設計反應工作流程狀態的表單

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您可以設計來顯示特定資料對應至工作流程的目前狀態的 Microsoft Office InfoPath 表單。設計表單範本以使用啟動工作流程的狀態為基礎的表單中的動作的規則以執行此動作。這可以簡化的人員使用填寫表單的程序。

本文將說明如何設計費用報表表單範本會自動顯示的表單範本,根據相關聯的 「 核准 」 工作流程狀態的不同檢視。例如,開始工作流程之前,表單會顯示包含可供使用者輸入費用重複表格的費用檢視。進行中的工作流程狀態時,表單就會顯示每個類別顯示總費用的費用摘要檢視。已完成的工作流程狀態時,表單就會顯示 [已完成] 檢視,其中包含估計的補助時間的詳細資料。

若要啟用來回應工作流程狀態的表單,您必須在 InfoPath 中執行工作Microsoft Office SharePoint Server 2007網站或Windows SharePoint Services 3.0所在的網站,其中的表單及工作。您必須在 SharePoint 網站上建立工作流程和網站內容類型,並在 InfoPath 中您必須新增至表單範本的資料連線、 建立規則,發佈表單範本。

附註: 本文會使用範例案例在其中發佈表單範本做為網站內容類型。您也可以將表單範本發佈至共用的網路位置,或建立新的文件庫,當您將表單範本發佈至 SharePoint 網站。如需詳細資訊請參閱 一節中發佈表單範本。

本文內容

使用工作流程使用 InfoPath 表單簡介

相容性注意事項

開始之前

步驟 1: 新增至文件庫的 「 核准 」 工作流程

步驟 2: 新增至表單範本的資料連線

步驟 3: 新增規則至表單範本,以顯示特定的檢視

步驟 4: 做為網站內容類型發佈表單範本

步驟 5: 新增內容類型的文件庫

和 InfoPath 表單搭配使用工作流程簡介

工作流程協助文件共同作業及管理專案工作上的文件和Microsoft Office SharePoint Server 2007網站或Windows SharePoint Services 3.0網站文件中的項目實作特定商務流程的人員。工作流程可協助組織符合一致的商務程序,並他們也組織效率和生產力方式來改善管理任務與特定的商務程序的相關步驟。這個選項可讓執行這些工作集中執行的工作,而非管理工作流程的人員。

您可以啟用以顯示特定資料對應至工作流程的目前狀態的 InfoPath 表單。設計表單範本以使用啟動工作流程的狀態為基礎的表單中的動作的規則以執行此動作。這可以簡化的人員使用填寫表單的程序。例如,您可以啟用工作流程的狀態是完成,因此,在表單中的資料不應該變更時,顯示唯讀檢視表單。

工作流程必須會新增至 SharePoint 清單、 文件庫或若要使其可供使用 InfoPath 表單範本上的內容類型。所提供的工作流程網站也會有所不同的網站和是否使用Microsoft Office SharePoint Designer 2007建立自訂工作流程類型。

本文會使用 「 核准 」 工作流程,以描繪出工作流程如何使用 InfoPath 表單範本。「 核准 」 工作流程路由儲存至文件庫至一組人員,以供核准的 InfoPath 表單。根據預設,「 核准 」 工作流程與文件內容類型相關聯,而會自動提供文件或表單庫中。

每個工作流程所定義之使用描述性的名稱,例如 [進行中的不同狀態。狀態名稱的工作流程類型而有所不同。例如,「 核准 」 工作流程,可執行Microsoft Office SharePoint Server 2007伺服器上 — 包括狀態為 [進行中取消已完成]。三態工作流程的狀態,可在Windows SharePoint Services 3.0 ,而其他工作流程使用標準的狀態,例如先前記下進行中的狀態,則可定義的文件庫或清單中,以新增工作流程的人員。雖然描述性的名稱顯示給使用者時,工作流程狀態以程式設計方式來表示的數值。若要設計反應特定工作流程狀態的表單範本,您必須知道您想要使用工作流程狀態的數值。這是因為 InfoPath 啟始動作,例如切換] 檢視中使用工作流程的數字的值。

如先前所述,您可以啟用以顯示特定資料對應至工作流程的目前狀態為 InfoPath 表單範本。本文將說明如何啟用自動顯示在工作流程中的 [根據其狀態的特定檢視費用報表表單範本,但您也可以藉由新增的其他動作自訂工作流程。例如,而不是啟用表單以顯示特定的檢視,您可以啟用以顯示對話方塊訊息顯示的指示。然後,而不是使用核准工作流程,您可以使用三態工作流程。

附註: 如果您啟用以外本文所述的動作,您可能需要執行額外的步驟,以確保您的表單範本正常運作的工作流程,您使用。

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相容性注意事項

如果您打算建立瀏覽器相容的表單範本,請記住,在瀏覽器相容表單範本中的使用者在網頁瀏覽器中填寫看不到 [文件動作列中,填寫 [Microsoft Office 文件,包括 InfoPath 表單的表單時才會顯示.不過,您還是可以使用瀏覽器為基礎的表單與工作流程。若要變更這類表單的工作流程狀態,工作流程參與者都可以使用文件庫設定。如需詳細資訊,請參閱] 區段中使用 SharePoint 網站變更工作流程設定。

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開始之前

請確定下列之前在本主題中執行的工作:

  • 連絡伺服器陣列管理員,以確認安裝並啟用您要使用的 SharePoint 網站的 「 核准 」 工作流程。

  • 請確定您已在 SharePoint 網站至少設計權限等級 。此權限等級,則需要發佈表單範本,並建立工作流程。

  • 建立具有兩個或多個檢視的表單範本及自訂每個檢視顯示的適用於每個工作流程狀態的資料類型。比方說,以檢視您要顯示工作流程完成時,您可以設定控制項唯讀的檢視] 中。

  • 建立文件庫或表單庫,並確定文件庫已設定為允許多種內容類型。

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步驟 1: 新增至文件庫的 「 核准 」 工作流程

這種情況著重於 「 核准 」 工作流程,但如果您想要您可以使用另一個工作流程類型。如果您使用另一個工作流程類型時,該工作流程的選項可能與本文所述的不同。

  1. 開啟您要新增工作流程的文件庫。

  2. 在 [設定] 功能表上按一下您要開啟的文件庫的類型的設定。

    比方說,在文件庫中按一下 [文件庫設定]。

  3. 按一下 [權限與管理] 底下的 [工作流程設定]

  4. 按一下 [新增工作流程]

  5. 在 [新增工作流程] 頁面中,在 [工作流程] 區段中,按一下 [核准]。

  6. [名稱] 區段中,輸入工作流程的唯一名稱。

    1. 在 [工作清單] 區段中,指定的工作清單與此工作流程搭配使用。

      附註: 

      • 您可以使用預設的 [工作] 清單,或者您可以建立一個新。如果您使用預設的 [工作] 清單,工作流程參與者可以尋找並使用 [我的工作] 檢視的 [工作] 清單,輕鬆地檢視工作流程工作。

      • 如果此工作流程的工作會顯示您想要與一般 [工作] 清單分開的敏感或機密資料,您應該建立新的工作清單。

      • 如果您的組織會有許多工作流程,或如果工作流程會牽涉到許多工作,您應該建立新的工作清單。在此情況下,您可能會想要建立的每個工作流程的工作清單。

  7. [歷程記錄清單] 區段中,選取與此工作流程搭配使用的歷程記錄清單。 歷程記錄清單會顯示每個工作流程執行個體期間發生的所有事件。

    您可以使用預設歷程記錄清單,或者您可以建立新的項目。如果您的組織會有許多工作流程,您可以建立個別的歷程記錄清單,每一個工作流程。

  8. 若要允許手動啟動工作流程,選取 [啟動選項] 區段中允許已驗證的使用者,以編輯項目權限時,必須手動啟動此工作流程] 核取方塊。

  9. 若要需要其他權限才能開始工作流程,請選取 [需要管理清單權限可啟動工作流程] 核取方塊。

  10. 指定您想要包括您要開始],然後按一下 [下一個工作流程時的任何其他選項。

  11. 在自訂工作流程] 頁面中,指定要包括如何傳閱工作的選項,預設工作流程啟動的值,以及如何完成工作流程,,然後再按一下[確定]

    在任何下列各節中,選取選項。您不需要在每個區段中,指定選項:

    工作流程工作

    若要

    執行此動作

    將工作指派給所有參與者,一次 (平行工作流程)

    選取 [所有參與者同時 (平行)

    指派工作給一位參與者一次需要一個參與完成的工作下, 一位參與者收到工作 (循序工作流程) 之前

    選取一位參與者 (序列) 的時間

    讓工作流程參與者重新指派工作給其他人

    選取 [重新指派工作給其他人] 核取方塊。

    允許工作流程參與者要求變更的文件或項目。任務完成之前,必須經過核准的變更。

    選取 [要求變更之前先完成任務] 核取方塊。

    預設工作流程開始值

    若要

    執行此動作

    指定預設此工作流程的所有執行個體的參與者清單

    輸入您想要工作流程啟動時,所包含的參與者名稱,或按一下 [核准者,然後選取人員與群組從目錄服務。

    附註: 

    • 以分號分隔名稱。

    • 如果您設定為循序工作流程此工作流程時,新增您想要指派工作的順序工作流程參與者的名稱。

    將單一工作指派給群組,而非指派個別工作給每個群組成員

    選取 [輸入每個群組指派單一工作 (不展開群組) ] 核取方塊。

    允許開始工作流程來變更或新增參與者的人員

    選取 [允許參與者清單啟動此工作流程時變更核取方塊。

    指定每個任務的預設郵件的郵件

    在 [文字] 方塊中輸入郵件或指示。

    指定平行工作流程的到期日

    輸入工作的到期時間來 (平行)底下的日期。

    指定多久循序工作流程參與者完成工作流程工作

    底下授與每個人的下列完成工作 (循序) 的時間量,請輸入數字,然後選取的時間遞增為。

    指定應該接收提醒 (不任務分派) 的人員清單上啟動工作流程時

    通知他人,輸入您想要收到通知,或按一下[副本]並選取人員與群組從目錄服務之人員的名稱。

    附註: 以分號分隔名稱。

    完成工作流程

    若要

    執行此動作

    指定當參與者的特定數字完成其工作時,都完成平行工作流程

    選取 [追蹤的任務完成核取方塊,然後再輸入一個數字。

    指定當文件或項目遭到拒絕時,會完成工作流程

    選取 [拒絕文件] 核取方塊。

    指定工作流程是完成,變更文件或項目時

    選取文件變更] 核取方塊。

    完成後的工作流程活動

    若要

    執行此動作

    工作流程完成後,更新文件或項目的核准狀態

    選取 [更新核准狀態 (使用此工作流程來控制內容核准) ] 核取方塊。

    附註: 

    • 如果您使用的 「 核准 」 工作流程管理文件庫的內容核准,選取 [新增工作流程] 頁面上的 [啟動此工作流程來核准發佈項目的主要版本] 核取方塊,預設會選取此核取方塊。

    • 如果您不想要在文件庫的預設內容核准工作流程此工作流程因為您尚未選取在 [新增工作流程] 頁面上的 [啟動此工作流程來核准發佈項目的主要版本] 核取方塊,您可以選取此核取方塊 次要的內容核准工作流程的特定使用者可以手動啟動此工作流程。

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步驟 2: 新增至表單範本的資料連線

下列程序說明如何新增查詢新增在步驟 1 中的工作流程的工作流程狀態的次要資料連線。此次要資料連線提供的資料可切換檢視,根據的工作流程狀態的表單中的規則。

  1. 在 InfoPath 中,按一下 [工具] 功能表上的 [資料連線]。

  2. 在 [資料連線] 對話方塊中,按一下 [新增]。

  3. 在 [資料連線精靈中,按一下 [建立新的連線,接收資料],然後按一下然後按 [下一步

  4. 在精靈的下一個頁面上,按一下 [ SharePoint 文件庫或清單],然後再按 [下一步

  5. 在精靈的下一個頁面上,輸入 SharePoint 網站的 URL。

  6. 在 [選取清單或文件庫] 清單中,按一下您在步驟 1 中,新增 「 核准 」 工作流程的位置的文件庫的名稱,然後按 [下一步

  7. 在 [選取欄位] 清單中,在精靈的下一個頁面上選取工作流程名稱相符的欄位名稱旁的核取方塊。

    欄位的名稱不可能會完全符合的工作流程名稱。如果欄位名稱的開頭不是底線或字母特殊字元,會在清單中自訂工作流程的名稱。

  8. 選取 [作用中的表單,以僅包含資料] 核取方塊,然後按一下 [下一步

  9. 清除儲存一份表單範本中的資料] 核取方塊,然後再按 [下一步]。

  10. 輸入這個資料連線] 方塊中,在精靈的下一個頁面上輸入此次要資料連線的描述性名稱。這個名稱會顯示在 [資料來源] 工作窗格中的資料來源] 清單中。

  11. 若要由使用者開啟表單時,自動執行查詢,選取 [自動擷取資料表單開啟時,核取方塊。

  12. 在精靈的最後一頁中,按一下 [完成]。

  13. 在 [資料連線] 對話方塊中,按一下 [關閉]。

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步驟 3: 新增規則至表單範本,以顯示特定的檢視

當您設計表單範本時,您可以使用規則來自動顯示的對話方塊,設定欄位的值、 查詢或送出表單資料至資料連線、 切換檢視,或開啟或關閉某些事件和條件來回應表單。事件可以包含變更特定欄位或群組在資料來源中,按一下按鈕、 插入重複區段或重複表格,或開啟的列或送出表單。計算、 XPath 運算式,而且使用者角色,可以包含條件。欄位的值是空白的是還是指定的範圍內、 等於值的另一個欄位,或第一句是包含特定字元,也可以包含條件。

在此情況下,您將建立規則以切換根據工作流程狀態的檢視。

  1. 在 [工具] 功能表上按一下 [表單選項]。

  2. 在 [類別] 清單中,按一下 [開啟和儲存

  3. 開啟的行為] 下按一下 [規則]。

  4. 在 [開啟表單的規則] 對話方塊中,按一下 [新增]。

  5. 在 [名稱] 方塊中,輸入規則的名稱。

    例如,輸入切換檢視

  6. 若要執行規則時,請指定條件,請按一下 [設定的條件]。

  7. 套用這種情況時,則為 true 的規則,在第一個方塊中,按一下 [選取欄位或群組]。

  8. 資料來源清單中,按一下您在步驟 2] 中新增第二個資料來源的名稱,然後按一下[確定]

  9. 按一下 [對應至工作流程狀態] 欄位的名稱。

    若要展開視窗中的資料夾,直到您看到您想要的欄位。

  10. 在 [條件] 對話方塊中,在第二個清單中,按一下 [等於]。

  11. 在第三個清單中,按一下 [輸入數字],然後輸入對應至工作流程狀態的值。

    完成工作流程時要顯示的 [檢視],例如輸入5

    數值中的 「 核准 」 工作流程的工作流程狀態

    狀態

    數字的值

    進行中

    2

    已完成

    5

    Canceled

    15

    已核准

    16

    遭到拒絕

    17

    附註: 

    • 在其他工作流程狀態的數字值可能會不同。

    • 在 InfoPath 中的工作流程狀態的值是唯讀的。這表示您無法設計表單範本,讓使用者可以手動輸入控制項的表單本身的值,以變更工作流程的狀態。

  12. 按一下 [確定]。

  13. 在 [規則] 對話方塊中,按一下 [新增動作]。

  14. 在 [動作] 底下,按一下 [切換檢視]。

  15. 在 [檢視] 中,按一下您想要顯示工作流程狀態符合這種狀況的狀態時檢視的名稱,然後按一下[確定]

    例如,如果您在步驟 11 輸入2 ,按一下您想要顯示為 [進行中的工作流程狀態等於時檢視的名稱。

  16. 在 [規則] 對話方塊中,按一下[確定]

  17. 重複步驟 4 到 16 建立其他規則,若要在每個工作流程階段切換適當的檢視。

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步驟 4: 做為網站內容類型發佈表單範本

當您發佈表單範本時,您可以將它發佈到文件庫,或將其發佈為可在多個文件庫中多個網站集合的網站內容類型。因為您已建立的文件庫,並為其指定工作流程,您必須發佈表單範本做為內容類型。之後,您可以建立關聯表單範本的網站內容類型設為您建立的文件庫。

除了發佈表單範本做為網站內容類型,您也可以將表單範本發佈至共用的網路位置,或建立新的文件庫,當您將表單範本發佈至 SharePoint 網站。如需詳細資訊請參閱 一節中發佈表單範本。

  1. 按一下 [檔案] 功能表上的 [儲存]

  2. 在 [另存新檔] 對話方塊中,瀏覽至您要儲存的表單範本,然後再按一下 [儲存的位置。

  3. 若要開啟 [設計檢查] 工作窗格,按一下 [工具] 功能表上的 [設計檢查]。

  4. 如果有錯誤列在 [設計檢查] 工作窗格,請修正那些錯誤,,,然後按一下 [若要判斷是否仍然有錯誤的 [重新整理

  5. 在 [檔案] 功能表上按一下 [發佈]

  6. 在發佈精靈中,按一下包含或不含 InfoPath Forms Services 的到 SharePoint 伺服器],然後按 [下一步

  7. 在 [輸入您的 SharePoint 或 InfoPath Forms Services 網站的位置] 方塊中,在精靈的下一個頁面上輸入您要發佈表單範本,SharePoint 網站的位置,然後再按 [下一步

  8. 若要允許使用者填寫此表單使用精靈的下一個頁面上的網頁瀏覽器中,選取 [啟用此表單來填寫使用瀏覽器] 核取方塊。

  9. 按一下 [網站內容類型] (進階)],然後按一下 [下一步

  10. 在精靈的下一個頁面上,按一下 [建立新的內容類型

  11. 基底內容類型在清單中,按一下 [表單],然後再按 [下一步

  12. 在精靈的下一個頁面上,輸入的名稱和描述的新內容類型,然後再按 [下一步

  13. 在 [指定位置與表單範本的檔案名稱] 方塊中,在精靈的下一個頁面上輸入 SharePoint 網站的位置,然後按一下瀏覽]

  14. 在 [瀏覽] 對話方塊中,瀏覽到的位置,在伺服器上您要發佈表單範本做為網站內容類型,然後在 [檔案名稱] 方塊中,輸入名稱的表單範本,並按一下 [儲存]。

  15. 按一下 [下一步]。

  16. 選擇您想要做為資料行中的文件庫的預設檢視會顯示的表單範本中的欄位。

    如何進行?

    1. 按一下 [新增]。

    2. 選取您想要在文件庫中,以欄的方式新增的欄位,然後執行下列其中一項:

      • 在 [欄名稱] 方塊中輸入資料行的名稱。

      • 網站欄群組清單中選取網站欄,選取 [欄名稱] 清單中的名稱,然後按一下[確定]

        如果您選取資料顯示在文件庫中的重複欄位時,您可以定義要如何顯示文件庫中的欄位,按一下 [函數] 清單中的值。您可以選擇是否要顯示的欄位,最後一個值] 欄位中或計數的所有欄位的項目中的第一個值或是否要合併的所有值。

    3. 按一下 [確定]。

  17. 按一下 [下一步]。

  18. 在精靈的下一個頁面上,請確認顯示的資訊正確,,,然後按一下 [發佈]

  19. 按一下 [關閉],然後確認您的表單範本上的 SharePoint 網站的內容類型。

    如何進行?

    1. 在網頁瀏覽器中開啟 SharePoint 網站。

    2. 在網站右上角的 [網站動作] 功能表上按一下 [網站設定]。

    3. 在 [網站設定]] 底下按一下 [網站內容類型

      表單範本應會列在網站內容類型] 庫中的InfoPath 內容類型

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步驟 5: 新增內容類型的文件庫

內容類型,讓組織整理、 管理及更有效率地處理多個網站集合的內容。定義的特定類型的文件內容類型,來組織可以確保每個群組的內容更有效地管理。您可以設定清單或文件庫包含多個項目類型] 或 [文件類型的項目新增至清單或文件庫的內容類型。

附註: 若要新增內容類型至清單或文件庫,您至少必須設計權限等級的清單或文件庫。

在開始之前,請確定文件庫已設定為允許多種內容類型。

允許多個內容類型

  1. 在 [設定] 功能表上按一下 [文件庫設定]。

  2. 在 [一般設定] 下,按一下 [進階設定]。

  3. 在 [內容類型] 區段中,選取 [ ]以允許多個內容類型,,然後按一下[確定]

  1. 若清單或文件庫尚未開啟,請按一下其在 [快速啟動] 上的名稱。

    附註: 若清單或文件庫的名稱未出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下清單或文件庫的名稱。

  2. 在 [設定] 功能表上按一下 [文件庫設定]。

  3. 按一下 [內容類型] 下的 [從現有的網站內容類型新增]

  4. 在 [選取 [網站內容類型,從清單中選取內容類型] 區段中,選取您想要選取的網站內容類型的群組。

  5. 可用的網站內容類型] 清單中,按一下您要的內容類型,然後按一下 [新增],將所選內容類型移至 [新增內容類型] 清單。

  6. 若要新增其他內容類型,請重複步驟 4 和 5,然後再按一下[確定]

現在,當使用者在此文件庫中建立新的表單,表單的檢視會顯示根據工作流程的狀態。

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