若要在 Mac 版 Word 2016 中建立表單電子郵件訊息中使用 [合併列印

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如果您有信件要透過電子郵件傳送給許多人員,而您想針對每位收件者進行個人化,請使用合併列印。您可以建立一批以相同方式格式化,並使用相同文字的個人化電子郵件訊息。只有電子郵件訊息的特定區段會有所不同並個人化。不同於將訊息廣播到一組人員,合併列印會讓每位訊息收件者成為唯一收件者。

使用合併列印程序建立電子郵件訊息時,需使用三個檔案:

  • 您的主文件
    此文件是您的電子郵件訊息,包含每個合併文件版本都相同的文字。

  • 您的郵寄清單
    這是資料來源,通常Excel的試算表,用來填入電子郵件訊息中的資訊。您的郵寄清單擁有名稱,例如,且主文件為將收件者為您的清單中的名稱的電子郵件。

  • 您的合併文件
    此文件是主文件和郵寄清單的組合。合併列印會從郵寄清單中提取資訊,然後放到主文件中,為郵寄清單上的每位人員產生個人化的合併文件。

在合併列印程序中的第一步是建立主文件。

  1. 在 [郵寄] 索引標籤上選擇 [啟動合併列印>電子郵件訊息

    合併列印電子郵件

  2. 在Word,輸入您想要傳送給所有人的郵件。

Excel試算表的第一列是標題記錄。每個列的欄中有指出資訊的類別標籤名稱。例如,電子郵件地址名稱街道地址縣/市狀態郵遞區號,可能是欄標籤。每個後續列包含單一記錄的資料,每個收件者。不必須有任何空白的列或欄] 清單中。

提示: 若要讓您的Outlook通訊錄Excel試算表,將連絡人匯出至 tab 字元分隔 (.txt) 檔案],然後再開啟.txt 檔案中Excel。如需詳細資訊,請參閱匯出或手動封存 Outlook 項目

  1. Excel試算表的第一列,輸入收件者的欄標籤。例如,在第一欄中,輸入電子郵件地址。在第二欄中,輸入第一個名稱。然後在第三欄中,輸入姓氏

    重要: 建議的第一欄包含每個收件者的電子郵件地址。

  2. 在第二列及後續列,輸入收件者的電子郵件地址名字姓氏

  3. 在 [檔案] 功能表中,選擇 [儲存],然後輸入檔案名稱。

    附註: 請記住,試算表; 的位置您需要更新版本,以將其連結至合併列印文件。

  4. 儲存並關閉試算表。

    附註: 如果您沒有關閉Excel試算表包含您的清單,或如果您重新開啟它完成合併列印之前,您無法完成合併列印。

在 [郵寄] 索引標籤中,選擇 [選取收件者,,然後選擇一個選項。

在 [郵寄] 索引標籤上選取收件者是奇偶選項的清單

選項

描述

建立新的清單

您正在設定合併列印時,開始新的通訊清單

使用現有清單

使用地址清單Excel試算表或其他類型的資料檔案

選擇 [從Outlook連絡人

直接從Outlook連絡人的通訊清單中選取名稱

Apple 連絡人

直接從 Apple 通訊錄地址清單中選取名稱

FileMaker Pro

從 FileMaker Pro 資料庫匯入資料

建立新的清單

在 [編輯清單的欄位] 對話方塊中, Word會自動建立一些基本資訊,例如名字、 姓氏與地址的欄位。如果您想要加入新的欄位,例如郵件] 欄位,現在,新增它,因此您可以輸入的項目時填入欄位中。

  1. 新的欄位名稱] 下輸入您想要新增,然後按一下欄位名稱+ (加號)。

    提示: 若要變更的欄位順序,請選擇您要移動,然後使用向上或向下箭號來移動欄位的欄位。

  2. 您想要的所有欄位的設定,請選擇 [建立新清單]。

使用現有清單

  1. 瀏覽至您想要使用,並選擇 [開啟檔案。

  2. 開啟的活頁簿] 對話方塊中,選取您要使用的試算表,然後執行下列其中一項:

    • 儲存格範圍] 保留空白使用整張工作表。

    • 輸入您想要使用的資料的儲存格範圍。

  3. 選擇 [確定]。

選擇 [從Outlook連絡人

  1. 選擇 [篩選收件者,若要選取您想要包含的收件者]。

  2. 在 [查詢選項] 對話方塊的 [旁的清單合併列印收件者,選擇 [完成記錄]。

  3. 在連絡人清單中,選取您想要包含在合併列印中的連絡人,然後選擇[確定]

Apple 連絡人

  1. 選擇 [篩選收件者,若要選取您想要包含的收件者]。

  2. 在 [查詢選項] 對話方塊中,在Apple 連絡人群組] 底下選擇您想要包含在合併列印中的群組,然後選擇[確定]

FileMaker Pro

  1. 瀏覽至您想要使用,並選擇 [開啟檔案。

  2. 在 [標題記錄分隔符號] 對話方塊中,選擇欄位分隔符號來分隔每個資料欄位和記錄分隔符號來分隔每個資料記錄中,,然後選擇[確定]

  1. 在 [郵寄] 索引標籤中,選擇[插入合併功能變數,,然後選擇您要新增的欄位。

    在 [郵寄] 索引標籤上醒目提示 [插入合併功能變數

  2. 在主文件中按一下 [將欄位拖到此方塊或輸入文字] 方塊中,然後按一下文字將它移除。

  3. 新增並設定您想要包含在電子郵件訊息中,的欄位的格式,然後選擇[確定]

  1. 在 [郵寄] 索引標籤中,選擇 [預覽結果] ,看看的電子郵件訊息]。

    在 [郵寄] 索引標籤上醒目提示預覽結果

    附註: 使用 [郵寄] 索引標籤的左邊和右邊的箭號按鈕,以捲動瀏覽每個電子郵件訊息。

  2. 若要變更其他格式設定,請再次選擇 [預覽結果],這可讓您新增或移除合併列印欄位。

  3. 郵件的外觀如何要請在 [郵寄] 索引標籤上選擇 [完成與合併] > 完成合併列印的電子郵件合併列印

    提示: 如果您未選擇預設的電子郵件程式無法使用的電子郵件合併

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