設計報表指南

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

Access可讓您使用的工具,協助您快速建立容易閱讀、 最適合使用者的需求的方式呈現資料的報表數。您可以使用 [建立] 索引標籤上的命令來建立簡易報表按一下。您可以使用 [報表精靈] 建立更複雜的報表,或者您可以新增的所有資料並設定格式的項目自行建立報表。不論您所選擇方法,您可能將至少有幾個變更,讓您所要的方式顯示資料的報表設計。本文將討論設計報表的一般程序,並顯示如何將特定的設計元素新增至您的報表。

本文內容

決定如何的配置

若要對齊您的資料使用控制項版面配置

新增或移除報表或頁面的頁首和頁尾區段

格式設定不同的資料類型的秘訣

決定如何的配置

在設計報表時,您必須先考慮您想要在頁面上 [排列資料的方式與在資料庫中儲存資料的方式。設計過程中,您甚至可能會發現的表格中的資料排列方式將不允許您建立您要的報告。這可能是不正規化資料表的指示,這表示的資料不會儲存在最有效的方式。

讓您報表的草圖

此步驟中不需要,您可能會發現 Access 報表精靈或 [報表] 工具 (這兩種可在 [建立] 索引標籤的 [報表] 群組中) 提供足夠的開始設計您的報表。不過,如果您決定不使用這些工具設計報表時,您可能會發現,很有幫助您在一張紙上的報表概略素描繪圖前進每個欄位的方塊,然後撰寫每個方塊中的欄位名稱。或者,您可以使用程式,例如 Word 或 Visio 建立報表的模型。無論使用何種方法,使用,請務必包含足夠指出資料如何重複的資料列。

完成的表單是原始草圖的重複

例如,您可以使用列的產品的詳細資訊,然後該產品的銷售量數個重複的資料列,最後一列的 [銷售合計的產品。然後,順序重複的下一個產品等到報表的結尾。或者,可能是您的報表是資料表中的資料的簡單清單在此情況下您素描可以包含一系列的列數和欄。

附註: 這項技巧也是非常實用,如果您要設計報表的其他人。在此情況下,其他人可以繪製草圖之前的工作。

建立您素描之後,判斷哪一個資料表包含您想要在報表中顯示的資料。如果單一資料表中包含的所有資料,您可以根據您的報表直接該表格。通常您所要的資料會儲存於您必須合併在查詢中,您可以將其顯示在報表之前的多個資料表。查詢可以內嵌在報表的 [記錄來源] 屬性,或您可以建立個別的儲存查詢,並根據的報表。

決定要將每個報告] 區段中的資料

每個報表,有一或多個報表區段。[一] 區段會出現在每個報表是 [詳細資料] 區段。本節一次重複表格或報表基礎的查詢中的每一筆記錄。其他節選擇性和較不重複通常,通常用來顯示通用] 群組中的記錄、 報表或整個報表頁面的資訊。

下表說明每一章節的所在位置,以及如何通常是使用 [] 區段。

區段

位置

一般的內容

報表首區段

會出現一次,在報表的第一頁頂端。

  • 報表標題

  • 標誌

  • 目前日期

報表尾區段

報表上的最後一頁的頁尾區段上方的資料,最後一行後出現。

報表合計 (加總、 計算、 平均等)

頁首區段

出現在報表的每一頁的頂端。

  • 報表標題

  • 頁碼

頁尾區段

報表每一頁的底部會出現。

  • 目前日期

  • 頁碼

群組首區段

只要之前的一組記錄便會出現。

在群組功能變數

群組尾區段

只在一組記錄之後,會出現。

群組的合計 (加總、 計算、 平均等)

如何新增或移除報表頁首與頁尾區段頁首和頁尾區段的資訊,請參閱本文中的新增或移除報表或頁面頁首和頁尾區段一節。您可以使用 [版面配置檢視] 或 [設計] 檢視中的 [群組、 排序與合計] 窗格新增群組頁首及頁尾區域。

決定如何排列的詳細資料

大部分的報表以表格式或堆疊式版面配置,但是Access可讓您彈性地使用幾乎任何排列的記錄與您想要的欄位。

表格式版面配置   表格式版面配置很類似試算表。標籤上方,而在欄中的標籤之下對齊資料。表格式指的是資料的類似表格的外觀。這是的報表類型當您按一下 [建立] 索引標籤的 [報表] 群組中的報表時,便會建立該Access 。表格式版面配置很好若想要使用您的報表有較小的數字,您想要的簡單的清單格式顯示的欄位。下圖顯示建立使用表格式版面配置的員工的員工報表。

表格式版面配置的員工報表

堆疊版面配置   堆疊式版面配置類似於您填寫表單當您開啟銀行帳戶或線上零售商進行購買。每一筆資料被標示,而且欄位堆疊直條圖彼此。此版面配置,請務必包含太多的欄位,以表格格式顯示的報表,也就是欄寬會超過報表的寬度。下圖顯示建立使用堆疊式版面配置的員工的員工報表。

堆疊方式版面配置的員工報表

附註: 在 [報表精靈] 中,此版面配置被指欄版面配置。

混合式版面配置   您可以混合表格式及堆疊式版面配置的項目。例如 [每一筆記錄,排列部分水平列上按一下頂端的 [詳細資料] 區段中的欄位和排列從第一列下方的一或多個堆疊式版面配置中的相同記錄其他欄位。下圖顯示建立使用混合式版面配置的員工的員工報表。[識別碼、 名字、 姓氏和名字] 欄位以表格式控制項版面配置,然後 [職稱] 和 [商務電話欄位以堆疊式版面配置。在此範例中,用來提供視覺化的分隔] 欄位的每位員工的格線。

採用混合式版面配置的員工報表

對齊版面配置   如果您使用 [報表精靈來建立報表時,您可以選擇使用對齊式版面配置。此版面配置會使用整個頁面的寬度,盡可能簡潔顯示記錄。當然,您可以在不使用 [報表精靈] 中,達成相同結果,但它可以完全對齊欄位無時無刻程序。下圖顯示建立使用報表精靈對齊式版面配置的員工的員工報表。

使用對齊式版面配置的員工報表

對齊式版面配置是如果您要在報表上顯示大量的欄位,請使用建議版面配置。在上述範例中,如果您使用的表格式版面配置來顯示相同的資料,欄位延伸關閉頁面邊緣。如果您使用堆疊式版面配置,每一筆記錄會使用更多的垂直間距,浪費紙張,並讓報表更難以閱讀。

頁面頂端

若要對齊您的資料使用控制項版面配置

控制項版面配置的版面配置檢視] 或 [設計檢視] 中開啟時,您可以新增至報表的輔助線。Access自動新增控制項版面配置,當您使用 [報表精靈來建立報表,或當您建立報表時,按一下 [建立] 索引標籤的 [報表] 群組中的報表。控制項版面配置就像是資料表,其中每個儲存格可以包含標籤、 [文字] 方塊中或其他任何類型的控制項。下圖顯示在報表上的表格式控制項版面配置。

基本表格式控制項版面配置

橘色線條標示的列與欄的控制項版面配置,只有在 [版面配置檢視] 或 [設計] 檢視中開啟報表時,只會顯示。控制項版面配置可協助您達成統一的對齊方式的資料列與欄,及他們輕鬆新增、 調整大小,或移除欄位。在 [排列] 索引標籤上的 [表格位置] 群組中使用工具 (版面配置檢視] 或 [設計] 檢視中提供),您可以變更一種類型的控制項版面配置,及您可以移除控制項版面配置,好讓您可以將控制要在報表上的任何地方。

附註: 如果您使用 Access 2007,您可以在 [排列] 索引標籤上的 [控制項版面配置] 群組中找到這些工具。

頁面頂端

新增或移除報表或頁面的頁首和頁尾區段

如本文所述,頁首及頁尾是報表區段,您可以用來顯示通用整份報表,或報表的每一頁的資訊。例如,您可以新增至每個頁面的底部顯示頁碼的頁尾] 區段,或您可以新增報表頁首區段來顯示整份報表標題。

新增報表或頁面的頁首和頁尾區段

  1. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要變更的報表,然後按一下捷徑功能表中的 [設計檢視]。

  2. 請確認區段已在報表上。有陰影的水平軸,稱為區段選取器以分隔節。每個區段選取器的標籤表示它的下方區段的功能。

    設計檢視中的報表

    每個報表有詳細資料區段,也可以包含報表標題、 頁首、 頁尾及報表尾] 區段。此外,如果在報告中有群組層次,您可能會看到] 群組中的頁首或頁尾 (例如檔案為標頭如上圖所示)。根據預設,群組頁首和頁尾會命名使用的欄位名稱或群組的基礎的運算式。在此情況下,[群組] 欄位的名稱為 [歸檔為]。

  3. 若要新增至您的報表的頁首和頁尾區段或報表的頁首和頁尾區段,以滑鼠右鍵按一下任何區段選取器,然後按一下快顯功能表上的 [頁首/頁尾頁首/頁尾報表

    注意: 如果已經在報表上 [] 區段中,存取對您提出警告,它將會刪除現有的區段和其包含的控制項。

    您現在可以將現有的控制項移,或將新的控制項新增至新的節。

Access一律會在 [組新增頁面] 和 [報表 [頁首及頁尾] 區段。也就是說,您無法新增頁面或報表的頁首區段也不用相對應的頁尾區段。如果您不需要兩個節,您無法刪除某節,但您可以調整大小為高度零 (0) 若要避免額外垂直間距] 新增至您的報表的未使用過的區段。將滑鼠指標底部的未使用過的區段,直到它變成雙向箭號 雙箭號 ,,然後向上拖曳,直到已隱藏 [] 區段。如果有任何控制項] 區段中,您必須先完整,您可以隱藏 [] 區段中加以刪除。

移除報表或頁面的頁首及頁尾區段

  1. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要變更的報表,然後按一下捷徑功能表中的 [設計檢視]。

  2. 以滑鼠右鍵按一下任何區段選取器,然後按一下快顯功能表上的 [頁首/頁尾頁首/頁尾報表

如果您要移除的頁首及頁尾組,這些章節以包含控制項Access警告您刪除區段也會刪除控制項,您無法復原該動作。按一下 [ ]移除節並刪除控制項,或按一下 [] 以取消作業。

頁面頂端

格式設定不同的資料類型的秘訣

當您在使用 [報表] 工具 (在 [建立] 索引標籤的 [報表] 群組中提供),或使用 [報表精靈來建立報表時, Access為您新增欄位到報表,並建立最適當的控制項來顯示每個欄位中,根據欄位的資料類型。如果您要新增欄位至報表自己,慣用的方法是將每個欄位從 [欄位清單] 拖曳至報表。為報表精靈] 或 [報表] 工具中,使用Access建立最適當的控制項的每一個欄位,視欄位的資料類型而定。大部分的資料類型,最適合 (預設) 控制来使用的 [文字] 方塊。

下列各節提供如何設定格式的特殊大小寫的資料類型的一些秘訣。

多重值的欄位   多重值欄位的預設控制項是下拉式方塊。這可以好像在報表上控制項的程式出現異常選擇,因為您無法按一下報表中的下拉式方塊上的箭號。不過,在報表的內容,下拉式方塊與 round 類似的文字方塊。箭號只會顯示在 [設計] 檢視。

如果欄位包含多個值,則這些數值會以逗號分隔。如果不不夠寬而無法顯示的所有值一行及 [循列] 屬性的下拉式方塊的下拉式方塊設定為 [,值換到下一行。否則,會取至整數值。若要設定控制項的 [循列] 屬性、 設計檢視] 或 [版面配置檢視中開啟報表,按一下控制項,然後按下 f4 鍵以顯示控制項的屬性表。控制項的屬性工作表中的 [全部] 索引標籤和 [格式] 索引標籤上,位於 [循列] 屬性。

Rtf 文字欄位   Rtf 文字欄位的預設控制項是文字方塊。如果 [文字] 方塊沒有不夠寬而無法顯示的所有值一行及 [循列] 屬性的 [文字] 方塊設定為 [,值換到下一行。否則,會取至整數值。若要設定控制項的 [循列] 屬性、 設計檢視] 或 [版面配置檢視中開啟報表,按一下控制項,然後按下 f4 鍵以顯示控制項的屬性表。控制項的屬性工作表中的 [全部] 索引標籤和 [格式] 索引標籤上,位於 [循列] 屬性。

Rtf 文字欄位,可協助您設定文字的各種方式格式。例如,欄位中的多個字可以加上底線,,而且斜體可以使用相同欄位中的其他幾個字。可以不過,還是設定文字方塊包含 rtf 文字的整體格式化樣式。文字方塊格式僅適用於已不特別格式化使用 rtf 格式設定的文字。

設定格式的文字] 方塊中顯示的 rtf 文字欄位的樣式

  1. 以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的報表,然後按一下快顯功能表上的 [版面配置檢視

  2. 按一下 [顯示 [rtf 文字] 欄位的 [文字] 方塊,然後按一下 [格式] 索引標籤的 [字型] 群組中的 [您想要套用的格式樣式。

    Access適用於 rtf 文字] 欄位會不支援的資料的項目,在檢視中套用的格式的類型 (但並非值) 等的資料表或查詢,在資料工作表檢視] 或 [表單的表單檢視中的所有文字格式都設定。例如,如果紅色字型色彩格式設定的文字欄位中的部分,您將藍色色彩套用至 [文字] 方塊, Access會變成的所有文字藍色除了的個別已格式化為紅色。另一個範例,如果使用 11 點的字型、 大小設定格式的文字欄位中的部分,您將 14 點字型大小套用至文字] 方塊中, Access適用於 14 點字型大小的所有個別是 11 poin 會格式化,除了的文字ts。

    附件欄位   附件欄位使用特殊的控制項,不用於其他類型的資料類型。您可以將多個檔案附加至記錄使用單一的 [附件] 欄位,但欄位只在一次顯示一個附件的相關資訊。根據預設,附件控制項顯示圖示或圖像,根據控制項目前顯示的附件檔案類型。如果您想,您可以讓所有附加的檔案會顯示為圖示,或讓迴紋針圖示和附件的數字,僅會顯示欄位設定附件控制項的屬性。假設您已經使用在報表上的將附件控制項,您可以使用下列程序來調整控制項的其他用途的控制項的屬性。

設定顯示內容的附件欄位

  1. 以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的報表,然後按一下快顯功能表上的 [版面配置檢視

  2. 按一下 [附件控制項]。如果沒有顯示屬性表,請按 f4 鍵以顯示它。在屬性工作表中,按一下 [格式] 索引標籤。

    使用下表作為輔助線,用於設定附件控制項的屬性。

    屬性

    設定

    顯示為

    • 圖像/圖示會顯示為圖像和圖示的所有其他檔案的圖形。這是預設的設定。

    • 圖示以圖示顯示所有檔案。

    • 迴紋針圖示會顯示後面的括號括住的附件數迴紋針圖示。

    預設圖片

    若要讓預設圖片時,出現在附件控制項有無附加的檔案,請按一下 [建立器] 按鈕 ] 屬性方塊中,瀏覽至您想要,然後再按一下 [開啟的圖片。

    附註: 如果 [顯示為] 屬性設定為 [迴紋針圖示,不會顯示預設圖片。

    圖片對齊方式

    從清單中選取您想要的對齊方式。預設值是中心。調整這項設定可以產生非預期的結果,視圖片大小模式屬性的設定而定。

    圖片大小模式

    此設定為 [顯示為] 屬性設定為 [圖像/圖示時,才可以使用。

    • 美工圖案的實際大小顯示的影像。太大無法放控制項時,會被裁剪圖像。

    • 延伸延伸圖像,使它填滿整個控制項。

      附註: 除非附件控制項圖像相同的確切大小,使用此設定會扭曲圖像,使其顯示延伸垂直或水平。

    • 縮放顯示越圖像沒有裁剪或扭曲圖像。這是預設的設定。

  3. 如果您使用控制項來顯示圖形,調整附件控制項的大小,讓您可以看到您想要的詳細資料量。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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