與組織外部人員共用網站或文件

與組織外部人員共用網站或文件

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

如果您組織進行的工作需要直接與廠商或客戶共用文件或共同作業,則可以使用 SharePoint Online 的分享功能,與貴組織外沒有 Microsoft Office 365 訂閱授權的人員共用內容。

您可以透過以下三種方法達到上述目的:

附註: 只有一個人可以使用您所傳送的邀請,登入存取您的網站或文件。不過,取得您邀請的人可能會決定不用該邀請,並改而轉寄給其他人,讓他人使用其 Microsoft 帳戶或公司帳戶登入存取網站或文件。

附註: 您的全域管理員必須先啟用外部共用並設定適當權限後才可共用網站或文件。請參閱為您的 SharePoint Online 環境管理外部共用以取得詳細資訊。

什麼是外部使用者?

外部使用者是可存取您的 SharePoint Online 網站和文件,但是並沒有您的 SharePoint Online 或 Microsoft Office 365 訂閱的授權組織外部人員。外部使用者無法員工、 承包商或您或您子公司的現場代理程式。

附註: 如果您的組織有不同的 Office 365 租用戶,其中一個租用戶中的授權使用者能夠與授權使用者使用外部共用。

外部使用者會繼承邀請他們共同作業之 SharePoint Online 客戶的使用權限。也就是說,如果組織購買 E3 企業用方案,並建立使用企業功能的網站,則外部使用者會獲得權限在受邀加入的網站內使用及/或檢視企業功能。雖然外部使用者可以受邀成為延伸專案成員,在網站上執行完整的動作,但外部使用者無法與組織內具有完整付費權限的成員擁有完全相同的功能。請參閱為您的 SharePoint Online 環境管理外部共用以取得詳細資訊。

共用網站

若要與外部使用者共用網站,您必須傳送邀請給對方,讓他們得以登入您的網站。您可以將此邀請傳送至任何電子郵件地址。收件者接受邀請後,可使用 Microsoft 帳戶公司或學校帳戶登入。共用網站時,可選取您希望對方在網站上擁有的權限類型。

您必須是網站擁有者或具備完整控制權,才能與外部使用者共用網站。

  1. 使用您的 公司或學校帳戶登入 Office 365

  2. 在頁面的左上角選取應用程式啟動器圖示 Office 365 應用程式啟動器圖示 ,然後選取 [SharePoint] 磚 (前身為 [網站] 磚) 或按一下頁面頂端的 [SharePoint] (前身為 [網站])。

  3. 移至您要與外部使用者共用的網站。

  4. 按一下畫面右上角的 [共用]。

    畫面右上角的 [共用] 命令影像。

  5. 在 [共用] 對話方塊中,輸入您想邀請的外部使用者名稱。例如:someone@outlook.comsomeone@contoso.com

    附註: 您也可以使用 [共用] 命令,將內部授權的使用者存取權授與網站。如果您想要執行此動作,只需輸入您要邀請的人員名稱。

  6. 按一下 [共用]。

    附註: 如果您輸入名稱和電子郵件地址時,收到不相符的使用者錯誤訊息,您的網站可能不允許外部使用者。請洽詢您的系統管理員予以啟用。

  7. 輸入要隨附在邀請內的訊息。

  8. 根據預設,會自動傳送電子郵件邀請。若要關閉電子郵件邀請,請按一下 [顯示選項],然後取消選取 [傳送電子郵件邀請]

根據預設,您傳送給外部使用者的任何邀請,將在 90 天內到期。如果受邀者未在 90 天內接受邀請,而您仍然希望他擁有您網站的存取權,可能需要傳送新的邀請。

當外部使用者收到其邀請時,他們會選取將使用者引導至網頁位置他們登入您的 SharePoint Online 網站使用 Microsoft 帳戶或公司或學校帳戶] 按鈕。如果使用者沒有至少要有 Microsoft 帳戶,他們可以註冊免費的Microsoft 帳戶

傳送或張貼匿名來賓連結以共用文件

您可以建立匿名來賓連結,然後透過任何便利的媒體共用連結。例如,可以將連接張貼在社交媒體頁面,或將其貼到電子郵件中。您可以建立提供編輯權限或僅具檢視權限的來賓連結。

您必須是網站擁有者或具備完整控制權,才能與外部使用者共用文件。除此之外,Office 365 [服務設定] 或 SharePoint Online 系統管理中心 (根據您所用的方案而定) 必須開啟外部共用功能。您的網站集合也必須開啟外部共用 (僅限企業方案)。

  1. 使用您的 公司或學校帳戶登入 Office 365

  2. 在頁面的左上角選取應用程式啟動器圖示 Office 365 應用程式啟動器圖示 ,然後選取 [SharePoint] 磚 (前身為 [網站] 磚) 或按一下頁面頂端的 [SharePoint] (前身為 [網站])。

  3. 按一下文件旁的省略符號 ([...]),然後按一下 [共用]。

    開始共用 SharePoint 文件庫中的文件

  4. 在 [共用] 對話方塊中,按一下 [取得連結]。

  5. 選取您要授與的權限類型︰受限制的連結、檢視連結或編輯連結。
    隨即建立來賓連結 URL。

  6. 選取來賓連結 URL 並複製。
    建立匿名來賓連結並複製
    您現在可以將來賓連結 URL 貼到您所選的媒體。

  • 如果文件位於小組網站文件庫,其他網站成員可以在 [共用] 對話方塊中找到來賓連結,並將連結傳送給其他人。

  • 如果您想要共用的檔案位於有資訊版權管理的文件庫,就無法在外部共用。

  • 匿名來賓連結有可能轉寄或與其他人共用,而那些人也可能不必登入就可以檢視或編輯文件。因此機密內容務要避免使用匿名來賓連結。

  • 受邀使用匿名來賓連結存取文件的人員,只能在相關的 Office Online 中檢視或閱讀檔案。他們不能在對應的傳統型 Office 程式中開啟檔案。

  • 如果 Office 365 [服務設定] 或 SharePoint Online 系統管理中心全面關閉外部共用,則任何共用連結都將停止運作。如果稍後重新啟動此功能,這些連結就會恢復運作。如果您要撤銷特定文件的存取權,也可以停用已共用的個別連結。請參閱停用匿名來賓連結

  • 如果您將包含 Power View 工作表的 Excel 活頁簿與組織外部人員共用,對方將無法看到這些活頁簿中的 Power View 工作表。

  • 如果您共用資料夾時,只可以授與的權限類型是受限制的連結。

允許使用者為您已與其共用的文件建立來賓連結

您可能願意廣泛共用一些文件,實際上您也可能希望鼓勵使用者再共用這些文件。對於這類文件,您可以允許人員為您已與其共用的文件建立來賓連結。

若要允許使用此功能,您必須具有完全控制權限。

  1. 使用您的 公司或學校帳戶登入 Office 365

  2. 在頁面的左上角選取應用程式啟動器圖示 Office 365 應用程式啟動器圖示 ,然後選取 [SharePoint] 磚 (前身為 [網站] 磚) 或按一下頁面頂端的 [SharePoint] (前身為 [網站])。

  3. 移至想要允許人員建立來賓連結的文件庫。

  4. 按一下 [設定] Office 365 設定按鈕 ,然後按一下 [網站設定]。

  5. 按一下 [使用者與權限] 區段下的 [網站權限]。

  6. 按一下 [存取要求設定]。

    附註: 如果您沒有看到 [存取要求設定],按一下 [權限] 索引標籤下的 [管理上層],然後按一下 [存取要求設定]。

    [權限] 索引標籤中的 [存取要求設定] 按鈕。
  7. 在 [存取要求設定] 對話方塊中,選取 [允許成員共用網站及個別檔案和資料夾]。

  8. 或者,請選取 [允許存取要求],以及新增將會收到存取要求的電子郵件地址。

  9. 按一下 [確定]。

現在,當人員選取您與其共用的文件,並開啟 [共用] 對話方塊時,就可以建立來賓連結。不過請注意,如果您初次共用文件時授與人員編輯權限,則他們只能建立允許來賓編輯文件的來賓連結。如果人員僅具有檢視權限,就只能建立允許檢視文件的來賓連結。

附註: 如果您取消核取 [允許成員共用網站及個別檔案和資料夾,停用此功能,[共用] 功能表仍會提供給使用者,但當小組成員共用時,就會顯示錯誤訊息。

如需存取要求設定的概觀,請參閱影片:共用網站而無需要求存取權限

共用文件需要登入您的網站

您必須是網站擁有者或具備完整控制權,才能與外部使用者共用文件。除此之外,Office 365 [服務設定] 或 SharePoint Online 系統管理中心 (根據您所用的方案而定) 必須開啟外部共用功能。您的網站集合也必須開啟外部共用 (僅限企業方案)。

  1. 使用您的 公司或學校帳戶登入 Office 365

  2. 在頁面的左上角選取應用程式啟動器圖示 Office 365 應用程式啟動器圖示 ,然後選取 [SharePoint] 磚 (前身為 [網站] 磚) 或按一下頁面頂端的 [SharePoint] (前身為 [網站])。

  3. 瀏覽至您想要共用的文件與網站。

  4. 按一下文件旁的省略符號 ([...]),然後按一下 [共用]。
    開始共用 SharePoint 文件庫中的文件

  5. 如果尚未選取,請按一下 [邀請人員],然後輸入您要邀請共用文件之人員的電子郵件地址。例如:someone@outlook.comsomebody@gmail.comexternaluser@contoso.com

  6. 在下拉式清單中,選取要授與這些使用者的權限等級:[可以編輯] 或 [可以檢視]。

  7. 您可以視需要輸入要包含在電子郵件中的訊息。訊息可以包含您所共用文件的相關資訊或指示。

  8. 按一下 [顯示選項]。

  9. 選取 [必須登入]。

    有些為自訂網站,可能不會顯示 [必須登入]。如果您需要此選項,請連絡您的網站管理員。

    附註: 如果您沒有選取 [必須登入] 核取方塊,電子郵件將會包含文件的匿名來賓連結。匿名來賓連結有可能被轉寄或與其他人共用,而那些共用的人也可以在不必登入的情況下檢視或編輯內容。

  10. 按一下 [傳送電子郵件邀請]。

  11. 按一下 [共用]。

附註: 了解 SharePoint 通知電子郵件地址的變更,避免電子郵件進入收件者的 [垃圾郵件] 資料夾。

查看哪些人擁有特定網站或文件的存取權

您也可以使用 [共用] 命令,快速查看共用某份文件的人員清單:

請執行下列其中一項操作:

  • 若要查看哪些人可存取網站,請按一下頁面右上角的 [共用],再按一下 [共用] 對話方塊中 [共用對象] 後的連結以檢視擁有網站存取權之人員的清單。

  • 若要查看有權存取文件、資料夾或文件組的人員,請按一下文件旁的省略符號 ([...]),按一下 [共用],然後按一下 [共用對象]。

撤銷使用者對網站的存取權

如果您已經與某個外部使用者共用網站,但是您想要撤銷該使用者的網站存取權,您可以移除該使用者的網站權限。

  1. 使用您的 公司或學校帳戶登入 Office 365

  2. 在頁面的左上角選取應用程式啟動器圖示 Office 365 應用程式啟動器圖示 ,然後選取 [SharePoint] 磚 (前身為 [網站] 磚) 或按一下頁面頂端的 [SharePoint] (前身為 [網站])。

  3. 移至您要收回邀請的網站。

  4. 按一下 [設定] Office 365 設定按鈕 ,然後按一下 [網站設定]。

  5. 按一下 [使用者與權限] 下的 [人員與群組]。

  6. 從左側的 [快速啟動] 列中,選取您想要移除使用者的群組。

  7. 選取您要移除的使用者,按一下 [動作],然後按一下 [從群組移除使用者]。

    包含群組的 [快速啟動] 列,而且已開啟 [動作] 功能表且其中選取 [從群組移除使用者] 的檢視。
  8. 按一下 [確定]。

停用匿名來賓連結

您可以檢查文件的內容功能表,了解文件是否透過來賓連結與他人共用。

  1. 使用您的 公司或學校帳戶登入 Office 365

  2. 在頁面的左上角選取應用程式啟動器圖示 Office 365 應用程式啟動器圖示 ,然後選取 [SharePoint] 磚 (前身為 [網站] 磚) 或按一下頁面頂端的 [SharePoint] (前身為 [網站])。

  3. 移至含有要移除來賓連結之文件的文件庫。

  4. 按一下文件旁的省略符號 ([...]),然後按一下 [共用]。
    開始共用 SharePoint 文件庫中的文件

  5. 在 [共用] 對話方塊中,按一下 [取得連結]。

  6. 按一下 [移除] (如果已停用 [移除],可能是設定使用者只允許透過使用者名稱與密碼來使用文件)。

  7. 系統詢問您是否要停用該連結時,請按一下 [停用連結]。

    對話方塊詢問您是否要停用已共用之文件的來賓連結,讓連結不再運作。

  8. 按一下 [關閉]。

之後當組織外部人員想要透過來賓連結存取內容時,就會看到一則訊息,告知他們無法存取。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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