與外部使用者一起使用 Project Online

在 Project Online 中,Project Web App 網站是 SharePoint Online 內部的網站集合,和外部使用者共用 Project Web App 網站的方式與共用任何其他 SharePoint Online 網站相同。在本文中,我們會涵蓋與 Project Online 中 Project Web App 相關的外部共用選項,以及給予您的外部使用者 Project Online 中 Project Web App 功能存取權所造成的授權費用。我們也建議您參閱如何為您的 SharePoint Online 環境管理外部共用

一旦 Project Web App 網站與外部使用者共用後,使用者可以透過網站中的文件和清單進行共同作業,同時承擔可能的風險與問題。[專案網站] 上的任何互動都需要 Project Online 授權。

附註: 如需外部使用者的 Project Online 授權考量的詳細資訊,請參閱 Project Online 服務描述 (機器翻譯)。

外部使用者授權和權限的管理方式,與內部使用者的運作方式相同 (若要尋找使用者清單中的外部使用者,請在使用者名稱中使用 [#EXT#] 來進行搜尋)。

規劃如何和外部使用者共用 Project Web App

有兩種方式可以共用您在 Project Online 中的 Project Web App 網站。您可以在 Office 365 目錄中預先填入您要與其共用網站的使用者,或者您可以從 Project Web App 網站直接傳送共用邀請給使用者。

預先填入目錄   

您可以在 Office 365 目錄中預先填入外部使用者,例如藉由使用 Azure Active Directory B2B 共同作業,或是透過手動新增使用者並將使用者類型變更為來賓。這麼做有幾個好處:

  • 當您為 Project Web App 共用網站後,您可以選擇 [僅允許您與組織目錄中已存在的外部使用者共用] 選項。這能透過限制誰能收到網站邀請,給予您對共用網站擁有較高的控制權。

  • 如果您將使用者清單一次全部匯入您的目錄,您可以將它們自動新增至安全性群組,並使用這些安全性群組來控制專案經理、小組成員等多個 Project Web App 角色的網站權限。

  • 您可以在傳送 Project Web App 網站連結給匯入的使用者之前,將權限指派給他們,讓他們在登入 Project Web App 時就能擁有適當的存取權。

隨時新增使用者   

如果您選擇不預先填入目錄,您可以在設定網站共用時選擇 [允許接受共用邀請並以已驗證使用者身分登入的外部使用者] 選項。

這項做法的優點在於,您可以輕鬆地將網站與任何擁有 Office 365 或 Microsoft 帳戶的人共用。您可以在任何需要的時候按一下 Project Web App 網站上的 [共用],以邀請新使用者。收到邀請的使用者會新增到您的 Office 365 目錄中,您可以在其中管理這些使用者。

使用這項做法時請注意,受邀請的使用者在接受共用邀請之前,都不會新增到您的目錄 Office 365 中,而他們必須在您指派 Project Online 授權前就在您的目錄裡。因此,他們在剛收到邀請時,並不會擁有完整的 Project Web App 網站存取權。他們仍然可以使用文件,並承擔問題與風險,但在擁有 Project Online 授權之前都無法管理專案或處理時程表。

選擇共用方式   

您可以使用上述共用方式之一,或同時結合兩者。您可以將初始的使用者名單預先填入目錄,之後再邀請更多人員。重要的是選擇最適合您的共用選項。

[僅允許您與組織目錄中已存在的外部使用者共用] 選項的限制較多,並能讓您對網站邀請的對象擁有較大的控制權。若要使用這個選項,您必須在目錄預先填入您想要邀請至網站的使用者。

[允許接受共用邀請並以已驗證使用者身分登入的外部使用者] 選項則較為靈活,能讓您傳送邀請給擁有 Office 365 或 Microsoft 帳戶的使用者。您還是可以在使用此選項時預先填入目錄,但並非必要。

設定 Project Web App 共用

請使用下列程序,來為您在 Project Online 中的 Project Web App 網站設定共用。在您開始前,請確定您已於租用戶層級啟用共用功能。

若要設定 Project Web App 共用

  1. 在 SharePoint Online 系統管理中心的 [網站集合] 區域中,選取要共用之 Project Web App 網站旁的核取方塊。

  2. 在功能區中,按一下 [共用]。

  3. 選取您要使用的共用選項:

    • 如果您只想和從其他目錄或租用戶中匯入的使用者進行共用,請選擇 [僅允許您與組織目錄中已存在的外部使用者共用]。

    • 如果您想要能夠傳送邀請給擁有 Microsoft 或 Office 365 帳戶的使用者,請選擇 [允許接受共用邀請並以已驗證使用者身分登入的外部使用者]。

  4. 按一下 [儲存]。

一旦您設定了 Project Web App 網站的共用選項,並在 Office 365 目錄中新增了使用者 (如果有需要的話),您就可以使用網站上的 [共用] 按鈕來邀請外部使用者至網站,就像您邀請內部使用者一樣。

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