規劃您的 SharePoint 網站-設計基礎

規劃您的 SharePoint 網站-設計基礎

本指南的目的是讓網站擁有者建立新的 SharePoint 網站,以符合商業目標、使用者需求,而且可以在最低程度的監察下進行維護。 已知的因素會影響內部網路、網站或頁面的整體成功。 確保將特定基礎知識整合至您的設計,將會增加您的業務目標和使用者需求的可能性。 

瞭解如何將 SharePoint 設計基礎整合到您的設計和戰術中,以加速或減緩 SharePoint 專案的成功。 

本指南由三個不同的部分組成:

本文內容:

  • SharePoint 設計基礎簡介

  • 已知的成功戰術

  • 新式網站建立資源

SharePoint 設計基礎

1. 安全且易於存取

監管

系統管理是一組原則、角色、職責及程式,控制組織的企業分部與 IT 團隊在 SharePoint 中共同作業以達到目標的方式。 每個企業都有其獨特的需求和目標,會影響其管理做法。 較大型的組織可能需要更多(且更詳細)的管理,而不是較小的組織。

系統管理通常是由組織中的數人決定。 系統管理原則將由 SharePoint 系統管理員來實施。 在網站擁有者中,您將無法完全控制貴組織的管轄方案,但是您應該讓自己知道某些原則,例如:

  • 許可權與撰寫

  • 內容保留

  • 共用-外部與內部

為什麼要劃分管轄的優先順序?

良好的管理方案可以:

  • 精簡產品和技術(例如 SharePoint)的部署。

  • 協助讓貴組織的系統保持安全與合規性。

  • 協助確保您在技術上的投資得到最佳回報。

協助工具

您在 SharePoint Online 中建立的網站包含協助工具功能,讓殘障人士能夠更輕鬆地使用這些功能。 「身心障礙使用者」一詞包含數以百萬計有各種不同需求的使用者。 不過,每一個子對象都有特定的特殊需求。 其中一些最常見的障礙包括:視覺效果、弱視使用者、色盲、有限的行動和障礙、失聰和認知障礙,例如閱讀障礙或注意缺失動症。 

深入瞭解在 SharePoint online 中建立易於存取的網站的資源

為什麼要優先處理協助工具?

將協助工具納入網站設計考量有助於讓您的網站︰

  • 成為不論使用者使用哪種裝置或輸入方式 (例如傳統型瀏覽器、語音瀏覽器、行動電話瀏覽器、車用電腦等) 都能存取的網站。

  • 成為不論使用者在哪種限制環境下 (例如吵雜環境、亮度多變的室內空間、免持駕駛環境等) 操作都能存取的網站。

  • 可預測。 網站創新很重要,但可預測性是不可或缺的。 使網站上的瀏覽更容易讓人理解及預測會讓使用者更容易存取網站。

可用性

可用性指的是易用性的網站,使用者可以使用您的網站來完成其目標嗎? 請記住,使用者需要此網站來存取資源並簡化工作量。 請確定您的網站建立方案是圍繞您的網站所需支援的主要工作與使用者需求中心。 

以下是要考慮的基本適用性準則:

  • Learnability:第一次使用網站時,使用者要完成基本任務的難易程度如何?

  • 效率:一旦使用者學到設計,他們執行工作的速度就會如何?

  • Memorability:當使用者在一段時間後回到網站之後,他們能輕鬆地重建其熟練程度嗎?

  • 錯誤:使用者產生了多少錯誤,以及它們能從錯誤中復原多少輕鬆?

  • 滿意度:使用設計的愉快程度如何?

來源: Nielson Norman 可用性 101

為什麼要優先處理可用性?

當使用者有助減少完成工作所需的時間,並將使用者連接至經常存取的資源時,您的 SharePoint 網站就會變得有價值。 當您的網站減少客戶支援票證並自動執行諸如合約處理等工作時,您的網站就會變得寶貴。 為了符合這些類型的目標,您的網站必須先供所有的使用者使用,例如行動裝置使用者、遠端小組成員、多語種需求,以及協助工具需求

在任何裝置上工作

當使用者將檔案保留在本機裝置或網路共用上時,當他們沒有裝置且沒有連線到您的網路時,就不會好運。 如果使用者的裝置發生問題,資料可能無法復原。 如果使用者的裝置已升級,則必須先遷移本機資料。

透過將檔案儲存OneDrive中,使用者就能從他們的所有裝置(例如手機和其家用電腦)存取這些檔案(視您的允許情況而定)。 他們甚至可以從其信任的其他裝置存取瀏覽器中的檔案。 取得 SharePoint 行動裝置 app。

2. 通知與接洽

運用新式清單和文件庫

使用SharePoint 清單收集及管理內容,就像您可以在 Excel 中收集資訊一樣。 文件庫可讓您和您的小組在SharePoint 文件庫中收集、追蹤及共用資訊。

現代內容管理網頁元件:

  • 使用文件庫網頁元件,輕鬆新增、重新排序、排序、篩選及建立文件庫的自訂視圖

  • 使用清單網頁元件改善清單及欄及清單視圖的顯示格式

  • 使用醒目提示的內容網頁元件,動態顯示文件庫、網站、網站集合或所有網站中的內容

  • 將檔案新增為連結,而不是使用連結網頁元件在網站之間進行複製

個人化的新聞與內容

使用 [新聞] 網頁元件建立及彙整與您的觀眾相關的新聞。 快速建立引人注目的文章(例如宣告、人員新聞、狀態更新等),以包含圖形及豐富的格式設定。 [新聞] 網頁元件可讓您指定自動新聞文章的來源,以及您希望他們出現在頁面上的順序。

使用目標物件來自訂您的使用者查看內容和新聞的方式。 [目標物件目標] 可讓您在 SharePoint 開始頁面、行動應用程式上,以及在啟用目標物件時,在 [新聞網頁元件] 中,將特定內容的優先順序設定成優先。

在相同檔案上共同作業

共同撰寫是兩個或多個作者同時處理檔的不同部分。 當一個作者在檔的節中工作時,另一個作者可以處理她,而不需要打斷其他人的工作。 共同撰寫會消除對伺服器型檔共同作業的障礙,並可協助組織降低傳統檔共用透過附件所帶來的額外負荷。 

將您的小組網站連線至 Office 365 群組

如果您已決定要建立小組網站,請考慮將其連接至 Office 365 群組。

當您建立或連線到群組時,小組會提供共用資源,例如共用收件匣、團隊行事曆、OneNote 筆記本、檔案的預設位置(小組網站文件庫)、任務管理的預設位置、頁面、清單、文件庫和團隊新聞,這些全部可協助群組共同作業、溝通及移動專案。

在數秒內建立群組連線的SharePoint 小組網站。 

3. 組建社區與文化 

連結員工

協助工作小組使用 Yammer 連線並參與您的組織。 使用 Yammer 與其他人討論想法、共用更新及網路。 深入瞭解 Yammer 的內容和 Yammer 交談網頁元件

Yammer 交談可讓使用者無需離開您的 SharePoint 頁面,即可參與線上交談。 Yammer 醒目提示可快速瞭解在 Yammer 中的特定群組或交談的活動交談和目標入口網站。

您可以對 Yammer 網頁元件執行的動作:

  • 搜尋專家、交談和檔案

  • 加入群組以保持聯繫,與您的社區聯繫,並收集想法

  • @ 提及某人來迴圈播放

  • 稱讚您網路中的某人以慶祝成功,或只是說感謝

  • 使用投票來吸引來源意見反應並快速取得答案

統一貴組織

您可以使用小組網站上的「新聞」功能,讓您的合作夥伴、團隊及同事在迴圈中保持不變,並利用重要或有趣的故事來吸引他們。 您可以快速建立公告、人物新訊、狀態更新等吸睛的貼文,並在其中包含圖片和豐富的格式設定。 使用小組網站上的「新聞」網頁元件。

有時候,內容需要透過影片傳送,就像是在組織內的宣告,或高級領導主持即時事件時。 Microsoft Stream是您公司自己的影片網站。 使用您網站上的 [資料流程網頁元件] 來顯示影片內容。

透過新增事件網頁元件,協助貴組織改善近期活動的可視性。

4. 建立及延伸知識

最成功的網站能在適當的時間與使用者取得適當的內容和資源。 內容可以定義為 [檔]、[影像]、[影片]、[公司新聞]、[節標題] 及 [檔標籤],讓使用者必須佔用這些資訊,才會收到通知。

內容最終決定如何將您的網站分割成多個頁面、文件庫、清單、網站導覽連結及其他元件。 在建立網站前,請先使用內容優先的設計方法來判斷您頁面上的內容。 若要讓您的內容接觸至適當的物件,請進一步瞭解網站導航、搜尋及內容管理最佳做法。 

瀏覽

最有效的 SharePoint 網站可協助使用者快速找到所需的資訊,讓他們可以使用他們所找到的資訊來作出決策、瞭解所需的工具,或與同事接洽,以協助解決問題。 規劃有效的流覽體驗就是設計 SharePoint 網站的關鍵元素。 良好的流覽體驗讓訪客能完整瞭解網站上的可用內容,並將其與首頁結合,為網站提供完整的「故事」。 

深入瞭解如何規劃網站導航。 您必須與網站集合管理員共同作業,才能進行受影響中心網站和家用網站的導覽變更。

搜尋

SharePoint 中的Microsoft search提供了一種強大的使用者介面,可讓您個人化搜尋結果,而不需要系統管理員設定任何內容。 您也可以宣傳您的使用者需要完成工作所需的資訊及答案,例如原則、優點、資源、工具等。 目標群組(例如新員工或遠端員工),其中包含使用目標物件的特定內容。 

內容管理

內容管理指的是您 SharePoint 網站中所有內容的管理,例如文字、影像、標誌、標籤、連結及中繼資料。 管理此內容中的內容,意味著使用者可以找到您的內容,以及當他們找到您的內容時,內容是最新的,且與使用者所需的資訊有關。

內容管理應該是您組織的管理戰略的一部分,可讓內容保留發佈許可權等特定工作自動化。 身為網站擁有者,您必須與網站集合或租使用者管理員共同作業,才能瞭解貴組織有哪些原則。 

內容規劃最佳做法: 

  • 找出您的使用者、他們的需求,並確保您的網站符合這些需求

  • 使用 [網站] 功能表向使用者顯示他們可以在您的網站上執行的動作

  • 主題特定網站適合讓您的網站隨著您的業務增長而擴大

  • 在將目前內容新增至網站之前先審核品質保證

  • 在您的設計中留下足夠的開啟空間-更少

內容撰寫最佳做法: 

  • 針對您的觀眾使用對話語氣與熟悉的詞彙

  • 立即向使用者回答下列問題:我在哪裡? 我可以在此執行哪些動作? 下一步可以做什麼?

  • 確定 H1 與 H2 標題使用按鍵,這些關鍵字會認為使用者在尋找此內容時,會搜尋的主要工作類型

  • 使用者未讀取,他們會掃描-將大型標題搭配關鍵字搭配使用

  • 拼出首次提及的縮寫詞和縮寫

  • 考慮文化、雙意義及當地語系化

  • 確定內容可以存取,例如:圖像和色彩是不是用來傳達資訊,且影片有隱藏式輔助字幕

內容管理最佳做法:

  • 檔案名稱和檔標題對使用者來說應該有意義,因為當使用者搜尋您的網站內容時,這些資訊將會變得很重要

  • 避免在檔案名中使用日期和版本號碼

  • 挑選 SharePoint 超連結的方便使用名稱

  • 視需要排程內容審計,以確保內容保持相關

已知的成功因素

尋找擁護

擁護者是貴組織中的人員,專門提供大量時間來 amplifying 新的想法和運作方式。 擁護程式可協助您加速 SharePoint 網站的使用者參與與採用。 在建立及啟動新的網站、中樞網站和入口網站時,擁護網站是一種重要的資產。 

擁護可協助您:

  • 在整個組織中調整採用努力

  • 宣揚 SharePoint 及其在團隊中的價值

  • 歡迎新使用者和解答問題

深入瞭解如何使用SharePoint 採納資源找出並利用您辦公室中的擁護者。

要求意見反應

在設計程式期間向使用者要求意見反應,以確認設計符合其需求。 在初始啟動之前先測試您的網站,以探索資訊架構或網站結構問題。

意見反應可以在問卷、可用性測試或透過觀察使用者與您的新網站互動的形式,提供寶貴的價值。 請記住,當您使用您的網站時,您的物件應該能夠立即瞭解:我可以在哪裡使用,我該怎麼做?

衡量網站的成功

已建立的定期監視及傳達的網站目標。 查看網站使用量分析,進一步瞭解使用者與您的網站互動的方式。

以下是可測量之網站目標的一些範例:

  • 減少任務的時間(例如表單)

  • 減少支援通話

  • 提升員工的參與與滿意度

  • 將員工與其他員工和商務工具連接

  • 資訊網關(亦即加入新的小組成員)

讓內容保持在最新狀態及合規性

針對大部分的組織和網站,內容的數量和複雜性都會增加,包括電子郵件、檔、立即訊息等。 有效管理-或管理-這項資訊非常重要,因為您需要:前瞻性地遵守行業管理法規,減少違反安全性的風險,並協助您的組織透過更有效率的方式分享知識並更具敏捷性確保您的使用者只能使用目前及相關的內容。

與網站集合管理員共同建立保留原則,以協助管理內容,方法如下:保留內容,使其在保留期間結束前無法永久刪除,且會在保留期間結束時永久刪除內容。

管理內容的其中一個方面是依需要進行排程的審核。 決定您的網站管理小組應該多久:重新整理內容、確定連結未中斷、更新員工資訊,以及查看許可權和共用設定。  

新式網站建立指導資源:

規劃您的網站:

規劃 SharePoint 網站

使用 SharePoint 的 [查看] 書籍https://lookbook.microsoft.com/取得靈感

引導式逐步解說:為您的組織建立通訊網站

引導式逐步解說:建立小組網站

建立您的網站:

建立及使用 SharePoint 網站上的新版頁面

自訂 SharePoint 網站

自訂 SharePoint​​ 網站上的瀏覽

使用 SharePoint 頁面上的網頁組件

管理您的網站:

SharePoint 新式頁面的管理與生命週期

管理您的 SharePoint 網站設定

查看 SharePoint 網站的使用方式資料

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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