設定會議選項

您可以設定個別會議的選項來自訂 Live Meeting 經驗。例如,您可以控制會議參與者如何進入會議,也可以啟用或停用如交談或錄製之類的功能。

您要分別設定「立即開會」會議和已排程會議的選項。

設定立即開會選項

  1. 在網際網路瀏覽器中,輸入 Live Meeting 會議中心的 URL。輸入您的使用者登入資訊和密碼以登入 Live Meeting。

  2. [我的首頁] 頁面上,按一下 [立即開會詳細資料],然後按一下 [立即開會選項]

  3. 若要設定特定選項,按一下 [立即開會選項] 頁面頂端的適當連結。如需特定選項的詳細資訊,請參閱本主題稍後各節 ([會議詳細資料進入控制] 等)。

  4. 完成選項的設定後,按一下 [確定]

您設定的選項會套用至將來的所有「立即開會」會議。

設定已排程會議的選項

  1. 在網際網路瀏覽器中,輸入 Live Meeting 會議中心的 URL。輸入您的使用者登入資訊和密碼以登入 Live Meeting。

  2. 若要開始設定 [會議選項],請執行下列其中一項操作:

    • 如果要設定新會議的選項,請在 [我的首頁] 頁面上,按一下 [開會] 底下的 [排程會議]

    • 如果要設定現有會議的選項,請在 [我的首頁] 頁面中,按一下要設定選項的會議。

  3. 按一下 [會議選項]

  4. 若要設定特定選項,請按一下 [會議選項] 頁面頂端的適當連結。如需特定選項的詳細資訊,請參閱本主題稍後各節 (會議詳細資料進入控制 等)。

  5. 完成選項的設定後,如果要將未來所有已排程會議的這些選項設定為預設設定,請按一下 [設成預設值]。

  6. 按一下 [確定]

下列各節說明如何設定 [會議選項] 頁面上所列的選項。如需詳細資訊,請按一下您要深入瞭解的選項。

若要取得最好的結果,請在第一次使用 Live Meeting 前,先為這些選項全部進行設定。如果 Live Meeting 系統管理員已經為您設定選項,請檢閱設定,再進行任何必要的變更。

會議詳細資料

會議詳細資料控制 Live Meeting 所使用的資訊,以產生會議邀請、設定會議空間,及協助組織使用收費代碼監控 Live Meeting 成本以利記帳。遇到下列情形時,務必設定會議詳細資料:

  • 在安裝後,首次設定 Live Meeting 時。

  • 想要變更「立即開會」工作階段長度時。

  • 想要擴展會議來容納更多人,及需要與 Live Meeting 服務有更多的同時連線數時。

設定會議詳細資料

[立即開會選項] 頁面或 [會議選項] 頁面的 [會議詳細資料] 區段中,設定下列選項:

  • (僅限已排程會議) 在 [會議 ID] 文字方塊中,輸入會議的 ID。

  • [語言] 清單中,按一下會議邀請所要使用的語言,以及 Live Meeting 錄製的描述性資料所使用的語言。

  • (選擇性) 在 [帳單收件者代碼] 文字方塊中,輸入與您在組織內使用 Live Meeting 服務之情況有關的收費代碼。

  • [會議大小] 方塊中,輸入預期出席會議的人數上限。

  • (僅限立即開會) 在 [會議期間] 清單中,選取會議持續時間上限。

進入控制

設定進入控制可以達成下列目標:

  • 控制可以出席會議的人員。

  • 讓大量的一般觀眾可以使用會議。

  • 在參與者之間區分出席者和主持人。

設定主持人的進入控制選項

[立即開會選項] 頁面或 [會議選項] 頁面的 [進入控制,主持人] 區段中,設定下列選項:

  • 如果要限制具有 Live Meeting 會議中心成員資格的個人以主持人身分出席,請按一下 [存取控制清單]

  • 如果要限制凡是擁有您所提供或由 Live Meeting 所產生之會議金鑰 (密碼) 的個人以主持人身分出席,請按一下 [進入密碼],然後執行下列其中一項操作:

    • 若要自行建立進入密碼,請按一下 [使用這個進入密碼],然後輸入要使用的進入密碼。

    • 若要使用系統產生的進入密碼,請按一下 [使用系統產生的進入密碼]

設定出席者的進入控制選項

[立即開會選項] 頁面或 [會議選項] 頁面的 [進入控制,出席者] 區段中,設定下列選項:

  • 如果要限制具有 Live Meeting 會議中心成員資格的個人以出席者身分出席,請按一下 [存取控制清單]

  • 如果要限制凡是擁有您所提供或由 Live Meeting 所產生之會議金鑰 (密碼) 的個人以出席者身分出席,請按一下 [進入密碼],然後執行下列其中一項操作:

    • 若要自行建立進入密碼,請按一下 [使用這個進入密碼],然後輸入要使用的進入密碼。

    • 若要使用系統產生的進入密碼,請按一下 [使用系統產生的進入密碼]

  • 如果要允許任何人加入會議,不論他們是否有會議金鑰或 Live Meeting 會議中心的成員資格,請按一下 [自由進入]。請記住,任何人都能以出席者身分進入。

進入會議時間

您可以在準備就緒前,防止出席者加入「立即開會」會議,然而主持人永遠可以隨時加入會議。

設定進入會議時間選項

[立即開會選項] 頁面或 [會議選項] 頁面的 [進入會議時間] 區段中,設定下列選項:

  • 如果要防止出席者比排程的會議時間提早 30 分鐘以上加入會議,請按一下 [出席者可以在會議開始前 30 分鐘加入,主持人可以隨時加入]

  • 如果要讓出席者和主持人都可以隨時加入會議,請按一下 [出席者和主持人都可以隨時加入會議]

延伸註冊

您可以在參與者嘗試加入會議時,要求他們提供電子郵件地址和公司名稱。這個要求就稱為「延伸註冊」。

設定延伸註冊選項

[立即開會選項] 頁面或 [會議選項] 頁面的 [延伸註冊] 區段中,設定下列選項:

  • 如果需要延伸註冊,請按一下 [要求電子郵件地址和公司名稱]

  • 如果允許參與者不需提供電子郵件地址和公司名稱即可加入會議,請按一下 [不要求電子郵件地址和公司名稱]

會議大廳

會議大廳是讓想要加入會議而未受邀請的人可以要求進入的區域。不論是 [立即開會] 會議或您所召集的任何已排程會議,皆可設定會議大廳選項。您可以在不適合傳送會議邀請的情況下,提供會議大廳的 URL 給使用者。例如,您可以在名片上列出會議大廳的 URL,這樣使用者就能藉此進入進行中的 [立即開會] 會議。主持人可以使用會議大廳控制進入會議的人員,以及他們進入的時間。

設定會議大廳選項

[立即開會選項] 頁面或 [會議選項] 頁面的 [會議大廳] 區段中,設定下列選項:

  • 如果要為會議啟用會議大廳,請按一下 [啟用這個會議的會議大廳]。在 [大廳問候詞] 方塊中,輸入要給會議大廳訪客的訊息。當您啟用會議大廳時,將會在 [立即開會] 會議的 [會議詳細資料] 頁面上看到會議大廳的 URL。您可以傳送這個 URL 給沒有收到邀請的人,讓他們能夠加入您的會議。

  • 如果希望 Live Meeting 在會議大廳中有人等候時傳送電子郵件通知給您,請按一下 [啟用大廳出席者的電子郵件通知]

其他功能

[立即開會選項] 頁面或 [會議選項] 頁面的 [其他功能] 之下,所列出的選項相當有用處,可以提升參與者的會議經驗、限制參與者在某些情況下的作為,及示範 Live Meeting 主控台的功能以便出席者熟悉使用。

設定其他功能選項

[立即開會選項] 頁面或 [會議選項] 頁面的 [其他功能] 區段中,設定下列選項:

  1. 若要允許出席者詢問主持人問題,請選取 [問答控制台] 核取方塊。

  2. 若要允許主持人使用 Live Meeting 用戶端來結束會議,請選取 [在主控台中顯示結束工作階段選項] 核取方塊。

  3. 若要允許出席者使用 Live Meeting 用戶端與主持人或其他出席者彼此交談,請選取 [交談] 核取方塊。

  4. 若要允許主持人與其他參與者共用程式,請選取 [應用程式共用] 核取方塊,然後選取下列選項:

    • 如果要設定主持人對於應用程式共用的控制層級,請視情況需要,按一下 [永不][只共用單一應用程式時],或 [共用桌面、框架或單一應用程式時]

    • 如果要允許個別參與者要求共用之程式的控制權,請選取 [允許會議參與者要求控制權] 核取方塊。

    • 如果要設定共用應用程式的色彩品質 (這可能影響應用程式共用在網路上的效能),請從 [共用時要使用多少色] 清單,請按一下適當的選項。

  5. 若要允許參與者將會議內容列印至 Adobe Acrobat 檔案 (.pdf),請按一下 [正在列印至 PDF]。如果要為所有參與者啟用列印功能,或限制只有主持人才能使用,請按一下適當的選項。

  6. 若要讓所有參與者都看得見座位表,請選取 [檢視座位表] 核取方塊。您也必須選取這個核取方塊,才能編輯座位表中以色彩標示的圖例。如果只要編輯圖例,但不要顯示座位表,請在完成圖例編輯時取消選取核取方塊。接著再選取下列選項:

    • 如果要編輯席位表中,以色彩標示的圖例,請變更 [標題] 方塊中的文字和對應要變更的色彩方塊。

    • 如果要將某色彩定義成參與者加入會議時的預設值,請按一下該色彩。

  7. 若要在 Live Meeting 用戶端中,啟用自訂窗格以包含來自指定來源的串流媒體內容,請選取 [串流媒體自訂框架] 核取方塊,然後選取下列選項:

    • [出席者 URL] 方塊中,輸入出席者的串流媒體內容來源 URL。在 [主持人 URL] 方塊中,輸入主持人的串流媒體內容來源 URL。

    • 您可以在對應的 [框架高度] 方塊中,為出席者和主持人指定自訂窗格高度。

到期

如果您已設定到期時間,將會在指定的時間間隔後刪除會議或錄製其及所有內容。遇到下列情形時,設定到期時間可能有其必要:

  • 您不希望將機密內容保存在 Live Meeting 會議中心。

  • 您想要從 Live Meeting 會議中心刪除已經毫無用處的內容。

附註: 在指定的時間過後,[立即開會] 會議只會刪除會議內容,而排程的會議則會一併刪除會議及其內容。

設定內容到期選項

[立即開會選項] 頁面或 [會議選項] 頁面的 [到期] 區段中,設定下列選項:

  • [會議到期] 指定您希望 Live Meeting 在刪除會議前保留會議的時間長度,在方塊中輸入數字,再從附帶的清單中選取時間單位。

  • [錄製到期] 指定您希望 Live Meeting 在刪除錄製前保留錄製的時間長度,在方塊中輸入數字,再從附帶的清單中選取時間單位。

音訊

當您初次設定音訊會議服務以供 Live Meeting 使用,或需要暫時變更某會議的音訊喜好設定時,都得設定音訊選項。

設定音訊選項

[立即開會選項] 頁面或 [會議選項] 頁面的 [音訊] 區段中,設定下列選項:

  1. [本會議的音訊] 清單中,選取要用於 Live Meeting 的音訊設定。

    如需詳細資訊,請參閱設定 Live Meeting 服務的音訊 (英文)

  2. 若要使用音訊會議,請在 [會議提供者] 清單中選取提供者。

  3. 若要讓 Live Meeting 撥號邀請參與者,而不是要求參與者撥號到電話會議,請選取 [允許會議參與者使用「加入會議」讓 Live Meeting 撥打他們的電話,而不必撥號到會議] 核取方塊。

  4. 若要使用單向網際網路音訊廣播,將音訊傳遞至會議參與者的電腦,請選取 [啟用單向網際網路音訊廣播] 核取方塊。

  5. 視需要向參與者顯示音訊會議免付費電話及付費電話號碼:

    • 如果將要使用音訊會議,請在 [國家/地區] 清單中按一下國家或地區,設定免付費及付費會議電話號碼,然後在提供的文字方塊中輸入區碼及電話號碼。顯示在 [國家/地區] 清單上方的數字是所選國家或地區的國碼。

    • 如果將要使用音訊會議,也請在提供的文字方塊中輸入參與者代碼和主席代碼。主席代碼從不會透露給會議參與者,卻是連線至音訊會議提供者所必要的。

    • 如果將要錄製會議或使用單向 VoIP (網際網路音訊廣播),或是兩者都要,而且必須有其他撥號金鑰才能存取音訊,請在 [實際撥號金鑰] 區段提供的文字方塊中輸入金鑰。

      附註: 輸入第一個方塊中的金鑰,會在撥打參與者代碼以前撥出;輸入第二個方塊中的金鑰,則會在撥打參與者代碼以後撥出。

  6. 輸入存取會議音訊所需的任何其他音訊資訊 (若有此選項)。在 [出席者] 方塊中,輸入要在出席者會議邀請中提供的其他音訊資訊。在 [主持人] 方塊中,輸入要在主持人會議邀請中提供的其他音訊資訊。

錄製

您可以選擇錄製會議或允許其他主持人錄製會議,並且可以控制會議參與者對錄製的存取。

設定錄製選項

[立即開會選項] 頁面或 [會議選項] 頁面的 [錄製] 區段中,設定下列選項:

  1. [伺服器錄製] 區段中,按一下下列其中一個選項:

    • 如果只要允許您自己 (召集人身分) 錄製會議,請按一下 [在會議中停用,但召集人仍然可以在登入 Live Meeting 時錄製]

    • 如果要允許主持人錄製會議,請按一下 [主持人可以錄製] 選項。

  2. [伺服器錄製存取] 區段中,按一下下列其中一個選項:

    • 如果只要允許您自己和 Live Meeting 帳號管理員存取錄製,請按一下 [只有管理員和召集人可以檢視錄製,他們可以將存取權限授與個別使用者]

    • 如果要允許會議中所有的出席者和主持人使用他們的會議 ID 和金鑰來檢視錄製,請按一下 [所有會議參與者都可以使用他們的會議 ID 和金鑰來檢視錄製]

  3. [參與者錄製到自己的本機電腦] 區段中,按一下下列其中一個選項:

    • 如果不要允許參與者錄製會議以儲存到本機電腦,請按一下 [停用錄製到本機電腦]

    • 如果只要允許主持人錄製會議並將錄製儲存到本機電腦,請按一下 [只有主持人可以錄製]

    • 如果要允許主持人錄製會議、將錄製儲存到本機電腦,以及賦予出席者相同的存取權,請按一下 [主持人可以錄製,也可以允許出席者錄製]

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