設定您 Office 365 組織中的信箱封存和刪除原則

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

本文適用於系統管理員。您想要為信箱中的項目新增封存與保留原則嗎?請參閱指派保留原則至電子郵件訊息 | 商務用 Outlook 網頁版中的保留與封存原則

在 Office 365 中,您可以建立封存與刪除原則,以自動將項目移動至使用者的封存信箱,以及自動刪除信箱中的項目。您可以透過建立保留原則並指派給信箱來達成此目的。保留原則會將經過一定時間的項目移動至使用者的封存信箱,並且會將達到特定時間限制的項目從信箱中刪除。實際用來決定要何時移動或刪除哪些項目的規則,稱為保留標記。您可將保留標記與保留原則連結,再將保留原則指派至使用者的信箱。保留標記會將保留設定套用至使用者信箱中的個別訊息與資料夾。保留標記會規定訊息可在信箱中保留多久,以及達到指定的保留時間限制時系統會採取何種行動。當訊息達到保留時間限制時,系統會將該訊息移至使用者的封存信箱,或者刪除該訊息。

本主題中的步驟將示範為一家稱為「高山房屋」的虛構組織設定封存與保留原則。設定此原則時,必須執行下列工作:

  • 為組織中每一個使用者啟用封存信箱。這會讓使用者獲得額外的信箱空間,而且必須執行此動作,保留原則才能將項目移至封存信箱。使用者也能將項目移至封存信箱,藉此儲存封存資訊。

  • 建立三個自訂保留標記,分別用來執行下列操作:

    • 自動將滿 3 年的項目移至使用者的封存信箱。將項目移至封存信箱可釋出使用者主要信箱的空間。

    • 自動刪除 [刪除的郵件] 資料夾中滿 5 年的項目。此動作也能釋出使用者主要信箱的空間。如有需要,使用者仍有機會復原這些項目。如需詳細資訊,請參閱<其他資訊>一節中的註腳。

    • 自動 (且永久) 刪除主要與封存信箱中滿 7 年的項目。由於規範要求,某些組織必須將電子郵件保留一段期間。這段期間結束後,組織可能會希望從使用者信箱永久移除這些項目。

  • 建立新的保留原則,並為它新增自訂保留標記。此外,您也會為新的保留原則新增內建保留標記,包含使用者可以指派給自己信箱中項目的個人標記。您也會新增一個保留標記,用來將使用者主要信箱 [可復原的項目] 資料夾中的項目移至封存信箱的 [可復原的項目] 資料夾。這麼做有助於在使用者信箱處於保留狀態時,釋出其 [可復原的項目] 資料夾的空間。

您可以依照本文中的部分或所有步驟,為您自己的組織設定信箱的封存與刪除原則。建議您先針對少數信箱測試流程,再實作於全組織所有信箱。

開始之前

  • 您必須是您 Office 365 組織中的全域系統管理員,才能執行本主題中的步驟。

  • 當您在 Office 365 中建立新的使用者帳戶並指派 Exchange Online 授權給該使用者時,系統會自動為該使用者建立一個信箱。信箱建立時,系統會自動指派一個預設保留原則,稱為 [預設 MRM 原則]。在本文中,您會建立一個新的保留原則,然後指派給使用者信箱,以取代 [預設 MRM 原則]。一個信箱一次只能指派一個保留原則。

  • 若要深入了解 Exchange Online 中的保留標記和保留原則,請參閱保留標記和保留原則

第一個步驟是為組織中每個使用者啟用封存信箱。使用者的封存信箱必須啟用,含有「移至封存」保留動作的保留標記才能移動已達保留時間限制的項目。

附註: 您可以在這套程序中的任何時間點啟用封存信箱,只要在完成程序前啟用即可。如果封存信箱未啟用,則系統不會對指派有封存原則的項目執行任何動作。

  1. 移至 https://protection.office.com

  2. Office 365使用全域管理員帳戶登入。

    安全性與合規性中心會顯示。

    Office 365 安全規範中心首頁
  3. 在安全性與合規性中心中,移至 [資料監管>封存

    畫面會顯示您組織中的信箱清單,以及各信箱對應的封存信箱處於啟用或停用狀態。

  4. 按一下清單中第一個信箱,然後按住 Shift 鍵,再按一下清單中最後一個信箱,以選取所有信箱。

    提示: 本步驟假設所有封存信箱都尚未啟用。如果有任何信箱已經啟用封存信箱,請按住 Ctrl 鍵,然後分別按一下每一個封存信箱停用中的信箱。您也可以按一下 [封存信箱] 欄標題,以根據封存信箱的啟用或停用狀態排序各列,以便選取信箱。

  5. 在詳細資料窗格中,按一下 [大量編輯] 底下的 [啟用]。

    會顯示警告,指出早於兩年的項目,會移至新的封存信箱。這是因為預設的保留原則建立時指派新的使用者信箱的封存預設原則標記含有 2 年的保留時間。您在步驟 2 中建立自訂的封存預設原則標記有 3 年的保留時間。這表示 3 年的項目或更舊版本會移至封存信箱。

  6. 按一下 [是] 以關閉警告訊息,並開始執行為每一個選取信箱啟用封存信箱的程序。

  7. 程序完成時,請按一下 [重新整理] 重新整理 以更新 [封存] 頁面上的清單。

    如此一來,您組織中所有使用者的封存信箱就啟用完畢。

    已啟用封存信箱的信箱清單
  8. 保留安全性與合規性中心開啟。您會在下一個步驟中使用它。

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在此步驟中,您將建立先前所述的三個自訂保留標記。

  • 高山房屋 3 年後移至封存 (自訂封存原則)

  • 高山房屋 7 年後永久刪除 (自訂刪除原則)

  • 高山房屋刪除的郵件 5 年後刪除並允許復原 ([刪除的郵件] 資料夾的自訂標記)

若要建立新的保留標記,您會使用Exchange 系統管理中心 (EAC)Exchange Online組織中。

  1. 在安全性與合規性中心中,按一下 [應用程式啟動器 App 啟動器按鈕 左上角,,然後按一下 [管理員] 磚。

  2. 在左側的導覽窗格中的Office 365 系統管理中心,按一下 [置中對齊的管理員,,然後按一下Exchange

    螢幕擷取畫面顯示 Office 365 系統管理中心的系統管理中心選項為展開狀態,並選取了 Exchange。
  3. 在EAC中,移至 [規範管理>保留標記

    畫面上會顯示您組織的保留標記清單。

建立自訂封存預設原則標記

首先,您將建立一個用來將滿 3 年的項目移至封存信箱的自訂封存預設原則標記。

  1. 在 [保留標記] 頁面上,按一下 [新增標記] [新增] 圖示 ,然後選取 [自動套用至整個信箱 (預設)]。

  2. 在 [自動套用到整個信箱的新標記 (預設)] 頁面上,填寫下列欄位:

    建立新封存預設原則標記的設定
    1. 名稱:輸入新保留標記的名稱。

    2. 保留動作:選取 [移至封存] 以將保留期間到期的項目移至封存信箱。   

    3. 保留期間:選取 [當郵件達到下列保留時間 (天)],然後輸入保留期間的天數。在本案例中,項目會在 1095 天 (3 年) 後移至封存信箱。

    4. 註解:(選用) 輸入說明自訂保留標記用途的註解。

  3. 按一下 [儲存] 以建立自訂封存預設原則標記。

    新的封存預設原則標記會顯示在保留標記清單中。

建立自訂刪除預設原則標記

接下來,您將建立另一個自訂預設原則標記,但這次建立的是用來永久刪除滿 7 年項目的刪除原則。

  1. 在 [保留標記] 頁面上,按一下 [新增標記] [新增] 圖示 ,然後選取 [自動套用至整個信箱 (預設)]。

  2. 在 [自動套用到整個信箱的新標記 (預設)] 頁面上,填寫下列欄位:

    建立新刪除預設原則標記的設定
    1. 名稱:輸入新保留標記的名稱。

    2. 保留動作:選取 [永久刪除] 以清除信箱中保留期間到期的項目。   

    3. 保留期間:選取 [當郵件達到下列保留時間 (天)],然後輸入保留期間的天數。在本案例中,項目會在 2555 天 (7 年) 後清除。

    4. 註解:(選用) 輸入說明自訂保留標記用途的註解。

  3. 按一下 [儲存] 以建立自訂刪除預設原則標記。

    新的刪除預設原則標記會顯示在保留標記清單中。

為 [刪除的郵件] 資料夾建立自訂保留原則標記

您要建立的最後一個保留標記,是 [刪除的郵件] 資料夾用的自訂保留原則標記。這個標記會將 [刪除的郵件] 資料夾中滿 5 年的項目刪除,並提供一段復原期間,讓使用者可以使用 [復原刪除的項目] 工具復原該項目。

  1. 在 [保留標記] 頁面上,按一下 [新增標記] [新增] 圖示 ,然後選取 [自動套用至預設資料夾]。

  2. 在 [自動套用到預設資料夾的新標記] 頁面上,填寫下列欄位:

    為 [刪除的郵件] 資料夾建立新保留原則標記的設定
    1. 名稱:輸入新保留標記的名稱。

    2. 將此標記套用至下列預設資料夾:在下拉式清單中,選取 [刪除的郵件]。

    3. 保留動作:選取 [刪除並允許復原] 以刪除保留期間到期的項目,但允許使用者在已刪除項目的保留期間 (預設為 14 天) 內復原該項目。  

    4. 保留期間:選取 [當郵件達到下列保留時間 (天)],然後輸入保留期間的天數。在本案例中,項目會在 1825 天 (5 年) 後刪除。

    5. 註解:(選用) 輸入說明自訂保留標記用途的註解。

  3. 按一下 [儲存] 以建立 [刪除的郵件] 資料夾的自訂保留原則標記。

    新的保留原則標記會顯示在保留標記清單中。

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建立自訂的保留標記後下, 一步是建立新的保留原則並新增保留標記。您要新增您在步驟 2] 中建立的三個自訂的保留標記和第一節中所提及的內建標籤。在步驟 4,您會將此新的保留原則指派給使用者信箱。

  1. 在EAC中,移至 [規範管理>保留原則

  2. 在 [保留原則] 頁面上,按一下 [新增 [新增] 圖示 ]。

  3. 在 [名稱] 方塊中,輸入新保留原則的名稱,例如 [高山房屋封存和刪除原則]。

  4. 在 [保留標記] 底下,按一下 [新增] [新增] 圖示

    保留標記,您組織中的清單會顯示。請注意您在步驟 2 中建立的自訂標記會顯示。

  5. 在下列的螢幕擷取畫面 (這些標記說明的詳細資訊] 區段中的更多詳細資料) 新增醒目提示 9 保留標記。若要新增保留標記,請選取它,然後按一下 [新增

    在新的保留原則中新增保留標記

    提示: 您可以按住 Ctrl 鍵並按一下各個保留標記,以選取多個標記。

  6. 保留標記新增完畢之後,按一下 [確定]。

  7. 在 [新增保留原則] 頁面上,按一下 [儲存] 以建立新原則。

    新的保留原則標記會顯示在清單中。選取該原則,即可在詳細資料窗格中顯示連結至該原則的保留標記。

    新的保留原則與連結保留標記的清單

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建立新信箱時,名為預設中程型原則的保留原則是由預設分派給它。在此步驟中,您將會取代此保留原則 (因為信箱可以有獲得指派只有一個保留原則),請指派新的保留原則您在步驟 3 中的使用者信箱在中建立您的組織。此步驟假設的您會在您的組織中所有信箱指定新的原則。

  1. 在EAC中,移至 [收件者>信箱

    顯示您組織中的所有使用者信箱的清單。

  2. 按一下清單中第一個信箱,然後按住 Shift 鍵,再按一下清單中最後一個信箱,以選取所有信箱。

  3. 在右側的EAC,大量編輯] 的 [詳細資料] 窗格中按一下 [更多選項]。

  4. 在 [保留原則] 底下,按一下 [更新]。

  5. 大量指派保留原則] 頁面上,選取 [保留原則] 下拉式清單中,選取您在步驟 3; 建立保留原則例如Alpine 屋封存與保留原則

  6. 按一下 [儲存新的保留原則工作分派的 [儲存]。

  7. 若要確認新的保留原則指定至信箱,您可以執行下列動作︰ 選取 [信箱] 頁面上的信箱,然後按一下 [編輯]。

    1. 選取 [信箱] 頁面上的信箱,然後按一下 [編輯 編輯

    2. 在所選使用者的信箱屬性頁面,按一下 [信箱功能]。

      指派到信箱的新原則的名稱會顯示在 [保留原則] 下拉式清單中。

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套用新的保留原則至信箱,在步驟 4 之後,可能需要長達 7 天Exchange Online ,新的保留設定套用到信箱中。這是因為這個程序稱為管理資料夾小幫手的程序信箱一次每 7 天。等待受管理的資料夾小幫手] 以執行,而不是您可以強制執行發生Exchange Online PowerShell 中的Start-ManagedFolderAssistant指令程式。

執行受管理的資料夾助理員時,會發生什麼情況?此程序會套用保留原則設定,檢查信箱中的項目,並判斷各個項目是否屬於保留對象。然後,此程序會在屬於保留對象的項目上加註保留標記,並針對已滿保留時間限制的項目執行指定的保留動作。

以下是連線到Exchange Online PowerShell,並再執行您組織中的每個信箱中的 [受管理的資料夾助理員的步驟。

  1. 在您的本機電腦上,開啟 Windows PowerShell 並執行下列命令。

    $UserCredential = Get-Credential

    在 [Windows PowerShell 認證要求] 對話方塊中,輸入您的 Office 365 全域系統管理員帳戶使用者名稱和密碼,然後按一下 [確定]。

  2. 執行下列命令。

    $Session = New-PSSession –ConfigurationName Microsoft.Exchange –ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential –Authentication Basic -AllowRedirection
  3. 執行下列命令。

    Import-PSSession $Session
  4. 若要確認您已連線至您的 Exchange Online 組織,請執行下列命令以取得您組織中所有信箱的清單。

    Get-Mailbox

    附註: 如需詳細資訊,或者如果您無法順利連線至您的 Exchange Online 組織,請參閱使用遠端 PowerShell 連線至 Exchange Online

  5. 執行下列兩個命令,以針對您組織的所有使用者信箱啟動受管理的資料夾助理員。

    $Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}
    $Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant

就是這麼簡單!您已為高山房屋組織設定了封存與刪除原則。

其他資訊

  • 保留時間如何計算?信箱項目的保留時間是從收件日期起算;如果不是其他人傳送來的項目,而是使用者自己建立的項目 (例如郵件草稿等),則是從建立日期起算。受管理的資料夾助理員處理信箱中的項目時,如果項目上的保留標記含有 [刪除並允許復原] 或 [永久刪除] 保留行動,就會為該項目加上開始日期與到期日戳記。如果項目上有封存標記,則會加上移動日期戳記。

  • 下表將詳細說明依照本主題中步驟所建立之自訂保留原則內的各個保留標記。

    保留標記

    標記功能

    內建或自訂

    類型

    高山房屋 3 年後移至封存

    將 1095 天 (3 年) 以上的項目移至封存信箱。

    自訂 (請參閱步驟 2

    預設原則標記 (封存);此標記會自動套用至整個信箱。

    高山房屋 7 年後永久刪除

    永久刪除主要信箱與封存信箱中 7 年以上的項目。

    自訂 (請參閱步驟 2

    預設原則標記 (刪除);此標記會自動套用至整個信箱。

    高山房屋刪除的郵件 5 年後刪除並允許復原

    刪除 [刪除的郵件] 資料夾中 5 年以上的項目。使用者可以在 14 天內復原遭刪除的項目。*

    自訂 (請參閱步驟 2

    保留原則標記 (刪除的郵件);此標記會自動套用至 [刪除的郵件] 資料夾中的項目。

    可復原的項目 14 天後移至封存

    將進入 [可復原的項目] 資料夾滿 14 天的項目移至封存信箱中的 [可復原的項目] 資料夾。

    內建

    保留原則標記 (可復原的項目);此標記會自動套用至 [可復原的項目] 資料夾中的項目。

    垃圾郵件

    永久刪除 [垃圾郵件​​] 資料夾中滿 30 天的項目。使用者可以在 14 天內復原遭刪除的項目。*

    內建

    保留原則標記 (垃圾郵件);此標記會自動套用至 [垃圾郵件] 資料夾中的項目。

    1 個月後刪除

    永久刪除 30 天以上的項目。使用者可以在 14 天內復原遭刪除的項目。*

    內建

    個人用;使用者可以套用此標記。

    1 年後刪除

    永久刪除 365 天以上的項目。使用者可以在 14 天內復原遭刪除的項目。*

    內建

    個人用;使用者可以套用此標記。

    永不刪除

    此標記會防止項目因保留原則而遭到刪除。

    內建

    個人用;使用者可以套用此標記。

    個人 1 年後移至封存

    會將滿 1 年的項目移至封存信箱。

    內建

    個人用;使用者可以套用此標記。

    附註: * 使用者可以在已刪除項目的保留期間內 (在 Exchange Online 中預設為 14 天) 使用 Outlook 與 Outlook Web App 中的 [復原刪除的項目] 工具復原被刪除的項目。系統管理員可以使用 Windows PowerShell 延長已刪除項目的保留期間,最長 30 天。如需詳細資訊,請參閱: 

  • 使用 [可復原的項目 14 天後移至封存] 保留標記有助於釋出使用者主要信箱 [可復原的項目] 資料夾中的儲存空間。此功能在使用者的信箱處於保留狀態時很有用,因為可以保證使用者信箱中的項目絕對不會被永久刪除。如果不將項目移至封存信箱,主要信箱的 [可復原的項目] 資料夾儲存空間配額可能會耗盡。如需有關此問題及如何避免的詳細資訊,請參閱為保留中信箱增加可復原的項目配額

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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