設計離線使用的表單

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

本文內容

瞭解離線表單

建立 SQL 資料庫的資料連線以供離線使用

建立 Access 資料庫的資料連線以供離線使用

建立 SharePoint 文件庫的資料連線以供離線使用

設定資料可用性

停用離線功能

瞭解離線表單

您可能需要設計 Microsoft Office InfoPath 表單範本,讓使用者能夠在電腦與網路中斷連線時填寫,例如,您可以設計可讓保險公證人在實地調查理賠時能夠填寫的表單範本。表單範本包含次要資料連線,從外部資料庫提供資料給表單。公證人需要這項資料,才能填寫表單。當保險公證人還在辦公室中並連線至網路時,可以根據這份表單範本建立表單,然後將表單儲存在電腦上;實地去勘查時,公證人就可以開啟並填寫表單,而不需要連線到網路。然後,公證人回到辦公室再重新連線到網路時,就可以送出表單。

根據預設,儲存在電腦上的表單可以在沒有網路連線之下使用。當使用者根據表單範本建立表單時,InfoPath 會下載一份表單範本,並儲存在使用者的電腦上。只要使用者根據該表單範本開啟表單,InfoPath 就會先檢查電腦是否有網路連線;如果有網路連線,InfoPath 會檢查表單範本下載來源的位置,以判斷是否有更新的表單範本。如果已有更新版本,InfoPath 就會更新使用者電腦上的表單範本;如果沒有網路連線,InfoPath 就會使用儲存在使用者電腦上的表單範本。

若要設計供離線使用的表單範本,表單範本必須儲存在使用者電腦上,而且即使在電腦不連線到網路的狀況下,使用者都要能夠得到填寫表單所需的任何資料 (例如,清單方塊中的項目)。這些控制項中的資料是由外部資料來源的次要資料連線所提供,這項資料可以儲存在使用者電腦上的表單範本中,或是在稱為快取的特殊儲存位置中。

在表單範本中加入會從外部資料來源查詢資料的次要資料連線時,InfoPath 會傳送查詢到該外部資料來源,然後將查詢的結果儲存在表單範本中。當使用者根據此表單範本建立新表單時,儲存至表單範本中的資料就可以供使用者使用。

當表單使用這個次要資料連線,以來自外部資料來源的最新資料,更新清單方塊或下拉式方塊控制項時,如果電腦已連線到網路,InfoPath 就會將此查詢的結果儲存在稱為快取的特殊儲存位置中,然後 InfoPath 再使用此快取中的資料,提供資料給這些控制項。

若要讓您的使用者可以使用次要資料連線所提供的資料,即便使用者的電腦並未連線到網路上,您也可以執行下列其中一項操作,或兩項都執行:

  • 將外部資料來源的資料儲存在表單範本中。

  • 表單開啟時,使用次要資料連線。

設定完次要資料連線可以在使用者的電腦離線時運作後,也可以設定表單範本從外部資料來源擷取最新資料。您可以設定表單範本擷取最新資料 (藉由限制表單中可用的現有資料為指定的天數),然後加上按鈕以取得最新資料。

將資料儲存在表單範本中

您可以在建立次要資料連線時,選取 [資料連線精靈] 中的 [在表單範本中儲存資料複本] 核取方塊,將來自次要資料連線的資料儲存在表單範本中。

按一下資料連線精靈中的此核取方塊以設定表單範本,將外部資料來源的資料儲存在表單範本中。

選取此核取方塊時,InfoPath 會使用資料連線,從外部資料來源擷取資料,然後將資料儲存在表單範本中。當使用者根據表單範本建立表單或開啟現有表單時,已儲存的資料就會隨著表單範本一起下載到使用者的電腦上。如果建立表單時使用者的電腦已連線到網路,只要表單使用此資料連線,InfoPath 就會從外部資料連線擷取資料;如果建立表單時使用者並未連線到網路上,InfoPath 就會使用儲存在使用者電腦的表單範本上的資料。

由於資料是在建立資料連線時擷取的,等到使用者根據此表單範本建立表單時,外部資料來源可能已經更新了。如果要讓使用者在根據表單範本建立新表單或開啟現有表單時,從外部資料來源接收最新資料,就要將表單設計為:第一次開啟表單時,使用次要資料連線。

表單開啟時使用次要資料連線

如果要讓使用者從外部資料來源接收最新資料,而不使用儲存在表單範本中的資料,請在建立次要資料連線時,選取 [資料連線精靈] 中的 [開啟表單時自動擷取資料] 核取方塊。 資料連線精靈最後一頁的該核取方塊可設定此表單範本,以在使用者建立新表單或開啟現有表單時使用此資料連線。

如果使用者在連線到網路時建立新表單,InfoPath 會使用這個次要資料連線,從外部資料來源擷取最新資料,這項資料會儲存在快取中。如果使用者開啟儲存在電腦中的現有表單,InfoPath 就會檢查電腦是否連線到網路上,如果電腦已連線到網路,InfoPath 就會使用此資料連線,從外部資料來源擷取最新資料;如果使用者是離線工作,InfoPath 就會使用儲存在快取或表單範本中的資料。

安全性附註 : 從次要資料來源擷取的資料會儲存於電腦中,以純文字。如果您使用次要資料連線到外部資料來源擷取機密資料,您可能會想要停用此功能,以協助防止未經授權使用保護資料,以防遺失或竊取電腦。如果您停用此功能,資料會只適用於使用者連線至網路。

取得最新資料

如果外部資料來源是定期進行更新,就可以設定表單範本,讓使用者能夠透過次要資料連線擷取最新資料。若要執行這項操作,可以將目前儲存在快取中的可用資料限制為指定的天數,然後就可以加入按鈕,使用表單中所有次要資料連線,從任何外部資料來源擷取資料。這種做法有助於確保使用者正在用的都是最新資料。

或者,您也可以藉由設定到期日,也就是資料儲存在使用者電腦上的時間,來限制次要資料連線資料的可用性。 [表單選項] 對話方塊

使用此選項時,InfoPath 只在指定天數內提供所有次要資料連線的資料給表單使用,過了該天數之後,資料就不會再出現在表單中,然後您就可以使用表單中的特定次要資料連線或所有次要資料連線,在表單中加入按鈕,讓使用者能夠按一下以擷取資料。

安全性附註 : 即使資料無法供表單使用,經過設定的天數之後,資料還是會保留在使用者的電腦上,只有在作業系統使用此空間儲存其他項目時,才會覆寫該資料。

頁面頂端

建立 SQL 資料庫的資料連線以供離線使用

將 Microsoft SQL Server 資料庫的次要資料連線加入表單範本之前,必須先向資料庫管理員取得下列資訊。

  • 將搭配此表單範本使用的資料庫所在的伺服器名稱。

  • 將搭配此表單範本使用的資料庫名稱。

  • 資料庫所需的驗證。資料庫可以使用 Microsoft Windows 驗證或 SQL Server 驗證,以判斷使用者能夠存取資料庫的方式。

  • 包含要傳送到表單之資料的資料表名稱。這是主資料表;如果計劃要在資料庫中使用多個資料表,就需要其他及子資料庫名稱,也需要子資料表中和與主資料表中欄位關聯的欄位名稱。

  • 能否安全地在表單中儲存查詢結果以供離線使用。

取得上述資訊之後,就可以執行下列程序,建立 SQL 資料庫的連線以供離線使用。

  1. 按一下 [工具] 功能表的 [資料連線]

  2. 在 [資料連線] 對話方塊中,按一下 [新增]。

  3. 按一下 [資料連線精靈] 」中的 [建立新連線至],然後按一下 [接收資料],再按一下 [下一步]

  4. 在精靈的下一頁上,按一下 [資料庫 (僅限於 Microsoft SQL Server 或 Microsoft Office Access)],然後按 [下一步]

  5. 在精靈的下一頁,按一下 [選取資料庫]

  6. [選取資料來源] 對話方塊中,按一下 [新來源]

  7. [您想要連接到何種資料來源?] 清單中,按一下 [Microsoft SQL Server],然後再按 [下一步]

  8. [伺服器名稱] 方塊中,輸入儲存資料庫的伺服器名稱。

  9. [登入認證] 下,執行下列其中一項操作:

    • 如果資料庫是根據 Microsoft Windows 網路中所使用的認證,決定使用者是否有存取權,請按一下 [使用 Windows 驗證]

    • 如果資料庫是根據您從資料庫管理員取得的指定使用者名稱和密碼,決定使用者是否有存取權,請按一下 [使用下列的使用者名稱和密碼],然後在 [使用者名稱][密碼] 方塊中輸入使用者名稱和密碼。

  10. [下一步]

  11. 在精靈下一頁的 [選取包含所需資料的資料庫] 清單中,按一下所要使用的資料庫,選取 [連接特定表格] 核取方塊,按一下主資料表的名稱,然後再按 [下一步]

  12. 在精靈下一頁的 [檔案名稱] 方塊中,輸入儲存資料連線資訊的檔案名稱。

  13. 若要儲存這些設定,請按一下 [完成]

  14. 加入您要用在查詢資料連線中的其他任何資料表。

    作法

    1. 按一下 [新增表格]

    2. 在 [新增資料表或查詢] 對話方塊中,按一下子資料表的名稱,然後按 [下一步。InfoPath 嘗試設定關聯比對兩個資料表中的欄位名稱。如果您不想使用建議的關聯性,請選取的關聯性,,然後按一下 [移除關聯。若要新增關聯,請按一下 [新增關聯。在 [新增關聯] 對話方塊中,按一下 [在個別的欄中,每個相關欄位的名稱,然後按一下[確定]

    3. 按一下 [完成]。

    4. 若要新增其他子表格,請重複這些步驟。

  15. [下一步]

  16. 如果想要讓這個次要資料連線的資料,即使在使用者的電腦並未連線到網路時也能提供使用,請選取 [在表單範本中儲存資料複本] 核取方塊。選取此核取方塊時,InfoPath 會查詢外部資料來源,並將結果儲存在表單範本中。

    安全性附註 : 選取此核取方塊時,會將查詢結果儲存在表單範本。因為資料儲存在表單範本,並使用表單中的使用者填寫時,即使他們的電腦未連線至網路。如果您的機密資料從取得此資料連線,您可能會想要停用此功能,以協助保護資料,以防遺失或竊取電腦。

  17. [下一步]

  18. 在精靈的下一頁輸入這個次要資料連線的描述性名稱,然後在 [摘要] 區段中確認該資訊是正確的。若要讓使用者在根據此表單範本建立新表單或開啟現有表單時使用這個次要資料連線,請選取 [開啟表單時自動擷取資料] 核取方塊。

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建立 Access 資料庫的資料連線以供離線使用

將 Access 資料庫的次要資料連線加入表單範本之前,必須先向資料庫管理員取得下列資訊。

  • 資料庫的名稱和位置。

    附註: 您也必須知道,資料庫是否在使用者能夠存取的網路位置中。如果網路上其他使用者將根據此表單範本建立表單,資料庫就必須位於使用者能夠存取的網路位置中。

  • 如果表單範本只是進行資料庫查詢,就需要提供查詢結果 (以傳送至資料庫) 的資料表名稱。設定查詢資料連線時,這個資料表就是主資料表。

  • 主要資料表可能需要資料的任何其他資料表的名稱。在大部分情況下,在資料庫中已經建立資料表關聯。如果您必須建立主要資料表與另一個資料表間的關聯,您必須在兩個資料表的相關的欄位名稱。

取得上述資訊之後,就可以執行下列程序,建立 Access 資料庫的連線以供離線使用。

  1. 按一下 [工具] 功能表的 [資料連線]

  2. 在 [資料連線] 對話方塊中,按一下 [新增]。

  3. 按一下 [資料連線精靈] 」中的 [建立新連線至],然後按一下 [接收資料],再按一下 [下一步]

  4. 在精靈的下一頁上,按一下 [資料庫 (僅限於 Microsoft SQL Server 或 Microsoft Office Access)],然後按 [下一步]

  5. 在精靈的下一頁,按一下 [選取資料庫]

  6. [選取資料來源] 對話方塊中,瀏覽至您的資料庫位置。

    附註: 如果您的資料庫儲存在網路位置,瀏覽至 UNC 路徑的位置。未瀏覽至對應的網路磁碟機上透過網路位置。如果您使用的對應的網路磁碟機,從的對應的網路磁碟機的資料庫會搜尋依據此表單範本建立的表單。如果使用者沒有對應的網路磁碟機,表單就不會找到資料庫。

  7. 按一下資料庫的名稱,然後再按 [開啟]

  8. [選取資料表] 對話方塊中,選取要使用的主資料表,然後按一下 [確定]

  9. 在精靈的下一頁,選取 [顯示表格欄] 核取方塊。

    根據預設,資料表中所有欄位都會加入表單範本的主要資料來源中。

  10. [資料來源結構] 底下,清除不要包含在主要資料來源中的欄位核取方塊。

    加入要用在這個資料連線中的任何其他資料表或查詢。

    作法

    1. 按一下 [新增表格]

    2. 在 [新增資料表或查詢] 對話方塊中,按一下子資料表的名稱,然後按 [下一步。InfoPath 嘗試設定關聯比對兩個資料表中的欄位名稱。如果您不想使用建議的關聯性,請選取的關聯性,,然後按一下 [移除關聯。若要新增關聯,請按一下 [新增關聯。在 [新增關聯] 對話方塊中,按一下 [在個別的欄中,每個相關欄位的名稱,然後按一下[確定]

    3. 按一下 [完成]。

    4. 若要新增其他子表格,請重複這些步驟。

  11. [下一步]

  12. 如果想讓這個次要資料連線的資料,即使在使用者的電腦並未連線到網路時也能使用,請選取 [在表單範本中儲存資料複本] 核取方塊。選取此核取方塊時,InfoPath 會查詢外部資料來源,並將結果儲存在表單範本中。

    安全性附註 : 選取此核取方塊時,會將查詢結果儲存在表單範本。因為資料儲存在表單範本,並使用表單中的使用者填寫時,即使他們的電腦未連線至網路。如果您的機密資料從取得此資料連線,您可能會想要停用此功能,以協助保護資料,以防遺失或竊取電腦。

  13. [下一步]

  14. 在精靈的下一頁輸入這個次要資料連線的描述性名稱,然後在 [摘要] 區段中確認該資訊是正確的。若要讓使用者在根據此表單範本建立新表單或開啟現有表單時使用這個次要資料連線,請選取 [開啟表單時自動擷取資料] 核取方塊。

頁面頂端

建立 SharePoint 文件庫的資料連線以供離線使用

將次要資料連線加入表單範本之前,必須先向網站管理員取得下列資訊。

  • Microsoft Windows SharePoint Services 網站的位置,以及存取網站的必要權限。

  • 確認網站是設定為能夠讓使用者存取文件庫或清單中資料。

  • 確認您可以將文件庫或清單中的資料儲存在使用者的電腦上供離線使用。

取得上述資訊之後,就可以執行下列程序,建立 Access 資料庫的連線以供離線使用。

  1. 按一下 [工具] 功能表的 [資料連線]

  2. 在 [資料連線] 對話方塊中,按一下 [新增]。

  3. 按一下 [資料連線精靈] 」中的 [建立新連線至],然後按一下 [接收資料],再按一下 [下一步]

  4. 在精靈的下一頁,按一下 [SharePoint 文件庫或清單],然後按 [下一步]

  5. 在精靈的下一頁輸入有文件庫或清單的 SharePoint 網站 URL,然後按 [下一步]

  6. 在精靈下一頁的 [選取清單或文件庫] 清單中,按一下所要使用的清單或文件庫,然後按 [下一步]

  7. 在精靈的下一頁,選取要提供資料給表單範本的欄位核取方塊。如果表單範本將發佈至文件庫,而您要讓以此表單範本為根據的表單擷取有關表單的中繼資料,請選取 [僅包含使用中表單的資料] 核取方塊。

  8. [下一步]

  9. 如果想要讓這個次要資料連線的資料,即使在使用者的電腦並未連線到網路時也能提供使用,請選取 [在表單範本中儲存資料複本] 核取方塊。選取此核取方塊時,InfoPath 會查詢外部資料來源,並將結果儲存在表單範本中。

    安全性附註 : 選取此核取方塊時,會將查詢結果儲存在表單範本。因為資料儲存在表單範本,並使用表單中的使用者填寫時,即使他們的電腦未連線至網路。如果您的機密資料從取得此資料連線,您可能會想要停用此功能,以協助保護資料,以防遺失或竊取電腦。

  10. [下一步]

  11. 在精靈的下一頁輸入這個次要資料連線的描述性名稱,然後在 [摘要] 區段中確認該資訊是正確的。

  12. 若要讓使用者在根據此表單範本建立新表單或開啟現有表單時使用這個次要資料連線,請選取 [開啟表單時自動擷取資料] 核取方塊。

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設定資料可用性

如果外部資料來源是定期以新資料更新,您可以設定讓表單範本提供任何快取的資料給表單使用。這項資料可供以此表單範本為根據的表單,使用有限的天數,此天數與外部資料來源的更新排程相對應。透過限制以此表單範本為根據的表單可使用資料的天數,您可以要求使用者定期從外部資料來源更新資料。

若要更新資料,可以在表單範本中加入按鈕,讓使用者只要按一下,就能從表單範本中使用的所有次要資料連線更新資料。

附註: 如果使用按鈕來重新整理資料連線,請告訴您的使用者,只在連線到網路時才按這個按鈕。

指定快取資料可供使用的天數

這項設定適用於表單範本中的所有次要資料連線。

  1. 按一下 [工具] 功能表上的 [表單選項]。

  2. [類別] 對話方塊的 [表單選項] 清單中按一下 [離線]

  3. [離線] 底下,選取 [查詢傳回儲存資料,所以可用於離線模式] 核取方塊。

  4. 按一下 [儲存的查詢於下列天數後過期]

  5. 在清單中選取要讓快取資料供表單使用的天數。

加入按鈕重新整理資料連線

  1. 如果表單範本中有多個檢視,按一下 [檢視名稱上,前往您要顯示的次要資料來源的資料與控制項檢視的 [檢視] 功能表。

  2. 如果沒有看到 [控制項] 工作窗格,請按一下 [插入] 功能表上的 [其他控制項],或按 ALT+I、C。

  3. 將按鈕控制項拖到您的表單範本上。

  4. 按兩下剛加入表單範本的按鈕控制項。

  5. 按一下 [一般] 索引標籤。

  6. [動作] 清單中,按一下 [重新整理]

  7. [標籤] 方塊中輸入要顯示於按鈕上的文字。

  8. 按一下 [設定]

  9. [重新整理] 對話方塊中,執行下列其中一項操作:

    • 若要設定按鈕,以便透過這個資料連線擷取最新資料,請按一下 [一個次要資料來源]

    • 若要設定按鈕,透過所有資料連線擷取最新資料,請按一下 [所有次要資料來源]

  10. [選擇次要資料來源] 清單中,按一下與查詢資料連線關聯的次要資料來源。

  11. 按一下 [確定] 關閉所有開啟的對話方塊。

  12. 若要測試變更,請按一下 [標準] 工具列上的 [預覽],或按 CTRL+SHIFT+B。

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停用離線功能

在某些情況下,您會想要設計表單範本,讓使用者只在連線到網路時,才能填寫表單。例如,如果表單範本有資料連線連接到其中包含敏感性或機密性資料的外部資料來源,可能就要設定表單範本,讓表單只在連線的狀態下才能填寫。以這種方式設定表單範本,有助在電腦遺失或遭竊時保護資料,因為資料並未儲存在使用者的電腦上。

若要設定表單範本,只在電腦連線到網路時,才允許使用者填寫表單,請完成下列步驟。

  1. 按一下 [工具] 功能表上的 [表單選項]。

  2. [類別] 對話方塊中,按一下 [表單選項] 清單中的 [離線]

  3. [離線] 底下,清除 [如果無法取得資料時,允許使用者填寫表單] 核取方塊。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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