記錄中心網站簡介

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

Microsoft Office SharePoint Server 2007 隨附之記錄中心網站範本的設計,是要幫助組織實作其記錄管理及保留計劃。

本文內容

記錄中心網站範本的功能

設計記錄中心網站

記錄中心網站範本的功能

記錄中心旨在成為中央存放庫,讓組織可以在此儲存及管理所有的記錄。記錄中心支援整個記錄管理流程,從記錄收集到記錄管理,甚至記錄處理。記錄中心網站通常會由組織的記錄管理專業人員和資訊技術 (IT) 人員進行設計及設定,以支援組織的檔案計劃。

記錄中心網站範本結合了 Office SharePoint Server 2007 隨附的標準功能和其他特殊的記錄管理功能,以提供下列功能:

  • 儲藏庫的能力     記錄中心有許多功能,有助於確保儲存在其中之記錄的完整性:

    • 系統絕不會自動修改記錄。這可確保上載至記錄中心網站的記錄和以後再次下載的記錄永遠相同。

    • 網站管理員可以啟用記錄中心對於文件內容變更的版本設定,以及稽核特定類型的變更,來防止記錄的不當竄改。

    • 記錄中心允許記錄管理員在新增及維護項目的中繼資料時,獨立於記錄的中繼資料,以便在不修改基礎記錄的情形下,更新記錄管理工作的相關資訊。中繼資料的變更也會有版本設定。

  • 資訊管理原則強制執行     Office SharePoint Server 2007包含適用於記錄管理的多個原則功能︰

    • 稽核     此功能會記錄在檔案上執行的事件與作業。進行記錄管理時,稽核可以用於記錄有誰檢視及存取記錄中心裡的資訊。

    • 到期日     此功能會指定記錄應保留多久,以及保留期間結束時要執行的動作,例如刪除或開始處理核准工作流程。進行記錄管理時,記錄的保留期限起始時間,通常是在當初將記錄送出至記錄中心為起點。

    • 條碼     此功能會為每一筆記錄提供唯一的條碼圖像及數值。條碼的值與記錄的電子版本會一起儲存及索引。進行記錄管理時,條碼對於保留及追蹤實體記錄很有用。文件庫中的記錄若有實體版本,條碼可以為實體版本與電子版本建立關聯性。

  • 記錄收集可程式化介面     記錄中心支援可促進記錄收集的一組服務。記錄中心的可程式化介面,能夠讓組織設定文件管理與電子郵件系統,以自動將檔案提交至記錄中心網站。您可以使用 SOAP 通訊協定透過 Web 服務,或者使用 SMTP 通訊協定透過電子郵件,將內容提交至記錄中心。

  • 記錄路由     記錄中心有包含記錄路由清單,會根據傳入記錄的記錄類型,自動將記錄 (不論是自動或手動提交的) 傳送至適當的位置。記錄提交至記錄中心時,往往會有其他隨附的相關資訊,例如稽核歷程記錄和中繼資料。記錄的稽核歷程記錄會以 XML 檔案的格式儲存在記錄中心裡,而記錄的中繼資料則會同時以 XML 檔案和中繼資料欄的格式儲存在記錄中心網站上。

  • 保留     記錄中心能夠讓組織針對訴訟、稽核或正在進行法律調查的相關記錄,存放到保留清單中。保留記錄時,記錄會暫停可能實行中的任何到期原則,因此可免於被銷毀。例如,在訴訟過程中,組織可以保留可能需要提出的相關記錄,這些記錄將可以隨時使用,直到訴訟完成為止。記錄一次可以做多份保留。記錄管理員也可以搜尋記錄中心,以找出必須保留的記錄。

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設計記錄中心網站

就最高的層次而言,用以實作記錄管理計劃之記錄中心網站的設計,會涉及兩大步驟:

  1. 組織必須開發記錄管理策略和正式的記錄管理計劃。這是涉及協調記錄管理員、 法務、 IT 專業人員和資訊工作者的共同作業項目。

  2. 組織然後必須設定實作其記錄管理計劃的一或多個記錄中心網站

以下各節將概述每一個步驟所涉及的主要元素。

記錄管理計劃

組織應該先發展記錄管理策略的正式計劃,才能設定記錄中心網站做為記錄管理解決方案。正式的記錄管理計劃裡的特定元素,很可能是個別組織或企業所獨有的。不過,幾乎所有的記錄管理計劃都會包含下列文件與流程:

  • 檔案計劃     檔案計劃會描述組織認可為正式業務記錄的文件或項目類型。計劃會指示儲存這些記錄的位置,並且提供區別各種記錄類型的資訊。檔案計劃是建立、儲存及管理記錄之原則、流程及指南的完善集合。檔案計劃應涵蓋所有記錄,不論使用何種媒體,包括紙張、電子郵件及電子檔案。其中還應該指定記錄如何分類、保護安全及最終銷毀。並且也應包含特殊記錄分類的考量,例如機密、重要、商業機密或權限記錄。最後,檔案計劃必須指定負責管理每一類型記錄的人。

  • 保留排程     保留排程會指定檔案計劃中的每一種記錄類型應保留多久 (其保留期限),以及此期限結束時的處理流程 (其處理流程)。保留排程裡的準則通常是以法律要求、對組織的風險及業務需求為基礎。此外,保留排程通常會描述決定每一種記錄類型之保留期限的風險管理腹案。

  • 合規要求文件     合規要求文件會定義記錄管理之 IT 系統必須遵守的規則、必須擁有的能力,以及為了確保合規所必須需支援的定期監視種類。

  • 暫停記錄之處理的正式流程     此流程通常稱為「保留」,詳述發生訴訟、稽核或調查等事件時,組織該如何暫停記錄的處理。

  • 監視及報告記錄之處理的系統     為了確保員工根據已定義的原則及流程歸檔、存取及管理記錄,記錄管理計劃必須要有監視及報告記錄之處理的流程或系統。

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設定記錄中心網站

組織開始進行記錄管理的詳細計劃,並發展正式的記錄管理計劃之後,就可以建立及設定記錄中心,以協助其實作計劃。

若要設定記錄中心網站,必須採取下列步驟:

  1. 建立文件庫或清單,以管理及儲存檔案計劃中指定的每一種記錄。

    建議您為記錄計劃中的每一種內容類型,個別建立一個文件庫。

    記錄提交至記錄中心時,會傳送至相關的清單或文件庫。

  2. 建立相關文件庫、清單或內容類型的欄,以包含及顯示檔案計劃中指定之每一種記錄類型的中繼資料。

  3. 在記錄中心網站上為每一種記錄類型指定資訊管理原則。這些原則應反映組織在檔案計劃與保留排程中,所指定的保留期限及稽核需求。

  4. 設定記錄路由清單,將每一種記錄類型傳送至適當的位置。手動或利用程式將記錄提交至記錄中心網站時,Office SharePoint Server 2007 會使用此資料表來決定如何在記錄中心網站中將記錄分類,以及將記錄傳送至何處。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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