設定您的組織監督原則

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可以使用監督原則來擷取員工通訊的內部或外部檢閱者的檢查結果。

附註: 使用監督原則為您的組織必須Office 365 E5 訂閱。如果您沒有有該方案,並想要嘗試監督,您可以註冊試用版的 Office 365 企業版 E5

請遵循下列步驟,設定和使用 Office 365 組織中的監督:

  • 設定監督群組

    在開始使用監督之前,決定誰會通訊檢閱及誰可以執行這些評論。如果您想要快速入門的一些使用者看見監督的方式,您可以略過設定現在群組。

  • 在您的組織提供監督

    將自己新增至監督檢閱角色群組,因此您可以設定原則。有指派給此角色的人可以存取監督頁面底下資料管理中安全性與合規性中心。

  • 設定監督原則

    在安全性與合規性中心,您將建立監督原則。這些原則定義通訊受到貴組織中的檢閱,以及指定人員應該執行評論。通訊包含電子郵件,以及 3rd 廠商平台通訊 (例如 Facebook、 Twitter 等)

  • 使用 Outlook web app 來檢閱識別監督原則的通訊

    [監督增益集可讓檢閱者存取 Outlook web app 右監督功能,讓他們可以評估並分類每個項目。支援的桌面版的 Outlook 即將推出。

  • 執行監督報表

    使用監督報表,請參閱檢視活動原則] 和 [檢閱者層級。每個原則中,您也可以在 [校閱活動的目前狀態,以檢視即時統計資料。如需詳細資訊,請參閱監督報表

設定監督群組

當您建立監督原則時,您會決定誰有檢閱其通訊和誰可以執行這些評論。在原則中,您將使用電子郵件地址來識別個人或群組的人。若要簡化您的設定,建立的人員必須檢閱其通訊群組和群組的會檢閱這些通訊的人員。如果您使用的群組,您可能需要幾個 — 例如,如果您想要監視兩個不同的群組的 [人員] 之間的通訊,或如果您想要指定我不能指導的群組。請參閱下面的範例中的運作方式的詳細資料。

若要管理貴組織中的群組內或之間的通訊,設定的通訊群組在 Exchange 系統管理中心 (移至 [收件者>群組)。如需設定的通訊群組的詳細資訊,請參閱管理通訊群組

附註: 您也可以使用動態通訊群組或安全性群組監督的如果您想要的話。若要協助您決定是否這些更符合您的組織必須,請參閱管理具備郵件功能的安全性群組,以及管理動態通訊群組

通訊群組範例

本範例包含已針對名為 Contoso Financial International 財務組織所設定的通訊群組。

在 Contoso Financial International 中,必須抽樣監管美國境內各代理人間的通訊。不過,不需要監管該群組內的法務人員。在此範例中,我們可以建立下列群組:

設定此通訊群組

群組地址 (別名)

描述

所有美國代理人

US_Brokers@Contoso.com

此群組包含於 Contoso 任職,所有位於美國的代理人的電子郵件地址。

所有美國法務人員

US_Compliance@Contoso.com

此群組的所有美國法務共事 contoso 包含電子郵件地址。由於此群組的所有美國經紀人子集,您可以使用此別名來免除法務從監督原則。

設定監督原則] 區段中,將說明如何使用這些群組,當您設定原則。

在您的組織提供監督

若要讓中安全性與合規性中心監督作為功能表選項,您必須被指派監督檢閱系統管理員角色。

若要這麼做,您可以新增您自己的監督檢閱角色群組成員,或您可以建立新的角色群組。

  1. 登入 Office 365 組織中的管理員帳戶使用認證https://protection.office.com

  2. 在安全性與合規性中心中,移至權限

  3. 選取監督檢閱角色群組,然後按一下 [編輯] 圖示。

  4. 在 [成員] 區段中,新增您想要管理貴組織的監督的人員。

  1. 登入 Office 365 組織中的管理員帳戶使用認證https://protection.office.com

  2. 在安全性與合規性中心中,移至權限,然後按一下 [新增 (+)。

  3. 在 [角色] 區段中,按一下 [新增] (+),向下捲動至 [主管檢閱管理員]。將此角色新增至角色群組。

  4. 在 [成員] 區段中,新增您想要管理貴組織的監督的人員。

如需有關角色群組與權限的詳細資訊,請參閱在 Office 365 的安全性與規範中心的權限

設定監督原則

重要: 建立之前監督原則,您必須先移除任何現有的監督檢閱原則。

  1. 登入 Office 365 組織中的管理員帳戶使用認證https://protection.office.com

  2. 在安全性與合規性中心中,移至 [按一下 [資料監管>監督

    附註: 舊版的功能可能會顯示在左側導覽畫面中為監督檢閱 (淘汰推出)。此版本推出會被取代並移除。新的版本,稱為監督帶位置。

  3. 按一下 [建立],然後遵循精靈來設定下列原則的頁面。

原則名稱與描述

輸入的名稱,以及您的原則的描述。範例用途,我們會原則命名為 「 Contoso 美國經紀人

選擇 [管理使用者

  • 在 [ Supervise 這些使用者或群組] 方塊中,選擇 [使用者或群組的通訊您想来管理。 Contoso 美國經紀人的固定我們的範例,我們將選擇群組US_Brokers@Contoso.com以下。

  • 如果您選擇要管理的群組,您可以使用 [排除這些使用者] 方塊來選擇從不監督群組的成員。使用範例,我們將會排除群組US_Compliance@Contoso.com以下。

選擇要檢閱的通訊

根據預設,[方向] 條件會顯示,並無法移除。如果您想要設定範圍 (例如只檢閱包含特定文字或片語的內容) 進一步的檢閱,請按一下 [新增條件]。如有需要您可以指定多個條件。

您選擇的條件會套用通訊 (從 Facebook 或 DropBox 類似) 您組織中的電子郵件和 3rd 廠商來源。將您的 Office 365 組織匯入 3rd 廠商通訊的詳細資訊,請參閱在 Office 365 中的封存協力廠商資料

下表說明更多有關每個條件。

條件

如何使用此條件

指示如下

選擇 [輸入来檢閱會傳送您要管理人員所選擇的人不包含在原則的通訊。

如果您想要檢閱通訊傳送原則中不包含管理人員您選擇的人員,請選擇 [輸出]。

選擇您識別出的人員內部檢閱所傳送的通訊之間的原則中。

郵件包含任何這些字

郵件包含這些字

若要套用原則,包含或排除在郵件中特定的單字或片語時,輸入分開的每個單字或片語。您輸入的文字的每一行會分別套用 (僅有一個的下列行必須套用到郵件中套用原則的)。如需有關如何輸入單字或片語的詳細資訊,請參閱下一節符合單字或片語,以電子郵件或附件

附件包含任何這些字

附件包含這些字

若要套用原則,包含或排除 (例如 Word 文件) 的郵件附件的特定單字或片語時,輸入分開的每個單字或片語。您輸入的文字的每一行會分別套用 (僅限一行必須適用於規則套用至附件)。如需有關如何輸入單字或片語的詳細資訊,請參閱下一節符合單字或片語,以電子郵件或附件

附件的任何這些檔案類型

附件不屬於這些檔案類型

若要管理通訊的包含或排除特定類型的附件,請輸入副檔名 (例如.exe 或.pdf)。如果您想要包含或排除多個檔案副檔名,輸入以下各行上。只有一個附件副檔名必須符合要套用原則。

郵件大小大於

郵件大小不超過

若要檢閱郵件根據特定大小,使用下列條件,指定其受到檢閱之前,可以郵件大或最小的大小。例如,如果您指定的郵件大小大於> 1.0 MB、 1.01 MB 以及較大的所有郵件進行檢閱。您可以選擇位元組、 kb、 mb 或用這種情況 gb。

附件大於

附件不大於

若要檢閱郵件根據其附件的大小,指定的最大或最小的大小附件可以是郵件之前,但其附件有可能檢閱。例如,如果您指定附件大於> 2.0 MB,所有內含附件的郵件 2.01 MB 和超出會受到檢閱。您可以選擇位元組、 kb、 mb 或用這種情況 gb。

對電子郵件或附件比對單字和字詞

您輸入的文字的每一行會分別套用 (僅限一行必須適用於原則的條件套用至電子郵件或附件方式)。例如,現在就讓我們使用條件,郵件包含任何這些字,關鍵字 」 也 」 與 「 內部交易 」 個別的行。原則會套用任何包含 「 也 」 或片語 」 內部交易 」 的訊息。只有一個這些單字或片語一定會發生此原則的條件套用。附件的郵件中的文字必須確實符合您所輸入的內容。

輸入多個條件

如果您輸入多個條件,Office 365 使用的所有條件一起來決定何時套用原則至通訊項目。當您設定多個條件時,他們必須所有符合原則,若要套用,除非您輸入例外狀況。例如,假設您需要建立的原則,如果郵件包含 word 「 貿易 」,而大於 2 MB 何時套用。不過,如果郵件也包含字詞 「 已核准的財務 Contoso 」,應不會套用原則。因此,在此情況下,三個條件是,如下所示:

  • 郵件包含任何這些字,以及 「 貿易 」 的關鍵字

  • 郵件大小大於,值 2 MB

  • 郵件包含這些字,以及關鍵字 「 Contoso 財務小組已核准 」。

指定要檢閱的百分比

如果您想要減少檢閱的內容,指定百分比。從總符合您所選擇的條件中,我們會隨機選取內容的量。若要檢閱者的所有項目,請輸入100%

選擇 [檢閱者

使用者和群組您選擇會使用監督應用程式在 Outlook web app 來檢查傳回此原則的通訊。您可以內部或外部檢閱者包含電子郵件地址。

檢閱您的設定

您已完成監督原則的所有節之後,檢閱您的設定,然後再按一下 [完成] 以儲存您的原則。可能需要幾個小時開始擷取通訊原則。監督傳送以供檢閱的所有通訊到檢閱者可以存取 Outlook web app 中的共用資料夾。

使用 Outlook web app 來檢閱識別監督原則的通訊

檢閱者會使用 [監督增益集 Outlook web app,來檢閱通訊。增益集已安裝自動在 Outlook web app 中您指定的原則中的所有檢閱者。支援的桌面版的 Outlook 即將推出。

檢閱在 Outlook web app 中的通訊

  1. 在 Outlook web app 中,展開 [監督-< 原則名稱 >資料夾。

  2. < 原則名稱 >子資料夾中,檢閱者會看到由監督原則的所有通訊。

    監督增益集在 Outlook web app 顯示已選取監督原則子資料夾
  3. 開啟要檢閱,然後按一下 [監督增益集的項目。

  4. 將項目分類為符合標準非符合標準Which已解決,請使用此增益集。 您已分類的項目後,就會移動到資料夾底下的< 原則名稱 >對應的子資料夾。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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