設定網站文件庫要求取出檔案

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

某些組織會建立檔案必須先取出才可進行編輯的需求。這項需求可避免多位使用者覆寫其他人對檔案的變更,以在啟用檔案的版本設定時提供乾淨的版本歷程記錄。

您想要知道什麼?

網站文件庫如有取出需求,會發生什麼情況?

如何設定網站文件庫要求取出?

如何移除網站文件庫的取出需求?

網站文件庫如有取出需求,會發生什麼情況?

控制文件共同作業的其中一個方式是要求取出檔案,特別是多位使用者可以存取文件庫時。如果您已取出檔案,則可以確保其他人無法予以覆寫。不過,也會讓其他人無法看到最新變更或自行進行變更,因此您必須立即存回檔案。

重要: 如果人員打算共同撰寫文件庫中的文件,則請不要設定網站文件庫要求取出。使用要求取出時,人員將無法同時處理文件。

當您使用要求取出檔案的文件庫時,如果您了解動作的影響,會很有幫助。

If 請執行下列動作...

會發生...

在網站文件庫中建立或新增檔案

一開始會為您取出檔案。您必須先將其存回文件庫,其他人才能檢視並使用檔案。

開啟檔案進行編輯

當您按一下 [在 <應用程式名稱> 中編輯] 時,會自動為您取出檔案。訊息方塊會提醒您即將取出檔案,並讓您有機會在本機草稿資料夾中編輯檔案。

SharePoint 檔案取出訊息

取出之後, 的綠色、 向箭號 圖示圖像 ,指出該檔案現在已取出涵蓋檔案圖示。沒有任何人可以變更該檔案,並沒有任何人可以看到您的變更,而您已取出。

變更檔案資訊 (內容)

如果尚未為您取出檔案,則您必須先將其取出,才能變更其內容 (如其標題、作者名稱、到期日、字數等)。在您重新存回檔案之前,您的變更都不會生效。

嘗試開啟已為其他人取出的檔案

[取出][存回] 選項無法使用。您無法取出其他人已取出的檔案。如果您嘗試這麼做,則會出現訊息讓您知道其他人已取出檔案。

告知您檔案已由他人鎖定的訊息

不過,您可以將游標移到檔案圖示上,以確認誰擁有檔案。取出檔案的人員名稱會顯示在工具提示中。

出現在已取出檔案圖示下方的工具提示,可讓使用者知道檔案名稱及取出檔案的使用者。

如果您急需檔案,可連絡該人員要求存回該檔案。

存回檔案

系統會提示您輸入關於所做變更的註解。如果您的文件庫會追蹤版本,則您的註解會成為版本歷程記錄的一部分。如果文件庫同時追蹤主要和次要版本,系統會提示您選擇正在存回的版本類型。如需了解版本設定的詳細資訊,請查看本文的<請參閱>一節。

長時間取出檔案

在您取出檔案之後,就沒有人可以看到您的變更或編輯檔案。雖然這在您進行變更期間十分有用,但是也可能會讓其他人無法執行其指派的工作。在您取出檔案後必須盡快將其存回,才是良好的業務策略和基本禮貌。在某些情況下,管理員可能必須強制存回檔案。

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如何設定網站文件庫要求取出?

只有具有「完全控制」或「設計」權限的人員才能設定文件庫要求取出檔案。

若要要求 簽出 檔案

附註: 如果這項資訊不符合您所看到的內容,您可能會使用 Office 365 服務升級之後。請嘗試設定文件庫以要求取出檔案到適用於您的資訊。

  1. 瀏覽至您打算使用的文件庫。如果文件庫名稱未出現在 [快速啟動] 窗格中,請按一下 [所有網站內容],然後選取文件庫名稱。

  2. 在功能區上,按一下 [文件庫工具] 群組中的 [文件庫] 索引標籤。

  3. 按一下 [文件庫設定 SharePoint Foundation 文件庫功能區上的 [文件庫設定] 按鈕 ]。

  4. 「文件庫設定」頁面上,按一下 [一般設定] 底下的 [版本設定]

  5. [要求取出] 區段中,選取 [是否要求在編輯文件前先取出文件?] 問題底下的 [是]

  6. 按一下 [確定] 關閉對話方塊,然後返回「文件庫設定」頁面。

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如何移除網站文件庫的取出需求?

如果您的組織在一段時間後決定要求取出實際上不必要,您可以在具有「完全控制」或「設計」權限時移除需求。

To 移除核取的需求 取出檔案

附註: 如果這項資訊不符合您所看到的內容,您可能會使用 Office 365 服務升級之後。請嘗試設定文件庫以要求取出檔案到適用於您的資訊。

  1. 瀏覽至您打算使用的文件庫。如果文件庫名稱未出現在 [快速啟動] 窗格中,請按一下 [所有網站內容],然後選取文件庫名稱。

  2. 在功能區上,按一下 [文件庫工具] 群組中的 [文件庫] 索引標籤。

  3. 按一下 [文件庫設定 SharePoint Foundation 文件庫功能區上的 [文件庫設定] 按鈕 ]。

  4. 「文件庫設定」頁面上,按一下 [一般設定] 底下的 [版本設定]

  5. [要求取出] 區段中,選取 [是否要求在編輯文件前先取出文件?] 問題底下的 [否]

  6. 按一下 [確定] 關閉對話方塊,然後返回「文件庫設定」頁面。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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