表格簡介

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

當您使用的資料庫時,您將資料儲存在資料表中,包含排列在記錄中的資料的主旨為基礎的清單。例如,您可能會建立連絡人表格儲存清單的名稱、 電子郵件地址和電話號碼。

本文概述Microsoft Access 2010中的資料表,並會介紹新的或移除表格功能。本文也說明如何建立資料表、 如何新增至資料表欄位、 如何設定資料表的主索引鍵,以及如何設定欄位] 和 [資料表屬性。

設計資料庫的第一步是應規劃其所有資料表,以及決定各資料表之間的關係。在您建立資料表之前,請仔細考慮您的需求及決定您需要的所有資料表。如需規劃及設計資料庫的簡介,請參閱資料庫設計的基本概念一文,以及<請參閱>一節中的連結。

附註: Web 資料表無法使用 [設計檢視]。不過,您可以改用 [資料工作表檢視] 目前隨附的設計功能。如需設計 Web 資料庫的詳細資訊,請參閱建立要在網路上共用的 Access 資料庫一文。

本文內容

概觀

資料表規格

新增功能

建立新資料表

設定資料表的主索引鍵

設定資料表的屬性

新增欄位至資料表

建立計算欄位

設定欄位的屬性

概觀

資料表是資料庫物件,您使用它來儲存特定主題的資料,例如員工或產品。資料表是由記錄和欄位所組成。

每個記錄都會包含資料表主題的一個例項 (例如,特定員工) 的相關資料。記錄通常也稱為資料列或例項。

每個欄位都會包含資料表主題的一個方面的資料,例如,名字或電子郵件地址。欄位通常也稱為資料行或屬性。

記錄是由欄位值所組成,例如,Contoso, Ltd. 或 someone@example.com。欄位值通常也稱為事實。

Access 中的客戶資料表,顯示記錄與欄位的版面配置

1.記錄

2.欄位

3.欄位值

資料庫可以包含許多資料表,分別用來儲存不同主題的資訊。每個資料表都可以包含許多不同類型資料的欄位,例如文字、數字、日期和超連結。

外部資料

您可以連結到各種外部資料來源,例如,其他資料庫、文字檔案及 Excel 活頁簿。當您連結到外部資料時,Access 可以將連結當成資料表使用。根據外部資料來源和您建立連結的方式而定,您可以在連結的資料表中編輯資料,也可以建立與連結資料表相關的關聯性。但是,不能使用連結來變更外部資料的設計。

資料表和欄位屬性

資料表和欄位都有屬性,您可以設定這些屬性來控制其特性或行為。

資料表和欄位屬性表
在 [設計檢視] 中開啟的資料表。

1.資料表屬性

2. 欄位屬性

在 Access 資料庫中,資料表屬性 (Property) 是會影響資料表整體外觀或行為的資料表屬性 (Attribute)。資料表屬性 (Property) 會在 [設計檢視] 中,於資料表的屬性表 (Property Sheet) 中設定。例如,您可以設定資料表的 [預設檢視] 屬性 (Property),以指定資料表的預設顯示方法。

欄位屬性會套用到表格中的特定欄位,並定義一個欄位的特性,或欄位的行為的外觀。您可以設定某些欄位屬性中資料工作表檢視。您也可以使用 [欄位屬性] 窗格,來設定設計] 檢視中的任何欄位屬性。

資料類型

每個欄位都有一種資料類型。欄位的資料類型會指出欄位儲存之資料的種類,例如,大量文字或附加的檔案。

資料類型設定

資料類型是一種欄位屬性,但是和其他欄位屬性不同,如下所示:

  • 您在資料表設計格線中設定欄位的資料類型,而非在 [欄位屬性] 窗格中設定。

  • 欄位的資料類型會決定欄位有哪些其他屬性。

  • 您必須在建立欄位時設定欄位的資料類型。

    附註: 在資料工作表檢視中的新資料行輸入資料,您可以在 Access 中建立新的欄位。當您在資料工作表檢視中輸入資料以建立一個欄位時,Access 會自動分派] 欄位中,根據您輸入的值的資料類型。如果您輸入暗示沒有其他資料類型,Access 就會設定為文字資料類型。如有需要您可以使用功能區] 的新Microsoft Office Fluent 使用者介面的組件來變更資料類型。

自動資料類型偵測的範例

下表顯示資料類型自動偵測功能在 [資料工作表檢視] 中運作的方式。

If you enter:

Office Access 2007 creates a field with a data type of:

John

文字

http://www.contoso.com

您可以使用任何有效的網際網路通訊協定前置字元,例如 http://、https:// 和 mailto: 都是有效的前置字元

Hyperlink

1

Number, Long Integer

50,000

數字、長整數

50,000.99

數字、雙精準數

50000.389

Number, Double

12/67

The date and time formats recognized are those of your user locale.

日期/時間

2006 年十二月 31 日

日期/時間

10:50:23

日期/時間

10:50 am

日期/時間

17:50

日期/時間

$12.50

識別的貨幣符號是使用者地區設定的貨幣符號

貨幣

21.75

數字、雙精準數

123.00%

數字、雙精準數

3.46E+03

數字、雙精準數

資料表關聯性

雖然每個資料表都會儲存不同主題的相關資料,但是資料庫中的資料表通常儲存的是互相關聯之主題的資料。例如,資料庫可能包含:

  • 列出公司客戶和地址的客戶資料表。

  • 列出銷售之產品的產品資料表,包括每項商品的價格和圖片。

  • 追蹤客戶訂單的訂單資料表。

由於您將不同主題的資料儲存在不同的資料表中,因此需要有一些方法將資料繫結在一起,以便輕易地結合這些不同資料表中相關的資料。為了連接儲存在不同資料表中的資料,您要建立關聯性。關聯性是兩個資料表之間的邏輯連接,會指定兩個資料表共同具有的欄位。

索引鍵

屬於資料表關聯性一部分的欄位稱為索引鍵。索引鍵通常是由一個欄位所組成,但是可能包含多個欄位。索引鍵有兩種:

  • 主索引鍵   資料表可以有只有一個主索引鍵。主索引鍵包含一或多個唯一識別您儲存在資料表中每一筆記錄的欄位。通常是唯一識別碼,例如識別碼、 序列值或代碼,作為主索引鍵。例如,您可能必須每一位客戶,具有唯一的客戶識別碼數字的 [客戶] 資料表。[客戶識別碼] 欄位是 [客戶] 資料表的主索引鍵。當主索引鍵包含多個欄位時,通常組成現有的欄位的、 數位簽章提供唯一值。例如,您可能會使用姓氏、 名字及出生日期的組合人員相關資料表的主索引鍵。

  • 外部索引鍵   表格也可以有一或多個外部索引鍵。外部索引鍵的內容會對應到另一個資料表的主索引鍵中值的值。例如,您可能必須訂單] 資料表中每個訂單已對應至 [客戶] 資料表中的記錄客戶識別碼。[客戶識別碼] 欄位是 [訂單] 資料表的外部索引鍵。

索引鍵欄位之間值的對應關係構成資料表關聯性的基礎。您使用資料表關聯性來結合相關資料表中的資料。例如,假設您有一個「客戶」資料表和一個「訂單」資料表。「客戶」資料表中的每一個記錄都會以主索引鍵欄位「識別碼」識別。

為了將每個訂單與客戶產生關聯,您在「訂單」資料表中新增一個外部索引鍵欄位,這個欄位對應至「客戶」資料表的 [識別碼] 欄位,然後再建立兩個索引鍵之間的關聯性。當您新增記錄至「訂單」資料表時,使用從「客戶」資料表取得之客戶識別碼的值。每當您想檢視訂單之客戶的任何資訊,就使用關聯性來識別「客戶」資料表中的哪些資料對應至「訂單」資料表中的哪些記錄。

[資料庫關聯圖] 視窗中顯示 Access 資料表關聯
在 [資料庫關聯圖] 視窗中顯示的資料表關聯性。

1.主索引鍵,由索引鍵欄位名稱旁邊圖示。

2. 外部索引鍵  (請注意沒有索引鍵圖示)。

使用關聯性的好處

將資料分開保存在相關的資料表中有下列好處:

  • 一致性    由於每個資料項目都只在一個資料表中記錄一次,因此較不可能出現含混或不一致。例如,您只在關於客戶的資料表中儲存客戶的名稱一次,而不會在包含訂單資料的資料表中重複儲存 (而且也可能不一致)。

  • 效率    只將資料記錄在一個位置,代表使用的磁碟空間較少。此外,較小的資料表提供資料的速度會比較大的資料表更快。最後,如果不使用分開的資料表儲存不同的主題,將會在資料表中造成 Null 值 (沒有資料) 和重複性,這兩項都會浪費空間及妨礙效能。

  • 容易理解    如果適當地將主題分開到各資料表中,比較容易瞭解資料庫的設計。

提示: 規劃資料表時要注意到關聯性。如果含有對應之主索引鍵的資料表早已存在,您就可以使用「查閱精靈」來建立外部索引鍵欄位。「查閱精靈」會幫您建立關聯性。

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資料表規格

在Access 2010,表格會有下列實際的限制︰

屬性

最大值

資料表名稱的字元數目

64

欄位名稱的字元數目

64

資料表中的欄位數目

255

開啟資料表的數目

2048;這個限制包括 Access 在內部開啟的資料表

資料表大小

2 GB,再減掉系統物件所需空間

文字欄位的字元數目

255

備忘欄位的字元數目

若透過使用者介面輸入資料則為 65,535;
若以程式方式輸入資料則為 2 GB

OLE 物件欄位大小

1 GB

資料表中的索引數目

32

索引中的欄位數目

10

驗證訊息的字元數目

255

驗證規則的字元數目

2,048

資料表或欄位描述的字元數目

255

當欄位的 UnicodeCompression 屬性設為 Yes 時,記錄中的字元數目 (不含 [備忘] 欄位與 [OLE 物件] 欄位)

4,000

欄位屬性設定的字元數目

255

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新增功能

與 Access 2007 的差異

建立資料表的Access 2010是非常類似的程序,在 Access 2007 中建立表格。不過,在Access 2010有幾個相關表格的新功能︰

  • 資料巨集   您現在可以附加巨集事件在表格中,可讓您執行的動作,只要修改、 插入或刪除記錄。驗證資料或執行計算,例如可這些巨集。

  • 導出資料類型   這種新的資料類型可讓您建立其他欄位之相同資料表中的計算方式的欄位。例如,您可能會建立包含 [數量] 欄位和 [單價] 欄位的產品的行總計欄位。然後,如果您要更新 [數量] 或 [單價欄位,行總計會自動更新。

  • Web 服務的連線   除了連結至外部資料來源,例如 Excel 活頁簿和 SharePoint 清單,您現在可以連線到提供 Web 服務介面之網站的資料。例如,可能會連結到線上商店的網站上的資料,然後建立自己的檢視產品或初始訂單的應用程式。

  • 資料表和欄位範本所取代的模型   Access 2007 推出表格範本與欄位範本。表格範本已無法用來建立新的資料表,這些內建的 Windows SharePoint Services 清單與內建的空白資料表︰

    • 連絡人

    • 工作

    • 議題

    • 事件

    • 資產

      在Access 2010,您會使用模型,當您要將預先建立的組件新增至您的資料庫。模型可以包含資料表,也可以包含其他類型的資料庫物件,例如查詢及表單。

      附註: 此主題不會說明模型。如需詳細資訊,請瀏覽<請參閱>一節。

與 Access 2003 的差異

  • 模型已取代資料表精靈   版本的 Access 2007 之前,您可以使用 [資料表精靈回答幾個問題,以快速建立表格。在 Access 2007 中,[資料表精靈已被資料表和欄位範本所取代。在Access 2010,模型會取代資料表和欄位範本。

    附註: 此主題不會說明模型。如需詳細資訊,請瀏覽<請參閱>一節。

  • 資料工作表建立    您現在可以建立並修改在資料工作表檢視中的表格和欄位。

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建立新資料表

如果您有不屬於任何現有資料表的新資料來源,請建立新資料表。

您可以建立表格,您可以建立新的資料庫、 表格插入現有的資料庫,或匯入或連結至資料表與其他資料來源,例如 Microsoft Office Excel 活頁簿、 Microsoft Office Word 文件、 文字檔案、 Web 服務或另一個資料庫。當您建立新的空白資料庫時,新的空白資料表會自動插入您。您可以再輸入資料,資料表中要開始定義您的欄位。

您想要做什麼?

在新資料庫中建立新資料表

在現有資料庫中建立新資料表

在新資料庫中建立新資料表

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [新增],然後按一下 [空白資料庫]

  2. [檔案名稱] 方塊中,輸入新資料庫的檔案名稱。

  3. 若要瀏覽至另一個位置以儲存資料庫,請按一下資料夾圖示。

  4. 按一下 [建立]

    新資料庫隨即開啟,並於 [資料工作表檢視] 中建立並開啟名為 Table1 的新資料表。

在現有資料庫中建立新資料表

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤,指向 [開啟],然後執行下列其中一項:

    • 如果您要的資料庫在 [最近使用的資料庫] 底下列出,請按一下該清單中的資料庫。

      - 或 -

    • 如果資料庫未在 [最近使用的資料庫] 底下列出,請按一下 [開啟文件] 底下您要的選項。

  2. [開啟] 對話方塊中,選取您要開啟的資料庫,然後按一下 [開啟]

  3. [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [資料表]

    資料庫中隨即插入一份新資料表,並於 [資料工作表檢視] 中開啟該資料表。

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匯入或連結以建立資料表

您可以透過匯入或連結至其他位置所儲存的資料建立表格。您可以匯入或連結至 Excel 工作表、 Windows SharePoint Services清單、 XML 檔案,另一個 Access 資料庫、 Microsoft Office Outlook 資料夾,和更多資料。

匯入資料時,您會在目前資料庫中的新資料表裡建立一份資料複本。之後對來源資料所做的變更並不會影響已匯入的資料,而對已匯入之資料所做的變更也不會影響來源資料。連接到資料來源並匯入其資料之後,不必再連接到來源一樣可以使用匯入的資料。您可以變更匯入資料表的設計。

連結到資料時,您會在目前資料庫中建立一個連結資料表,代表對於儲存在其他地方之現有資訊的即時連結。您變更連結資料表中的資料時,也會變更來源中的資料。每當來源中的資料變更時,也會在連結資料表中顯示該變更。使用連結資料表時一定要能夠連接到資料來源。您無法變更連結資料表的設計。

附註: 您不能使用連結資料表編輯 Excel 工作表中的資料。解決之道是將來源資料匯入 Access 資料庫,然後從 Excel 連結到資料庫。如需從 Excel 連結到 Access 的詳細資訊,請搜尋 Excel [說明],或瀏覽<請參閱>一節中的連結。

透過匯入或連結至外部資料建立新資料表

  1. [外部資料] 索引標籤的 [匯入及連結] 群組中,按一下其中一個可用的資料來源。

  2. 依照每一個步驟顯示之對話方塊中的指示進行。

    Access 隨即建立新資料表,並在 [功能窗格] 中顯示該資料表。

提示: 您也可以使用 [建立] 索引標籤上的命令匯入或連結到 SharePoint 清單。

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使用 SharePoint 網站建立資料表

在您的資料庫,從匯入或連結至 SharePoint 清單中,您可以建立表格。您也可以使用預先定義的範本建立新的 SharePoint 清單。預先定義的範本中Access 2010包含連絡人、 任務、 議題及事件。

  1. 在 [建立] 索引標籤的 [表格] 群組中的 [ SharePoint 清單

  2. 請執行下列其中一項操作:

    • 建立以範本為基礎的 SharePoint 清單

      1. 按一下 [連絡人]、[工作]、[問題] 或 [事件]。

      2. [建立新的清單] 對話方塊中,輸入要建立清單之 SharePoint 網站的 URL。

      3. 在 [指定新清單的名稱描述] 方塊中輸入新的清單和描述的名稱。

      4. 若要在建立完成後開啟連結的資料表,請選取 [完成時開啟清單] 核取方塊 (預設為選取狀態)。

    • 建立新的自訂清單。

      1. 按一下 [自訂]。

      2. [建立新的清單] 對話方塊中,輸入要建立清單之 SharePoint 網站的 URL。

      3. 在 [指定新清單的名稱描述] 方塊中輸入新的清單和描述的名稱。

      4. 若要在建立完成後開啟連結的資料表,請選取 [完成時開啟清單] 核取方塊 (預設為選取狀態)。

    • 從現有清單匯入資料

      1. 按一下 [現有的 SharePoint 清單]。

      2. [取得外部資料] 對話方塊中,輸入包含您要匯入資料之 SharePoint 網站的 URL。

      3. 按一下 [匯入來源資料至目前資料庫的新資料表],然後按 [下一步]

      4. 選取想要匯入之每個 SharePoint 清單旁邊的核取方塊。

    • 連結至現有清單

      1. 按一下 [現有的 SharePoint 清單]。

      2. [取得外部資料 - SharePoint 網站] 對話方塊中,輸入包含您要連結的清單之 SharePoint 網站的 URL。

      3. 按一下 [以建立連結資料表的方式,連結至資料來源],然後按 [下一步]

      4. 選取想要連結之每個 SharePoint 清單旁邊的核取方塊。

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使用 Web 服務建立資料表

您可以在資料庫中,建立連接到提供 Web 服務介面之網站上資料的資料表。

附註: Web 服務資料表是唯讀的。

  1. [外部資料] 索引標籤的 [匯入與連結] 群組中,按一下 [其他],然後再按一下 [資料服務]。

  2. 如果您想要使用的連線已經安裝,請略過步驟 5。否則請繼續執行下一個步驟。

  3. 按一下 [安裝新連線]

  4. 選取您要使用的連線檔案,然後按一下 [確定]

  5. [建立至 Web 服務資料的連結] 對話方塊中,展開您要使用的連線。

  6. 選取您要連結的資料表。

    Access 會在對話方塊的右邊顯示欄位。

  7. 您可以選擇性地在 [指定連結名稱] 方塊中,輸入連結資料表的名稱。Access 會在 [功能窗格] 中的連結資料表使用這個名稱。

  8. 按一下 [確定]

    Access 隨即會建立連結資料表。

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設定資料表的主索引鍵

您應該指定資料表的主索引鍵,以得到下列好處:

  • Access 會自動建立主索引鍵的索引,這有助於提升資料庫的效能。

  • Access 會確定每個記錄的主索引鍵欄位中都有值。

  • Access 會確定索引鍵欄位中的每個值都是唯一的。唯一值很重要,因為若非唯一值,就無法可靠地區別特定的記錄和其他記錄。

在 [資料工作表檢視] 中建立資料表時,Access 會自動建立主索引鍵,並將主索引鍵的欄位名稱和資料類型分別指定成 [ID] 和 [自動編號]。

在 [設計檢視] 中,您可以變更或移除主索引鍵,或者為還沒有主索引鍵的資料表設定主索引鍵。

決定使用哪些欄位做為主索引鍵

有時候,您可能已有想要用來做為主索引鍵的資料。例如,您有現有的員工識別碼編號。如果您建立追蹤員工資訊的資料表,可能會決定使用現有的員工識別碼做為資料表的主索引鍵。或者,員工識別碼可能必須結合部門識別碼才會成為唯一值,因此您必須使用這兩個欄位一起做為主索引鍵。理想的主索引鍵項目具有下列特性:

  • 每個記錄都有一個欄位或欄位組合的唯一值。

  • 功能變數或欄位組合絕不會是空白或 null,一定是值。

  • 值不會變更。

如果沒有適當的現有資料可做為主索引鍵,您可以建立新欄位做為主索引鍵。您建立要做為主索引鍵的新欄位時,請將欄位的資料類型設定為「自動編號」,以便確定其符合上面清單中的三個特性。

設定或變更主索引鍵

  1. 選取您要設定或變更其主索引鍵的資料表。

  2. [常用] 索引標籤的 [檢視] 群組中,按一下 [檢視],然後按一下 [設計檢視]

  3. 在資料表設計格線中,選取要做為主索引鍵的一個或多個欄位。

    若要選取一個欄位,請按一下資料列選取器您想要的欄位。

    若要選取多個欄位,請按住 CTRL 鍵,然後按一下每個欄位的資料列選取器。

  4. 在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中,按一下 [主索引鍵]。

    設計索引標籤上的工具群組

    您指定為主索引鍵的一個或多個欄位的左邊會顯示索引鍵指示器。

移除主索引鍵

  1. 選取要移除其主索引鍵的資料表。

  2. [常用] 索引標籤的 [檢視] 群組中,按一下 [檢視],然後按一下 [設計檢視]

  3. 按一下 [目前的主索引鍵資料列選取器 ]。如果主索引鍵包含多個欄位,請按住 ctrl 鍵,然後按一下 [每個欄位的資料列選取器。

  4. 在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中,按一下 [主索引鍵]。

    設計索引標籤上的工具群組

    隨即會移除您先前指定為主索引鍵的一個或多個欄位上的索引鍵指示器。

附註: 若是未設定主索引鍵就儲存新資料表,Access 會提示您建立主索引鍵的新欄位。如果您按一下 [是],Access 會建立一個識別碼欄位,此欄位使用「自動編號」資料類型為每個記錄提供唯一值。如果您的資料表已包含 [自動編號] 欄位,Access 就會使用它做為主索引鍵。如果您按一下 [否],Access 不會新增欄位,也不會設定主索引鍵。

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設定資料表的屬性

您可以設定套用至整個資料表或所有記錄的屬性。

  1. 選取要設定其屬性的資料表。

  2. [常用] 索引標籤的 [檢視] 群組中,按一下 [檢視],然後按一下 [設計檢視]

  3. [設計] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [屬性表]

    Access 中 [設計] 索引標籤上的 [顯示/隱藏] 群組

    隨即顯示資料表屬性表。

  4. 按一下屬性表上的 [一般] 索引標籤。

  5. 按一下您要設定之屬性左邊的方塊,然後輸入屬性的設定。

    可用的資料表屬性

    使用此資料表屬性

    若要

    在 SharePoint 網站顯示檢視

    指定以資料表為基礎的檢視是否可在 SharePoint 網站顯示。

    附註: 這個設定的效果會依 [在 SharePoint 網站顯示檢視] 資料庫屬性的設定而定。

    如需詳細資訊,請瀏覽<請參閱>一節。

    展開子資料工作表

    當您開啟資料表時,展開所有的子資料工作表。

    子資料工作表高度

    請執行下列其中一項:

    • 如果您希望子資料工作表視窗展開以顯示所有資料列,這個屬性請保持設定為 0"

    • 如果您要控制子資料工作表的高度,請輸入所要的高度,以英吋為單位。

    方向

    依據語言讀取方向是從左至右或從右至左,設定檢視的方向

    描述

    提供資料表的說明。說明會在資料表的工具提示中顯示。

    預設檢視

    [資料工作表][樞紐分析表][樞紐分析圖] 設定為開啟資料表時的預設檢視。

    驗證規則

    輸入您新增或變更記錄時都必須為真的運算式。

    驗證文字

    輸入當記錄違反 [驗證規則] 屬性中的運算式時所顯示的訊息。

    篩選

    定義準則,只在 [資料工作表檢視] 中顯示相符資料列

    訂單日期

    選取一個或多個欄位,以指定 [資料工作表檢視] 中的資料列預設排序順序

    子資料工作表名稱

    指定子資料工作表是否應該顯示在 [資料工作表檢視] 中,如果是,應該以哪一份資料表或查詢提供子資料工作表中的資料列

    連結子欄位

    列出資料表或查詢中,符合為資料表指定之 [連結主欄位] 屬性的子資料工作表所使用的欄位。

    連結主欄位

    列出資料表中,符合為資料表指定之 [連結子欄位] 屬性的欄位。

    載入時篩選

    在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表時,自動套用 [篩選] 屬性 (設定為 [是]) 中的篩選準則。

    載入時排序

    在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表時,自動套用 [排序方式] 屬性 (設定為 [是]) 中的排序準則。

    提示: 若要提供更多空間,輸入或編輯屬性] 方塊中的設定,請按 SHIFT + F2 以顯示 [顯示比例] 方塊。如果您 [驗證規則] 屬性設定為運算式,並想要在建置說明,請按一下 [驗證規則] 屬性方塊,以顯示 [運算式建立器] 旁的 [建立器] 按鈕 ]。

  6. 若要儲存變更,請按下 CTRL+S 鍵。

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新增欄位至資料表

您將想要追蹤的每一筆資料都儲存在欄位中。例如,您在連絡人資料表中建立 [姓氏]、[名字]、[電話號碼] 及 [地址] 的欄位。而在產品資料表中建立 [產品名稱]、[產品識別碼] 及 [價格] 的欄位。

在您建立欄位之前,可試著將資料分割為其最小的可用部分。稍後結合資料比將其分開更為容易。例如,不要使用 [全名] 欄位,可考慮為 [姓氏] 和 [名字] 建立分開的欄位。以後便可以依 [名字]、[姓氏] 或這兩者輕易搜尋。如果您計劃報告、排序、搜尋或計算資料項目,請將項目放在自己的欄位中。如需設計資料庫及建立欄位的詳細資訊,請瀏覽<請參閱>一節中的連結。

您建立欄位之後,也可以設定欄位屬性來控制其外觀和行為。

輸入資料以新增欄位

您在 [資料工作表檢視] 中建立新的資料表或開啟現有的資料表時,可以在資料工作表的 [新增欄位] 資料行中輸入資料,以新增欄位至資料表。

Access 中的資料工作表,內含 [新增欄位] 欄

1.在 [新增欄位] 欄中輸入資料。

  1. 在 [資料工作表檢視] 中建立或開啟資料表。

    如需有關建立資料表的詳細資訊,請參閱建立新資料表一節。

  2. [新增欄位] 資料行中,輸入您要建立之欄位的名稱。

    使用描述性名稱以便更容易識別欄位。

  3. 在新欄位中輸入資料。

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建立計算欄位

您在 [設計檢視] 中建立計算欄位。

  1. 在 [設計檢視] 中開啟您要在其中建立計算欄位的資料表。

  2. 在資料表設計格線中的第一個空白列中,於 [欄位名稱] 底下輸入計算欄位的名稱。

  3. [資料類型] 底下選擇 [計算]

    [運算式建立器] 隨即開啟。

  4. 在 [運算式建立器] 中輸入您要執行的計算。例如,如果您的資料表有 Field1 和 Field2,而您想要建立一個等於 Field1 的值除以 Field2 的值的計算欄位 (Field3),則應在 [運算式建立器] 中輸入 [Field1]/[Field2]

    如需有關運算式的詳細資訊,請參閱運算式簡介一文。

  5. 輸入完計算後,按一下 [確定]

    提示: 最好切換到 [資料工作表檢視],以確認計算欄位的工作方式合乎您的預期。

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設定欄位的屬性

您建立欄位之後,可以設定欄位屬性來控制其外觀和行為。

例如,藉由設定欄位屬性,您可以:

  • 控制欄位中之資料的外觀

  • 防止在欄位中輸入不正確的資料

  • 指定欄位的預設值

  • 有助於加速欄位的搜尋和排序

您在 [資料工作表檢視] 中操作時可以設定某些可用的欄位屬性。但是,若要存取及設定欄位屬性的完整清單,您就必須使用 [設計檢視]。

在資料工作表檢視中設定欄位屬性

您在 [資料工作表檢視] 中操作時,可以重新命名欄位、變更其資料類型、變更其格式屬性,以及變更欄位的其他一些屬性。

在資料工作表檢視中開啟資料表

  1. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要開啟的資料表。

  2. 在快顯功能表上,按一下 [資料工作表檢視]

重新命名欄位

您在 [資料工作表檢視] 中輸入資料以新增欄位時,Access 會自動為欄位指定泛用名稱。Access 會為第一個新欄位指定 Field1 的名稱,為第二個新欄位指定 Field2,依此類推。根據預設,每當顯示欄位時會以欄位的名稱做為其標籤,例如,資料工作表的欄位標題。重新命名欄位使其名稱更具描述性,讓您在檢視或編輯記錄時更容易使用。

  1. 以滑鼠右鍵按一下您要重新命名的欄位標題 (例如 Field1)。

  2. 在快顯功能表上,按一下 [重新命名欄]

  3. 在欄位標題中輸入新名稱。

    欄位名稱最多可以包含 64 個字元 (字母或數字),包括空格。

變更欄位的資料類型

當您在 [資料工作表檢視] 中輸入資料以建立欄位時,Access 會檢查該資料以決定欄位的適當資料類型。例如,若您輸入 1/1/2006,Access 會將該資料辨識為日期,並將欄位的資料類型設定為「日期/時間」。如果 Access 無法確定資料類型,則預設會將資料類型設定為「文字」。

欄位的資料類型決定您可以設定其他哪些欄位屬性。例如,具有 [超連結] 或 [備忘] 資料類型的欄位,只能設定 [僅新增] 屬性。

有時候您可能會想要手動變更欄位的資料類型。例如,假設您的房間號碼資料與日期相似 (例如 10/2001)。如果您在 [資料工作表檢視] 的新欄位中輸入 10/2001,自動資料類型偵測功能會為欄位選取「日期/時間」資料類型。由於房間號碼是標籤而非日期,因此應該使用「文字」資料類型。請使用下列程序來變更欄位的資料類型。

  1. 按一下 [資料工作表]索引標籤。

  2. [資料類型] 清單的 [資料類型和格式設定] 群組中,選取您要的資料類型。

    Access 的 [資料類型與格式設定] 群組功能區圖像

    可用的資料類型

    資料類型

    用來儲存

    大小

    文字

    英數字元。

    使用文字,或不會用於計算 (例如,產品識別碼) 的數字。儲存為可排序和篩選的其他方式分門別類,文字的數值,但無法在計算中輕鬆地使用。

    最多 255 個字元。

    備忘

    英數字元 (超過 255 個字元) 或文字,就會使用 rtf 格式設定。

    使用長度超過 255 個字元的文字或使用 rtf 格式設定的文字。附註、 冗長的說明和段落,使用 [文字格式設定,例如粗體或斜體,是位置的很好的範例使用備忘] 欄位。

    多達 1 GB 的字元,或 2 GB 的儲存空間 (每個字元 2 個位元組),可讓您在控制項中顯示 65,535 個字元。

    數字

    數值 (整數或小數值)。

    使用儲存所使用的數字計算,除了金額 (使用貨幣值的貨幣資料類型)。

    1、 2、 4 或 8 位元組或 16 位元時複製編號。

    日期/時間

    日期及時間。

    用來儲存日期/時間值。請注意,儲存的每個值都包含日期和時間兩個組成要素。

    8 個位元組。

    貨幣

    金額數值。

    用來儲存金額數值 (貨幣)。

    8 個位元組。

    AutoNumber

    唯一值的存取權會新增一筆記錄時,自動插入。

    使用產生可以作為主索引鍵的唯一值。請注意,可以遞增循序或指定的值,或指定隨機自動編號] 欄位的值。

    4 個位元組,複製編號時則是 16 個位元組。

    是/否

    布林值 (是/否)。

    您可以使用三種格式的其中一個︰ 是/否、 True/False,或開啟/關閉。

    1 位元 (8 位元 = 1 個位元組)。

    OLE 物件

    OLE 物件或其他二進位資料。

    用於儲存來自其他 Microsoft Windows 程式的 OLE 物件。

    最多 1 GB。

    附件

    圖片、圖像、二進位檔案、Office 檔案。

    這是用來儲存數位圖像和任何二進位檔案類型的慣用資料類型。

    供壓縮附件有 2 GB;未壓縮附件大約有 700KB,取決於附件可壓縮的程度。

    超連結

    超連結。

    用來儲存超連結,以提供透過按一下 URL (統一資源定位器) 存取網頁,或是透過按一下 UNC (通用命名慣例) 格式之名稱存取檔案的功能。您也可以連結到儲存在資料庫的 Access 物件。

    多達 1 GB 的字元,或 2 GB 的儲存空間 (每個字元 2 個位元組),可讓您在控制項中顯示 65,535 個字元。

    查閱精靈

    實際資料類型。不過,這會啟動 [查閱精靈]。

    用於啟動 [查閱精靈,好讓您可以建立使用下拉式方塊至另一個資料表、 查詢或值清單中之值的欄位。

    以資料表或查詢為基礎:繫結資料行的大小。

    以值為基礎:用來儲存值的 [文字] 欄位的大小。

    附註: Access 資料庫檔案的大小上限為 2 gb。

    資料類型的秘訣

    • 為了有最佳的效能,您在建立「文字」或「數字」欄位時應使用最適當的欄位大小。例如,您若是想要儲存可預測長度的郵遞區號,請指定該長度做為欄位大小。您可以設定 [欄位大小] 屬性方塊中的值來指定欄位大小。如需詳細資訊,請參閱設定其他欄位屬性一節。

    • 若是電話號碼、零件編號以及其他不想用於數學運算的數字,您應該選取 [文字] 資料類型,而非 [數字] 資料類型。儲存為文字的數值可以更合邏輯地儲存和篩選。

變更欄位的格式

除了決定新欄位的資料類型以外,Access 也會根據您輸入的內容來設定欄位的 [格式] 屬性。例如,您若輸入 10:50 a.m.,Access 會將資料類型設定為「日期/時間」,並將 [格式] 屬性設定為 [中時間]。若要手動變更欄位的 [格式] 屬性,請執行下列步驟:

  1. 按一下功能區上的 [資料工作表] 索引標籤。

  2. [格式] 清單的 [資料類型和格式設定] 群組中,輸入您要的格式。

    附註: 視欄位的資料類型而定,某些欄位 (例如「文字」) 可能無法使用 [格式] 清單。

設定其他欄位屬性

  1. 在 [資料工作表檢視] 中,按一下您要設定屬性的欄位。

  2. [資料工作表] 索引標籤的 [資料類型和格式設定] 群組中,選取您要的屬性。

    Access 的 [資料類型與格式設定] 群組功能區圖像

頁面頂端

在設計檢視中設定欄位屬性

您在 [設計檢視] 中處理資料表時可以設定任何欄位屬性。在 [設計檢視] 中,您於資料表設計格線中設定欄位的資料類型,並在 [欄位屬性] 窗格中設定其他屬性。

在設計檢視中開啟資料表

  1. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下資料表。

  2. 在快顯功能表上,按一下 [設計檢視]

變更欄位的資料類型

  1. 在資料表設計格線中,找出您要設定其資料類型的欄位。

  2. [資料類型] 資料行中,選擇清單中的資料類型。

    可用的資料類型

    資料類型

    用來儲存

    大小

    文字

    英數字元。

    使用文字,或不會用於計算 (例如,產品識別碼) 的數字。儲存為可排序和篩選的其他方式分門別類,文字的數值,但無法在計算中輕鬆地使用。

    最多 255 個字元。

    備忘

    英數字元 (超過 255 個字元) 或文字,就會使用 rtf 格式設定。

    使用長度超過 255 個字元的文字或使用 rtf 格式設定的文字。附註、 冗長的說明和段落,使用 [文字格式設定,例如粗體或斜體,是位置的很好的範例使用備忘] 欄位。

    多達 1 GB 的字元,或 2 GB 的儲存空間 (每個字元 2 個位元組),可讓您在控制項中顯示 65,535 個字元。

    數字

    數值 (整數或小數值)。

    使用儲存所使用的數字計算,除了金額 (使用貨幣值的貨幣資料類型)。

    1、 2、 4 或 8 位元組或 16 位元時複製編號。

    日期/時間

    日期及時間。

    用來儲存日期/時間值。請注意,儲存的每個值都包含日期和時間兩個組成要素。

    8 個位元組。

    貨幣

    金額數值。

    用來儲存金額數值 (貨幣)。

    8 個位元組。

    AutoNumber

    唯一值的存取權會新增一筆記錄時,自動插入。

    使用產生可以作為主索引鍵的唯一值。請注意,可以遞增循序或指定的值,或指定隨機自動編號] 欄位的值。

    4 個位元組,複製編號時則是 16 個位元組。

    是/否

    布林值 (是/否)。

    您可以使用三種格式的其中一個︰ 是/否、 True/False,或開啟/關閉。

    1 位元 (8 位元 = 1 個位元組)。

    OLE 物件

    OLE 物件或其他二進位資料。

    用於儲存來自其他 Microsoft Windows 程式的 OLE 物件。

    最多 1 GB。

    附件

    圖片、圖像、二進位檔案、Office 檔案。

    這是用來儲存數位圖像和任何二進位檔案類型的慣用資料類型。

    供壓縮附件有 2 GB;未壓縮附件大約有 700KB,取決於附件可壓縮的程度。

    超連結

    超連結。

    用來儲存超連結,以提供透過按一下 URL (統一資源定位器) 存取網頁,或是透過按一下 UNC (通用命名慣例) 格式之名稱存取檔案的功能。您也可以連結到儲存在資料庫的 Access 物件。

    多達 1 GB 的字元,或 2 GB 的儲存空間 (每個字元 2 個位元組),可讓您在控制項中顯示 65,535 個字元。

    查閱精靈

    實際資料類型。不過,啟動 [查閱精靈]。

    用於啟動 [查閱精靈,好讓您可以建立使用下拉式方塊至另一個資料表、 查詢或值清單中之值的欄位。

    以資料表或查詢為基礎:繫結資料行的大小。

    以值為基礎:用來儲存值的 [文字] 欄位的大小。

    附註: Access 資料庫檔案的大小上限為 2 gb。

    資料類型的秘訣

    • 若是電話號碼、零件編號以及其他不想用於數學運算的數字,您應該選取 [文字] 資料類型,而非 [數字] 資料類型。儲存為文字的數值可以更合邏輯地儲存和篩選,但是並不容易用於計算。

    • 若是「文字」和「數字」資料類型,可以在 [欄位大小] 屬性方塊中設定值,更精確地指定欄位大小或資料類型。

設定其他欄位屬性

  1. 在資料表設計格線中,選取您要設定其屬性的欄位。Access 會在 [欄位屬性] 窗格中顯示這個欄位的屬性。

    欄位的資料類型決定您可以設定的屬性。

  2. [欄位屬性] 窗格中,輸入您要的每個屬性的設定,或者先按下 F6 鍵,然後使用方向鍵選取屬性。

    可用的欄位屬性有哪些?

    附註: 並非每個欄位都可以使用所有的屬性。欄位的資料類型決定它具有哪些屬性。

    欄位屬性

    描述

    欄位大小

    設定儲存為 [文字]、[數字] 或 [自動編號] 欄位的資料大小上限

    提示: 為了取得最佳效能,永遠都要指定足夠而最小的 [欄位大小]。

    格式

    在顯示或列印欄位時,自訂該欄位依預設顯示的方式。

    小數位數

    指定顯示數字時使用的小數點位數

    新值

    指定加入新記錄時,是遞增 [自動編號] 欄位,或是指定隨機值。

    輸入遮罩

    顯示引導資料輸入的字元。如需建立及使用輸入遮罩的詳細資訊,請瀏覽<請參閱>一節。

    標題

    設定表單、報表和查詢之標籤中預設顯示的文字

    預設值

    在新增記錄時自動指定欄位的預設值

    驗證規則

    指定運算式;在這個欄位中新增或變更值時,這個運算式必須為真

    驗證文字

    輸入當值違反 [驗證規則] 屬性中的運算式時要顯示的訊息。

    必要

    要求在欄位中輸入資料

    允許零長度字串

    (將屬性的值設定為 [是]) 允許在 [文字] 或 [備忘] 欄位中輸入零長度字串 ("")。

    索引

    透過建立和使用索引,加快存取此欄位資料的速度

    Unicode 編碼

    在這個欄位中儲存小量的文字 (< 4,096 個字元) 時,將儲存的文字編碼。

    IME 模式

    控制東亞版 Windows 中的字元轉換。

    IME 語態

    控制東亞版 Windows 中的句型轉換。

    動作標籤

    附加動作標籤至這個欄位。

    僅新增

    追蹤欄位值的歷程記錄 (將屬性的值設定為 [是])。

    文字格式

    選擇屬性的 [RTF 文字] 值,將文字儲存為 HTML,並允許豐富格式。選擇屬性的 [純文字] 值,只儲存未格式化的文字。

    文字對齊

    指定控制項內文字的預設對齊方式

  3. 若要提供更多的空間來輸入或編輯屬性方塊中的屬性設定,請按下 SHIFT+F2 鍵以顯示 [縮放] 方塊。

    提示: 如果您正在輸入輸入的遮罩或驗證運算式,並想要在建置說明,請按一下 [顯示適當產生器的 [屬性] 方塊旁的 [建立器] 按鈕 ]。

  4. 若要儲存變更,請按下 CTRL+S 鍵。

請使用<請參閱>一節中的連結,取得關於資料類型與欄位屬性的詳細資訊。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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