與外部使用者共用您的 Office 365 網站

需要查看或是使用您的網站內容,但沒有您的 SharePoint Online 或 Office 365 環境之使用者帳戶的人員,稱為「外部使用者」。您能以全域方式 (也就是租用戶中的所有網站),或是以個別的網站集合,來與外部使用者共用您的網站和文件。

在針對租用戶及個別網站集合啟用共用之後,網站集合系統管理員可以延伸邀請給特定使用者。如需詳細指示,請參閱與組織外部人員共用網站或文件

決定共用內容的方式

當您考慮是否要與外部人員共用內容以及採用何種方式時,請思考以下幾點:

  • 您要將小組網站及所有子網站的內容存取權授與哪些人,以及您希望他們能夠做什麼?

  • 您要將外部共用內容的權限授與組織內部的哪些人?

  • 是否有絕不允許組織外部人員檢視的內容?

上述問題的答案可幫助您規劃內容共用的策略。

不妨試試以下作法:

如果您需要…

共用網站。如果您要共用網站,但又要限制外部使用者存取部分的組織內部內容,不妨建立有專屬權限的子網站,專供外部共用。

讓組織外部的某些人持續存取網站上的資訊和內容。他們需要如同您網站完整使用者的操作功能,才能建立、編輯和檢視內容。

共用文件,並且要求他們登入。

讓您組織外部的一或多個人員安全存取要檢閱或共同作業的特定文件,但這些人員不需要持續存取您內部網站上的其他內容。

共用文件,但不要求登入。

與組織外部人員共用非機密文件的連結,以便其檢視文件,或以意見反應更新文件。這些人員不需要持續存取您內部網站上的內容。

安全性附註 : 

  • 當您停用外部共用時,在您停用該功能當時有權限可存取網站的任何外部使用者,都會無法存取網站。而且,日後也不能再傳送任何邀請。如果重新啟動這項功能,且外部使用者名稱在 SharePoint 權限群組中,則那些使用者將可自動重新存取該網站。如果要永久禁止使用者存取 SharePoint 網站,您可以從外部使用者清單中移除使用者。

  • 如果全面關閉外部共用,則任何已共用的來賓連結也將會停止運作。如果在稍後重新啟動該功能,這些連結就會恢復運作。

在 Office 365 系統管理中心中為所有的 SharePoint 網站啟用外部共用

邀請外部使用者至 SharePoint 網站的功能預設會啟用,因此網站擁有者與網站集合系統管理員可以隨時與外部使用者共用小組網站和子網站。

  1. 使用您的 公司或學校帳戶登入 Office 365

  2. 移至 Office 365 系統管理中心

    醒目提示 Office 365 系統管理磚
  3. 在 Office 365 系統管理中心中,於首頁上的搜尋方塊中輸入「外部」,然後選擇 [網站外部共用]。

    在系統管理中心首頁的 [搜尋] 方塊中輸入外部共用的螢幕擷取畫面
  4. 在 [讓組織外部的人員存取您的網站] 旁,將滑桿滑動至 [開啟] 以開啟外部共用。

    「讓組織外部的人員存取您的網站」設定關閉時的 [外部共用] 對話方塊螢幕擷取畫面。
  5. 若要 [允許您的使用者傳送來賓連結以存取組織的網站和文件],請將此選項的滑桿滑動至 [開啟]。

    開啟系統管理中心 [外部共用] 的螢幕擷取畫面。

    如果您想要求使用者利用使用者名稱和密碼登入,請將滑桿變更為 [關閉]。(如需有關公司或學校帳戶的使用者識別碼詳細資訊,請參閱什麼是使用者識別碼?為何需要使用者識別碼?)

  6. 選取 [儲存]。

針對個別網站微調設定

當您在 SharePoint 網站上啟用共用時,租用戶中的所有網站都會啟用共用。但您可以從 Office 365 系統管理中心微調共用設定,不允許共用某些需要更嚴格控制的網站,或是撤銷個別使用者對特定網站的存取權。

附註: 如果您將整個 SharePoint Online 環境的外部共用全面關閉,就無法針對特定的網站集合開啟外部共用。

在共用設定的網站頁面 (Office 365 系統管理中心) 上,您可以看到在您租用戶中目前作用中的所有網站集合清單,以及各網站集合的共用設定。

  1. 使用您的 公司或學校帳戶登入 Office 365

  2. 移至 Office 365 系統管理中心

    醒目提示 Office 365 系統管理磚
  3. 瀏覽至 [資源] > [網站]。

    已選取 Office 365 系統管理中心 [資源] 功能表的 [網站]
  4. 選取所需之網站集合旁的共用狀態 ([共用連結與邀請] 或 [不允許])。

    含有每個網站集合外部共用狀態的 SharePoint 網站集合清單
  5. 在共用對話方塊中,按一下 [共用狀態] 旁的 [編輯]。

    關閉特定網站集合 [共用狀態] 對話方塊的共用功能。
  6. 在 [讓組織外部的人員存取您的網站] 旁,將滑桿滑動至 [開啟] 以開啟外部共用。

    「讓組織外部的人員存取您的網站」設定關閉時的 [外部共用] 對話方塊螢幕擷取畫面。
  7. 若要 [允許您的使用者傳送來賓連結以存取組織的網站和文件],請將此選項的滑桿滑動至 [開啟]。

    開啟系統管理中心 [外部共用] 的螢幕擷取畫面。

    如果您想要求使用者利用使用者名稱和密碼登入,請將滑桿變更為 [關閉]。(如需有關公司或學校帳戶的使用者識別碼詳細資訊,請參閱什麼是使用者識別碼?為何需要使用者識別碼?)

  8. 按一下 [儲存]。

  1. 如果您並未在 [外部共用網站] 畫面中,請執行在 Office 365 系統管理中心中編輯特定網站集合的共用設定底下所示範的步驟 1-4。

  2. 選取所需之網站集合旁的共用狀態 ([共用連結與邀請] 或 [不允許])。

  3. 在共用對話方塊中,按一下 [外部成員] 旁的 [編輯]。

  4. 在 [移除外部成員] 之下,搜尋要移除的成員。

    從網站集合移除外部成員的對話方塊
  5. 選取成員名稱旁邊的 [移除]。

  6. 按一下 [儲存] 以確認刪除。請注意,一旦您按下 [儲存],使用者將無法再存取選取的網站。之前提供的任何來賓連結將會停用。

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