詳細介紹「收集簽章」工作流程

詳細介紹「收集簽章」工作流程

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

SharePoint 產品隨附的工作流程是您可以使用來自動化商務程序,讓您有兩個 morereassign 一致且更有效率的功能。您可以使用Excel、 Word或其簽章的一或多個人員InfoPath建立的文件傳閱的 SharePoint收集簽章 」工作流程。

如需詳細資訊,請參閱關於 SharePoint 隨附的工作流程

重要: 根據預設,「 收集簽章 」 工作流程未啟動,而且沒有列出在關聯表單的 [選取工作流程範本] 清單方塊中。若要使其可供使用,網站管理員必須啟動他們在網站集合層級。如果您有網站集合層級權限,請參閱啟用 SharePoint 工作流程範本

如果您需要執行是完成 「 收集簽章 」 工作流程工作   只要前往 templates.office 「完成」 區段,然後將其展開。您可能不需要任何的其他區段現在。

比較手動程序與自動化工作流程

SharePoint 工作流程的特色:

  • 兼具效率與一致性   「 收集簽章 」 工作流程自動傳送文件、 指派簽名工作,並追蹤其進度。工作流程活動可以監視並調整的中央的狀態] 頁面上,並完成後的 60 天維護工作流程執行中的事件的歷程記錄。

  • 減輕您的工作量    「收集簽章」工作流程可為您與您的同事節省時間並減少問題,同時簡化及標準化您的簽章程序。

以下是超簡單版「收集簽章」工作流程的圖表。

工作流程程序的流程圖

本文的使用秘訣

本文中的資訊會顯示可展開的區段中。

如果您需要執行是完成 「 收集簽章 」 工作流程工作   只要前往 templates.office 「完成」 區段,然後將其展開。您可能不需要任何的其他區段現在。

如果您想要新增,請啟動、 監視及維護工作流程   如果您還不熟悉這些工作,您可能會發現實用逐一本文區段的區段中,第一個時間的設計,並新增工作流程。一旦您熟悉的資訊和文章版面配置,您就可以直接前往您需要在任何回訪的區段。

圖形的相關附註    在這個系列的工作流程文章中,螢幕圖像和概念性圖表一般是以「核准」工作流程類型為主。但是每當需要澄清概念或指示,本文中的圖像和圖表則是以「收集簽章」工作流程來自訂。

列印本文的相關提醒    由於本文內容繁多, 若您只想要列印所選區段,請確定您在列印時展開這些區段 (此外,如果您想要列印完整圖形,請橫向列印,不要直向列印)。

搜尋本文的相關提醒    在搜尋本文中的任何文字或字詞之前,務請確定已展開所有您想要搜尋的區段。

深入瞭解「收集簽章」工作流程

「 收集簽章 」 工作流程是路由文件或Word、 Excel或其簽章的一或多個人員InfoPath中建立表單的 SharePoint 產品功能。工作流程自動化、 會簡化回傳,及標準化整個程序。

工作流程傳閱的圖例

隨附於 SharePoint 產品的基本「收集簽章」工作流程是作為範本之用。您可以使用此範本新增一或多個「收集簽章」工作流程至網站。您新增的每個工作流程都是基本「收集簽章」工作流程的獨一無二「版本」,每個工作流程根據您在新增時指定的設定,都各有其特殊的運作方式。

  • 當您第一次將「收集簽章」工作流程新增至清單、文件庫或網站集合時,可以指定要包含多少參與者,並指出是一一 (循序) 指派工作給他們或一次全部指派 (平行)。您甚至可以決定是否要將參與者的工作分為二或多個不同的階段。而且,每次您針對某個文件「手動」開始工作流程時,都可以修改其中任何一個設定。

  • 工作流程會將工作指定給每位指定的參與者。每個參與者可在多個可能的回應之間選擇:簽署 (或不簽署) 文件、重新指派簽名工作,或是刪除工作。

  • 當工作流程正在執行時,您可以在單一且集中的 [工作流程狀態] 頁面中監控進度並視需要調整。

  • 工作流程此次執行 (或「執行個體」) 中發生之所有工作流程事件的清單,在工作流程完成後的 60 天內,仍可在 [工作流程狀態] 頁面上取得,作為非正式參考資料。

收集簽章 」 工作流程不是設計用來收集核准及拒絕的文件,或控制發佈網站的網頁。如果您想要新增工作流程參與者核准或拒絕他們檢閱的文件,請參閱所有 「 核准 」 工作流程相關的文件。

此外,收集簽章 」 工作流程不被為了收集意見反應。如果您想要使用工作流程收集意見反應瞭解文件,請參閱所有收集意見反應 」 工作流程相關的文件。

您也可以使用 Microsoft SharePoint Designer 2013,進一步自訂 SharePoint 產品隨附的任何工作流程。

若要新增工作流程   根據預設,您必須[管理清單] 權限的工作流程。(預設的擁有人群組有 [管理清單] 權限,[成員] 群組和 [訪客] 群組中沒有)。

啟動工作流程   也根據預設,您必須啟動[編輯項目權限已新增工作流程。([成員] 群組和 [擁有人] 群組兩有預設的編輯項目權限,並不會讓訪客] 群組)。

或者,[擁有者] 可以選擇設定特定工作流程,以便「只有」[擁有者] 群組的成員可以開始這些工作流程 (若要這麼做,請在關聯表單第一頁上選取 [需要管理清單權限以開始此工作流程] 核取方塊)。

有愈來愈多的商業交易是以電子方式進行。因此,數位簽章的使用日增,以透過法律來約束交易當事人。數位簽章是用來確認文件簽署者的身分識別,並確認數位簽章套用至文件之後,其內容並未修改。數位簽章會提供以加密技術為基礎的安全性,並協助滅少與電子商務交易相關的風險。Office 增強了數位簽署功能,旨在滿足全球企業及公部門實體對資訊安全性的需求。

若要建立數位簽章,您必須具有數位憑證。數位憑證可向信賴憑證者證明您的身分,您應向有信譽的憑證授權單位 (CA) 取得數位憑證。如果您沒有數位憑證,Microsoft 也有合作夥伴提供數位憑證及其他進階簽章。

基本階段如下:

  • 工作流程執行 「 之前 」 (計劃、 新增、 啟動)   
    新增工作流程之前,您打算在您要新增其 (單一清單或文件庫,或針對整個網站集合) 和運作方式的詳細資料的位置。您新增及設定工作流程之後,具有必要權限的任何人都可以在特定的文件上開始工作流程。工作流程也可以將設定自動執行。可根據下列其中一項或兩個觸發事件啟動自動執行: 當任何文件是新增在中建立清單或文件庫,或當任何清單或文件庫中的文件變更

  • 當工作流程執行 (完成、 監視、 調整)   
    個別參與者時執行的工作流程,完成其分派的任務。同時,可以從中央的 [工作流程狀態] 頁面,特定工作流程執行個體監視工作流程的進度。調整工作流程執行時可以進行的相同的頁面。然後,如有需要,可以取消或終止從該處工作流程。

  • 工作流程執行 (檢閱、 報告、 變更) 之後   
    完成工作流程時,請檢閱 」 60 天 [工作流程狀態] 頁面上執行 (或執行個體) 的整個歷程記錄。如果有任何您想要的方式變更工作流程函數的項目,您可以開啟或編輯您完成當您第一次新增工作流程的關聯表單。

下列流程圖是從新增工作流程之人員的角度來說明這些階段。

工作流程的程序

規劃新的「收集簽章」工作流程

在這個區段中,我們將確立您在新增「收集簽章」工作流程的版本前必須做出的決定,以及組合時所需要的資訊。

如果您已經熟悉如何新增此類型的工作流程,並只需要複習剛剛有關特定步驟,您可以前往直接相關 「 新增 」 區段 (清單/文件庫網站集合) 的本文。

SharePoint 產品隨附的工作流程是作為主要「範本」之用,您新增至清單、文件庫及網站集合的特定個別工作流程都以其作為基礎。

例如,每次您新增「收集簽章」工作流程時,實際上是在新增一般「收集意見反應」工作流程範本的一個「版本」。您在新增該特定版本時,會在關聯表單中提供各版本的專屬名稱及設定。如此一來,您可以新增多個工作流程,而每個版本都以「收集簽章」工作流程主要範本為基礎,但每個版本都依您要的特定使用方式來命名及自訂。

在此圖例中,新增了三個以「核准」工作流程範本為基礎的工作流程,一個適用於單一文件庫中的「所有」內容類型,一個適用於單一文件庫中的「單一」內容類型,而一個適用於整個「網站集合」中的單一內容類型。

以「核准」工作流程範本為基礎的三個工作流程

每當您新增一個以其中一個隨附工作流程範本為基礎的工作流程版本時,會填寫「關聯表單」來指定新版本的運作方式。

在下節中,您會看到一份問題清單,這些問題可協助您完成關聯表單。不過,請先花一點時間瀏覽表單及其欄位。

關聯表單的第一頁

關聯表單的第一頁

關聯表單的第二頁

關聯表單的第二頁

此第二頁的欄位也會出現在「初始表單」上。每次手動開始工作流程時,初始表單就會出現,並且可以在當下針對該單次執行編輯。

九個回答的問題

一旦您回答完本節中所有問題後,就準備好可以新增工作流程。

本文是顯示在功能表中,為收集的簽章 – SharePoint 2013收集的簽章 – SharePoint 2010工作流程範本。如果您不確定此工作流程類型是您的最佳選擇,請參閱回至本文的 「瞭解」 區段。進一步瞭解其他可用的工作流程範本,請參閱關於 SharePoint 隨附的工作流程的文件。

請務必瞭解的類型我們以下討論的簽章欄可以是插入Word、 Excel或InfoPath中建立的文件。

什麼是內容類型?

每份文件或其他儲存在 SharePoint 清單或文件庫中的項目所屬的一個或另一個內容類型法律合約產品設計規格可以為基本和一般為文件Excel 試算表,或為高度專業的內容類型。根據預設,SharePoint 產品中有部分內容類型,但您可以同時進行自訂,並新增您自己建立的其他人。

您可以只在單一清單或文件庫中提供新版本的「收集簽章」工作流程,或者讓它可以在整個網站集合中使用。

  • 如果您新增適用於單一清單或文件庫的工作流程,您可以將其設定為在「所有內容類型」上執行或「只在單一內容類型」上執行。

  • 不過,如果您新增適用於整個網站集合的工作流程,您「必須」將其設定為只在單一網站內容類型上執行。

  • 在所有的情況下,執行 「 收集簽章 」 工作流程的每份文件必須Word、 Excel或InfoPath中所建立的檔案。

網站集合地圖及三種新增方式說明

提供的工作流程版本名稱必須:

  • 清楚指出其用途為何。

  • 清楚區別出其與其他工作流程的差異。

範例

假設您是某個編輯群組的成員。您的群組想要使用兩種不同的「收集意見反應」工作流程:

  • 您會在提交您自己的群組的成員的每個文件上執行第一個工作流程。此工作流程只從群組的管理員,收集意見反應。

  • 您會在提交您自己的群組以外的人的每個文件上執行第二個工作流程。此工作流程會收集意見反應每一個成員的群組。

您可能會將第一個工作流程命名內送出意見反應及第二個外部提交意見反應 」

提示: 如同以往,建議建立一致的命名慣例,並確認工作流程的每一位相關人員都熟悉這些慣例。

您可以讓工作流程使用網站的預設「工作」清單和「歷程記錄」清單、使用「其他」現有的清單,或是要求僅供此工作流程使用的新清單。

  • 如果您的網站將會有許多工作流程,或如果有些工作流程會涉及大量的工作,請考慮針對每個工作流程要求新的清單。(管理過長的清單是效能降低的其中一項原因。由系統來維護多個較短的清單比維護一個很長的清單更快速輕鬆。)

  • 如果工作和此工作流程的歷程記錄將包含敏感或機密資料,您會想要保留分開一般的清單,然後您應該成長會指出您要的新的另一個清單供此工作流程。新增工作流程後,請務必確保適當的權限設定為在新的清單。

簽章欄可以在下列兩個時間插入文件:

  • 工作流程在文件上開始之前。

  • 工作流程開始後但第一個參與者將其簽名加入簽章欄之前。

新增數位簽章至文件的程序有兩個步驟:

  1. 首先,某人插入signature 線條的文件本文中
    簽章欄已插入但尚未簽署

  2. 然後某人新增簽名至插入欄。
    插入的簽章欄已完成簽名

請記得   從第一個參與者新增其簽名,文件,文件鎖定禁止編輯。Any進一步變更文件之後,— 除非新增其簽名其他簽署者在簽署 —失效或刪除已新增的所有簽章。插入簽章欄的會計數為文件中的變更,因為所有簽章已必須出現在文件之前,在第一個參與者將其實際簽章到其中一個這些行。

因此,有三種簡單方式可回答這個問題:

  • 若為任一種啟動方式    文件是以當中已有簽章欄的範本或表單為基礎,因此就不需要有人在每一個別工作流程執行時新增簽章欄。

  • 若為手動啟動    啟動工作流程的人員會在啟動工作流程之前插入所有需要的簽章欄。

  • 若為自動啟動    開啟文件的第一位參與者會在加入自己的簽章之前插入所有需要的簽章欄。

以下是重點的快速圖形摘要。

不含第一個簽名的文件,因此仍然開放變更

已新增第一個簽名的文件,因此已鎖定,無法變更

工作流程可設定為僅手動開始、僅自動開始,或以其中任何一種方式開始:

  • 當您在特定文件上手動開始「收集簽章」工作流程時,「初始表單」(另一個表單) 隨即會出現。初始表單包含僅來自「關聯」表單第二頁的設定。如此一來,當開始工作流程的人員想要變更其中任何設定 (僅限目前執行個體) 時,可以在按下 [開始] 之前執行此動作。

  • 若為自動開始,初始表單當然就沒有出現的機會,因此會使用關聯表單中指定的預設設定,不進行任何變更。

下圖顯示手動開始與自動開始之間的差異。

比較手動和自動開始表單

期間的工作流程目前執行個體,您的初始表單中進行任何變更會套用。若要變更的工作流程的永久預設設定,您會編輯原始的關聯表單,本文的 「變更」 區段中所述。

手動開始

如果您允許手動開始,具有必要權限的任何人都可以隨時在任何合格文件上開始工作流程。

手動開始的優點是您和您的同事「只在」要開始時才會執行工作流程,而且每次執行時,您都可以使用初始表單變更某些設定。

當然,手動開始時,必須隨時有人記得在適當的時間點執行工作流程。

自動開始

您可以設定工作流程由下列其中一個事件自動開始:

  • 清單或文件庫中建立或上傳了新文件。

  • 已儲存在清單或文件庫中的文件有變更。

自動開始的優點是不需要任何人記得去開始工作流程。每次觸發事件發生時,它就會執行。

自動開始「收集簽章」工作流程時的特殊考量

不同於包含 [在其他部分的 [工作流程],將其不 't收集簽章 」 工作流程開始後才加入更多的工作。當工作流程自動啟動時,它會指派僅限已設定中指定其預設簽章工作。每個工作確實可以重新指派期間工作流程執行,但可以建立及指定任何其他的工作。換句話說,「 收集簽章 」 工作流程應只自動執行時身分識別,或最小的數字,參與者的事先已知。

自動開始後,您「可以」做的是刪除或取消已指派的工作,但請注意,取消工作時,不會從文件移除相關聯的簽章欄。 

以下是使用了自動開始的三種案例。請注意,在每個案例中:

  • 此工作流程在文件庫上執行,人員會上傳待簽署的文件至該文件庫。

  • 獲指派簽名工作的人員組合在一段時間內都會很穩定,而且不需要在每次工作流程開始檢閱或編輯。

當然,在每一個案例中,如果上傳的項目是已包含適當簽名欄的文件或表單,工作流程參與者就不需要在工作流程執行期間插入簽章欄。

案例 1:單一工作,單一簽署者

新的費用請領單必須由安娜簽署,因此安娜會建立文件庫命名為「新費用請領單」的文件庫。組織中任何人都可以建立或上傳請領單。

晨怡會建立工作流程,並讓它的名稱:新費用宣告。工作流程會自動執行每個新的文件,指派一個簽名工作,以晨怡的課程。

工作流程的流程圖

案例 2:多個工作,多個簽署者

這次,合約必須由安娜「及」明揚「及」法蘭簽署,三個都必須簽署。 

」 明揚 「 建立命名合約簽章的文件庫。她所建立名為簽章 (annaANDseanANDfrank)「 收集簽章 」 工作流程。工作流程會在每個新的文件中指派一個簽名工作的三個人員的每個自動執行。

開啟文件的第一個簽署者會為「所有三個」簽署者插入簽章欄,然後再新增自己的簽名。

工作流程的流程圖

案例 3:多個工作,單一簽署者

在這個版本中,合約必須由安娜「或」明揚「或」法蘭簽署,只要三人其中一個即可。 

」 明揚 「 建立命名為 「 合約的簽章和工作流程命名為簽章 (annaORseanORfrank)的文件庫。在郵件清單或通訊群組,又稱為annaORseanORfrank,其中包含三個都,她也會建立。

一次工作流程會自動執行每個新的文件庫中,但這次指派一個簽名工作給annaORseanORfrank群組。

此類工作稱為「群組工作」,其運作方式如下:工作流程會傳送電子郵件工作通知給群組的每個成員,但只會建立單一工作,群組中任何一位成員都可以宣告並代表整個群組完成工作。

工作流程的流程圖

如需宣告及完成群組工作的指示,請參閱本文的 「完成」 區段。

當您為整個網站集合的某個內容類型新增工作流程時,也可以選擇為網站集合中從這個工作流程新增目標內容類型「繼承」的所有其他內容類型,新增此工作流程。(請注意,若您只為單一清單或文件庫新增工作流程,這個選項不會出現)。

附註: 

  • 完成所有其他新增的作業可能會花很長的時間才能完成。

  • 如果要新增此工作流程之被繼承內容類型的任何網站或子網站的繼承已中斷,請在執行此作業之前,確認您是這些網站或子網站中 [擁有者] 群組的成員之一。

您需要提供將獲指派簽名工作之每個人員的名稱或電子郵件地址。

群組工作或個別?   如果您指派工作給群組或通訊群組清單時,將指定群組工作每個群組的成員會收到工作通知,但僅有一個成員必須宣告及完成工作。如需宣告及完成群組工作的指示,請參閱本文的 「完成」 區段。

一個階段或多個階段?   您可以選擇有簽章工作,只有一個階段或多個階段。如果您有多個階段,階段會執行一個接一個。

平行檢閱或循序檢閱?   中任何一個階段的參與者,您可以選擇讓簽章工作分派的相同時間 (平行) 的所有項目或將其任務指派一個接一個 (循序) 您所指出的順序。如果,例如 [簽署者在簽署的內容之一是真正的決策相關文件和就沒有任何意義的任何其他簽署者在簽署完成其簽章 」 工作,如果決策決定不登入,則循序選項可以很有用。

範例

這個簡單案例說明多個階段與循序工作指派的幾個優點:

假設法蘭要為合約文件庫新增「收集簽章」工作流程。因為法蘭是實際決策者,他想要成為簽署每個合約的第一個人。如果他決定「不」簽署,安娜和明揚都不會獲指派簽名工作。法蘭有兩種設定方式:

  • 使用循序檢閱   書成設定單一循序階段,他會在第一個參與者且安娜 「 及 」 明揚 「 第二個和第三個。
    如下書成如何將其單一階段循序檢閱設定。
    表單中顯示的項目

  • 藉由使用兩個階段   如果書成想安娜 「 及 」 明揚 「 若要一次指派的任務,而不會 」 明揚 「 等待晨怡將其簽名之前晨怡也可以新增自己,他可以設定工作流程中的兩個階段。第一個階段包含只他自己的簽章工作,而第二個是平行階段,其中包含安娜 「 及 」 明揚 「 的工作。如果未完成的第一個階段,就無法啟動第二階段。
    如下書成如何將其兩階段平行檢閱設定。
    表單中顯示的設定

以下是兩種解決方案的圖表。在兩個版本中,如果法蘭未完成他的簽名工作,工作就不會指派給安娜或明揚。

兩個版本的流程圖

[副本] 欄位中,於關聯表單的第二頁上,您可以輸入此工作流程每次開始或結束時都應收到通知之任何人的名稱或地址。

  • 在這裡輸入名稱「不會」將工作流程工作指派給該人員。

  • 當工作流程手動開始時,「開始工作流程的人員」會收到開始及停止通知,並不需要在此欄位中指定。

  • 當工作流程自動開始時,「原始新增工作流程的人員」會收到開始及停止通知,並不需要在此欄位中指定。

新增 「 收集簽章工作流程 (適用於單一清單或文件庫)

如果您不熟悉尚未新增工作流程,您可能會發現實用檢閱上述瞭解規劃區段本文中的,才可以在這個區段中的步驟進行。

新增工作流程之前,您必須先準備好兩個項目:

電子郵件    為讓工作流程傳送電子郵件通知,您的 SharePoint 網站必須先啟用電子郵件。如果您不確定是否已經完成此動作,請洽詢您的 SharePoint 管理員。

權限   SharePoint 產品的預設設定會要求您有 [管理清單] 權限新增工作流程的清單、 文件庫或網站集合。(預設的擁有人群組有 [管理清單] 權限; [成員] 群組和 [訪客] 群組中請不要。如需有關權限的詳細資訊,請參閱本文的 「瞭解」 區段。)

請遵循下列步驟:

  1. 開啟您要新增工作流程的清單或文件庫。

  2. 按一下功能區中的 [清單][文件庫] 索引標籤。

    索引標籤的名稱可能會因清單或文件庫的類型而異。例如,在行事曆清單中,這個索引標籤就會命名為 [行事曆]

  3. 按一下 [設定] 群組中的 [工作流程設定]

  4. 在 [工作流程設定] 頁面中,指定在上執行的工作流程的單一內容類型或所有(適用於所有的內容類型),然後再按一下新增工作流程

    附註: 「 收集簽章工作流程可以只在中建立的Word、 Excel或InfoPath中建立的文件執行。

    [新增工作流程命令],已選取 [文件] 內容類型

    1. 完成關聯表單的第一頁。
      (指示在圖例下方。)

單一清單或文件庫的關聯表單第一頁

圖說文字編號 1

內容類型

沿用預設選項 [全部],或選取特定內容類型。

圖說文字編號 2

工作流程

選取 [收集的簽章 – SharePoint 2013收集的簽章 – SharePoint 2010範本。

附註: 如果 [收集的簽章 – SharePoint 2013收集的簽章 – SharePoint 2010範本沒有出現在清單中,請連絡您的 SharePoint 管理員,瞭解如何為您的網站集合或工作區啟用。如果您有網站集合權限,請參閱啟用 SharePoint 工作流程範本

圖說文字編號 3

名稱

輸入此工作流程的名稱。此名稱將供此清單或文件庫的使用者識別此工作流程。

如需為命名您的工作流程相關的建議,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 4

工作清單

選取要搭配這個工作流程使用的工作清單。您可以選擇現有的工作清單,或按一下 [新增工作],建立新的清單。

建立新的工作清單 (而不選擇現有) 的相關資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 5

歷程記錄清單

選取要搭配這個工作流程使用的歷程記錄清單。您可以選擇現有歷程記錄清單,或按一下 [新增歷程記錄清單],建立新的清單。

建立新歷程記錄清單 (而不選擇現有) 的相關資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 6

啟動選項

指定工作流程的開始方式。

不同選項的相關資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

  1. 當此表單中的所有設定都符合您想要的方式時,按 [下一步]

  2. 完成關聯表單的第二頁。
    (指示在圖例下方。)

    SharePoint 產品會在每次您手動開始工作流程時,顯示此關聯表單第二頁中的所有選項,讓您可以只針對該執行個體變更那些選項。

含選項圖說文字的關聯表單第二頁

圖說文字編號 1

指派給

輸入工作流程要指派工作給他們之人員的名稱或地址。

  • 如果任務將會指定一次 (循序)   
    您想要工作指定順序輸入名稱或地址。

  • 如果是同時指派所有的工作 (平行)   
    名稱或地址的順序沒有影響。

  • 如果您加入的群組或通訊群組清單   
    將指定群組工作:每個群組的成員會收到工作通知,但僅有一個成員必須宣告及完成工作。如需宣告及完成群組工作的指示,請參閱本文的 「完成」 區段。

圖說文字編號 2

Order

指定工作是否應該逐一指派 (循序) 或一次全部指派 (平行)

如需使用循序及平行階段的詳細資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 3

新增階段

新增除了您剛才設定的第一個階段之外的任何其他階段。

  • 若要「刪除」整個階段,按一下該階段中的 [指派給] 欄位,然後按下 CTRL+DELETE。

如需有關使用多個階段的詳細資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 4

CC

輸入工作流程每次開始或結束時應收到通知之任何人員的名稱或電子郵件地址。

  • 在這裡輸入名稱所 't導致工作流程工作的指派。

  • 當工作流程手動開始時,「開始工作流程的人員」會收到開始及停止通知,並不需要在此欄位中指定。

  • 當工作流程自動開始時,「原始新增工作流程的人員」會收到開始及停止通知,並不需要在此欄位中指定。

  1. 當此頁面中所有設定都符合您想要的方式時,按一下 [儲存] 建立工作流程。

SharePoint 產品隨即會建立新的工作流程版本。

下一步是什麼?

如果您已準備好開始並測試新的工作流程,請移至本文的 「開始」 區段。

您可找到本文的 「插入」 區段中的文件中插入簽章欄的指示。

新增 「 收集簽章工作流程 (針對整個網站集合)

如果您不熟悉尚未新增工作流程,您可能會發現實用檢閱的瞭解規劃區段本文中,才可以在這個區段中的步驟進行。

新增工作流程之前,您必須先準備好兩個項目:

電子郵件   若要傳送電子郵件通知工作流程的順序,您的網站的電子郵件都必須啟用。如果您不確定此已經已完成,請洽詢您的 SharePoint 管理員。

權限   SharePoint 產品的預設設定會要求您有 [管理清單] 權限新增工作流程的清單、 文件庫或網站集合。(預設的擁有人群組有 [管理清單] 權限; [成員] 群組和 [訪客] 群組中請不要。 如需有關權限的詳細資訊,請參閱本文的 「瞭解」 區段。)

請遵循下列步驟:

  1. 請移至網站集合的首頁 (不是集合之網站或子網站的首頁)。

  2. 按一下 [設定 設定圖示 ,然後按一下 [網站設定]

    在SharePoint Online,按一下 [設定 標題列上的 SharePoint 2016 [設定] 按鈕。 ,然後按一下 [網站內容]。從 [網站內容,按一下 [網站設定]。

  3. 在 [網站設定] 頁面上的 [網站設計庫] 底下,按一下網站內容類型
    [組件庫] 下的 [網站內容類型] 連結

  4. 在 [網站內容類型] 頁面上,按一下您想要為其新增工作流程之網站內容類型的名稱。

    附註: 「 收集簽章工作流程可以只在中建立的Word、 Excel或InfoPath中建立的文件執行。

    [文件內容類型] 已醒目提示類型

    1. 在所選內容類型,在 [設定] 頁面上按一下 [工作流程設定]。
      [設定] 區段的 [工作流程設定] 連結

    2. 在 [工作流程設定] 頁面上,按一下 [新增工作流程] 連結。
      [新增工作流程] 連結

    3. 完成關聯表單的第一頁。
      (指示在圖例下方。)

含選項圖說文字的關聯表單第一頁

圖說文字編號 1

工作流程

選取 [收集的簽章 – SharePoint 2013收集的簽章 – SharePoint 2010範本。

附註: 如果 [收集的簽章 – SharePoint 2013收集的簽章 – SharePoint 2010範本沒有出現在清單中,請連絡您的 SharePoint 管理員,瞭解如何為您的網站集合或工作區啟用。如果您有網站集合權限,請參閱啟用 SharePoint 工作流程範本

圖說文字編號 2

名稱

輸入此工作流程的名稱。此名稱將供網站集合的使用者識別此工作流程。

如需為命名您的工作流程相關的建議,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 3

工作清單

選取要搭配這個工作流程使用的工作清單。您可以選擇現有的工作清單,或按一下 [新增工作],建立新的清單。

建立新的工作清單 (而不選擇現有) 的相關資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 4

歷程記錄清單

選取要搭配這個工作流程使用的歷程記錄清單。您可以選擇現有歷程記錄清單,或按一下 [新增歷程記錄清單],建立新的清單。

建立新歷程記錄清單 (而不選擇現有) 的相關資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 5

啟動選項

指定工作流程的開始方式。

不同選項的相關資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 6

更新清單與網站內容類型?

指定是否應將此工作流程新增 (建立關聯) 至繼承自「這個」內容類型的所有其他網站與清單內容類型。

  • 完成所有其他新增的作業可能會花很長的時間才能完成。

  • 如果您想新增此工作流程至其中以繼承其內容類型的任何網站或子網站的繼承已中斷,請在執行此作業之前確認您是這些網站或子網站中「擁有人」群組的成員。

  1. 當此頁面中的所有設定都符合您想要的方式時,按 [下一步]

  2. 完成關聯表單的第二頁。
    (指示在圖例下方。)

    SharePoint 產品會在每次您手動開始工作流程時,顯示此關聯表單第二頁中的所有選項,讓您可以只針對該執行個體變更這些選項。

含選項圖說文字的關聯表單第二頁

圖說文字編號 1

指派給

輸入工作流程要指派工作給他們之人員的名稱或地址。

  • 如果任務將會指定一次 (循序)   
    您想要工作指定順序輸入名稱或地址。

  • 如果是同時指派所有的工作 (平行)   
    名稱或地址的順序沒有影響。

  • 如果您加入的群組或通訊群組清單   
    將指定群組工作:每個群組的成員會收到工作通知,但僅有一個成員必須宣告及完成工作。如需宣告及完成群組工作的指示,請參閱本文的 「完成」 區段。

圖說文字編號 2

Order

指定此階段中的工作是否應該逐一指派 (循序) 或一次全部指派 (平行)。

如需使用循序及平行階段的詳細資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 3

新增階段

新增除了您剛才設定的第一個階段之外的任何其他階段。

  • 若要「刪除」整個階段,按一下該階段中的 [指派給] 欄位,然後按下 CTRL+DELETE。

如需有關使用多個階段的詳細資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 4

CC

輸入工作流程每次開始或結束時應收到通知之任何人員的名稱或電子郵件地址。

  • 在這裡輸入名稱所 't導致工作流程工作的指派。

  • 當工作流程手動開始時,「開始工作流程的人員」會收到開始及停止通知,並不需要在此欄位中指定。

  • 當工作流程自動開始時,「原始新增工作流程的人員」會收到開始及停止通知,並不需要在此欄位中指定。

  1. 當此頁面中所有設定都符合您想要的方式時,按一下 [儲存] 建立工作流程。

SharePoint 產品隨即會建立新的工作流程版本。

下一步是什麼?

如果您已準備好開始並測試新的工作流程,請移至本文的 「開始」 區段。

您可找到本文的 「插入」 區段中的文件中插入簽章欄的指示。

插入簽章欄

工作流程參與者新增其簽名之前,必須在文件中插入簽章欄。插入的線條,並新增簽章的本身的兩個不同的動作。

請記住:

  • 一旦簽名新增至任何簽章欄後,文件就會鎖定,除了能新增更多簽名至已存在的簽章欄之外,無法進行任何其他變更。

  • 如果在新增第一個簽名後有任何變更,已新增的所有簽名都會無效或從文件中移除。

  • 插入及刪除「簽章欄」會視為文件變更。

  • 因此,在第一個參與者新增其簽名之前,必須已先完成所有簽章欄的新增及刪除作業。

以下為上述內容的快速圖形摘要。

不含第一個簽名的文件,因此仍然開放變更

已新增第一個簽名的文件,因此已鎖定,無法變更

若要插入簽章欄Word或Excel中:

  1. 在文件或工作表中,按一下以將游標置於您要插入簽章欄的位置。

  2. 插入] 索引標籤中文字] 群組中,按一下 [ 簽章欄

  3. 在 [ 簽章設定] 對話方塊,完成任一、 全部或不這四個欄位:

    • 建議的簽章   
      簽章者的全名。
      (顯示在已完成的簽章中)。

    • [建議的簽章者職稱   
      (顯示在已完成的簽章中)。

    • 建議的簽章者電子郵件地址   
      顯示在已完成的簽章。)

    • 簽章者的指示   
      簽章者的任何有用或必要資訊。
      顯示在已完成的簽章。)
      [簽章設定] 對話方塊

  4. 仍在相同的對話方塊中,選取或清除下列核取方塊:

    • 允許簽章者可以在 [簽署] 對話方塊中新增註解   
      允許簽章者輸入簽章其用途。
      (簽章類型的將會顯示在已完成的簽章。)

    • 在 [簽章欄顯示簽署日期   
      該簽名已新增要在其的日期。
      (顯示在已完成的簽章中)。

  5. 按一下 [確定]

重複相同的程序以新增多個簽章欄。

若要刪除簽章欄Word或Excel中:

  1. 按一下簽章欄以將其選取。

  2. DELETE鍵。

重要: 簽章欄只能插入 InfoPath Filler 表單中。

若要插入簽章欄InfoPath中:

  1. 在表單中,按一下以將游標置於您要插入簽章欄的位置。

  2. 在功能區上 [常用] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [簽章欄]

  3. 按一下簽章欄以便選取,再使用滑鼠右鍵按一下,然後在捷徑功能表上按一下 [簽章欄屬性]

  4. [簽章欄屬性] 對話方塊的 [一般] 索引標籤上,完成這四個欄位其中任一、全部或不填:

    • 簽署者在簽署之前會看到的訊息   
      簽章者的任何有用或必要資訊。
      顯示在已完成的簽章。)

    • 簽章者名稱   
      (顯示在已完成的簽章中)。

    • 簽章者職稱   
      (顯示在已完成的簽章中)。

    • 簽章者電子郵件地址   
      顯示在已完成的簽章。)
      [簽章內容] 對話方塊

  5. [大小] 索引標籤及 [進階] 索引標籤上視需要調整選項。

  6. 按一下 [確定]

若要刪除簽章欄InfoPath中:

  • 按一下控制項將其選取,然後按下 DELETE 即可。

下一步是什麼?

如果您已準備好測試新的工作流程,請移至本文的 「開始」 區段。

如果您即將完成工作流程工作,請移 (或傳回) 至本文的 「完成」 區段。

開始「收集簽章」工作流程

簽章程序的相關提醒: 所有必須變更文件,包括所有插入及刪除 「 簽章欄,在第一個參與者將其簽名加入簽章欄之前。(如需詳細資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段)。

此外,請確定對象工作流程要指派工作的人員瞭解如何新增其簽名並完成其工作表單。他們可能會發現 「完成」 區段本文中有幫助。

有兩個方法可啟動工作流程    工作流程可以設定為僅手動啟動、僅自動啟動,或以其中任何一種方式啟動。

  • 以手動方式在任何時候,具有必要權限的任何人。

  • 自動指定觸發事件發生時,也就是每次文件會新增至清單或文件庫及/或每當清單中現有文件以任何方式變更。
    (觸發事件中指定的關聯表單第一頁的原始新增及設定工作流程的期間。如需詳細資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。)

工作流程可以 't任何目前已經取出的文件開始。(文件可以取出工作流程啟動它; 但系統會取出專案後,啟動上的文件的任何進一步的工作流程一次存回前)。

如果工作流程設定成自動開始,則每次觸發事件發生時,工作流程就會在觸發的文件上執行。

開始時,工作流程會指派第一個工作或全部工作,並傳送工作通知給每位獲指派者。同時,它也會傳送開始通知 (不同於工作通知) 給原始新增工作流程的人員,以及列在關聯表單第二頁 [副本] 欄位的任何人。

如果在觸發動作開始工作流程之前,文件中還沒有必要的簽章欄,則必須先插入簽章欄,之後第一個簽名才能新增至文件。

在 [權限記事   一般而言,您必須啟動工作流程的編輯項目權限。(預設,[成員] 群組中,[擁有人] 群組中,同時具有此權限,但不會讓訪客] 群組。不過,擁有者也可以選擇,為基礎的工作流程的工作流程,需要管理清單的權限的開始工作流程的人員。選擇這個選項,擁有人可以基本上指定只他們和其他擁有者可以開始特定的工作流程。如需詳細資訊,請參閱本文的 「瞭解」 區段。)

可開始的兩個位置

您有兩個位置可以手動開始工作流程:

  • 從清單或文件庫文件儲存的位置。

  • 從本身的文件內、 建立的 Microsoft Office 程式中開啟。(請注意,這必須是完整、 已安裝程式],並不 web 應用程式版本)。

這個區段的其他兩個章節會提供這兩種方法的指示。

  1. 新增所有必要簽章欄至文件,或與工作流程參與者一起安排,確定任何參與者新增其簽名到其中一個簽章欄前,所有簽章欄都已存在於文件中。

  2. 移至要執行工作流程之文件儲存所在的清單或文件庫。

  3. 按一下 [] 圖示的前方的項目名稱,即可選取的項目,然後在功能區的 [檔案] 索引標籤,請在工作流程] 群組中,按一下 [ 工作流程

  4. 在 [工作流程:文件名稱] 頁面,開始新的工作流程] 下按一下您想要執行的工作流程。
    開始工作流程的連結

  5. 在初始表單中,進行您想要套用至此特定工作流程執行個體的任何變更。

    附註: 您會使用在工作流程目前執行個體期間內使用初始表單中,在這裡,做的變更。如果您想要進行任何變更會套用在每次執行工作流程,或如果您想要變更不會出現此表單中的工作流程設定,請參閱本文的 「變更」 區段。

含選項圖說文字的關聯表單第二頁

圖說文字編號 1

指派給

變更工作流程指派工作之目標人員的清單。

  • 如果要指派工作一次   
    指派給工作的順序輸入名稱或地址。

  • 如果是同時指派所有的工作   
    名稱或地址的順序沒有影響。

  • 如果您加入的群組或通訊群組清單   
    將指定群組工作:每個群組的成員會收到工作通知,但僅有一個成員必須宣告及完成工作。如需宣告及完成群組工作的指示,請參閱本文的 「完成」 區段。

圖說文字編號 2

Order

請確認在每個區段中一次指派一個工作 (循序) 或一次全部 (平行) 指派的相關規格,符合您想要的方式。

如需使用循序及平行階段的詳細資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 3

新增階段

新增目前設定以外您想要的任何階段。

  • 若要「刪除」整個階段,按一下該階段中的 [指派給] 欄位,然後按下 CTRL+DELETE。

如需有關使用多個階段的詳細資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 4

CC

進行任何想要的新增或移除作業。請記住:

  • 在這裡輸入名稱所 't導致工作流程工作的指派。

  • 當工作流程手動開始時,「開始工作流程的人員」會收到開始及停止通知,並不需要在此欄位中指定。

  • 當工作流程自動開始時,「原始新增工作流程的人員」會收到開始及停止通知,並不需要在此欄位中指定。

  1. 當初始表單上所有設定都是您想要的方式時,按一下 [開始] 以開始工作流程。

工作流程會指派第一個工作或全部工作,並傳送開始通知給您以及初始表單 [副本] 欄位中列示的任何人。

  1. 新增所有必要簽章欄至文件,或與工作流程參與者一起安排,確定任何參與者新增其簽名到其中一個簽章欄前,所有簽章欄都已存在於文件中。

  2. 使用已安裝在您電腦上的 Office 程式開啟該文件。

    附註: 此方法,無法web 應用程式版本的 Microsoft Office 程式中開啟文件時使用。必須是程式的在您的電腦上的完整安裝版本中開啟。

  3. 在開啟的文件中,依序按一下 [檔案] 索引標籤、[儲存並傳送],然後按一下您要在文件上執行的工作流程。

  4. 如果您看見下列訊息,告知您工作流程要求存回此檔案,請按一下 [存回] 按鈕。
    (如果沒有看見此訊息,請前往步驟 5。)

  5. 按一下 [開始工作流程] 大型按鈕。

  6. 在 [變更工作流程] 頁面上的初始表單中,進行您要套用至此特定工作流程執行個體的任何變更。

    附註: 您會使用在工作流程目前執行個體期間內使用初始表單中,在這裡,做的變更。如果您想要進行任何變更會套用在每次執行工作流程,或如果您想要變更不會出現此表單中的工作流程設定,請參閱本文的 「變更」 區段。

含選項圖說文字的關聯表單第二頁

圖說文字編號 1

指派給

變更工作流程指派工作之目標人員的清單。

  • 如果要指派工作一次   
    指派給工作的順序輸入名稱或地址。

  • 如果是同時指派所有的工作   
    名稱或地址的順序沒有影響。

  • 如果您加入的群組或通訊群組清單   
    將指定群組工作:每個群組的成員會收到工作通知,但僅有一個成員必須宣告及完成工作。如需宣告及完成群組工作的指示,請參閱本文的 「完成」 區段。

圖說文字編號 2

Order

請確認在每個區段中一次指派一個工作 (循序) 或一次全部 (平行) 指派的相關規格,符合您想要的方式。

如需使用循序及平行階段的詳細資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 3

新增階段

新增目前設定以外您想要的任何階段。

  • 若要「刪除」整個階段,按一下該階段中的 [指派給] 欄位,然後按下 CTRL+DELETE。

如需有關使用多個階段的詳細資訊,請參閱本文的 「規劃」 區段。

圖說文字編號 4

CC

進行任何想要的新增或移除作業。請記住:

  • 在這裡輸入名稱所 't導致工作流程工作的指派。

  • 當工作流程手動開始時,「開始工作流程的人員」會收到開始及停止通知,並不需要在此欄位中指定。

  • 當工作流程自動開始時,「原始新增工作流程的人員」會收到開始及停止通知,並不需要在此欄位中指定。

  1. 當初始表單上所有設定都是您想要的方式時,按一下 [開始] 以開始工作流程。

工作流程會指派第一個工作或全部工作,並傳送開始通知給您以及初始表單 [副本] 欄位中列示的任何人。

下一步是什麼?

  • 如果這是在執行此工作流程的第一次,將其他參與者需要資訊並協助完成其指定的工作?(他們可能會找到本文的 「完成」 區段很有用)。

  • 此外,建議檢查參與者是否有收到其電子郵件通知,特別是檢查其垃圾郵件篩選工具未攔截這些通知。

  • 然後,您可能必須完成您自己的一或多個工作流程工作。移至本文的詳細資料的 「完成」 區段。

  • 同時,若要瞭解如何您可以追蹤的工作流程目前執行個體的進度,請移至本文的 「監控」 區段。

完成「收集簽章」工作流程工作

如果這是您第一次獲指派「收集簽章」工作流程中的工作,建議您在完成工作之前,先完整檢閱本文的這個區段。如此一來,您就可以掌握所有可用的選項。

附註: 如果您知道某個工作流程工作已指派給您,但是通知訊息並沒有出現在您的電子郵件 [收件匣] 中,請確定垃圾郵件篩選工具並未誤送此通知。如果誤送,請調整篩選工具的設定。

首先,確定您已經取得正確的項目

不同類型的工作流程要求不同的工作動作。

因此,在您開始之前,請確定您獲指派的工作確實是「收集簽章」工作流程工作,而非其他類型之工作流程的工作。

尋找在下列位置中的 [這份文件需要您的簽名的文字:

  • 在工作通知主旨行中
    工作通知中的識別文字

  • 待檢閱文件中的訊息列上
    待檢閱項目中的識別文字

  • 在 [工作流程狀態] 頁面上的工作標題中
    在 [工作流程狀態] 頁面上工作標題中的識別文字

如果您沒有看到此文件需要您的簽名中的文字下列位置,請開始或原本新增工作流程,找出哪些的工作流程範本為基礎的人員,或是否為自訂工作流程。

不過,如果您的工作「的確是」「收集簽章」工作,請繼續閱讀!

當您獲指派工作流程中的工作時,通常是以下列三種方式其中之一收到工作通知:

  • 您收到電子郵件工作通知。

  • 您開啟 Microsoft Office 文件並看到訊息列通知您已獲指派相關工作。

  • 您查看 SharePoint 網站並發現目前已有一或多個工作指派給您。

當發現您獲指派「收集簽章」工作流程工作時,通常要執行兩個動作:

  • 檢閱文件    您開啟並檢閱文件,然後進行簽署 (或不簽署)。

  • 完成任務    完成工作表單並提交出去。

因此,工作的完成通常涉及下列三個項目:

  • 通知訊息 (您會以電子郵件的形式收到)

  • 提交給您簽名的文件 (您開啟並簽署 (或不簽署) 文件)

  • 工作表單 (您開啟、完成及送出表單)

以下是這三個項目的外觀。

附註:  在工作通知訊息中,功能區上的 [開啟此工作] 按鈕「僅」在訊息是以安裝的完整版 Outlook 開啟時才會顯示,在 Outlook Web Access 網路應用程式中開啟訊息時「不會」顯示。

工作通知訊息、待檢閱項目,以及工作表單

附註: 工作通知訊息功能區上的 [開啟此工作] 按鈕在訊息使用完整安裝的 Outlook 開啟時才會顯示,無法使用 Outlook Web Access 網路應用程式開啟。

(請注意,如果任務未指派給您個人,但至整個群組或通訊群組清單的您為其成員,然後再您應該宣告工作完成其之前。如需詳細資訊,請參閱本區段的宣告群組工作後再完成節)。

請遵循下列步驟:

  1. 在工作通知訊息中,按一下 [若要完成此項工作] 指示中的文件連結。

  2. 在已開啟的文件中,按一下訊息列上的 [開啟此工作] 按鈕。

從電子郵件通知訊息存取項目與工作表單

附註: 在工作通知訊息中,功能區上的 [開啟此工作] 按鈕 (如黑色箭號頂端的圖例所示) 「僅」在訊息是以安裝的完整版 Outlook 開啟時才會顯示,在 Outlook Web Access 網路應用程式中開啟訊息時「不會」顯示。

(請注意,如果任務未指派給您個人,但至整個群組或通訊群組清單的您為其成員,然後再您應該宣告工作完成其之前。如需詳細資訊,請參閱本區段的宣告群組工作後再完成節)。

請遵循下列步驟:

  1. 在儲存待檢閱文件的清單或文件庫中,按一下與該文件和工作流程相關聯的 [進行中] 連結。 

  2. 在 [工作流程狀態] 頁面上,按一下工作的標題。

  3. 在工作表單中,按一下 [此工作流程工作套用至] 訊息列中的文件連結。

從清單或文件庫存取項目和工作表單

請注意,如果任務未指派給您個人,但至整個群組或通訊群組清單的您為其成員,然後再您應該宣告工作完成其之前。如需詳細資訊,請參閱本區段的 [宣告群組工作後再完成區段。

同時也請注意,如果簽章欄是為特定使用者所設定,而您簽署時是以「不同的」使用者登入,簽章欄中的差異可能顯而易見。在這個範例中,簽章欄是為劉法蘭所設定,但簽章是由以李安娜登入的人員所新增。

簽章欄顯示不同的簽署者

在下列範例中, Word建立文件。

含三個訊息列的待檢閱項目

注意文件頂端的三個黃色訊息列:

標示為完稿]   此訊息列會告訴您指出至少有一位使用者已經將其簽上簽章欄。

重要:  從該時間點之後,除了新增簽名至已存在的簽章欄之外,文件中的任何變更都會使所有已新增的簽名遭到移除或失效。(也就是說,此時插入或刪除簽章欄「不」允許的,只允許加入簽名)。

簽章    您可以按一下 [檢視簽章] 按鈕,即可開啟 [簽章] 窗格。在 [要求的簽章] 底下,按一下您名字旁的箭號,然後在下拉式功能表上按一下 [簽署]

附註: 

  • 如果您的名稱在 [要求簽名] 清單中出現一次以上,則會有一個以上的簽章欄需要您新增簽名。請使用此相同程序來新增每個簽名。

  • 如果您沒有在 [要求簽名] 清單中看到您的名稱,請洽詢開始該工作流程的人員,或如果工作流程是自動開始,則洽詢原本新增此工作流程的人員。 

  • InfoPath 表單沒有 [簽名] 窗格或 [要求簽名] 清單。請先確認您已簽署所有您的簽章欄,然後再儲存文件和完成工作。

已開啟 [簽名] 窗格的項目

如果您看到協力廠商數位簽章服務提供者相關訊息,請按一下 [確定] 以繼續。(若要避免未來再看到此訊息,請選取核取方塊。)

[簽署] 對話方塊隨即開啟。

[簽署] 對話方塊

若要簽署文件,請直接在大 X 旁的方塊中輸入您的名稱,按一下 [簽署],然後在 [簽章確認] 對話方塊中按一下 [確定]

請記住:如果您的名字在 [要求的簽章] 清單中出現一次以上,則會有一個以上的簽章欄讓您可以新增簽章。請使用此相同程序來新增每個簽名。

工作流程工作   當您準備好要完成並送出工作表單時,請按一下 [工作流程工作的訊息列中的 [開啟此工作] 按鈕。

「收集簽章」工作流程工作的工作表單看起來如下。

含選項圖說文字的工作表單

請注意,前兩個控制項 (刪除項目此工作流程工作套用至文件標題)會出現在工作表單時從開啟要簽署文件內。顯示工作開啟表單時直接從工作通知訊息或在 [工作流程狀態] 頁面上的 [工作] 清單。

圖說文字編號 1

刪除項目

若要從目前的工作流程執行個體刪除這個工作,請在這裡按一下連結。

  • 刪除工作時,並不會刪除要簽署的文件。

  • 已刪除的工作不會再顯示於 [工作流程狀態] 頁面的 [工作] 區域。(不過,刪除作業仍會記錄在頁面的 [歷程記錄] 區域。)

附註:  如果不是由您開始此工作流程執行個體,建議您先洽詢開始此工作流程的人員 (或如果工作流程是自動開始,則洽詢原本新增此工作流程的人員),再刪除此工作。  

圖說文字編號 2

此工作流程工作套用至文件標題

如需開啟要簽署的文件,請在這裡按一下連結。

圖說文字編號 3

狀態、 要求者、 合併註解、 到期日期

您無法在這四個欄位中編輯或變更項目,不過您會發現其中的資訊很實用。

請注意,[合併註解] 方塊包含在此相同工作流程執行個體中已完成其工作之參與者在表單中提交的所有註解。

同樣地,在您提交您自己的表單之後,您包含在 [註解] 方塊 (4) 中的任何文字也會出現在提供給後續參與者的 [合併註解] 方塊中。

圖說文字編號 4

註解

您在這裡輸入的任何文字都會記錄在 [工作流程歷程記錄] 中,也會出現在提供給後續參與者的 [合併註解] 欄位 (3) 中。

圖說文字編號 5

符號

當您已簽署文件並且輸入您要加入 [註解] 欄位中的任何意見反應之後,按一下這個按鈕可送出表單並完成工作。

圖說文字編號 6

取消

若要關閉此工作表單,不儲存任何變更或回應,請按一下這個按鈕。工作將會維持為未完成狀態並且指派給您。

圖說文字編號 7

重新指派工作

若要重新指派此工作給其他人,請按一下這個按鈕。

如需圖例,供您在其中輸入當中的詳細資料頁面,以及其他指示,移至第 7 節,在此區段中,重新指派工作給其他人

附註: 這個選項可能已關閉,對於某些工作流程工作。

如果只有單一工作指派給您所屬的整個群組,則群組的任何成員都可以代表整個群組宣告及完成該單一工作。

在開啟及簽署文件「之前」宣告工作。宣告工作之後,該工作就會指派給您,而且無法由其他的群組成員完成該工作。(如此一來,只有一名人員執行必要的工作。)

  1. 在 [工作流程狀態] 頁面上,指向指派給您群組的工作名稱,直到出現箭號為止。

  2. 按一下箭號,按一下 [編輯項目,然後在工作表單中,按一下 [宣告工作] 按鈕。
    如何宣告群組工作

當 [工作流程狀態] 頁面重新整理之後,您可以看到該工作已不再指派給群組,而是直接指派給您。

之後,如果您在未完成工作之前就要再將工作釋出給群組,請使用相同的步驟返回工作表單,但是這次請按 [釋出工作] 按鈕。

工作表單上的 [釋出工作] 按鈕

如果您想讓其他人來完成已指派給您的工作流程工作,請在工作流程工作表單中按一下 [重新指派工作] 按鈕。

此表單隨即顯示。

工作重新指派表單

圖說文字編號 1

重新指派工作給

輸入將獲指派此工作之人員的名稱或地址。

若要指派此工作給開始工作流程的人員 (或如果工作流程是自動開始,要指派給原本新增此工作流程的人員),請將此欄位留白。  

圖說文字編號 2

新的邀請

提供將獲指派工作之人員完成工作時需要的任何資訊。(您在這裡輸入的任何文字都將新增至 [合併註解] 區域。)

圖說文字編號 3

新增持續時間

執行下列三項工作的其中一項:

  • 若要保留現有的到期日   將此欄位保留空白。

  • 若要徹底移除到期日   輸入數字0

  • 若要指定新的到期日期   輸入一個數字,然後指定下列欄位中的 [持續時間單位。數位簽章的兩個項目識別變更工作到期之前的期間。

請注意,根據預設,「收集簽章」工作不會指派有到期日或工作期間。

圖說文字編號 4

新增持續時間單位

如果您正在指定新的任務工期,使用此欄位搭配使用新的工期] 欄位來識別工作到期之前的期間。(例如: 3 天1 個月2 週。)

完成表單時,請按一下 [傳送]。您的工作標示為 [已完成,現在負責工作的人員已指派新的工作,並傳送工作通知。

您提供的任何新資訊都會包含在新工作通知中「由某人委派給某人」的文字中 (下列圖例中的編號 1)。

重新指派工作的工作通知

同時,所有這些變更都可以在 [工作流程狀態] 頁面的 [工作][歷程記錄] 區段中追蹤與檢視,如下所示。

[工作流程狀態] 頁面上 [工作] 和 [歷程記錄] 區域的已重新指派工作

監控、調整或停止執行「收集簽章」工作流程

您可以監控、調整或停止執行中工作流程的中央位置是該工作流程執行個體的 [工作流程狀態] 頁面。

首先,我們會顯示如何前往該頁面,然後顯示如何使用您在此看到的選項和資訊。最後,我們會顯示其他兩個頁面,您可以在其中取得更多監控資訊。

在項目所在的清單或文件庫中,按一下項目的 [進行中] 連結和您想要的工作流程。 

在此範例中,項目是名為「主題演說草稿」的文件,然後工作流程是「核准 3」。

按一下工作流程狀態連結

[工作流程狀態] 頁面隨即開啟。

  • 如果您的清單或文件庫含有大量的項目,您可以使用排序及/或篩選來更快速地找到您要尋找的項目。如果您發現自己以相同的方式重複排序及/或篩選,建議您建立可將此特定排列方式自動化的自訂檢視。

  • 若要前往 [工作流程狀態] 頁面,您也可以針對您感興趣的特定執行個體,按一下「已開始」電子郵件通知中的 [檢視此工作流程的狀態] 連結,或是「已完成」電子郵件通知中的 [檢視工作流程歷程記錄] 連結。

在這裡,於 [工作流程狀態] 頁面每個區段的圖例下,您可找到本區段回答的監控問題。

[工作流程資訊] 區段

[工作流程狀態] 頁面的 [工作流程資訊] 區段

已回答的問題:

  • 誰開始了此工作流程的執行個體?

  • 此執行個體何時開始?

  • 此執行個體中的上一個動作是在何時發生?

  • 此執行個體是在哪一個項目上執行?

  • 此執行個體目前的狀態為何?

[工作] 區段

[工作流程狀態] 頁面的 [工作] 區域

已回答的問題:

  • 已經建立及指定哪些工作,這些工作目前的狀態為何?

  • 哪些工作已經完成,以及這些工作的結果分別為何?

  • 已建立及指定之每項工作的到期日為何? (請注意,根據預設,「收集簽章」工作不會指派有期日或工作期間。)

已刪除的工作及尚未指派的工作「不會」在這個區段中出現。

[工作流程歷程記錄] 區段

[工作流程狀態] 頁面的 [工作流程歷程記錄] 區段

已回答的問題:

  • 這個工作流程執行個體中發生過什麼事件?

  • 請注意,逾期的工作和逾期工作通知不會出現在這個區域。

您有兩種方式可以在工作流程執行個體正常完成前停止執行中的工作流程執行個體:

  • 取消工作流程    所有工作都會遭到取消,但是會保留在 [工作流程狀態] 頁面的 [工作] 區域中。

  • 結束這個工作流程    會取消所有工作,並從 [工作流程狀態] 頁面的 [工作] 區域中刪除所有工作。(但是,他們仍會反映在 [工作流程歷程記錄] 區域中。)

兩種方法的指示如下。

取消 (所有工作取消,但會保留在 [工作] 清單與 [歷程記錄] 中)

如果已不再需要工作流程的目前執行個體,則可以將其取消。

根據預設,這個程序可以由開始此工作流程執行個體的人員「或」具有 [管理清單] 權限的任何人來執行。(同樣地,根據預設,[擁有者] 群組具有 [管理清單] 權限,[成員] 群組及 [訪客] 群組則沒有)。

  • 在 [工作流程狀態] 頁面上,於 [工作流程視覺效果] 正下方區域,按一下 [取消所有收集簽章工作] 連結。

所有目前的工作都會遭到取消,而且工作流程以狀態為 [已取消。取消的工作仍會列在 [工作] 區域中,[工作流程歷程記錄] 區域中。

結束 (所有工作會從 [工作] 清單中刪除,但仍會保留在「歷程記錄」中)

如果發生錯誤,或是工作流程停止且無法回應,則可結束工作流程。

根據預設,這個程序只可以由擁有 [管理清單] 權限的人員執行。(同樣地,根據預設,[擁有者] 群組具有 [管理清單] 權限,[成員] 群組及 [訪客] 群組則沒有)。

  • 在 [工作流程狀態] 頁面上,按一下 [工作流程視覺效果] 正下方區域中的 [結束這個工作流程] 連結。

工作流程所建立的所有工作都會被取消,但它們仍會反映在 [工作流程歷程記錄] 區域中,從 [工作流程狀態] 頁面上的 [工作] 區域會刪除。工作流程結束其狀態是 [已取消

在任何項目的 [工作流程] 頁面上,您會發現目前在該項目上執行之工作流程的清單。

  1. 移至此項目儲存所在的清單或文件庫。

  2. 指向項目的名稱,按一下出現的箭號,然後按一下下拉式功能表上的 [工作流程]

  3. 在 [工作流程]:您會在 [項目名稱] 頁面上的 [執行中的工作流程] 下,找到正在項目上執行的工作流程執行個體清單。

附註:  請注意,單一工作流程版本的多個執行個體「無法」同時在相同的項目上執行。 例如:已新增兩個以「收集簽章」範本為基礎的工作流程。一個命名為「計劃意見反應」,另一個則命名為「預算意見反應」。在任何時間和任何一個項目上,「計劃意見反應」和「預算意見反應」可以各有一個執行個體在執行,但「任一」工作流程不可以有「兩個」執行個體。

網站集合管理員可以立即掌控的項目:

  • 網站集合中目前各個工作流程範本衍生出多少工作流程。

  • 各個工作流程範本本身目前在網站集合中是作用中或非作用中。

  • 網站集合中目前各個工作流程範本衍生出的工作流程版本執行個體,有多少正在執行中。

方法如下:

  1. 開啟網站集合的首頁 (不是集合之網站或子網站的首頁)。

  2. 按一下 [設定] 圖示 SharePoint Online 公用網站的 [設定] 按鈕 ,然後按一下 [網站設定]
    在 [網站設定] 頁面上按一下 [網站管理] 底下的 [工作流程
    [網站管理] 標題下的 [工作流程] 連結

[工作流程] 頁面隨即開啟並顯示資訊。

下一步是什麼?

如果這是第一次執行此工作流程版本,您可能會想要使用本文的 「檢閱」 區段中的指示執行個體中檢視事件與探索為您的工作流程功能是否要將。

檢閱「收集簽章」工作流程結果及建立報告

在工作流程執行個體完成後,您可以檢閱記錄在其歷程記錄中的事件。(執行個體完成之後,您可以存取任何執行個體的記錄,檢閱期限長達 60 天。)

重要:  請注意,工作流程歷程記錄僅提供非正式參考之用。它無法用於正式稽核或任何其他法律證據目的。

您也可以針對工作流程在多個執行個體方面的整體效能,執行相關的報告。

只要項目仍在相同的清單或文件庫中,而且在相同工作流程於相同項目上再次執行之前,最近執行個體的歷程記錄都可以從清單或文件庫存取。

若要檢視 [工作流程狀態] 頁面,以查看在任何項目上執行的工作流程最近執行個體:

  • 在項目所在的清單或文件庫中,請按一下項目的狀態連結和您想要的工作流程。

在此範例中,項目是名為「 主題演說草稿 」的文件,然後工作流程是新的文件核准 」

按一下工作流程狀態連結

在 [工作流程狀態] 頁面上,[工作流程歷程記錄] 區段在靠近底部的位置。

[工作流程狀態] 頁面的 [工作流程歷程記錄] 區段

如果要在相同項目上再次執行同一個工作流程「之後」檢閱執行個體的歷程記錄,要怎麼做?

事實上,您還是可以從以下兩個進入點檢閱,檢閱期限長達 60 天:清單或文件庫,或是工作流程完成通知。(SharePoint 產品會保留工作流程的工作歷程記錄達六十天。)

從清單或文件庫

  1. 移至此項目儲存所在的清單或文件庫。

  2. 按一下項目名稱前面的圖示以選取該項目,然後在功能區的 [檔案] 索引標籤上,按一下 [工作流程] 群組中的 [工作流程]

  3. 在 [工作流程:項目名稱] 頁面上,在已完成的工作流程,按一下 [名稱] 或 [您想要檢閱的工作流程執行個體的狀態。
    項目的 [工作流程] 頁面上的 [已完成的工作流程] 清單
    執行個體的 [工作流程狀態] 頁面隨即開啟。

從工作流程完成通知

  • 開啟要檢閱之執行個體的工作流程完成通知,然後按一下 [檢視工作流程歷程記錄] 連結。

工作流程完成通知,已醒目提示歷程記錄連結
執行個體的 [工作流程狀態] 頁面隨即開啟。

若要保留所有您完成的通知,您可能會想要建立 Outlook 規則。設定規則以複製到自己,另一個資料夾的 [主旨] 行中有 [已完成上的文字的所有內送郵件。(請確定您 Outlook 規則的複本的內送郵件,並不只移動,或是無法也出現收件匣中)。

若要瞭解您其中一個工作流程版本大致上的效能 (經過一段時間以及在多個執行個體中),您可以建立以下任一或兩個預先定義的報告: 

  • 活動持續時間報告    使用這個報告來查看工作流程每個活動平均需要多少時間才能完成,以及需要多久時間才能完成每次完整的執行或該工作流程執行個體

  • 取消及錯誤報告    使用這個報告可查看工作流程在完成之前是否常被取消或發生錯誤。

為工作流程建立可用的報表

  1. 在清單或文件庫,在該工作流程],[狀態] 欄中按一下任何狀態資訊連結。
    按一下工作流程狀態

  2. [工作流程狀態] 頁面中,在 [工作流程歷程記錄] 底下,按一下 [檢視工作流程報告
    按一下在 [工作流程歷程記錄] 區段中的 [檢視工作流程報告] 連結

  3. 找出您要檢視的報表,工作的流程,然後按一下 [您想要檢視的報表的名稱。
    按一下 [活動持續時間報告] 連結

  4. 在 [自訂] 頁面上保留或變更的位置報表檔案會建立,然後按一下[確定]
    在檔案儲存位置上按一下 [確定]
    報表是建立並儲存至指定的位置。

  5. 報表完成後,您可以按一下 [檢視時顯示下列圖例中的連結。否則,請按一下[確定],以完成並關閉對話方塊。(之後,當您準備好要檢視的報表,您會發現您在前一個步驟所指定的位置。)
    按一下連結以檢視報告

下一步是什麼?

如果工作流程運作方式符合您的要求,您即已準好備可以開始使用。

如果有任何您想要變更其運作方式,請參閱本文的 「變更」 區段。

建立工作流程效能報告

若要瞭解您其中一個工作流程版本大致上的效能 (經過一段時間以及在多個執行個體中),您可以建立以下任一或兩個預先定義的報告: 

  • 活動持續時間報告    使用這個報告來查看工作流程每個活動平均需要多少時間才能完成,以及需要多久時間才能完成每次完整的執行或該工作流程執行個體

  • 取消及錯誤報告    使用這個報告可查看工作流程在完成之前是否常被取消或發生錯誤。

為工作流程建立可用的報表

  1. 在清單或文件庫,在該工作流程],[狀態] 欄中按一下任何狀態資訊連結。
    按一下工作流程狀態

  2. [工作流程狀態] 頁面中,在 [工作流程歷程記錄] 底下,按一下 [檢視工作流程報告
    按一下在 [工作流程歷程記錄] 區段中的 [檢視工作流程報告] 連結

  3. 找出您要檢視的報表,工作的流程,然後按一下 [您想要檢視的報表的名稱。
    按一下 [活動持續時間報告] 連結

  4. 在 [自訂] 頁面上保留或變更的位置報表檔案會建立,然後按一下[確定]
    在檔案儲存位置上按一下 [確定]
    報表是建立並儲存至指定的位置。

  5. 報表完成後,您可以按一下 [檢視時顯示下列圖例中的連結。否則,請按一下[確定],以完成並關閉對話方塊。(之後,當您準備好要檢視的報表,您會發現您在前一個步驟所指定的位置。)
    按一下連結以檢視報告

下一步是什麼?

如果工作流程運作方式符合您的要求,您即已準好備可以開始使用。

如果有任何您想要變更其運作方式,請參閱本文的 「變更」 區段。

變更、停用或刪除「收集簽章」工作流程

執行新「收集簽章」工作流程的第一個執行個體並檢閱結果之後,您可能會想要對工作流程的設定方式進行一或多個變更。

另外,未來您可能也會在不同的時間點想對設定做進一步變更。

最後,您可能會在某個時間點想要暫時或長久地停用工作流程但不移除,或您確實想選擇完全移除。 

若要對現有工作流程的設定進行永久性變更,請開啟並編輯原本用於新增該工作流程的關聯表單。

如果工作流程只在一個清單或文件庫中執行

  1. 開啟工作流程在其中執行的清單或文件庫。

  2. 按一下功能區中的 [清單][文件庫] 索引標籤。

    附註: 索引標籤的名稱可能會因清單或文件庫的類型而異。例如,在行事曆清單中,這個索引標籤就會命名為 [行事曆]

  3. 按一下 [設定] 群組中的 [工作流程設定]

  4. 在 [工作流程設定] 頁面上,在 [工作流程名稱 (按一下以變更設定)] 下,按一下您想要變更其設定的工作流程名稱。

    附註:  如果您想要的「收集簽章」工作流程未出現在清單中,它可能只與一個內容類型相關聯。在這份清單中出現的工作流程,是由清單正上方的 [顯示這個類型的工作流程關聯] 控制項控制 (請參閱圖例)。請按一下下拉式功能表中的內容類型選項,找出會顯示您想要之工作流程的內容類型。當您想要的工作流程出現在清單中時,請按一下該工作流程名稱。

  5. 在原本用來新增工作流程的相同兩頁關聯表單中,請執行並儲存您要的變更。

    如需有關的欄位和控制項的關聯表單的詳細資訊,請參閱 「規劃」 區段和相關 「 新增 」 區段 (清單/文件庫網站集合) 的本文。

如果工作流程在網站集合的所有清單和文件庫中執行

  1. 開啟網站集合的首頁 (不是集合之網站或子網站的首頁)。

  2. 按一下 [設定] 圖示 SharePoint Online 公用網站的 [設定] 按鈕 ,然後按一下 [網站設定]

在 [網站設定] 頁面上的 [組件庫] 底下,按一下網站內容類型
[組件庫] 下的 [網站內容類型] 連結

  1. 在 [網站內容類型] 頁面上,按一下 [工作流程執行所在之網站內容類型的名稱。
    [文件內容類型] 已醒目提示類型

  2. 在所選內容類型,頁面底下設定按一下工作流程設定
    [設定] 區段的 [工作流程設定] 連結

  3. 在 [工作流程設定] 頁面上,在 [工作流程名稱 (按一下以變更設定)] 下,按一下您想要變更其設定的工作流程名稱。

  4. 在原本用來新增工作流程的相同兩頁關聯表單中,請執行並儲存您要的變更。

    如需有關的欄位和控制項的關聯表單的詳細資訊,請參閱 「規劃」 區段和相關 「 新增 」 區段 (清單/文件庫網站集合) 的本文。

如果工作流程只在一個清單或文件庫中執行

  1. 開啟工作流程在其中執行的清單或文件庫。

  2. 按一下功能區中的 [清單][文件庫] 索引標籤。

    索引標籤的名稱可能會因清單或文件庫的類型而異。例如,在行事曆清單中,這個索引標籤就會命名為 [行事曆]

  3. 按一下 [設定] 群組中的 [工作流程設定]

  4. 按一下 [工作流程設定] 頁面的 [移除工作流程] 連結。

  5. 使用 [移除工作流程] 頁面上的表單來停用、 重新啟用,或移除工作流程。
    [移除工作流程] 頁面上的表單

表單中有五欄:

  • 工作流程    工作流程的名稱。

  • 執行個體    目前在項目上執行之工作流程的執行個體數目。。

  • 允許    此選項可讓工作流程繼續正常運作。

  • 不接受新的執行個體    此選項可讓目前執行中的任何工作流程執行個體完成,但會停用工作流程,讓它無法執行任何新的執行個體。(此動作「可以」還原。若稍後要重新啟用工作流程,請返回此頁面並選取 [允許]。)

  • 移除   從清單或文件庫中完全移除工作流程的選項。立即終止所有執行個體,並在清單或文件庫的頁面上不會再出現該工作流程的資料行。(此動作不 't可還原。)

  1. 開啟網站集合的首頁 (不是集合之網站或子網站的首頁)。

  2. 按一下 [設定] SharePoint Online 公用網站的 [設定] 按鈕 ,然後按一下 [網站設定]

    在SharePoint Online,按一下 [設定 SharePoint Online 公用網站的 [設定] 按鈕 ,按一下 [網站內容],然後按一下 [網站設定]

  3. 在 [網站設定] 頁面上的 [網站設計工具庫] 底下,按一下網站內容類型
    [組件庫] 下的 [網站內容類型] 連結

  4. 在 [網站內容類型] 頁面上,按一下 [工作流程執行所在之網站內容類型的名稱。
    [文件內容類型] 已醒目提示類型

  5. 在所選內容類型的頁面上下設定] 下,按一下 [工作流程設定]。

  6. 按一下 [工作流程設定] 頁面的 [移除工作流程] 連結。

  7. 使用 [移除工作流程] 頁面上的表單來停用、 重新啟用,或移除工作流程。
    [移除工作流程] 頁面上的表單

下一步是什麼?

如果您已經做了任何變更,請執行工作流程的測試執行個體,以再次確認變更的效果。

  • 工作流程    工作流程的名稱。

  • 執行個體    目前在項目上執行之工作流程的執行個體數目。。

  • 允許    此選項可讓工作流程繼續正常運作。

  • 不接受新的執行個體    此選項可讓目前執行中的任何工作流程執行個體完成,但會停用工作流程,讓它無法執行任何新的執行個體。(此動作「可以」還原。若稍後要重新啟用工作流程,請返回此頁面並選取 [允許]。)

  • 移除   從網站集合中完全移除工作流程的選項。立即終止所有執行個體,並在清單或文件庫的頁面上不會再出現該工作流程的資料行。(此動作n't可還原。)

有各式各樣的方式可以進一步自訂 SharePoint 產品隨附的工作流程。

您甚至可以從頭建立自訂的工作流程。

您可以使用下列任一或所有程式:

  • SharePoint Designer 2013    自訂工作流程表單、動作及行為。

  • Microsoft Visual Studio    建立您自己的自訂工作流程動作。

若要深入瞭解,請參閱 Microsoft Software Developer Network (MSDN) 說明系統。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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