設計要進行合併的表單

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

使用表單合併,您的使用者可以將許多不同表單的資料整合為一個表單。當您的使用者想要從數個相關的表單中比較或摘要資料時,這麼做就十分有幫助。例如,如果一位經理的工作小組每週填寫狀態報告,而這位經理需要將這些表單的資料合併為一個摘要報告以上呈給主管時,就十分好用。

在本文中

使用者可用的表單合併方式

設計考量

欄位和群組的合併動作

定義控制項的自訂合併設定

使用者可以合併表單的方式

表單所在的位置決定使用者可以將它和其他表單合併的方式。下列清單說明儲存 Microsoft Office InfoPath 表單的不同位置,以及使用者可以如何合併該位置中的表單:

  • 本機硬碟或網路位置    使用者必須先在 InfoPath 中開啟表單,這個表單稱為目標表單,因為其他表單將會合併至這個表單。接著,使用者按一下 [檔案] 功能表上的 [合併表單],再選取其他表單 (稱為來源表單),以合併至目標表單。

    附註: 您也可以開啟一個新的空白表單,然後再使用相同程序將空白表單與其他根據相同表單範本的表單進行合併。

  • SharePoint 網站上的文件庫    表單可能儲存在 Windows SharePoint Services 3.0、Microsoft Office SharePoint Server 2007 或 Microsoft Office Forms Server 2007 網站的文件庫中。在儲存表單之文件庫的 [檢視] 功能表上,使用者可以選取 [合併文件] 檢視,然後選取想要合併的表單。使用這種方式合併表單時,使用者不需要如前例中先開啟目標表單。

    附註: 當您設計瀏覽器相容的表單範本時,使用者可以使用 Web 瀏覽器中填寫以該表單範本為基礎的表單。合併 SharePoint 文件庫中以瀏覽器相容表單範本為基礎之表單的程序,與合併使用者在 InfoPath 中開啟並填寫的表單是相同的。

  • Microsoft Office Outlook 2007 中的 InfoPath 電子郵件表單    使用者可以在 Office Outlook 2007 中合併多個表單,方式是在表單儲存位置的資料夾檢視中選取表單,然後按一下 [動作] 功能表上的 [合併表單]

附註: 當使用合併表單時,並不會刪除原始表單,合併表單的資料會新增至目標表單。我們建議使用者將包含合併資料的目標表單儲存為新的表單,以避免覆寫原始表單中的資料。

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設計考量

現在您已經瞭解根據表單的位置,使用者可以合併表單的方式。現在請進一步瞭解如何啟用特定控制項以支援合併,以及當表單合併時,個別欄位中的資料如何合併。這項資訊,以及瞭解您的使用者計劃如何使用合併資料,是十分重要的資訊,可以幫助您建立可讓使用者輕鬆合併表單的表單範本。

當您新增控制項至表單範本時,它會繫結至表單範本的 資料來源 中的欄位或群組。如果您設計一個新的空白表單範本,那麼當您新增控制項時,會為您建立資料來源。如果您設計的表單範本是以外部資料來源 (如 XML 結構描述或 Web 服務) 為基礎,那麼您新增至表單範本的控制項必須繫結至該資料來源的欄位或群組。

當您啟用控制項的合併設定時,實際上是針對該控制項繫結的欄位或群組啟用合併設定。 合併設定會因欄位或群組及其資料類型而有所不同。 某些類型的欄位或群組不支援合併。

為了更佳瞭解合併作業,請想像您已經設計了一個費用報表表單範本,其中包含一個文字方塊控制項,繫結至資料來源中的非重複欄位,而欄位使用文字資料類型。這個欄位儲存每位使用者所開支的費用的商業用途,例如,我們將這個欄位稱為「用途」,並且將標示為「商業用途」的文字方塊控制項繫結至該欄位。

假設有三位使用者:徐文彬、孫鈞和和林慧音正在填寫根據您的表單範本的表單。在「商業用途」欄位中,徐文彬輸入「會議」, 孫鈞和輸入「拜訪客戶」,林慧音 則輸入「出差」。由於根據預設,使用文字資料類型的文字方塊控制項不支援合併資料,所以合併這些費用報表的經理只會看見「商業用途」欄位中的值,也就是已經包含在目標表單中的值。所以假如林慧音的表單是目標表單,那麼只有林慧音輸入的值會出現在合併表單的該欄位中。

您可以自訂控制項所繫結之欄位或群組的合併設定,讓使用者可以從多個表單中,合併該欄位或群組的資料。在這個範例中,您可以自訂「商業用途」文字方塊控制項的合併設定,讓使用者可以從包含該欄位的表單中合併資料。您還可以進一步自訂合併設定,啟用分隔符號,顯示在每個合併值之間。分隔符號可以是空格、逗號、分號、垂直線、分行符號、分頁符號或底線。例如,假設徐文彬在「商業用途」欄位中輸入「會議」,孫鈞和輸入「拜訪客戶」,林慧音輸入「出差」,且您啟用該欄位的合併,並指定使用逗號做為分隔符號。那麼產生的合併資料便會顯示為「會議, 拜訪客戶, 出差」 (若林慧音的表單是目標表單)。

附註: 逗號和分號分隔符號後面會自動加上一個空格。

除了使用分隔符號區隔特定值之外,您還可以進一步自訂合併資料的方式。您可以為欄位或群組所包含的值加上唯一的字首。新增字首時,您可以選取其他欄位中的值,或輸入使用字首的函數。加上字首可以幫助您的使用者瞭解原始資料的來源,例如,您可以使用表單填寫者的姓名 (這是另一個欄位中的值) 做為其他欄位中的值的字首。當合併數個表單時,來源表單的值便會顯示合併值,且這些值都有識別字。

例如,如果您指定儲存使用者姓名的欄位做為字首,並建立 concat 函數,在每一個值後面加上冒號。那麼,即使合併了數個表單,使用者仍可輕鬆看見誰輸入哪個值。在這個範例中,假設林慧音的表單是目標表單,那麼加上字首的資料會顯示為出差, 孫鈞和: 拜訪客戶, 徐文彬: 會議

附註: 

  • 字首並不會新增至目標表單 (在這個範例中是林慧音的表單) ,以避免在將合併資料儲存至表單,又將表單進行合併後,出現多餘的字首。

  • 當使用者合併位於硬碟、網路位置、SharePoint 網站的 InfoPath 表單,或 Office Outlook 2007 中的 InfoPath 電子郵件表單時,合併資料顯示的順序會和選取表單的順序相反。例如,如果使用者選取三個表單,順序分別是徐文彬的表單、林慧音的表單、孫鈞和的表單,那麼在包含合併資料的表單中會先出現 孫鈞和的 資料,接著是林慧音的資料,最後是徐文彬的資料。

  • 除了自訂個別控制項的合併設定外,您也可以停用整個表單範本的表單合併功能,以避免使用者合併以該表單範本為基礎的表單。當您停用表單合併功能後,填寫表單的使用者便無法存取 [檔案] 功能表上的 [合併表單] 命令。

  • 若要確保已正確設定表單範本以合併其他表單,測試方法如下:發佈表單範本,然後以具有範例資料的表單範本為基礎,建立和儲存至少五個表單。 儲存表單之後,在設計模式中開啟表單範本,然後按一下 [標準] 工具列上的 [預覽]。 在預覽模式中,合併範例表單。 如果表單正確合併,您可以發佈表單範本,並允許使用者以您的表單範本為基礎建立表單。

  • 提供使用者如何合併表單的程序。 您可以在測試表單範本是否能合併時開發此程序。

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欄位和群組的合併動作

下列合併動作會依據欄位或群組的資料類型而有所不同。

當您針對任何類型的欄位或群組設定合併設定時,可以選擇略過來源表單中的值並保留目標表單的值,或選擇自訂合併設定。 下表說明每一種欄位或群組類型的自訂合併設定。

欄位或群組類型

可用的合併設定

可繫結至此欄位類型的控制項範例

非重複欄位

  • 合併目標表單的值與來源表單的值

    • 忽略空白欄位

    • 新增項目之間的分隔符號

    • 新增前置詞至每個項目

  • 文字方塊

  • 下拉式清單方塊

  • 下拉式方塊

重複欄位

  • 在目標表單的值前後插入來源表單的值

    • 移除空白欄位

  • 項目符號清單

  • 編號清單

  • 一般清單

  • 多重選擇清單方塊

非重複 XHTML 欄位

  • 合併目標表單的值與來源表單的值

    • 忽略空白欄位

    • 新增項目之間的分隔符號

    • 新增前置詞至每個項目並格式化前置詞文字

RTF 文字方塊

重複 XHTML 欄位

  • 在目標表單的值前後插入來源表單的值

    • 移除空白欄位

  • 項目符號清單

  • 編號清單

  • 一般清單

  • 重複表格

欄位屬性

  • 以來源表單的值取代目標表單的值

    如果使用者選取多個表單,則目標表單會保留使用者所選之最後一個表單的值。 例如,若使用者依序選取 Bob、Judy 和 Nate 三個表單,則 Nate 表單中的屬性欄位資料將會取代目標表單中的原始值。

    附註: 保留值可能會依合併表單之人員的作業系統而有所不同。

  • 合併目標表單的值與來源表單的值

    • 忽略空白欄位

    • 新增項目之間的分隔符號

    • 新增前置詞至每個項目

任何控制項皆可具備屬性欄位類型。

非重複群組

  • 合併目標表單的值與來源表單的值

  • 區段

  • 選擇性區段

重複群組

  • 在目標表單的值前後插入來源表單的值

    • 移除空白欄位

  • 項目符號清單

  • 編號清單

  • 一般清單

  • 多重選擇清單方塊

  • 重複表格

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定義控制項的自訂合併設定

請使用本節中的程序,定義標準及重複控制項的自訂合併設定。

附註: 當您啟用控制項的合併設定時,實際上是針對該控制項繫結的欄位或群組啟用合併設定。 合併設定會因欄位或群組及其資料類型而有所不同。 某些類型的欄位或群組不支援合併。 您也可以編輯資料來源中欄位或群組的內容,來變更合併設定。 若要執行此動作,請以滑鼠右鍵按一下 [資料來源] 工作窗格中的欄位或群組,按一下捷徑功能表上的 [內容],然後在 [規則與合併] 索引標籤上按一下 [合併設定]。

標準控制項包含與收集和顯示資訊有關的控制項,包括文字方塊、清單方塊、核取方塊和按鈕。重複和選擇性控制項則包括清單控制項、重複表格、重複區段和選擇性區段。這些控制項可以讓使用者在填寫表單時,插入清單項目、列、記錄集和選擇性的資訊。例如,在費用報表表單範本中,您可以使用重複表格,讓使用者視需要新增列,以輸入費用項目的特定數字。

附註: 

  • 有些控制項繫結至無法合併的欄位,例如日期選擇器控制項或核取方塊控制項中的值無法合併,因此它們包含的資料類型無法合併。包含數位簽章的控制項也無法合併,因為這麼做將會使數位簽章無效。

  • 有些控制項包含其他選項,例如自訂純文字方塊控制項的合併設定時,您也可以選取字型格式設定選項。

定義標準控制項的自訂合併設定

標準控制項包括文字方塊、純文字方塊和下拉式方塊。請參閱本文的「欄位和群組的合併動作」一節以獲得更多資訊。

附註: 只有父控制項已啟用合併時,在區段中新增的控制項 (亦於父控制項的子控制項) 才會支援合併。

  1. 按兩下想要修改的控制項。

  2. 在 [控制項屬性] 對話方塊中,按一下 [進階] 索引標籤。

  3. 在 [合併表單] 下,按一下 [合併設定]。

  4. [此欄位的動作] 下方,按一下 [合併目標表單的值與來源表單的值]

  5. 若要排除不包含資料的欄位,請選取 [合併選項] 下方的 [忽略空白欄位 (建議使用)] 核取方塊。

  6. [分隔項目使用] 清單中選取一種分隔符號,用來區隔目標表單上的控制項之間的值。

    技術細節

    新增分隔符號可以幫助您的使用者在合併多個表單的資料中,判斷哪位輸入了什麼資料。例如,為某個控制項選擇 [逗號 (",")] 後,在根據表單範本的多個表單合併後,該控制項的資料會以逗號分隔。

  7. 如果要在使用者合併根據這個表單範本的多個表單後,為控制項中顯示的每個值加上字首,請選取 [每個項目字首加上] 核取方塊,然後選擇想要做為字首的項目。

    作法

    1. 按一下 [插入公式] 按鈕圖像

    2. 在 [插入公式] 對話方塊中,執行下列其中一個動作:

      • 如果要在欄位中使用公式,請按一下 [插入欄位或群組],在 [選取欄位或群組] 對話方塊中,按一下您想要使用的欄位,然後按一下 [確定]

      • 如果要在公式中使用函數,請按一下 [插入函數],在 [插入函數] 對話方塊中選取您想要使用的函數,然後按一下 [確定]

        提示: 如果函數需要參數,請在 [插入函數] 對話方塊中選取函數,然後按一下 [確定]。接著在 [插入公式] 對話方塊的 [公式] 方塊中,按兩下您新增的函數,然後按一下欄位或群組。請使用 [請參閱] 一節中的連結,尋找關於函數的詳細資訊。

      • 若要將值或數學運算子插入公式,請將值或數學運算符號輸入 [公式] 方塊中。

    運算

    符號

    +

    -

    *

    /

    • 附註: 如果公式使用除法 (/) 運算子,請確定除法運算子前後各有一個空格。如果除法運算子前後沒有空格,InfoPath 可能會將 "/" 視為是 XPath 位置步驟的分隔符號,而非除法運算子。

    • 若要檢查公式的語法是否正確,請按一下 [插入公式] 對話方塊中的 [檢查公式]。

定義標準區段的自訂合併設定

標準區段是其他控制項的容器。區段可包含 [控制項] 工作窗格中所列的任何控制項,包括其他區段。請參閱本文的「欄位和群組的合併動作」一節以獲得更多資訊。

附註: 只有父控制項已啟用合併時,在區段中新增的控制項 (亦於父控制項的子控制項) 才會支援合併。

  1. 按兩下想要修改的區段。

  2. [區段摘要資訊] 對話方塊中,按一下 [進階] 索引標籤。

  3. 在 [合併表單] 下,按一下 [合併設定]。

  4. [此群組的動作] 下方,按一下 [合併來源及目標表單的群組內容 (預設)]

    附註: 這個群組中的每個欄位和群組合併設定會決定合併資料的方式。

定義重複控制項和區段的自訂合併設定

重複控制項包括重複區段、重複表格和項目清單。請參閱本文的「欄位和群組的合併動作」一節以獲得更多資訊。

附註: 只有父控制項已啟用合併時,在區段中新增的控制項 (亦於父控制項的子控制項) 才會支援合併。

  1. 按兩下想要修改的控制項。

  2. 在 [控制項屬性] 對話方塊中,按一下 [進階] 索引標籤。

  3. 在 [合併表單] 下,按一下 [合併設定]。

  4. [此重複群組的動作] 下方,按一下 [將來源表單的群組插入目標表單 (預設)]

  5. 如果要決定來源的群組出現在目標表單中的位置,請在 [插入選項] 下方,按一下 [在目標表單群組之後][在目標表單群組之前]

  6. 如果要消除合併表單中的空白值,請選取 [移除空白群組 (建議使用)] 核取方塊。

  7. 如果要合併控制項包含相同值的群組,藉此消除多於的部分,請選取 [合併具有相同欄位值的群組] 核取方塊,然後按一下 [合併欄位] 旁邊的按鈕,以選取要合併的欄位。

定義選擇性區段的自訂合併設定

選擇性區段包含其他控制項。在填寫表單時,使用者可以插入或移除選擇性區段。請參閱本文的「欄位和群組的合併動作」一節以獲得更多資訊。

附註: 只有父控制項已啟用合併時,在區段中新增的控制項 (亦於父控制項的子控制項) 才會支援合併。

  1. 按兩下想要修改的控制項。

  2. 在 [控制項屬性] 對話方塊中,按一下 [進階] 索引標籤。

  3. 在 [合併表單] 下,按一下 [合併設定]。

  4. 在 [此群組的動作] 下方,按一下 [合併來源及目標表單的群組內容 (預設)]。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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