設定 Office 365 檔案儲存與共用

投稿人: Tom Werner Diane Faigel

搭配使用商務用 OneDrive 與 Office 365 小組網站是讓貴公司儲存與共用檔案的最佳方式之一,對於員工數不多的小型企業來說格外合適。

Office 365 包含基本的小組網站供您開始使用。您可以立即開始在商務用 OneDrive 中儲存檔案,以及透過小組網站與他人在檔案上共同作業。

您可以在 Office 365 中儲存文件的位置

  • 商務用 OneDrive 是專為偶爾需要共用檔案的個人所設計。商務用 OneDrive 適合用來儲存您所擁有的檔案。

  • Office 365 小組網站適用於經常需要與他人共用檔案及共同作業的使用者。小組網站適合用來儲存具分享所有權的檔案,方便數名人員或整個小組取得檔案並進行共同作業。

您和您的員工隨時隨地皆可透過商務用 OneDrive 和小組網站存取所需內容。

圖表顯示如何使用兩種類型的儲存空間:OneDrive 或小組網站

以下是商務用 OneDrive 和 Office 365 小組網站的各個位置適合儲存哪些檔案的相關建議:

儲存位置

功能

適合儲存的檔案

商務用 OneDrive

商務用 OneDrive 的儲存空間跟您的電腦一樣安全;沒有人能夠輕易存取您所儲存的內容。

適合用來儲存您正在自行處理的業務檔案。

其他小組成員不需要經常存取或加以進行共同作業的業務檔案。

Office 365 小組網站

Office 365 小組網站就像是一個網站,但預設為不公開;只有已獲您授與存取權限的使用者才能存取。

適合用來共用檔案並進行共同作業。

所有員工都可存取並進行共同作業的共用文件。例如,在 PowerPoint 簡報上共同作業、儲存每個成員都可更新的小組計劃,或發佈會議議程。

Office 365 小組子網站

Office 365 小組子網站就像是小組網站上的獨立區段,具有獨特的外觀或專屬存取權限。

適合用來與公司外部的客戶或合作夥伴共用檔案及進行共同作業。

同時也適合用來儲存不想讓具有小組網站存取權的其他公司內部員工使用的檔案。您可以設定只有自己 (必要時可再允許 1 到 2 人) 能夠存取的子網站。

了解如何建立小組子網站

想要與公司外部人員共用的檔案。

不想讓其他公司內部員工存取的檔案。例如,您可以在此儲存人事和財務資訊。

Office 365 網站集合

儲存與共用檔案,但網站集合完全獨立於您現有的小組網站。

新的 Office 365 網站集合具有專屬的位址和使用權限,可供內部或外部人員進行共同作業。

網站集合對於大型企業的用途,就如同子網站之於小型企業。具備先進專門技術並有進階安全性需求的小型企業也可考慮建立網站集合

適合儲存在網站集合中的共用資訊,與適合儲存在小組網站與子網站中的內容相同。

影片:將檔案移動到雲端

觀看這段影片以了解如何快速開始將文件儲存在雲端中。跳至步驟

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步驟:首先,使用商務用 OneDrive 和小組網站來儲存檔案,並在線上進行共同作業

預估所需時間:5 到 10 分鐘

貴公司內使用 Office 365 的每個人都可取得商務用 OneDrive 雲端儲存空間。請他們將只有自己需要使用的業務相關檔案儲存在這裡。例如,他們可以儲存提案草稿、會議筆記或即將要發表的成果展示演講稿。

此外,請員工務必要與您和其他同事共用自己的商務用 OneDrive 資料夾。如果員工請病假或離開公司,他們儲存在商務用 OneDrive 的檔案就會難以存取。但如果將商務用 OneDrive 資料夾設為共用,您就能隨時視需要存取資料夾的內容。

以下是每位小組成員取得商務用 OneDrive 儲存空間及共用資料夾的方式。

  1. 請移至 https://portal.office.com 登入。

  2. 輸入您的使用者名稱和密碼,然後選取 [登入]。

  3. 在 Office 365 首頁選擇 [OneDrive]。

    從 App 啟動器選擇 OneDrive 磚。

  4. 如果商務用 OneDrive 中已有 [與所有人共用] 資料夾,請直接開啟。在商務用 OneDrive 中,小組成員必須將自己的業務相關文件儲存在這個資料夾。選擇 [共用],然後移至下一個步驟。

    如果您還沒有這個資料夾,請選擇 [新增] 來建立新資料夾。將資料夾命名為 [與所有人共用],然後選擇 [邀請人員]。如果沒有顯示 [邀請人員],請按一下 [建立],在新資料夾上按一下滑鼠右鍵,然後按一下 [共用]。

    在 OneDrive 中選擇 [與所有人共用] 資料夾

  5. 在 [邀請人員] 方塊中鍵入要授與資料夾存取權限的小組成員姓名或電子郵件地址。您可以附上自己的電子郵件地址,這樣系統在傳送電子郵件給要授與存取權限的人員時,也會傳送一份複本給您。

    對話方塊列出您要與他們共用商務用 OneDrive 資料夾之人員的電子郵件地址。

  6. 將資料夾的權限設定設為 [可編輯] 或 [可檢視]。

  7. 鍵入要在傳送給受邀人員的電子郵件中附上的訊息,讓他們知道電子郵件內含共用業務檔案的連結。選擇 [建立]。系統隨即會傳送電子郵件給受邀人員。

    以下是電子郵件傳送時顯示的內容。電子郵件底端包含 [與所有人共用] 資料夾的連結供受邀人員使用。

    開啟電子郵件,然後按一下 [開啟] 以開啟網站。

預估所需時間:5 到 10 分鐘

Office 365 包含基本小組網站,並提供一些功能以協助您開始使用。只有貴公司的人員可存取這個內部網站。

以下是使用小組網站的方法:

  1. 在登入 Office 365 的狀態下,依序選擇網頁左上角的 App 啟動器圖示 Office 365 App 啟動器圖示 > [網站]。

    在頁面右上角選擇 App 啟動器,然後選擇 [網站]。

  2. 在 [網站] 頁面上選擇 [小組網站]。

    若要存取小組網站,按一下 [網站],然後按一下 [小組網站]。

您會看到小組內部網站的首頁,其預設標題為 [<您的公司名稱> 小組網站]。首頁包括以下項目:

  • 可提供相關功能以協助您自訂小組網站的磚。

  • 頁面左側有可連至小組網站其他區域的連結。

  • 供您儲存檔案以及與其他小組成員共用檔案的文件庫。

初始的 [小組網站] 頁面包含自訂網站之常用功能的磚。

預估所需時間:頭幾個檔案需要 20 到 30 分鐘

為協助您迅速開始儲存及共用檔案,小組網站附有一個檔案儲存位置。這個位置稱為 [文件庫],意思就是「文件的資料庫」。

步驟如下:

  1. 在小組網站的首頁上,選擇左側瀏覽功能表中的 [文件]。系統會將您導向 [文件庫]。

    在左功能表上選擇 [文件] 庫

  2. 在登入 Office 365 的狀態下,從開始列或其他位置開啟 [檔案總管]。

    從開始列或其他位置開啟檔案總管。

  3. 移至您要上傳到小組網站的檔案。

    選擇 [瀏覽],瀏覽至電腦上您要上傳到小組網站的檔案。

  4. 選取您要上傳到小組網站的檔案,然後拖曳到文件庫中。

    範例顯示已上傳至您小組網站 [文件] 庫的檔案。

    完成後,檔案會儲存在小組網站和您的電腦中。

    影像顯示將檔案上傳到 [文件] 媒體櫃後媒體櫃的外觀。

    您可以從電腦中刪除這些檔案。在下一個步驟中 (步驟 4:將線上檔案與您的電腦同步處理),您將會在電腦上建立新的檔案儲存位置。

    如果您要上傳大量或大型檔案到小組網站,請前往上傳大型或大量檔案至文件庫參閱相關提示。

    如果您需要更多儲存空間,請參閱變更您訂閱的儲存空間

預估所需時間:頭幾個檔案需要 20 到 30 分鐘

小組網站上已存有您的檔案;現在,您可以設定讓這些檔案與您的 PC 或 Mac 同步處理。如此一來,您就能夠在您的 PC 或 Mac 上處理檔案,而不需透過 Internet Explorer、Chrome 或其他瀏覽器操作。如果您在未連線至網際網路的情況下需要存取特定檔案,也可以透過這個方法使用已同步到電腦上的檔案。

將檔案設定為與電腦同步後,只要連線至網際網路,系統每 10 分鐘就會執行一次同步處理。

以下說明如何將小組網站上的檔案與您的電腦同步處理:

  1. 在小組網站的首頁上,選擇左側瀏覽功能表中的 [文件]。您無法在首頁設定同步處理;您必須從瀏覽功能表開啟文件庫。

    提示: 將小組網站上的檔案同步處理時,系統只會同步網站上的各個文件庫,而不會同步整個網站。

    在左功能表上選擇 [文件] 庫

  2. 在文件庫中選擇 [同步處理] ,或選取您要同步處理的個別檔案。

    選擇檔案,然後選擇 [同步]。
  3. 在商務用 OneDrive 方塊中選擇 [立即同步處理] (商務用 OneDrive 是執行同步處理的程序)。

    選擇 [立即同步處理] 按鈕,將檔案從您的小組網站開始同步處理至您的桌上型電腦。
  4. 接著,如果您收到安全性提示,請選擇 [允許]。如果您收到要求輸入 Office 365 認證的提示,請輸入您的 Office 365 使用者識別碼和密碼。開始同步處理程序時,畫面上會顯示這個對話方塊:

    啟動同步處理時會出現對話方塊的影像。
  5. 選擇 [顯示我的檔案] 即可查看 Windows 檔案總管中的文件。您可以在 [SharePoint] 資料夾中查看電腦上的檔案。如果檔案旁邊有綠色的小核取記號,代表它是最新檔案,且已與小組網站上的版本同步處理。

    使用檔案總管瀏覽至桌面上的同步檔案。它位於 SharePoint 資料夾。

    附註: 

    • 商務用 OneDrive 上的檔案經同步處理後,會存放在電腦上的商務用 OneDrive 資料夾。

    • 當您同步處理商務用 OneDrive 檔案與您的桌面之後,在 [檔案總管] 中看起來的螢幕擷取畫面

  6. 移至 [SharePoint] 資料夾,並開啟所需檔案。進行變更,然後選擇 [儲存]。如果您已連線至網際網路,螢幕底部會顯示 [正在上傳到 SharePoint];這表示系統正在將檔案儲存至小組網站。系統同時會將檔案儲存至桌面上的 SharePoint 資料夾。如果您收到「上傳失敗」訊息,請再試一次。有時候不穩定的網際網路連線可能會導致儲存程序中斷。

    將檔案儲存到您的小組網站時,您取得的狀態訊息影像。

    恭喜!您已為貴組織完成檔案儲存與線上共同作業的設定。

檔案儲存與共用的最佳做法

  • 小型非營利組織:建立 Office 365 小組網站來儲存共用文件,藉此集中擺放及封存資訊。這樣一來,您的資訊就不會在更換主管這類人事變動過程中遺失。建立私人的 Office 365 小組子網站來儲存人事與財務文件等檔案,讓其他小組成員無法存取。

  • 獨資企業:使用商務用 OneDrive 來儲存自己的檔案,並視情況與客戶共用檔案。

  • 合夥經營:如果您是與他人合夥經營,您還是可以使用商務用 OneDrive,但必須與其他擁有者直接共用彼此的檔案。

  • 需要讓外部客戶或合作夥伴存取檔案的公司:使用 Office 365 小組子網站來儲存及共用專屬於特定客戶的文件。由於只有特定客戶擁有子網站的存取權,且客戶只能存取指定的子網站,因此您不需擔心某個客戶會意外存取專屬於另一個客戶的資訊。

當您將檔案儲存在商務用 OneDrive 中,除非您將檔案與他人共用,否則只有您可以存取該檔案。當您共用檔案時,您可以選擇要與個別人員共用,還是要與所有人共用。您也可以在 OneDrive 建立用於各種不同用途的個別資料夾,例如公用、個人或針對個別專案。每個資料夾都可以與不同的人員或群組共用,或不與任何人共用。

如需有關共用的詳細資訊,另請參閱在商務用 OneDrive 共用檔案和資料夾

若要查看您的商務用 OneDrive 中剩餘多少儲存空間,請參閱管理商務用 OneDrive 儲存空間

雖然您可以上傳幾乎任何格式的檔案,但有兩個原因可能會讓某些檔案無法上傳:安全性以及檔案名稱中含有無效字元。商務用 OneDrive 安全性原則會封鎖特定檔案類型和一小組字元。如需有關不允許哪些檔案格式和無效字元的詳細資訊,請參閱商務用 OneDrive 中的無效檔案字元和檔案類型

後續步驟

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感謝客戶的意見反應,本文於 2017 年 3 月 22 日更新。

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