設計報表指南

附註: 我們想要以您的語言,用最快的速度為您提供最新的說明內容。 本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 希望您能在本頁底部告訴我們這項資訊是否有幫助。 此為英文文章出處,以供參考。

Access可讓您使用的工具,可協助您快速建立引人注目、 容易閱讀最符合其使用者的需求的方式呈現資料的報表數。 您可以使用 [建立] 索引標籤上的命令,只要按一下建立簡易報表。 您可以使用 [報表精靈來建立更複雜的報表,或您可以新增的所有資料並設定格式的項目自行建立報表。 不論您選擇的方法您將可能對至少進行一些變更,讓您想要的方式顯示資料的報表設計。 本文討論設計報表的一般程序,並接著向您說明如何將特定的設計元素新增至您的報表。

本文內容

決定如何報表版面配置

使用控制項版面配置來變更您的資料對齊方式

新增或移除報告或頁面的頁首及頁尾區段

格式設定不同的資料類型的秘訣

決定如何報表版面配置

當您設計報表時,您必須先考慮您想要在頁面上排列資料的方式與在資料庫中儲存資料的方式。 設計過程中,您甚至可能會發現的表格中的資料排列方式將不允許您建立您要的報告。 這可以是不正規化資料表的指示,這表示的資料不會儲存在最有效率的方式。

讓您報表的一張素描

此步驟並非必要,您可能會發現,存取報表精靈或 [報表] 工具 (這兩個可在 [建立] 索引標籤的 [報表] 群組中) 提供足夠開始設計您的報表。 不過,如果您決定要設計您的報表,而不使用這些工具,您可能會很有幫助,讓您在一張紙上的報表概略草圖繪圖前進每個欄位的方塊,然後在每個方塊中撰寫欄位名稱。 或者,您可以使用 Word 或 Visio 等的程式建立的報表模型。 您使用何種方法請務必包含足夠的資料列,以指出重複資料的方式。

完成的表單是原始草圖的重複

例如,您可以使用產品資訊] 的列數個重複的列,該產品的銷售量,然後最後一列的銷售總額產品。 然後,順序重複下一個產品等直到報表結尾。 或者,您的報表也許是簡單的表格中的資料清單在這種情況下您草圖可包含一系列的列數和欄。

附註: 這項技術也是非常實用,如果您設計報表的其他人。 在此案例中,其他人可讓您開始工作之前繪製草圖。

建立您草圖之後,判斷哪一個資料表找出您想要在報表上顯示的資料。 如果所有的資料包含在單一資料表中,您可以根據您的報表直接該表格。 更頻繁,您必須凝聚在查詢中,您可以在報表上顯示它之前的多個表格中儲存您想要的資料。 查詢可以內嵌在報表的RecordSource屬性,或您可以建立個別的儲存查詢,並根據的報表。

決定要將每個報告] 區段中的資料

每個報告便會有一或多個報表區段。 每個報表中存在一個區段是 [詳細資料] 區段。 本節重複一次的每一筆記錄中的資料表或報表基礎的查詢。 其他節通常是選擇性的較不重複,通常用來顯示通用] 群組中的記錄、 整頁的報表或整份報表的資訊。

下表將說明每一章節的所在位置及如何通常會使用此區段。

區段

位置

典型的內容

報表頁首區段

一次,出現在報表第一頁的頂端。

  • 報表標題

  • 標誌

  • 目前日期

報表尾區段

報表上的最後一頁的頁尾區段上方的資料的最後一行後出現。

報表合計 (加總、 計算、 平均及等等)

頁首區段

出現在報表的每一頁的頂端。

  • 報表標題

  • 頁碼

頁尾區段

報表每一頁的底部會出現。

  • 目前日期

  • 頁碼

群組標頭區段

顯示只之前的一組記錄。

在分組的欄位

群組尾] 區段

只會顯示一組記錄。

群組的合計 (加總、 計算、 平均及等等)

新增或移除報表的頁首或頁尾區段頁首和頁尾區段的相關資訊,請參閱這篇文章中的一節新增或移除報告或頁面頁首及頁尾區段。 您可以使用 [版面配置檢視] 或 [設計] 檢視中的 [群組、 排序與合計] 窗格新增群組頁首和頁尾區段。

決定如何排列的詳細資料

大部分的報表排列表格式或堆疊式版面配置,但Access可讓您使用幾乎任何排列的記錄,以及您想要的欄位的彈性。

表格式版面配置    表格式版面配置類似試算表。 標籤上方,而欄標籤之下中對齊的資料。 表格式指的是資料的類似表格的外觀。 這是在報告的類型當您按一下 [建立] 索引標籤的 [報表] 群組中的報表時,會建立該Access 。 表格式版面配置是一個很好以使用您的報表有您想要的簡單清單格式顯示之欄位的相對較小的數字。 下圖顯示為建立使用表格式版面配置的員工報表。

表格式版面配置的員工報表

堆疊式版面配置    堆疊式版面配置類似的表單,當您開啟銀行帳戶,或透過線上零售商購買填寫內容。 標示為每一筆資料,並欄位會相互堆疊。 此配置相當適合在報表,其中包含要以表格格式顯示太多欄位,也就是欄寬會超出報表的寬度。 下圖顯示為建立使用堆疊式版面配置的員工報表。

堆疊方式版面配置的員工報表

附註: 在報表精靈中,此版面配置稱為單欄式版面配置。

混合式版面配置    您可以混合表格式與堆疊式版面配置的項目。 比方說,每一筆記錄,您可以排列一些水平列上按一下頂端的 [詳細資料] 區段中的欄位,並排列從第一列下方的一或多個堆疊式版面配置中的相同記錄其他欄位。 下圖顯示為建立使用混合式版面配置的員工報表。 識別碼、 名字、 姓氏和名字欄位排列表格式控制項版面配置] 和 [職稱和公司電話] 欄位會在堆疊式版面配置中排列。 在這個範例中,格線來提供的每位員工的視覺區隔的欄位。

採用混合式版面配置的員工報表

對齊式版面配置    如果您使用 [報表精靈來建立報表時,您可以選擇使用對齊式版面配置。 此版面配置使用全寬,頁面可以盡可能簡潔顯示記錄。 當然,您可以達到相同的結果,而不使用 [報表精靈] 中,但它可以無時無刻程序來完全對齊欄位。 下圖顯示使用 [報表精靈的對齊式版面配置建立的員工報表。

使用對齊式版面配置的員工報表

對齊式版面配置是好的版面配置,如果您在報表上顯示大量的欄位。 在上述範例中,如果您使用的表格式版面配置來顯示相同的資料,欄位延伸關閉頁面邊緣。 如果您使用堆疊式版面配置,每一筆記錄會佔用更多垂直空間,浪費紙張和報表更難閱讀。

頁面頂端

使用控制項版面配置來變更您的資料對齊方式

控制項的版面配置則版面配置檢視] 或 [設計] 檢視中開啟它時,您可以新增至報表中的輔助線。 Access自動新增控制項的版面配置,當您使用 [報表精靈來建立報表,或當您按一下 [建立] 索引標籤的 [報表] 群組中的報表建立報表。 控制項版面配置的資料表,其中每個儲存格可以包含標籤、 [文字] 方塊中或任何其他類型的控制項外觀。 下圖顯示在報表上的表格式控制項版面配置。

基本表格式控制項版面配置

橘色行指定的列和欄的控制項版面配置,而只有在版面配置檢視] 或 [設計] 檢視中開啟報表時,只會顯示。 控制項的版面配置可協助您達成統一的對齊方式的資料列與欄,並能更輕鬆地新增、 調整大小,或移除欄位。 使用 [排列] 索引標籤上的 [資料表位置] 群組中的工具] (版面配置檢視] 或 [設計] 檢視中提供),您可以變更一種類型的控制項配置到另一個,您可以移除控制項的版面配置,讓您可以將控制您希望在報表上的位置。

頁面頂端

新增或移除報告或頁面的頁首及頁尾區段

如本文稍早所述,頁首和頁尾會報表區段,您可以用來顯示通用整份報表,或報表的每一頁的資訊。 例如,您可以新增至每個頁面的底部顯示頁碼的頁尾區段,也可以新增報表頁首區段以顯示整份報表的標題。

新增報表或頁面的頁首及頁尾區段

  1. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要變更的報表,然後按一下捷徑功能表中的 [設計檢視]。

  2. 確認哪個區段已在報表上。 有陰影的水平軸,稱為區段選取器以分隔各節。 每個區段選取器上的標籤表示它的下方區段的功能。

    設計檢視中的報表

    每個報表有詳細資料] 區段,而且也可以包含報表的頁首、 頁首、 頁尾及報表尾] 區段。 此外,如果在報告中有群組層次,您可能會看到群組頁首或頁尾 (例如檔案做為標頭如上圖所示)。 根據預設,群組頁首及頁尾是名為使用的欄位名稱或群組的基礎的運算式。 在這個案例中的 [群組] 欄位的名稱是 」 作為檔案 」。

  3. 若要新增到報表的頁首和頁尾區段或報表的頁首及頁尾區段,以滑鼠右鍵按一下任何區段選取器,然後按一下捷徑功能表上的 [頁首/頁尾報表頁首/頁尾

    注意: 如果已經存在報表] 區段,存取對您提出警告,它將會刪除現有的節和其包含的控制項。

    您現在可以移動現有的控制項,或將新的控制項新增至新的節。

Access一律會在組新增頁面] 和 [報表 [頁首及頁尾] 區段。 也就是說,您無法新增頁面或報表的頁首區段也不用對應的頁尾區段。 如果您不需要兩個節,您無法刪除某節,但您可以調整大小以避免將額外的垂直間距新增至報表零 (0) 到高度未使用的節。 將滑鼠指標底部的 [未使用的節,直到它變成雙箭號 雙箭號 ,,然後再向上拖曳,直到 [] 區段中會隱藏。 如果 [] 區段中有任何控制項,您必須之前完整,您可以隱藏區段它們刪除。

移除報表或頁面的頁首及頁尾區段

  1. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要變更的報表,然後按一下捷徑功能表中的 [設計檢視]。

  2. 以滑鼠右鍵按一下任何區段選取器,然後按一下捷徑功能表上的 [頁首/頁尾報表頁首/頁尾

如果您要移除的頁首及頁尾組,而這些節包含控制項, Access警告您刪除區段也會刪除控制項,您無法復原該動作。 按一下[是]來移除的節並刪除控制項,或按一下 [] 取消作業。

頁面頂端

格式設定不同的資料類型的秘訣

當您在使用 [報表] 工具 (在 [建立] 索引標籤的 [報表] 群組中提供),或使用 [報表精靈來建立報表時, Access為您新增欄位到報表,並建立最適合的控制項來顯示每個欄位中,根據欄位的資料類型。 如果您要新增欄位到報表自己,慣用的方法是將每個欄位從 [欄位清單] 拖曳至報表。 為報表精靈] 或 [報表] 工具中,使用Access建立最適當的控制項的每一個欄位,視欄位的資料類型而定。 針對大部分的資料類型,最適合 (預設) 使用的控制項是 [文字] 方塊。

下列各節提供有關如何設定格式的特殊案例的資料類型。

多重值欄位    多重值欄位的預設控制項是一個下拉式方塊。 這可以像在報表上控制項的程式出現異常選擇,因為您無法按一下報表中的下拉式方塊上的箭號。 不過,在報表的內容,下拉式方塊類似文字方塊。 箭號只會顯示在 [設計] 檢視。

如果欄位包含多個值,則這些數值會以逗號分隔。 如果下拉式方塊不夠寬而無法顯示所有值上一行和調屬性的下拉式方塊設定為 [,值換行到下一行。 否則,值會被截斷。 若要設定控制項的調屬性,在 [設計檢視] 或 [版面配置檢視] 中開啟報表、 按一下控制項,,然後按 F4 以顯示控制項的屬性表。 控制項的屬性工作表中的 [全部] 索引標籤和 [格式] 索引標籤上,位於 [循列] 屬性。

Rtf 文字欄位    Rtf 文字欄位的預設控制項是文字方塊。 如果文字方塊不夠寬而無法顯示所有值上一行和調屬性的 [文字] 方塊設定為 [,值換行到下一行。 否則,值會被截斷。 若要設定控制項的調屬性,在 [設計檢視] 或 [版面配置檢視] 中開啟報表、 按一下控制項,,然後按 F4 以顯示控制項的屬性表。 控制項的屬性工作表中的 [全部] 索引標籤和 [格式] 索引標籤上,位於 [循列] 屬性。

Rtf 文字欄位,可協助您以不同的方式中設定文字格式。 比方說,在欄位中的多個字可以加上底線,及相同欄位中的其他幾個字可為斜體。 可以不過,您仍設定整體的格式設定樣式,以致於文字方塊包含 rtf 文字。 文字方塊格式僅適用於已不特別格式化使用 rtf 格式設定的文字。

設定格式的文字方塊顯示 rtf 文字欄位的樣式

  1. 以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的報表,然後按一下捷徑功能表上的 [版面配置檢視

  2. 顯示 [rtf 文字] 欄位的文字方塊中按一下,然後按一下 [格式] 索引標籤的 [字型] 群組中的 [您想要套用的格式樣式。

    Access適用於不已經該類型 (但並非值) 的支援資料、 檢視中套用格式設定等資料工作表檢視的資料表或查詢或 [表單檢視表單的 rtf 文字欄位中的所有文字格式都設定。 比方說,如果部分欄位中的文字設定格式以紅色字型色彩,且您藍色字體將色彩套用至文字方塊, Access會變成所有文字的藍色除了的個別已格式化為紅色。 另一個例子,如果使用 11 點的字型、 大小設定格式的部分文字欄位中,您將為 14 點字型大小套用到 [文字] 方塊中, Access適用於 14 點字型大小的所有個別已 11 poin 會格式化,除了的文字ts。

    附件欄位    附件] 欄位使用特殊控制項,不是任何其他資料類型。 您可以將多個檔案附加至記錄使用單一的附件欄位,但欄位一次只能顯示一個附件相關資訊。 根據預設,將附件控制項顯示圖示或圖像,根據目前顯示控制項的附件檔案類型。 如果您想要您可以設定附件控制項的屬性,讓所有附加的檔案會顯示為圖示,或讓迴紋針圖示和附件的數目,只會顯示欄位。 假設您已在使用在報表上的將附件控制項,您可以使用下列程序來調整控制項的屬性的不同控制項的使用方式。

設定顯示內容的附件欄位

  1. 以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的報表,然後按一下捷徑功能表上的 [版面配置檢視

  2. 按一下附件控制項。 如果沒有顯示屬性表,請按 F4 以顯示屬性表。 在屬性工作表中,按一下 [格式] 索引標籤。

    使用下表作為輔助線,用於設定附件控制項的屬性。

    屬性

    設定

    顯示為

    • 影像/麥克風圖示,將圖形顯示為影像和圖示的所有其他檔案。 這是預設設定。

    • 圖示以圖示顯示所有檔案。

    • 迴紋針圖示會顯示後面的括號中的附件數迴紋針圖示。

    預設圖片

    若要讓預設圖片時,出現在附件控制項有無附加的檔案,請按一下 [建立器] 按鈕 屬性方塊中,瀏覽至您想要然後再按一下 [開啟圖片。

    附註: 如果 [顯示為] 屬性設為迴紋針圖示不會顯示預設的圖片。

    圖片對齊方式

    從清單中選取您想要的對齊方式。 預設設定是中心。 調整此設定可以產生非預期的結果,視圖片大小模式屬性的設定而定。

    圖片大小模式

    只有當 [顯示為屬性設定為影像/麥克風圖示,使用這項設定。

    • 美工圖案會顯示實際大小的影像。 如果它是太大無法放在控制項內的影像會被裁剪。

    • 延伸延伸圖像,使其填滿整個控制項。

      附註: 將附件控制項是確切大小相同的圖像,除非使用這項設定會扭曲圖像,使其顯示延伸,垂直或水平。

    • 縮放沒有裁剪或扭曲圖像顯示的影像越好。 這是預設設定。

  3. 如果您使用控制項來顯示圖形,請調整附件控制項的大小,使您可以看到您想要的詳細資料量。

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