設定 Office 365 檔案儲存與共用

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下列其中一項設定檔案儲存與共用您的業務是一起使用商務用 OneDrive與小組網站的最佳方式。這是如果您有幾個員工的小型企業理想。

Office 365包含基本小組網站,以開始使用。您可以馬上開始將檔案儲存在OneDrive及共同作業的小組網站中的檔案。

上次更新日期為 2018 年 6 月 7 日

您可以在 Office 365 中儲存文件的位置

  • OneDrive被專為搭配偶爾共用檔案的個別使用。

  • SharePoint小組網站的設計共用及定期檔案上共同作業。小組網站非常適合用於儲存檔案的共用多人擁有檔案的位置,而且可能會在其上共同作業的擁有權。只有少數幾個員工與企業版,您可能只需要一個小組網站。

同時OneDrive與小組網站提供您和員工的任何位置存取。

圖表顯示如何使用兩種類型的儲存空間:OneDrive 或小組網站

以下是什麼一起使用OneDrive與小組網站時,將儲存在每個位置的建議:

儲存位置

功能

適合儲存的檔案

OneDrive

將內容儲存在OneDrive就像是儲存檔案,在您的電腦。沒有任何人可以輕鬆地存取檔案。

如需詳細資訊,請參閱什麼是商務用 OneDrive?

其他小組成員不需要經常存取或加以進行共同作業的業務檔案。

SharePoint小組網站

共同作業。當您建立 Office 365 群組 (例如,在 [Office 365 系統管理中心,在 Outlook 中,或在 Microsoft 小組建立小組) SharePoint小組網站會建立該群組。同樣地,當您建立新的SharePoint小組網站,從SharePoint首頁或新的SharePoint系統管理中心預覽,它也會建立 Office 365 群組。取得詳細資訊,請參閱什麼是 SharePoint 小組網站?建立 SharePoint Online 中的小組網站

共用的擁有權的檔案。我們建議您組織中的工作的每個單位個別的小組網站。例如,若要讓人員和財務文件私人小組,建立個別的小組網站。

附註: SharePoint 還有其他類型的網站,您可以使用您的業務。您可以使用您的內部網路中的通訊網站發佈主要的對象的資訊。然後,您可以在您的內部網路連線網站使用中樞網站

開始使用OneDrive和您的小組網站

在您的業務以及具有Office 365授權指派 ( SharePoint Online選取) 中的每位人員取得OneDrive雲端儲存空間。他們可以儲存商務相關檔案到這裡從任何裝置存取,然後只會使用該使用者。例如,他們可能會儲存草稿提案、 他們的會議筆記或要進行的示範用的指令碼。

員工時,也可以共用OneDrive檔案和資料夾。如果員工已離開或離職,其他人可以存取儲存在OneDrive的共用的檔案。

以下是您的小組每位人員如何設定OneDrive及共用檔案。

Office 365 OneDrive 選取主畫面

  1. 請移至office.com登入,並使用您的使用者名稱和密碼登入。

  2. 在 [ Office 365首頁] 頁面中,選擇 [ OneDrive]。

  3. 小組成員可以在OneDrive,儲存自己業務相關的檔案。您可以共用個別檔案或整個資料夾。選擇檔案或資料夾,以滑鼠右鍵按一下,然後選擇 [共用

    共用資料夾

  4. 在 [傳送連結] 頁面中,將預設的選取範圍與連結的任何人都可以檢視及編輯

    輸入名稱或電子郵件地址的小組成員針對您要有權存取該資料夾,並新增選擇性的訊息。

    如果您想要傳送的電子郵件的複本,請將您的電子郵件地址新增至清單。

    共用連結] 對話方塊顯示顯示輸入,然後選取名稱。

  5. 當您完成輸入您要共用,選擇 [傳送。電子郵件會立即傳送給您邀請。

    共用連結],顯示的名稱清單

  6. 以下是電子郵件的外觀。

    若要共用的 OneDrive 資料夾的連結電子郵件

Office 365 包含基本小組網站,並提供一些功能以協助您開始使用。只有貴公司的人員可存取這個內部網站。

以下是使用小組網站的方法:

  1. 請移至office.com登入,並使用您的使用者名稱和密碼登入。

  2. 在 Office 365 首頁畫面上,選擇SharePoint ,然後選擇您的小組網站連結,在左側導覽功能表上。

  3. 您會看到您的小組首頁。此頁面包含:

    • 主頁面會顯示小組新聞活動,例如新增,或最近編輯新的檔案。

    • 若要將項目新增至 [首頁] 頁面,例如文件庫、 清單中或新頁面的 [ + 新增] 按鈕。

    • 要移至您的小組網站,例如小組文件庫上的其他區域的左側導覽功能表。

SharePoint Online 小組網站首頁

為協助您迅速開始儲存及共用檔案,小組網站附有一個檔案儲存位置。這個位置稱為 [文件庫],意思就是「文件的資料庫」。

以下是將檔案新增步驟:

  1. 在您的小組網站首頁上,選擇 [文件從左側導覽功能表。這會將您帶往您的文件庫

    小組文件庫

  2. 時您仍Office 365登入,請從工作列或其他位置開啟 Windows檔案總管] 。移至您要上傳至您的小組網站的檔案。

  3. 選取您要上傳至您的小組網站的檔案,然後將其拖曳至文件庫

    將檔案從 [桌面] 資料夾拖曳至您的文件庫

  4. 當您完成時,檔案會儲存在您的小組網站和您的電腦。

    小組網站文件庫的檔案

  5. 您可以從電腦中刪除檔案。在下一個步驟中,同步處理您的桌面的線上檔案,您要建立您的電腦上的這些檔案的新位置。

    如果您要上傳大量或大型檔案到小組網站,請前往上傳大型或大量檔案至文件庫參閱相關提示。

    如果您需要更多儲存空間,請參閱變更您訂閱的儲存空間

您已經有您的小組網站上的檔案,您可以將其設定為與您的 PC 或 mac 同步處理如此一來,您就可以使用來自您的 PC 或 Mac 的檔案,而不是使用 Microsoft Edge、 Chrome、 或另一個瀏覽器。也很實用當您需要取得檔案,您無法連線至網際網路的情況下您電腦上同步處理檔案的版本。

您設定您連線到網際網路時,與您的電腦同步處理檔案之後,他們會自動進行同步處理。

以下說明如何將小組網站上的檔案與您的電腦同步處理:

  1. 在您的小組網站首頁上,選擇 [文件從左側導覽功能表。會帶您到您的文件庫。

    提示: 同步處理您的小組網站上的檔案,當您正在同步處理的網站上,而非整個網站的每個檔案文件庫。

    小組文件庫

  2. 選擇同步處理進行同步處理的所有檔案。或瀏覽至您要同步處理的特定資料夾。

    已選取的同步處理] 按鈕的文件庫

  3. 如果提示您切換應用程式,請選擇 []。OneDrive是進行同步處理程序。

    Office 365 切換應用程式的提示
  4. 如果您然後取得OneDrive 設定提示,請登入您的工作或學校帳戶。

    OneDrive 安裝程式畫面

  5. 如果您還沒有同步處理您OneDrive,您可能會看到這是您的 OneDrive 資料夾的畫面。檢查您的 OneDrive 資料夾以下為] 下方的路徑。 如果您要使用不同的路徑,然後按一下 [下一筆,請選擇 [變更] 位置]。

    變更您的本機資料夾,在這個畫面

  6. 在您的小組網站中的檔案會出現在檔案總管] 的左窗格的下貴組織的名稱。OneDrive中的檔案就會出現 [OneDrive-< 組織的名稱 > 」 下

    請參閱已同步處理您的本機資料夾中

  7. 在您的電腦上的小組的資料夾中開啟檔案,以測試同步處理。進行變更,然後再選擇 [儲存

檔案儲存與共用的最佳做法

以下是一些秘訣可以最從OneDrive或SharePoint小組網站取得。

  • 單獨 proprietorships: 使用OneDrive儲存您的檔案,並依案例為基礎的客戶與共用。

  • Co-ownerships: 兩個擁有者使用OneDrive及共用檔案前或往後。

  • 企業使用的外部用戶端或給需要存取檔案的合作夥伴: 建立新的小組網站來儲存和共用文件針對特定的客戶。設定為允許只客戶存取的網站。然後不需要擔心的其中一個客戶不小心會取得用於另一位客戶的資訊的存取權。

當您將檔案儲存在OneDrive時,才可以存取,除非您與他人共用。當您共用的檔案時,您可以選擇建立可以轉送的連結,或與只特定人員共用。您也可以建立不同的資料夾中OneDrive不同的用途,例如個人公用或個別專案。每個資料夾可在與另一個人] 群組中,或其他人共用。

如需有關共用的詳細資訊,請參閱商務用 OneDrive 中共用檔案和資料夾

若要查看您離開中OneDrive多少儲存空間,請參閱管理您的 OneDrive for Business 儲存空間

您可以上傳執行幾乎所有類型的檔案,而不允許部分檔案名稱與檔案名稱中的字元。取得詳細資訊,請參閱無效的檔案字元和商務用 OneDrive 中的檔案類型

後續步驟

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