設計報表指南

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

Microsoft Office Access 2007 提供許多工具以幫助您快速建立有趣、容易閱讀的報表,以最適合使用者需求的方式呈現資料。您可以使用 [建立] 索引標籤上的指令,只要按一下就可以輕鬆建立簡單的報告。您可以使用「報表精靈」建立更複雜的報告,或者,也可以自行將所有資料及格式元素加入報告中。不論選擇何種方式,您可能還是必須對報告的設計進行一些變更,才能以您想要的方式顯示資料。本文討論設計報告的一般程序,並說明如何將特定設計元素加入報告中。

在本文中

決定如何的配置

若要對齊您的資料使用控制項版面配置

新增或移除報表或頁面的頁首和頁尾區段

格式設定不同的資料類型的秘訣

決定報表的版面配置

當您設計一份報告時,必須先考慮資料在頁面上的排列方式,以及如何將資料儲存在資料庫中。在設計過程中,您可能會發現表格中資料的排列方式會令您無法產生想要的報告。這就表示表格還沒有標準化 - 也就是說,資料並不是以最有效率的方式儲存。

如需有關標準化的資訊,請按一下「請參閱」一節中關於資料庫設計基本觀念的連結。

繪製報表草圖

這個步驟並非必要 - 您可能會發現,「Access 報表精靈」或「報表」工具 (兩者都可以在 [建立] 索引標籤中的 [報表] 群組中找到) 都為您提供足夠的報表初步設計。但是,如果您決定不要使用這些工具來設計報表,建議您先在紙張上繪製報表的草圖,先畫出用來放置各欄位的方塊並寫下欄位名稱。或者,您可以使用像是 Microsoft Office Word 2007 或 Microsoft Office Visio 2007 的程式,來建立報表模型。不論您使用什麼方法,請確定報表有足夠的資料列可以顯示資料怎麼重複。

完成的表單是原始草圖的重複

例如,您可以使用一個資料列顯示產品資訊,然後再重複多列以顯示產品的銷售,最後一列則顯示產品的銷售總額。接著,下一個產品也重複同樣的程序,直到報表結束。或者,如果您的報告只是簡單的列出表格中的資料,那麼報表中只需要一些資料列和資料欄即可。

附註: 如果您是為其他人設計報表,也非常適合利用這個方法。如此一來,其他人就可以在您開始工作前先繪製草圖。

建立您素描之後,判斷哪一個資料表包含您想要在報表中顯示的資料。如果單一資料表中包含的所有資料,您可以根據您的報表直接該表格。通常您所要的資料會儲存於您必須合併在查詢中,您可以將其顯示在報表之前的多個資料表。查詢可以內嵌在RecordSource ] 屬性中的報表,或您可以建立個別的儲存查詢,並根據的報表。

請利用「請參閱」一節中有關使用查詢做為報表記錄來源的連結,以得到更詳細的資訊。

決定哪些資料要放在報表的每一個區段中

每一份報表都有一或多個報表區段,而「詳細資料」區段會出現在每一份報表中。這個區段會重複出現在用來建立報表的表格或查詢的每一筆記錄上。其他區段則是選擇性的,出現次數較不頻繁,通常用於顯示記錄群組、報表的其中一頁或整份報表的資訊。

下表說明每一個區段的位置,以及各區段的使用方式。

區段

位置

一般內容

報表首區段

只會顯示一次,位於報表第一頁頂端。

  • 報表標題

  • 商標

  • 目前日期

報表尾區段

顯示於最後一行資料之後,位於報表最後一頁的「頁尾」區段上。

報表總額 (加總、計數、平均等等)

頁首區段

顯示於報表每一頁的頂端。

  • 報表標題

  • 頁碼

頁尾區段

顯示於報表每一頁的底部。

  • 目前日期

  • 頁碼

群組首區段

顯示在記錄群組之前。

設定為群組對象的欄位

群組尾區段

顯示於記錄群組之後。

群組總額 (加總、計數、平均等等)

如何新增或移除報表頁首與頁尾區段頁首和頁尾區段的資訊,請參閱本文中的新增或移除報表或頁面頁首和頁尾區段一節。您可以使用 [版面配置檢視] 或 [設計] 檢視中的 [群組、 排序與合計] 窗格新增群組頁首及頁尾區域。

如需有關使用 [群組、排序與合計] 窗格的詳細資訊,請瀏覽「請參閱」一節中的建立群組或摘要報表中的連結。

決定如何排列詳細資料

大部分的報表以表格式或堆疊式版面配置,但是Office Access 2007可讓您彈性地使用幾乎任何排列的記錄與您想要的欄位。

表格式版面配置    表格式版面配置類似試算表。標籤為橫向並位於頂端,而資料則是在標籤下的資料欄中對齊。表格式 (Tabular) 即是指以表格方式顯示資料。當您按一下 [建立] 索引標籤的 [報表] 群組中的 [報表] 時,Office Access 2007 就會產生像這種類型的報表。如果報表中的欄位數目不多,而您想要以清單的方式顯示,就適合採用表格式版面配置。下圖即是以表格式版面配置所建立的員工報表。

表格式版面配置的員工報表

堆疊方式版面配置    堆疊方式版面配置,就像在開立銀行帳戶或向線上零售商購物時所填的表單一樣。每一項資料都有標籤,而欄位則是全部疊在一起。當欄位太多,不適合以表格式版面配置顯示時,就適合採用這種版面配置 - 也就是說,資料欄的寬度會超出報表的寬度。下圖即是以堆疊方式版面配置所建立的員工報表。

堆疊方式版面配置的員工報表

附註: 在「報表精靈」中,這種版面配置稱為欄式版面配置。

混合版面配置    您可以混合表格式和堆疊方式版面配置的元素。例如,您可以針對每一筆記錄,將某些欄位以水平列方式排放在「詳細資料」區段上面,而同一筆記錄的其他欄位則放置在最上一列之下的一或多個堆疊版面配置中。下圖即是以混合式版面配置所建立的員工報表。「識別碼」、「姓氏」及「名字」欄位排列在表格式控制項版面配置中,「職稱」及「商務電話」欄位則排列在堆疊方式版面配置中。本範例中,格線是用來創造視覺上的區隔,以分隔每一位員工的欄位。

採用混合式版面配置的員工報表

對齊式版面配置    如果您使用「報表精靈」建立報表,可以選擇使用對齊式版面配置。這種版面配置利用頁面的寬度全長,以精簡的方式顯示記錄。當然,您也可以不使用「報表精靈」就產生相同的結果,但要精準的對齊非常的困難。下圖即是使用「報表精靈」的對齊式版面配置所建立的員工報表。

使用對齊式版面配置的員工報表

如果您的報表會顯示大量的欄位,就很適合使用對齊式版面配置。在上面的範例中,如果您採用表格式版面配置顯示同樣的資料,則欄位會超出頁面的邊緣。如果您使用堆疊方式版面配置,則每一筆記錄都會佔用許多垂直空間,這樣會浪費紙張而且使報表難以閱讀。

如需有關如何使用不同版面配置建立報表逐步操作的詳細資訊,請瀏覽「請參閱」一節中的連結,查看有關建立簡易報表的內容。

頁面頂端

使用控制項版面配置來對齊資料

控制項版面配置是 Office Access 2007 中的新功能。控制項版面配置提供輔助線,在「版面配置」檢視或「設計」檢視中開啟報表時,可以將輔助線新增至報表中。當您使用「報表精靈」建立報表,或按一下 [建立] 索引標籤的 [報表] 群組中的 [報表] 以建立報表時,Access 2007 會自動加入控制項版面配置。控制項版面配置就像表格一樣,每一個儲存格都可以放置一個標籤、文字方塊或任何其他類型的控制項。下圖顯示報表中的表格式控制項版面配置。

基本表格式控制項版面配置

橘色線段顯示控制項版面配置的資料欄與列,而且只有在「版面配置」檢視或「設計」檢視中開啟報表時才看得見。控制項版面配置可幫助您以統一的方式對齊資料欄及列中的資料,也方便您新增、調整大小或移除欄位。您可以使用 [排列] 索引標籤上,[控制項版面配置] 群組中的工具 (在「版面配置」檢視和「設計」檢視中),將控制項版面配置類型變更成其他類型,也可以將版面配置中的控制項移除,就可以在將控制項放置在報表的任何位置。

如需有關使用控制項版面配置的詳細資訊,請瀏覽「請參閱」一節中的連結,查看修改、編輯及變更報表的資訊。

頁面頂端

新增或移除報表或頁面的頁首/頁尾區段

如本文先前的說明,您可以使用頁首及頁尾區段顯示整份報表都適用的資訊,或在報表的每一頁顯示資訊。例如,您可以在每一頁的底部加入「頁尾」區段以顯示頁碼,或加入「報表首」區段以顯示整份報表的標題。

加入報表或頁面的頁首和頁尾區段

  1. 在 [功能窗格] 中,用滑鼠右鍵按一下您要變更的報表,然後按一下快顯功能表中的 [設計檢視]

  2. 確認報表中已有哪些區段。區段是以有網底的水平橫條作區隔,稱為區段選取器。每一個區段選取器上的標籤,標示下一個區段為何。

    設計檢視中的報表

    每一份報表都有一個「詳細資訊」區段,也可以放置「報表首」、「頁面首」、「頁尾」及「報表尾」區段。此外,如果報表中有群組層次,您可能會看到群組首或群組尾 (例如上圖中的 [歸檔為群組首])。根據預設,群組首及群組尾的名稱,是以欄位名稱或群組的表示式命名。在這個案例中,群組欄位的名稱為「歸檔為」。

    如需有關建立群組或摘要報表的詳細資訊,請瀏覽「請參閱」一節中的連結。

  3. 如果要加入頁首/尾區段,或報表首/尾區段至報表中,請以滑鼠右鍵按一下任一區段選取器,然後按一下快顯功能表中的 [頁首/頁尾][報表首/尾]

    附註: 如果該區段已出現在報表中,Access 就會警告您,這麼做會刪除現有的區段和其中的控制項。

    您現在可以移動現有的控制項,或新增控制項至新的區段。

    如需有關新增欄位及其他控制項至報表的詳細資訊,請瀏覽「請參閱」一節中的連結。

Office Access 2007一律會在 [組新增頁面] 和 [報表 [頁首及頁尾] 區段。也就是說,您無法新增頁面或報表的頁首區段也不用相對應的頁尾區段。如果您不需要兩個節,您無法刪除某節,但您可以調整大小為高度零 (0) 若要避免額外垂直間距] 新增至您的報表的未使用過的區段。將滑鼠指標底部的未使用過的區段,直到它變成雙向箭號 雙箭號 ,,然後向上拖曳,直到已隱藏 [] 區段。如果有任何控制項] 區段中,您必須先完整,您可以隱藏 [] 區段中加以刪除。

移除報表首/尾或頁首/尾區段

  1. 在 [功能窗格] 中,用滑鼠右鍵按一下您要變更的報表,然後按一下快顯功能表中的 [設計檢視]

  2. 用滑鼠右鍵按一下任何區段選取器,然後按一下快顯功能表中的 [頁首/頁尾][報表首/尾]

如果您要移除首尾區段組而且區段中包含控制項,Office Access 2007 會警告您刪除區段也會刪除內含的控制項,而且您無法復原這個動作。按一下 [是] 以移除區段及控制項,或按一下 [否] 以取消作業。

頁面頂端

不同資料類型的格式設定秘訣

當您使用 [報表] 工具 (在 [報表] 群組中的 [建立] 索引標籤中) 或「報表精靈」建立報表時,Office Access 2007 會將欄位新增至報表,並依照欄位的資料類型建立最適當的控制項以顯示每一欄。如果您自行將欄位新增至報表,建議您從 [欄位清單] 中將欄位拖曳至報表中。如果是「報表精靈」或 [報表] 工具,Office Access 2007 會依照欄位的資料類型建立最適當的控制項以顯示每一欄。對於大部分資料類型,最適合的 (預設) 控制項是文字方塊。

以下各節提供的小秘訣,說明如何格式化 Office Access 2007 中某些新的資料類型。

多重值欄位    多重值欄位的預設控制項為下拉式方塊。表面上這似乎不適用於報表的控制項,因為您無法在報表中按下拉式方塊。但是,在報表內容中,下拉式方塊的功能和文字方塊一樣。箭頭只會顯示在「設計」檢視中。

如果欄位中含有多重值,會以逗號分隔值。如果下拉式方塊不夠寬,無法以一行顯示所有值,且下拉式方塊的 CanGrow 屬性設定為 [是],會換行至下一行。如果要設定控制項的 CanGrow 屬性,請在「設計」檢視或「版面配置」檢視中開啟報表,按一下控制項然後按 F4 以顯示控制項的屬性工作表。CanGrow 屬性位於控制項屬性工作頁的 [格式][全部] 索引標籤中。

RTF 欄位    RTF 欄位的預設控制項為文字方塊。如果文字方塊不夠寬,無法以一行顯示所有值,且文字方塊的 CanGrow 屬性設定為 [是],值會換行到下一行。否則,值會被截斷。如果要設定控制項的 CanGrow 屬性,請在「設計」檢視或「版面配置」檢視中開啟報表,按一下控制項然後按 F4 以顯示控制項的屬性工作表。CanGrow 屬性位於控制項屬性工作頁的 [格式][全部] 索引標籤中。

RTF 欄位可讓您以不同方法格式化文字。例如,欄位中的一些字可以設定為加底線,而同一個欄位中的其他字可以設定為斜體。但是,您還是可以為內含 RTF 文字的文字方塊設定整體格式化樣式。文字方塊格式只會套用至尚未使用 RTF 文字格式加以格式化的文字。

為顯示 RTF 欄位的文字方塊設定格式化樣式

  1. 用滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的報表,然後按一下快顯功能表中的 [版面配置檢視]

  2. 在顯示 RTF 欄位的文字方塊上按一下,然後在 [字型] 群組中的 [格式] 索引標籤上,按一下您要套用的格式化樣式。

    Access 功能區圖像

    Office Access 2007 會將格式套用至 RTF 欄位中,所有尚未在支援資料項目的檢視中 (例如,表格或查詢的「資料工作表檢視」,或表單的「表單檢視」) 套用此格式類型 (非值) 的文字。例如,若欄位中部分文字已設定格式化為紅色字型色彩,而您又對文字方塊套用藍色字型色彩,Access 2007 會將欄位中未設定為紅色的文字全部設定為藍色。再舉一個例子,如果欄位中的部分文字格式設定為字型大小 11 點,而您又對文字方塊套用字型大小 14 點,則 Access 2007 會將字型大小 14 點套用至所有未設定為字型大小 11 點的文字。

    附件欄位    「附件」欄位使用一種特殊的控制項,是其他資料類型所不使用的。您可以使用一個「附件」欄位附加多個檔案,但此欄位一次只能顯示一個附件的資訊。根據預設,附件控制項會根據控制項目前所顯示的附件檔案類型,顯示圖示或圖像。您也可以設定附件控制項的屬性,讓所有附件檔案都顯示為圖示,或讓欄位只顯示迴紋針圖示和附件數目。假設您已在報表上使用附件控制項,您可以利用下列程序調整控制項的屬性以適用於不同的使用情況。

    如需有關新增「附件」欄位至報表的詳細資訊,請瀏覽「請參閱」一節中的連結,查看如何附加檔案及圖形至資料庫的記錄中。

設定附件欄位的顯示屬性

  1. 用滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的報表,然後按一下快顯功能表中的 [版面配置檢視]

  2. 按一下附件控制項。如果尚未顯示屬性工作表,請按 F4 鍵以顯示屬性工作表。在屬性工作表中,按一下 [格式] 索引標籤。

    請參考下表以設定附件控制項屬性。

屬性

設定

顯示為

  • [圖像/圖示] 會將圖形顯示為影像,其他檔案則為圖示。這是預設設定。

  • [圖示] 會將檔案顯示為圖示。

  • [迴紋針] 會顯示迴紋針圖示,後面再以括號說明附件的數目。

預設圖片

若要讓預設圖片時,出現在附件控制項有無附加的檔案,請按一下 [建立器] 按鈕 ] 屬性方塊中,瀏覽至您想要,然後再按一下 [開啟的圖片。

附註: 如果 [顯示為] 屬性設定為 [迴紋針],就不會顯示預設的圖片。

圖片對齊方式

從清單中選取您想要的對齊方式。預設的設定為 [置中]。視 [圖片大小模式] 屬性的設定而定,調整這項設定會產生意外的結果。

圖片大小模式

唯有當 [顯示為] 屬性設定為 [圖像/圖示] 時,這項設定才會生效。

  • [剪裁] 會以實際大小顯示圖像。如果圖像太大超出控制項的大小,就會被剪裁。

  • [拉長] 會延伸圖像以填滿整個控制項。

    附註: 除非附件控制項的大小和圖像完全相同,否則這個設定會造成圖像垂直或水平延展而造成圖像扭曲。

  • [縮放] 會盡可能放大圖像而不剪裁或扭曲圖像。這是預設設定。

  1. 如果您使用控制項顯示圖形,請調整附件控制項的大小,才能看到您想要的詳細內容。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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