設定資訊管理原則的功能

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

網站管理員可以存取下列全部或部分功能,視管理中心已啟用哪些資訊管理功能而定。您也可以有特別針對貴組織而建立的其他自訂功能。

您想要做什麼?

開啟 [編輯原則] 頁面

瞭解標籤原則功能

新增標籤至原則

新增事件稽核原則

新增條碼原則

將項目保留和到期功能新增至原則

開啟編輯原則頁面

您可以從 [網站集合原則] 或 [已新增至網站內容類型的原則,以存取 [編輯原則] 頁面。

開啟網站集合原則的編輯原則頁面

  1. 在網站集合的首頁上,按一下 [網站動作],指向 [網站設定],然後按一下 [修改所有網站設定]

  2. 在 [網站設定] 頁面的 [在網站集合管理] 區段中,按一下 [網站集合原則]。

  3. 選取您要設定功能的原則。

開啟內容類型原則的編輯原則頁面

  1. 在網站集合的首頁上,按一下 [網站動作],指向 [網站設定],然後按一下 [修改所有網站設定]

  2. 在 [網站設定] 頁面的] 區段中,按一下 [網站內容類型

  3. 選取與原則關聯的內容類型,然後按一下 [資訊管理原則設定]

  4. 按一下 [定義原則,以開啟 [內容類型的 [編輯原則] 頁面。

頁面頂端

了解標籤原則功能

標籤原則功能可讓網站管理員建立 2007 Microsoft Office system 文件的統一標籤。若要確保列印文件時有附加與文件屬性相關的資訊,則標籤很有用。儲存在欄中的項目屬性 (例如檔案名稱、作者、建立日期、狀態、專案名稱和排程資訊) 可以包含在標籤內。

根據預設,標籤會顯示在文件的頁首。不過,使用者可以插入標籤任何一處文件中使用2007 Office 發行程式,例如Microsoft Office Word 2007、 Microsoft Office Excel 2007及Microsoft Office PowerPoint 2007中的 [插入] 索引標籤。標籤會套用至所有要套用原則的文件。

原則管理員可以決定下列標籤屬性:

  • 要包含在標籤中,例如定義中的項目欄,以及硬式編碼文字與格式設定字元的中繼資料的資訊。標籤可以包含多達十個資料行參考,每個可有 255 個字元。

  • 標籤格式,包括其全長及全寬、文字樣式、字型和大小、分行符號,以及定位點。根據預設,標籤高度為一英吋,但是標籤高度可以設定為 .25 到 20 英吋。標籤寬度可以從 .25 到 20 英吋。標籤文字在標籤圖像內一律垂直置中。

  • 2007 Office 發行 程式是否在儲存或列印文件之前提示一般使用者插入標籤,或者是否可以任由一般使用者手動新增標籤。必要時,使用者也可以刪除文件中的標籤。

  • 當標籤內容第一次新增至文件時,是否應該「鎖定」標籤內容,或者是否可以在欄資訊變更時將其更新。唯有當標籤含有所有必要的中繼資料時,才會鎖定標籤。

頁面頂端

新增標籤至原則

  1. 針對您要新增標籤原則,開啟 [編輯原則] 頁面

  2. 在 [編輯原則] 頁面中,在 [標籤] 區段中,按一下 [啟用標籤

  3. 為確保標籤一定會新增至文件,請選取 [在儲存或列印前提示使用者插入標籤] 核取方塊。

    附註: 所有設定會套用至整個標籤。您可能需要調整文字格式或標籤大小,以確保文字能夠正確顯示。

    如果標籤原則是可選用的,而且您希望一般使用者能夠在其文件中手動插入標籤,請清除這個核取方塊。

  4. 若要鎖定標籤,使其無法變更,即使欄資訊變更也一樣,請選取 [標籤新增後避免變更] 核取方塊

    若要允許欄設定中的資訊變更時變更標籤,請清除這個核取方塊。

  5. [標籤格式] 方塊中,輸入您要顯示的標籤文字。

    • 輸入您要依其出現在標籤中的順序來顯示的欄名稱。請以大括號 ({ }) 括住欄名稱,如頁面所示。

    • 您可以在大括號之外輸入欄識別項,如頁面上的範例所示。

    • 若要新增分行符號至標籤,請在您要分行符號出現的標籤方塊中輸入 \n

    • 若要新增定位點,請在您要縮排文字的標籤欄位中輸入 \t

  6. [外觀] 區段中,選取標籤的文字格式。請務必使用一般使用者電腦上可用的字型和字型樣式。字型大小也會影響在標籤上可以顯示的文字數目。

  7. [標籤大小] 區段中,輸入標籤的高度和寬度。標籤高度可以從 .25 到 20 英吋長,而標籤寬度可以從 .25 到 20 英吋寬。標籤文字在標籤圖像內一律垂直置中。

  8. 按一下 [重新整理] 即可預覽標籤內容。

    確定文字適合指定的標籤高度和寬度。文字若太大放不進標籤內的話,就不會顯示出來。

    附註: 在預覽時,不會顯示實際欄值。

  9. 按一下 [確定],將標籤功能套用至原則。

標籤疑難排解

若要確保標籤正確列印,請檢查下列各項:

  • 以標籤格式列出的所有欄都存在於文件庫中。

  • 標籤內容不超過標籤的長度。

  • 文字格式 (例如字型樣式) 有效。如果格式參數無效,或參照的字型並不存在於用戶端系統上,則會建立標籤,但是會使用預設格式值。

如果尚未填入標籤目前需要的一些中繼資料值,則會顯示通知對話方塊,告訴使用者遺漏了標籤所需的一些中繼資料。使用者可以移至 [文件資訊面板] 填入遺漏的中繼資料。

頁面頂端

新增事件稽核至原則

網站集合原則的稽核功能可讓公司建立及分析其文件以及非文件清單項目的稽核記錄,例如工作清單、議題清單、討論群組和行事曆。此功能提供記錄事件的稽核記錄,例如何時檢視、編輯、發佈內容等等。在原則中啟用稽核之後,原則管理員就可以檢視 Excel 原則使用情況報告中的已稽核資料,該些報告會摘要目前的使用情況。您可以檢閱每一份報告,看看在組織內如何使用資訊。稽核記錄報告可以幫助組織驗證及記錄法規相容性或調查潛在問題。

稽核記錄會擷取下列資訊:

  • 事件名稱。

  • 事件的日期和時間。

  • 執行動作之使用者的系統名稱。

  • 針對您要新增稽核原則,開啟 [編輯原則] 頁面

  • 在 [編輯原則] 頁面中稽核] 區段中,選取 [啟用稽核核取方塊,然後按一下您想要保留的稽核的事件] 旁的核取方塊。

  • 按一下 [確定],將稽核功能套用至原則。

啟用稽核時,此原則所涵蓋的項目相關的事件會列在登入。若要檢視稽核記錄,請在 [網站設定] 頁面上的按一下 [稽核記錄報告],,然後選取 [您已經設定的報表。

附註: 稽核會提供何時變更項目的資訊,但不會提供變更內容的詳細資訊。因此,不應該將稽核視為文件版本設定或備份工具。

頁面頂端

新增條碼至原則

條碼對於管理實體記錄特別有用,因為條碼提供一種方式來追蹤非數位資產 (例如列印文件) 和實體項目 (例如產品、原型及電腦硬體)。與標籤不同的是,條碼不會顯示項目的相關資訊,因此機密資訊可以安全地在線上儲存,並與書面或實體項目產生關聯,但不會洩露資訊。

啟用條碼原則的一部分,他們會新增至文件摘要資訊,並顯示在要套用的條碼的文件的頁首區域。標籤,例如條碼可以也會以手動方式移除文件中。

您可以指定在列印或儲存項目時是否應提示使用者包含條碼,或是否應使用 2007 Office 發行 程式中的 [插入] 索引標籤來手動插入條碼。

條碼原則會產生 Code 39 標準條碼。每個條碼圖像包括條碼符號下方的文字,該符號代表條碼值。這樣即使無法使用掃描硬體時,也會使用條碼資料。使用者可以在 Microsoft Office SharePoint Server 2007 搜尋方塊中手動輸入條碼編號,以尋找網站上的項目。

  1. 在 [編輯原則] 頁面中 [條碼] 區段中,選取 [啟用條碼] 核取方塊。

  2. 若要提示使用者在文件中插入這些條碼,請選取 [提示使用者在儲存或列印前插入條碼] 核取方塊。

  3. 按一下 [確定],將條碼功能套用至原則。

頁面頂端

新增項目保留及到期功能至原則

啟用之後,到期原則就會搜尋網站集合,以尋找已超過保留期限的項目。這些項目的處置方式,將視您的系統對於已超過保留期限之項目的處理設定而定。例如,可能項目會被移至資源回收筒、亦可能會啟動到期工作流程,或是執行自訂的程序。

設定保留期限和到期動作來啟用到期原則。

  1. 針對您要設定項目,保留] 和 [到期原則,開啟 [編輯原則] 頁面

  2. 在 [編輯原則] 頁面上選取 [啟用到期日] 核取方塊,來決定如何處理此原則會管理的內容。

  3. 選取保留期限選項,即可指定文件何時到期。這也可以在個別的工作流程中或自訂的保留公式中設定。

    • 若要設定日期屬性為基礎的到期日,按一下一段時間依據項目的屬性,,然後選取指令和期間 (天、 月數或年)。若要定義的時間週期的清單之間的方塊中輸入數字。

      附註: 

      • 建立原則做為內容類型的一部分時,您可以選取該內容類型中所定義的任何日期屬性,做為到期值使用。

      • 唯有當您建立網站集合原則時,才能使用這些選項。

    • 若要使用工作流程或自訂保留公式來決定到期日,請按一下 [設定程式]

  4. 定義當文件到期時您要採取的動作。

    • 若要啟用預先定義的動作 (例如刪除),請按一下 [執行這個動作],然後從清單中選取動作。

    • 若要開始到期工作流程,請按一下 [開始這個工作流程],然後選取工作流程的名稱。

      附註: 唯有當您所定義的內容類型原則已經有關聯的工作流程時,才能使用這個功能。

  5. 按一下 [確定],將到期功能套用至原則。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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