設定 Office 365 電話系統自動語音應答

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

自動語音應答是非常實用,並讓撥入貴組織的人員瀏覽功能表系統取得正確的部門、 呼叫佇列、 人員或運算子。您可以使用 Skype 的企業管理中心貴組織建立自動語音應答。若要建立新的自動語音應答,在左側導覽畫面中,移至電話路由,然後選取自動語音應答>新增

如果您想要進一步瞭解自動語音應答,請參閱什麼是 Office 365 電話系統自動語音應答?

步驟 1-快速入門

  • 您可以建立並設定您的自動語音應答之前,您需要取得,或將您的現有免付費電話或免付費服務數字。當您收到的免付費電話或免付費服務數字時,其會顯示在商務用 Skype 系統管理中心>語音>電話] 索引標籤和數字類型列出會列為服務 – 免付費電話。若要取得服務數字,請參閱取得 Skype 的企業版服務電話號碼,或如果您想要傳送和現有的服務數字,請參閱轉接商務用 Skype Online 的電話號碼。無法自動語音應答為指定使用者 (訂閱者)號碼。如果您是美國以外,您無法使用商務用 Skype 系統管理中心存取服務的數字。移以下改為,瞭解如何從外部的美國執行

    注意: 若要取得,並使用免付費電話號碼,您需要設定 Office 365 通訊貸項總計帳單。若要執行這項,請參閱什麼是 Office 365 通訊貸項總計計費?設定 Office 365 通訊帳單的信用額度總計

  • 企業版 E3 加上 Office 365 電話系統的授權或企業 E5 授權時,您的組織必須 (最小)。 指派影響服務的數字的電話系統使用者授權數目,可用於自動語音應答。您可以有的自動語音應答的數字會視指派您組織中的數字電話系統和音訊會議授權。若要進一步瞭解授權,請在這裡

    提示: 若要重新導向來電運算子或是 Online 使用者與 Office 365 電話系統授權的功能表選項,您必須啟用這些企業語音功能,或為其指派呼叫的計劃。請參閱指派商務授權的 Skype。您也可以使用 Windows PowerShell。例如,執行: Set-CsUser -identity "Amos Marble" -EnterpriseVoiceEnabled $true

步驟 2-建立新的自動語音應答

在 [商務用 Skype 系統管理中心中,按一下 [來電路由>自動語音應答,然後按一下 [新增新

在 [編輯一般資訊] 頁面中放置,或選擇:

新增自動語音應答第 1 頁。

1

名稱將您的自動語音應答的描述性的顯示名稱。名稱是必要,最多可以包含多達 64 個字元,包括空格。它會列在 [自動語音應答] 索引標籤上的 [名稱] 欄。

2

電話號碼選取您的自動語音應答的電話號碼。電話號碼需要,您可以選擇任何可用的服務免付費電話或您的組織的免付費電話號碼。如果不有列出任何電話號碼,您需要取得的服務免付費電話或免付費電話號碼。移這裡取得。

附註: 無法自動語音應答為指定使用者 (訂閱者)號碼。

3

時區您必須設定時區您自動語音應答,但它不需要以對應至主列出您組織的地址的時區。每一個自動語音應答可以有不同的時區,並設定自動語音應答營業時間會根據上設定您在此選取的時區。

4

語言選取您想要使用您的自動語音應答,從任何列出的可用語言的語言。在這裡設定的語言是指互動使用自動語音應答,便會將它與撥入此自動語音應答的人員,且所有系統提示會都播放此語言的語言。

5

語音辨識語音辨識有與撥入的人員如果已核取此選項,可以使用語音輸入您所設定的語言。您可以停用語音辨識,如果您想要只讓人員使用他們的電話鍵盤取消選取。

6

運算子這是選擇性的而且不需要設定自動語音應答。不過,您可以設定運算子之人員的撥入,才能破壞功能表,以協助他們人員] 的 [讀出] 選項。

索引鍵 0 會自動指派運算子。

如果您將設定,您也必須告知他人的來電,這是在編輯功能表選項的在上班時間來電處理] 頁面上可用的選項。如果您在您的自動語音應答上設定運算子,您必須放在對應的提示文字,在來電者會聽到] 方塊中,或變更您的音訊檔案,以包含此選項。例如,「 的運算子,按下零。 」

您可以為運算子設定下列其中一項:

  • 您公司內的人員所使用的是企業語音功能指定或 Office 365 撥打規劃 Office 365 電話系統授權線上使用者。

    附註: 使用者裝載於內部部署的商務 Server 2015 或 Lync Server 2013 和 2010年不支援使用商務用 Skype。

  • 通話佇列中的設定。

  • 您可以將其設定,則可電話的人員將會傳送至語音信箱。若要這麼做,請選取您公司內的人員,然後設定此人的來電至轉送直接到語音信箱。

根據預設,營業已設為一天的週,7 天 24 小時,讓所有的時數會視為營業時間。所有未包括在上班時間的時數會視為之後營業時間。如果您選取 [自訂] 選項,設定您的營業時間,接著將會新增一個稱為小時來電處理後的新頁面,然後您就必須設定處理的商務小時後自動語音應答來電。

新增自動語音應答作業的時數。

1

選取 [自訂] 選項,以選取特定的營業時間在行事曆中。當您選取自訂時,營業將星期一至星期五,9:00 am-5:00 pm 預設。

2

若要變更營業時間,醒目提示您想要設定使用行事曆營業時間。行事曆可讓您在 30 分鐘的時間間隔,選取 [營業時間與您在此選取營業時間會根據上設定您在 [一般資訊] 頁面設定的時區。若要設定符號 (例如午餐符號),取消選取或拖曳就能取消選取 [行事曆上的時間。您也可以讓您可以設定在上班時間內的多個分頁符號。

提示: 如果您使用的自訂營業排程時,您也必須設定 [來電處理的商務小時後。以便您可以設定這些選項,並可以讓您為營業來電處理相同的選項,將會新增後小時來電處理的頁面。

您可以設定問候語、 提示及功能表的通話升級至您組織的自動語音應答的電話號碼會聽到上班時間的人員。

營業來電處理。

1

公司問候語上班時間問候語為選用步驟,並可設定為 [無]。在此情況下,來電者會聽到沒有郵件或問候語之前來電處理其中一個選取的選項。您也可以在上傳音訊檔案 (.wav、 mp3 或.wma 格式),或建立自訂的問候語使用文字轉換語音功能。

  • 當人員撥入的自動語音應答的電話號碼會播放沒有問候語。

  • 建立自訂的問候語如果您選擇此,您應該輸入您想要閱讀 (最多 1000 個字元) 系統的文字。例如,您可以在其中輸入 「 歡迎使用 Contoso。您的來電很重要我們。 」會聽到來電者的 [文字] 方塊中。

  • 上傳音訊檔案如果您選擇此,您必須錄製的問候語,然後上傳您的音訊檔案 (在.wav、.mp3 或.wma 格式)。

2

您可以選取 [在上班時間送達通話會發生什麼情況。您可以選擇從下列選項:

  • 中斷連線如果您選取它,撥入的人員將會中斷後聽到上班時間問候語。

  • 將來電重新導向這可以用來自動傳送 [通話] 給:

    • 您公司內的人員是線上使用的是企業語音功能指定或 Office 365 撥打規劃 Office 365 電話系統授權使用者。您可以將其設定讓撥入的人員可以傳送到語音信箱。若要這麼做,請選取您公司內的人員,對方會有自己的電話轉接直接至語音信箱。

      附註: 使用者裝載於內部部署的商務 Server 2015 或 Lync Server 2013 和 2010年不支援使用商務用 Skype。

    • 使用呼叫佇列通話佇列中可讓通話轉接給現有通話佇列中,您已經設定

    • 您可以使用現有的另一個自動語音應答自動語音應答建立包含子功能表的功能表選項的第二個層級。這些稱為巢狀的自動語音應答。

  • 播放功能表選項的提示這些也可讓您設定您想要播放的提示。

3

功能表提示若要建立主功能表提示,您可以使用文字轉換語音功能,或上傳音訊檔案 (.wav、.mp3 或.wma)。您可以在來電者會聽到] 方塊中輸入提示或錄製的音訊檔案和比方說,例如: 「 銷售,假設或按下或說出 1。如需服務,請按或說出 2。客戶支援,請按或說出 3。運算子,按下或說出 0。若要再次聽取此功能表,按下星號鍵或說出重複。 」

  • 建立自訂的提示如果您選擇此,您應該輸入您想要閱讀 (最多 1000 個字元) 系統的文字。

  • 上傳音訊檔案如果您選擇此,您必須錄製的問候語,然後上傳您的音訊檔案 (在.wav、 mp3 或.wma 格式)。

4

依名稱撥號如果您選擇此選項時,這可以讓您的組織使用目錄搜尋中搜尋人員撥入的人員。您可以選取哪些人員會列為可用或無法使用的撥號依名稱來設定範圍撥出電話] 頁面上的選項。使用 Office 365 電話系統授權任何線上使用者可以找到撥號依名稱。

注意: 使用者裝載於內部部署商務 Server 2015 或 Lync Server 2013 和 2010年撥號依名稱與 [無法使用商務用 Skype。

5

編輯] 功能表選項新增或移除的鍵盤上使用金鑰] 按鈕功能表選項。若要新增的功能表選項,請按鍵盤上的對應鍵。使用中的索引鍵會變更色彩] 選項的對應資料列會出現下方。若要刪除功能表選項,只要按一下以取消選取此按鍵的鍵盤控制項上的對應鍵。索引鍵的對應資料列將被移除。

提示: 您會有更新功能表提示文字,或重新錄製音訊分別加入移除選項,因為它不會自動完成的現有功能表提示時。

可以新增和移除任何順序] 功能表中的任何選項和索引鍵的對應不一定要連續。可能是,例如建立含有鍵 0、 1 到 3 對應選項],而不使用鍵 2 的功能表。

附註: 按鍵 * (重複) # (回),系統會保留並無法重新指派。如果已啟用語音辨識,按下 * 會對應至 「 重複 」,而且 # 會對應到 「 回 「 語音命令。

6

若要設定] 功能表選項,選取 [索引鍵之後,您將需要:

  • 輸入名稱] 的選項這可以多達 64 個字元,並可包含多個單字,例如 「 客戶服務 」 或 「 作業及場地 」。如果啟用語音辨識,名稱會自動辨識,撥入的人員將能夠任一按 3,指出 「 三 」 或說 「 客戶服務 「 若要選取對應到鍵 3 的選項。

  • 下一步是選取 [通話,才能傳送如果對應按鍵,或使用語音辨識選取選項在哪裡。來電可以傳送至:

    • 運算子如果運算子已經安裝,它會自動對應到鍵 0,但可以也會刪除或重新指派給不同的金鑰。如果運算子未設定為任何鍵,然後 」 運算子 」 上的 [語音] 命令會停用過。

    • 您公司內的人員所使用的是企業語音功能指定或 Office 365 撥打規劃 Office 365 電話系統授權線上使用者。您可以將其設定讓撥入的人員可以傳送到語音信箱。若要這麼做,請選取您公司內的人員,對方會有自己的電話轉接直接至語音信箱。

      附註: 使用者裝載於內部部署的商務 Server 2015 或 Lync Server 2013 和 2010年不支援使用商務用 Skype。

    • 通話佇列中使用呼叫佇列中選項,可讓通話轉接給現有通話佇列中,您已經設定。

    • 自動語音應答若要建立包含子功能表的功能表選項的第二個層級,您可以使用現有的自動語音應答。這些稱為巢狀的自動語音應答。

      附註: 營業時間的巢狀 (或第二層) 自動語音應答也會使用包括的寄件者已設定其他自動語音應答來電。

在此頁面上,您可以設定貴組織中的哪些使用者會列在您的目錄,並可供撥號時的打電話給您組織中人員的名稱。

[撥號依名稱搜尋與撥號的範圍。

1

使用 [包含] 選項,您會有兩個選項:

  • 所有 Online 使用者使用此選項可讓所有人會包含在目錄搜尋組織中。使用 Office 365 撥打規劃 Office 365 電話系統授權的線上使用者便會列出。

  • 自訂通訊群組清單或安全性如果您使用這個選項,您可以搜尋 Office 365 群組,通訊群組清單或中組織和人員所建立的安全性群組新增此 office 365 群組,群組是誰Online 使用者與 Office 365電話系統授權會包含在目錄搜尋。您可以新增多個 Office 365 群組、 通訊群組清單與安全性群組。

注意: 內部部署的商務 2015年或 Lync Server 2013 及 2010年的 Skype 使用者不會當其他人使用撥號在目錄中搜尋列依名稱。

2

使用 [排除] 選項,有兩個選項:

  • 使用此選項會指出沒有 Online 的使用者將會排除目錄搜尋。

  • 自訂如果您使用此選項時,您可以搜尋 Office 365 群組,您的組織,與所有人中所建立的通訊群組清單或安全性群組加入此 Office 365] 群組中,從目錄搜尋排除通訊清單或安全性的群組。您可以新增多個 Office 365 群組、 通訊群組清單與安全性群組。

注意: 內部部署的商務 2015年或 Lync Server 2013 及 2010年的 Skype 使用者不會當其他人使用撥號在目錄中搜尋列依名稱。

附註: 可能需要長達 36 小時的新使用者擁有其列在目錄中其他人使用撥號依名稱的語音辨識的名稱。


您將所有必要的欄位,並設定撥號控制功能表及選項之後,請按一下 [儲存]。

編輯及測試自動語音應答

儲存您的自動語音應答後,會列出 [自動語音應答] 頁面上。這可讓您快速查看您已設定,包括名稱、 電話號碼、 語言和狀態的選項。

如果您想要自動語音應答中進行變更,請按一下以醒目提示自動語音應答,然後在側邊] 面板中,您可以按一下 [編輯

您可以使用側邊] 面板中的 [測試] 按鈕,快速放置測試通話以您的自動語音應答。

想要進一步瞭解嗎?

您也可以使用 Windows PowerShell 來建立及設定自動語音應答。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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