工作不再指定給此群組,而是明確地指定給您。

之後,如果您在未完成工作之前就要再將工作釋出給群組,請使用相同的步驟返回工作表單,但是這次請按一下 [釋出工作] 按鈕。

工作表單上的 [釋出工作] 按鈕

區段頂端

8. 要求變更項目 (選用)

在您開始此程序之前,請注意,如果項目有任何變更,都可以將工作流程設定為「立即結束」。建議您詢問啟動或原本新增工作流程的人員,確定可以進行變更,工作流程也可以在該點結束。

我們將透過以下案例來說明變更要求選項:

首先,假設您的名字是誠雄。

您的同事瑜文對她所建立的文件啟動了核准工作流程。

當您檢閱瑜文的新文件時,您認為簡介過於冗長。

您按一下工作流程工作表單底部的 [要求變更] 按鈕,然後完成此表單。

要求變更項目的表單

圖說文字編號一

要求變更對象

輸入您要求變更對象之人員的名稱或電子郵件地址。

(若要將您的要求傳送給啟動此次工作流程的人員, 或如果工作流程是自動啟動的,則傳送至原本新增此核准工作流程的人員,您也可以將此欄位留白。)

圖說文字編號二

新增要求

描述您要進行的變更,並提供進行變更的人員將需要的任何資訊。(您在這裡輸入的任何文字都將新增至 [合併註解] 區域。)

圖說文字編號三

新增持續時間

執行下列三項工作的其中一項:

  • 若要保留現有的到期日   :請將此欄位留白。

  • 若要徹底移除到期日   :輸入數字 0

  • 若要指定新的到期日   :請在這裡輸入數字,然後在下列欄位中指定持續時間單位。這兩個項目結合後可識別變更工作到期之前的期間。

圖說文字編號四

新增持續時間單位

如果您要指定新工作期間,請使用此欄位搭配 [新增持續時間] 欄位,以識別工作到期之前的期間 (例如:3 天或 1 個月或 2 週)。

當您以所要方式設定所有的表單項目之後,按一下 [傳送],您目前的工作會標記為「完成」。(但您尚未完成。在瑜文完成變更工作之後,您就會再次獲指定核准工作。)

在此同時,瑜文會收到下列電子郵件通知:

要求變更項目時傳送通知

瑜文看見 [主旨] 行 (圖例中的編號 1) 即可判斷這不是一般的「核准」通知,而是變更項目相關內容的要求。她找到已在 [變更...的要求] (編號 2) 文字中要求的具體變更相關資訊。

瑜文取出該項目,進行要求的變更,然後儲存變更並存回該項目。

然後她前往 [工作流程狀態] 頁面並從這裡的 [工作] 區域開啟其變更要求工作。


要求的變更完成時提交的表單

瑜文在 [註解] 欄位中新增她想要的任何資訊,然後按一下 [傳送回應]。工作流程會執行兩個動作:

  • 它會將瑜文的變更要求工作標記為「完成」。

  • 它會指定新的核准工作給您 ([合併註解] 欄位中會加入瑜文的註解) 並傳送工作相關通知給您。

現在,您可以繼續進行並完成檢閱已變更項目。

同時,所有這些動作都會受到追蹤,並顯示在 [工作流程狀態] 頁面的 [工作流程歷程記錄] 區段中,如下圖所示。

顯示變更要求動作的 [工作流程歷程記錄]

以下是整個程序的圖表。

變更要求的流程圖

區段頂端

9. 將您的「核准」工作重新指定給其他人 (選用)

如果您想讓其他人來完成已指派給您的工作流程工作,請在工作流程工作表單中按一下 [重新指派工作] 按鈕。

此表單隨即顯示。

工作重新指派表單

圖說文字編號一

重新指派工作給

輸入將獲指派此工作之人員的名稱或地址。

若要指派此工作給開始工作流程的人員 (或如果工作流程是自動開始,要指派給原本新增此工作流程的人員),請將此欄位留白。

圖說文字編號二

新增要求

提供將獲指派工作之人員完成工作時需要的任何資訊。(您在這裡輸入的任何文字都將新增至 [合併註解] 區域。)

圖說文字編號三

新增持續時間

執行下列三項工作的其中一項:

  • 若要保留現有的到期日   :請將此欄位留白。

  • 若要徹底移除到期日   :輸入數字 0

  • 若要指定新的到期日   :請在這裡輸入數字,然後在下列欄位中指定持續時間單位。這兩個項目結合後可識別變更工作到期之前的期間。

圖說文字編號四

新增持續時間單位

如果您要指定新工作期間,請使用此欄位搭配 [新增持續時間] 欄位,以識別工作到期之前的期間 (例如:3 天或 1 個月或 2 週)。

完成表單時,按一下 [傳送]。您的工作會標示為「已完成」,新工作會指派給現在負責此工作的人員,工作通知也會隨即送出。

您提供的任何新資訊都會包含在新工作通知中 [由某人委派給某人] 的文字中 (下列圖例中的編號 1)。

重新指派工作的工作通知

同時,所有這些變更都可以在 [工作流程狀態] 頁面的 [工作] 和 [歷程記錄] 區段中追蹤與檢視,如下所示。

[工作流程狀態] 頁面上 [工作] 和 [歷程記錄] 區域的已重新指派工作

區段頂端

10. 代表外部參與者完成工作 (選用)

有一個特別的程序,可用來加入不是您 SharePoint 組織成員的參與者。在此程序中,網站成員會做為外部參與者的 Proxy:

  1. 在關聯表單第二頁相關的 [指定給] 階段中,加入外部參與者的電子郵件地址。

  2. 工作流程實際上會將外部參與者的工作指定給啟動工作流程的網站成員,或者,如果工作流程是自動啟動的,則會指定給原本新增工作流程的成員。實際獲指定工作的此人員會做為外部參與者的 Proxy

  3. 這位網站成員會收到工作通知,其中提供指示,說明如何將供檢閱項目的複本傳送給外部參與者。(在此同時,外部參與者會收到該工作通知的複本,可以做為實用的提醒或預告。)

  4. 實際獲指定工作的網站成員會傳送項目複本給外部參與者。

  5. 外部參與者會檢閱項目並將其回應傳回給網站成員。

  6. 當外部參與者的回應送達時,網站成員會代表外部參與者完成工作。

以下是該程序的圖表。

加入外部參與者的程序流程圖

您可以監控、調整或停止執行中工作流程的中央位置是該工作流程執行個體的 [工作流程狀態] 頁面。

首先,我們會顯示如何前往該頁面,然後顯示如何使用您在此看到的選項和資訊。最後,我們會顯示其他兩個頁面,您可以在其中取得更多監控資訊。

本區段章節

  1. 前往 [工作流程狀態] 頁面

  2. 使用 [工作流程狀態] 頁面來監控工作流程進度

  3. 變更進行中的工作 (已指定的工作)

  4. 變更日後的工作 (尚未指定的工作)

  5. 取消或終止執行此工作流程

  6. 查明哪些工作流程正在項目上執行

  7. 監控整個網站集合的工作流程

1. 前往 [工作流程狀態] 頁面

在項目所在的清單或文件庫中,按一下項目的 [進行中] 連結和您想要的工作流程。

在此範例中,項目是名為「主題演說草稿」的文件,然後工作流程是「核准 3」。

按一下工作流程狀態連結

[工作流程狀態] 頁面隨即開啟。

附註: 

  • 如果您的清單或文件庫含有大量的項目,您可以使用排序及/或篩選來更快速地找到您要尋找的項目。如果您發現自己以相同的方式重複排序及/或篩選,建議您建立可將此特定排列方式自動化的自訂檢視。

  • 若要前往 [工作流程狀態] 頁面,您也可以針對您感興趣的特定執行個體,按一下「已開始」電子郵件通知中的 [檢視此工作流程的狀態] 連結,或是「已完成」電子郵件通知中的 [檢視工作流程歷程記錄] 連結。

區段頂端

2. 使用 [工作流程狀態] 頁面來監控工作流程進度

在這裡,於 [工作流程狀態] 頁面每個區段的圖例下,您可找到本區段回答的監控問題。

[工作流程資訊] 區段

[工作流程狀態] 頁面的 [工作流程資訊] 區段

已回答的問題:

  • 誰開始了此工作流程的執行個體?

  • 此執行個體何時開始?

  • 此執行個體中的上一個動作是在何時發生?

  • 此執行個體是在哪一個項目上執行?

  • 此執行個體目前的狀態為何?

[工作] 區段

[工作流程狀態] 頁面的 [工作] 區域

已回答的問題:

  • 已經建立及指定哪些工作,這些工作目前的狀態為何?

  • 哪些工作已經完成,以及這些工作的結果分別為何?

  • 已建立及指定之每項工作的到期日為何?

已刪除的工作及尚未指派的工作「不會」在這個區段中出現。

[工作流程歷程記錄] 區段

[工作流程狀態] 頁面的 [工作流程歷程記錄] 區段

已回答的問題:

  • 這個工作流程執行個體中發生過什麼事件?

  • 請注意,逾期的工作和逾期工作通知「不會」出現在這個區域。

區段頂端

3. 變更進行中的工作 (已指定的工作)

有兩種方法可以變更已指定但尚未完成的工作:

  • 變更一項進行中的工作

  • 變更所有進行中的工作

變更一項進行中的工作

權限   :若要對指派給您以外之其他人員的「單項」工作進行任何變更,必須具有管理清單權限 (依預設,[擁有者] 群組有管理清單權限,[成員] 群組及 [訪客] 群組則否。例如,您所擁有的權限可能允許您啟動工作流程,但無法變更其他參與者的工作。)

如果您具有必要權限:

  1. 按一下 [工作] 清單中工作的標題。
    按一下清單中工作的標題

  2. 請使用工作表單來完成、刪除或重新指定工作。

如需如何使用工作表單的詳細指示,請參閱本文的<完成>區段。

變更所有進行中的工作

權限   :凡是具管理清單權限的人員,在其 [工作流程狀態] 頁面上都會顯示下列圖例中的四個命令連結。前三個連結會出現在啟動工作流程執行個體者的頁面上,但是 [結束這個工作流程] 連結「不會」出現,除非該人員也具有管理清單權限 (同樣地,根據預設,[擁有者] 群組具有管理清單權限,[成員] 群組及 [訪客] 群組則沒有)。

  1. 按一下 [工作流程視覺效果] 正下方的區域中的 [更新「核准」進行中的工作] 連結。

  2. 在開啟的表單中進行變更,然後按一下 [確定]。

    • 反映您所做變更的訊息會傳送給本次執行中目前獲指定工作的人員。

    • 已經完成或刪除的工作,以及尚未指定的工作,不會受到您在此表單所做的變更影響。

    • 如果您要變更尚未指定的工作,請參閱下一節:<變更日後的工作>

進行中工作的變更表單

圖說文字編號一

每項工作所需的持續時間、持續時間單位

  • 若要保留現有的到期日   :將 [每項工作所需的持續時間] 保留空白,同時不變更 [持續時間單位]。

  • 若要移除到期日,以變成無到期日   :在 [每項工作所需的持續時間] 中鍵入數字 0

  • 若要延長工作期間以移動到期日   :使用兩個持續時間欄位來指定單位的數字與類型,做為您延長持續時間的依據。

圖說文字編號二

要求

  • 若要變更要求文字   :在文字方塊中進行您想要的任何變更。

  1. 當表單中所有欄位都符合您想要的方式時,請按一下 [確定]。

在目前執行個體中所有進行中的工作都會更新。

區段頂端

4. 變更日後的工作 (尚未指定的工作)

權限   :凡是具管理清單權限的人員,在其 [工作流程狀態] 頁面上都會顯示下列圖例中的四個命令連結。前三個連結會出現在啟動工作流程執行個體者的頁面上,但是 [現在終止此工作流程] 連結「不會」出現,除非該人員也具有管理清單權限 (同樣地,根據預設,[擁有者] 群組具有管理清單權限,[成員] 群組及 [訪客] 群組則沒有)。

  1. 在 [工作流程狀態] 頁面上,請按一下 [工作流程視覺效果] 正下方區域中的 [新增或更新核准的核准者] 連結。

  2. 在開啟的表單中進行變更,然後按一下 [更新]。

    附註: 已經建立並指定的工作「不會」受到您在此表單中所做的變更影響。

後續工作的變更表單

圖說文字編號一

參與者、順序、展開群組

  • 若要新增或移除參與者,或是變更工作順序   :在 [參與者] 欄位中新增、移除和/或重新排列參與者名稱或地址的順序。

  • 若要移除整個階段   :按一下該階段中的 [指派給] 欄位,然後按 CTRL+DELETE。

附註: 您可以使用 [展開群組] 核取方塊來指定列出的通訊群組是否應只指定一項工作給整個群組,或對每位成員均指定一項工作。

欲了解使用這些欄位的詳細資訊,請參閱本文的<規劃>區段及相關的<新增>區段 (清單/文件庫網站集合)。

圖說文字編號二

要求

  • 若要變更要求文字   :針對方塊中的文字進行任何所需變更。

圖說文字編號三

所有工作到期日、每項工作所需的持續時間、持續時間單位

  • 變更或移除行事曆到期日   :刪除現有日期,然後提供一個新日期;若要一併移除特定的到期日,則將此欄位留白 (請勿在此欄位中鍵入零。此欄位必須含有行事曆日期值或為空白)。

  • 若要保留現有持續時間   :將 [每項工作所需的持續時間] 保留空白,同時不變更 [持續時間單位]。

  • 若要移除持續時間,以變成無持續時間   :在 [每項工作所需的持續時間] 中鍵入數字 0

  • 若要延長工作持續時間   :同時使用兩個持續時間欄位來指定單位的數字與類型,做為您延長持續時間的依據。如需設定到期日和工期的詳細資訊,請參閱本文的<規劃>區段。

  1. 當表單中所有欄位都符合您想要的方式時,請按一下 [確定]。

在目前執行個體中所有「日後的」工作都將會反映您所做的變更。

區段頂端

5. 取消或終止執行此工作流程

您可以用兩種方式,在工作流程完成之前停止執行中的工作流程執行個體:

  • 取消工作流程   :所有工作都會遭到取消,但是會保留在 [工作流程狀態] 頁面的 [工作] 區域中。

  • 結束工作流程    會取消所有工作,並從 [工作流程狀態] 頁面的 [工作] 區域中刪除所有工作。(但是,他們仍會反映在 [工作流程歷程記錄] 區域中。)

兩種方法的指示如下。

取消 (所有工作取消,但會保留在 [工作] 清單與 [歷程記錄] 中)

權限   :凡是具管理清單權限的人員,在其 [工作流程狀態] 頁面上都會顯示下列圖例中的四個命令連結。前三個連結會出現在啟動工作流程執行個體者的頁面上,但是 [結束工作流程] 連結「不會」出現,除非該人員也具有管理清單權限 (同樣地,根據預設,[擁有者] 群組具有管理清單權限,[成員] 群組及 [訪客] 群組則沒有)。

如果已不再需要目前工作流程的執行個體,則可將其停止。

  • 在 [工作流程狀態] 頁面,請在 [工作流程視覺效果] 正下方區域,按一下 [取消所有「核准」工作] 連結。

  • 按一下 [是] 確認。

取消所有工作連結

所有目前的工作都會取消,而且工作流程結束時的狀態為 [已取消]。已取消的工作仍會列在 [工作] 區域和 [工作流程歷程記錄] 區域中。

終止 (所有工作會從 [工作] 清單中刪除,但保留在 [歷程記錄] 中)

權限   :凡是具管理清單權限的人員,在其 [工作流程狀態] 頁面上都會顯示下列圖例中的四個命令連結。前三個連結會出現在啟動工作流程執行個體者的頁面上,但是 [結束這個工作流程] 連結「不會」出現,除非該人員也具有管理清單權限 (同樣地,根據預設,[擁有者] 群組具有管理清單權限,[成員] 群組及 [訪客] 群組則沒有)。

如果發生錯誤,或是工作流程停止且無法回應,則可以終止。

在 [工作流程狀態] 頁面上,按一下 [工作流程視覺效果] 正下方區域中,[結束這個工作流程],然後按一下 [是] 以確認。

工作流程建立的所有工作會取消,並從 [工作流程狀態] 頁面上的 [工作] 區域中刪除,但仍會反映在 [工作流程歷程記錄] 區域。工作流程結束時的狀態為 [已取消的工作流程]。

區段頂端

6. 查明哪些工作流程正在項目上執行

在任何項目的 [工作流程] 頁面上,您會發現目前在該項目上執行之工作流程的清單。

  1. 移至此項目儲存所在的清單或文件庫。

  2. 指向項目的名稱,按一下出現的箭號,然後按一下下拉式功能表上的 [工作流程]。

  3. 在 [工作流程: 項目名稱] 頁面上的 [執行中的工作流程] 下,您會看到正在項目上執行之執行個體的清單。

附註: 請注意,一個工作流程版本的多個執行個體「無法」同時在同一個項目上執行。例如:已新增兩個工作流程,這兩個工作流程都是根據核准範本。其一命名為「規劃核准」,另一個則命名為「預算核准」。任何時候,在任何一個項目上,規劃核准和預算核准可以「各有一個」正在執行的執行個體,但「任一」工作流程不可以有「兩個」正在執行的執行個體。

區段頂端

7. 監控整個網站集合的工作流程

網站集合管理員可以立即掌控的項目:

  • 網站集合中目前各個工作流程範本衍生出多少工作流程。

  • 各個工作流程範本本身目前在網站集合中是作用中或非作用中。

  • 網站集合中目前各個工作流程範本衍生出的工作流程版本執行個體,有多少正在執行中。

方法如下:

  1. 開啟網站集合的首頁 (不是集合內之網站或子網站的首頁)。

  2. 按一下 [設定] 圖示 SharePoint Online 公用網站的 [設定] 按鈕 ,再按一下 [網站設定]。

  3. 在 [網站設定] 頁面上,按一下 [網站管理] 底下的 [工作流程]。

[工作流程] 頁面隨即開啟並顯示資訊。

下一步是什麼?

如果這是此工作流程版本第一次執行,建議您使用在本文<檢閱>區段中的指示,以檢視執行個體中的事件,並探索工作流程的運作方式是否符合您的要求。

在工作流程執行個體完成後,您可以檢閱記錄在其歷程記錄中的事件。(執行個體完成之後,您可以存取任何執行個體的記錄,檢閱期限長達 60 天。)

重要:  請注意,工作流程歷程記錄僅提供非正式參考之用。它無法用於正式稽核或用於任何其他法律、證明目的。

您也可以針對工作流程在多個執行個體方面的整體效能,執行相關的報告。

本區段章節

  1. 檢閱最近執行個體中的事件

  2. 存取執行個體歷程記錄,檢閱期限長達 60 天

  3. 建立工作流程效能報告

1. 檢閱最近執行個體中的事件

只要項目仍在相同的清單或文件庫中,而且在相同工作流程於相同項目上再次執行之前,最近執行個體的歷程記錄都可以從清單或文件庫存取。

若要檢視 [工作流程狀態] 頁面,以查看在任何項目上執行的工作流程最近執行個體:

  • 在項目所在的清單或文件庫中,請按一下項目的狀態連結和您想要的工作流程。

此範例中的項目是名為「主題演說草稿」的文件,工作流程則是 [新文件核准]。

按一下工作流程狀態連結

在 [工作流程狀態] 頁面上,[工作流程歷程記錄] 區段在靠近底部的位置。

[工作流程狀態] 頁面的 [工作流程歷程記錄] 區段

區段頂端

2. 存取執行個體歷程記錄,檢閱期限長達 60 天

如果要在相同項目上再次執行同一個工作流程「之後」檢閱執行個體的歷程記錄,要怎麼做?

事實上,您還是可以從以下兩個進入點檢閱,檢閱期限長達 60 天:清單或文件庫,或是工作流程完成通知。

從清單或文件庫

  1. 移至此項目儲存所在的清單或文件庫。

  2. 指向項目的名稱,按一下出現的箭號,然後按一下下拉式功能表上的 [工作流程]。

  3. 在 [工作流程: 項目名稱] 頁面上的 [已完成的工作流程] 下,按一下要檢閱之工作流程執行個體的名稱或狀態。
    項目的 [工作流程] 頁面上的 [已完成的工作流程] 清單
    該執行個體的 [工作流程狀態] 頁面隨即開啟。

從工作流程完成通知

  • 開啟要檢閱之執行個體的工作流程完成通知,然後按一下 [檢視工作流程歷程記錄] 連結。

工作流程完成通知,已醒目提示歷程記錄連結
該執行個體的 [工作流程狀態] 頁面隨即開啟。

若要保留所有的完成通知,建議您建立 Outlook 規則。設定規則,將 [主旨] 行上含有「已完成」文字的所有內送郵件「複製」到專屬的個別資料夾中。(請確定您的 Outlook 規則設定為「複製」內送郵件,而不只是「移動」,否則就不會同時出現在 [收件匣] 中)。

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3. 建立工作流程效能報告

若要了解您其中一個工作流程版本大致上的效能 (經過一段時間以及在多個執行個體中) ,您可以建立以下任一或兩個預先定義的報告:

  • 活動持續時間報告   :使用這個報告來查看工作流程每個活動平均需要多少時間才能完成,以及需要多久時間才能完成每次完整的執行或該工作流程執行個體

  • 取消及錯誤報告   :使用這個報告可查看工作流程在完成之前是否常被取消或發生錯誤。

為工作流程建立可用的報表

  1. 在清單或文件庫中,按一下該工作流程 [狀態] 欄中的任何狀態資訊連結。
    按一下工作流程狀態

  2. 在 [工作流程狀態] 頁面上的 [工作流程歷程記錄] 下,按一下 [檢視工作流程報告]。
    按一下在 [工作流程歷程記錄] 區段中的 [檢視工作流程報告] 連結

  3. 找出您想要檢視其報告的工作流程,然後按一下要檢視之報告的名稱。
    按一下 [活動持續時間報告] 連結

  4. 在 [自訂] 頁面上,保留或變更將會建立報告檔案的位置,然後按一下 [確定]。
    在檔案儲存位置上按一下 [確定]
    報告隨即建立並儲存至指定位置。

  5. 當報告完成後,您可以按一下顯示在下圖中的連結,以進行檢視。否則,請按一下 [確定] 完成並關閉對話方塊。(稍後,當您準備好要檢視報告時,即可在上述步驟指定的位置中找到。)
    按一下連結以檢視報告

下一步是什麼?

如果工作流程運作方式符合您的要求,您即已準好備可以開始使用。

如果您想要對其運作方式進行任何變更,請參閱本文的<變更>區段。

執行新核准工作流程的第一個執行個體並檢閱結果之後,您可能會想要對工作流程的設定方式進行一或多項變更。

另外,未來您可能也會在不同的時間點,想對設定做進一步變更。

最後,您可能會在某個時間點想要暫時或長期停用工作流程,但不將它移除,或您確實想將它完全移除。 

本區段章節

  1. 變更工作流程的永久設定

  2. 停用或移除工作流程

1. 變更工作流程的永久設定

若要對現有工作流程進行永久性的設定變更,請開啟並編輯原本您用來新增工作流程的關聯表單。

如果工作流程只在一個清單或文件庫中執行

  1. 開啟工作流程在其中執行的清單或文件庫。

  2. 按一下功能區中的 [清單] 或 [文件庫] 索引標籤。

    附註: 索引標籤的名稱可能會因清單或文件庫的類型而異。例如,在行事曆清單中,這個索引標籤就會命名為「行事曆」。

  3. 按一下 [設定] 群組中的 [工作流程設定]。

  4. 在 [工作流程設定] 頁面上,在 [工作流程名稱 (按一下以變更設定)] 下,按一下您想要變更其設定的工作流程名稱。

    附註: 如果您想要的核准工作流程未出現在清單中,它可能只與一種內容類型相關。在這個清單中出現哪些工作流程是由清單正下方的 [這些工作流程設定為在此類型的項目上執行] 控制項所控制。(請參閱圖例。) 按下拉式功能表中的內容類型選項,找出哪一個會顯示您想要的工作流程。當您想要的工作流程出現在清單中時,請按一下名稱。

  5. 在原本用來新增工作流程的相同兩頁關聯表單中,請確認並儲存您要的變更。

    如需關聯表單之欄位和控制項的詳細資訊,請參閱本文的<規劃>區段和相關的<新增>區段 (清單/文件庫網站集合)。

如果工作流程在網站集合的所有清單和文件庫中執行

  1. 開啟網站集合的首頁 (不是集合內之網站或子網站的首頁)。

  2. 按一下 [設定] 圖示 SharePoint Online 公用網站的 [設定] 按鈕 ,再按一下 [網站設定]。

  3. 在 [網站設定] 頁面上,按一下 [網站設計工具庫] 底下的 [網站內容類型]。

  4. 在 [網站內容類型] 頁面上,按一下工作流程執行所在之網站內容類型的名稱。
    [文件內容類型] 已醒目提示類型

  5. 在所選內容類型的頁面上,按一下 [設定] 下的 [工作流程設定]。
    [設定] 區段的 [工作流程設定] 連結

  6. 在 [工作流程設定] 頁面上,在 [工作流程名稱 (按一下以變更設定)] 下,按一下您想要變更其設定的工作流程名稱。
    變更工作流程設定的連結

  7. 在原本用來新增工作流程的相同兩頁關聯表單中,請確認並儲存您要的變更。

    如需關聯表單之欄位和控制項的詳細資訊,請參閱本文的<規劃>區段和相關的<新增>區段 (清單/文件庫網站集合)。

區段頂端

2. 停用或移除工作流程

如果工作流程只在一個清單或文件庫中執行

  1. 開啟工作流程在其中執行的清單或文件庫。

  2. 按一下功能區中的 [清單] 或 [文件庫] 索引標籤。

    附註: 索引標籤的名稱可能會因清單或文件庫的類型而異。例如,在行事曆清單中,這個索引標籤就會命名為「行事曆」。

  3. 按一下 [設定] 群組中的 [工作流程設定]。

  4. 在 [工作流程設定] 頁面上,按一下 [移除、封鎖或還原工作流程] 連結。

  5. 使用 [移除工作流程] 頁面上的表單來停用、重新啟用或移除工作流程。
    [移除工作流程] 頁面上的表單

表單中有五欄:

  • 工作流程   :工作流程的名稱。

  • 執行個體   :目前在項目上執行之工作流程的執行個體數目。

  • 允許   :此選項可讓工作流程繼續正常運作。

  • 不接受新的執行個體   :此選項可讓目前執行中的任何工作流程執行個體完成,但會停用工作流程,讓它無法執行任何新的執行個體。(此動作「可以」還原。若稍後要重新啟用工作流程,請返回此頁面並選取 [允許]。)

  • 移除   :此選項會將工作流程從清單或文件庫中一併移除。所有執行中的執行個體會立即終止,且該工作流程的該欄也不會再出現在該清單或文件庫的頁面上 (此動作「無法」還原)。

如果工作流程在網站集合的所有清單和文件庫中執行

  1. 開啟網站集合的首頁 (不是集合內之網站或子網站的首頁)。

  2. 按一下 [設定] 圖示 SharePoint Online 公用網站的 [設定] 按鈕 ,再按一下 [網站設定]。

  3. 在 [網站設定] 頁面上,按一下 [組件庫] 之下的 [網站內容類型]。

  4. 在 [網站內容類型] 頁面上,按一下工作流程執行所在之網站內容類型的名稱。
    [文件內容類型] 已醒目提示類型

  5. 在所選內容類型的頁面上,按一下 [設定] 下的 [工作流程設定]。
    [設定] 區段的 [工作流程設定] 連結

  6. 在 [工作流程設定] 頁面上,按一下 [移除、封鎖或還原工作流程] 連結。

  7. 使用 [移除工作流程] 頁面上的表單來停用、重新啟用或移除工作流程。
    [移除工作流程] 頁面上的表單

表單中有五欄:

  • 工作流程   :工作流程的名稱。

  • 執行個體   :目前在項目上執行之工作流程的執行個體數目。

  • 允許   :此選項可讓工作流程繼續正常運作。

  • 不接受新的執行個體   :此選項可讓目前執行中的任何工作流程執行個體完成,但會停用工作流程,讓它無法執行任何新的執行個體。(此動作「可以」還原。若稍後要重新啟用工作流程,請返回此頁面並選取 [允許]。)

  • 移除   :此選項可將工作流程從網站集合一併移除。所有執行中的執行個體會立即終止,且該工作流程的該欄也不會再出現在該清單或文件庫的頁面上。(此動作「無法」還原。)

下一步是什麼?

如果您已經做了任何變更,請執行工作流程的測試執行個體,以再次確認變更的效果。

進一步自訂

有各式各樣的方式可以進一步自訂 SharePoint 產品隨附的工作流程。

您甚至可以從頭建立自訂的工作流程。

您可以使用下列任一或所有程式:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013   :自訂工作流程表單、動作與行為。

  • Microsoft Visual Studio   :建立您自己的自訂工作流程動作。

若要深入了解,請參閱 Microsoft Software Developer Network (MSDN) 說明系統。

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