自訂電子郵件訊息

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

建立電子郵件訊息中Microsoft Outlook 2010提供最選項和設定任何Outlook功能。無論何種類型的訊息,公司或個人版,您所撰寫,您可以隨時都能找以新增您專屬的樣式。

附註: Outlook 2010使用根據Microsoft Word 2010為電子郵件編輯器。如果您需要協助編輯功能,開始Word 2010、 按下 F1,,然後搜尋中Word說明。

您想要做什麼?

設定傳送選項

變更您的訊息的外觀

您的郵件加上追蹤功能

包含電子名片

設定傳送選項

傳送選項包含設定的郵件的重要性層級、 提供到期日,以及提供的時間和日期延遲傳送郵件。

指派重要性層的級

設定到期日

延遲傳送郵件

指派重要性層的級

您可以設定郵件的重要性層的級,讓收件者可以看到他們收件匣中的標記,再將其開啟。設定的重要性層級,也可讓收件者以重要性排序他們的郵件。

  • 在 [郵件] 索引標籤上的 [標籤] 群組中,選擇 [高重要性] 或 [低重要性。若要顯示其可供醒目提示選取的圖示。

    功能區上的 [標籤] 群組

設定到期日

當郵件到期時、 Outlook資料夾的郵件標題會保持可見。雖然郵件會顯示為帶有刪除線,但仍可開啟的方式。

  1. 在 [選項] 索引標籤上 [更多選項] 群組中,選擇 [郵件選項] 對話方塊啟動器對話方塊啟動器

  2. 在 [屬性] 對話方塊的 [傳送選項] 底下選取截止於] 核取方塊,然後選擇日期和時間。

延遲傳送郵件

如果您使用 Microsoft Exchange電子郵件帳戶,您可以延遲單一郵件的傳送。無論的電子郵件帳戶類型,每個人都可以使用規則來延遲所有郵件的傳送寄件匣中保留針對指定的時間後選擇 [傳送

若要延遲僅適用於Exchange帳戶的電子郵件傳送

  1. 在 [選項] 索引標籤的 [更多選項] 群組中選擇 延遲傳送。[屬性] 對話方塊隨即出現,並選取 [不要傳送早於] 核取方塊。

  2. 選擇 [的傳送日期及時間]。

    附註: 您必須選擇延遲傳送的每個您想要延遲的郵件。若要延遲所有郵件,請參閱以下程序都延遲傳送的所有電子郵件帳戶的電子郵件訊息。

若要延遲傳送所有的電子郵件帳戶的電子郵件訊息

您可以自訂限制的準則時延遲已加上的 [規則精靈] 的設定。

  1. 在任何Outlook檢視] 中,選擇 [檔案] 索引標籤。

  2. 選擇 [管理規則及通知] >新增規則

  3. 在下步驟 1: 選取範本從空白規則開始] 底下選擇 [將規則套用至我傳送的郵件,接著再選擇 [下一步

  4. 再按一下 [下一步],然後當您看到此規則套用至您所傳送每封郵件的郵件,請選擇 [是]

  5. 在下步驟 1: 選取動作,選取 [延後數個分鐘傳送] 核取方塊。

  6. 在下步驟 2: 編輯規則描述 (按一下加上底線的值),選擇 [加上底線的片語的數字

  7. 輸入數字介於 1 到 120,然後選擇[確定]

  8. 選擇 [完成,當您看到此規則是用戶端規則,並執行 Outlook 時,才會處理郵件,請選擇[確定]

    附註: 此新增規則延遲所有您在步驟 7 中輸入的分鐘數您傳送的郵件。Outlook必須保持執行這些後選擇 [傳送以容納指定的延遲的分鐘數。

頁面頂端

變更您的訊息的外觀

您必須至少八個方法可以變更郵件的外觀。

新增背景色彩、 漸層、 材質、 圖樣或圖片

變更字型

新增圖形

新增項目符號或編號清單

新增表格

新增簽名

新增方程式、 符號、 及水平線

變更佈景主題

新增背景色彩、 漸層、 材質、 圖樣或圖片

  1. [選項] 索引標籤中 佈景主題]群組中,選擇 [頁面色彩]

  2. 請執行下列其中一項操作:

    • 佈景主題色彩] 或 [標準色彩的調色盤中選擇的色彩。

    • 選擇 [其他色彩],以取得更詳細的調色盤。

    • 選擇 [無色彩若要移除任何色彩]。

  3. 填滿效果],若要新增漸層、 材質、 圖樣或圖片,然後選擇 [您要的填滿選項。

    附註: 如果您在步驟 2 中選擇一個色彩,漸層、 材質或圖樣色彩為基礎的。

變更字型

有數種方式,您可以在您的訊息中變更字型。

  • 在 [郵件] 索引標籤上的[基本文字] 群組中,您可以選擇字型、 字型大小、 字型樣式 (粗體、 斜體及底線),字型色彩],並醒目提示文字。

  • 設定文字格式] 索引標籤的 [字型] 群組中,您可以選擇的字型和字型大小,並增加或減少一個遞增值的大小。您也可以變更的字型樣式 (粗體、 斜體、 底線、 刪除線、 下標、 上標)。變更大小寫、 字型色彩],以及文字醒目提示。並移除所有字型格式設定。

  • 迷你工具列上選取文字時,會出現,您可以選擇的字型、 增加或減少一個遞增值的大小、 選擇佈景主題、 使用 [複製格式],選擇的字型樣式 (粗體、 斜體及底線),並醒目提示文字。

    迷你工具列

  • 在 [文字格式] 索引標籤上的 [樣式] 群組中,您可以選擇樣式。

提示: 使用樣式來建立具專業外觀的郵件。

新增圖形

圖形可以取得的郵件收件者,但因為也會增加檔案大小的訊息。則仲裁應該用於圖形的其中一個原因。若要變更背景訊息的外觀,請參閱新增背景色彩、 漸層、 材質、 圖樣或圖片

若要新增的圖片

  1. 在 [插入] 索引標籤中,選擇 [圖例] 群組。

  2. 選擇下列圖例類型其中一項:

    圖片

    1. 選擇 [圖片],然後瀏覽至儲存您所要的圖片的資料夾。

    2. 選擇圖片],然後再選擇 [插入

    您可以調整大小或旋轉的圖片拖曳控點的圖片。其他的圖片] 選項中,以滑鼠右鍵按一下 [圖片],然後選擇 [命令。

    美工圖案

    1. 選擇 [美工圖案、 輸入描述您要搜尋的圖案,然後選擇

    2. 選取 [包含 Office.com 的內容] 核取方塊,以包含Office.com提供的美工圖案]。

    3. 選擇您想要插入的圖像。

    [圖案]

    • 選擇 [圖形],然後選擇 [您要的圖案。

    其他圖案選項],以滑鼠右鍵按一下圖案,然後選擇 [命令。

    [SmartArt]

    1. 選擇 [ SmartArt]。

    2. 選擇 SmartArt 圖形的版面配置,然後選擇[確定]

    3. 選擇 [新增文字的 SmartArt 圖形]。

    其他選項,以滑鼠右鍵按一下 SmartArt 圖形,然後選擇 [命令。

    [圖表]

    1. 選擇 [圖表]。

    2. 選擇圖表類型,然後再按一下[確定]

    3. 出現Microsoft Excel 2010工作表,輸入您的圖表的資料。

    其他圖表選項],以滑鼠右鍵按一下圖表,然後選擇 [命令。

    螢幕擷取畫面

    1. 選擇 [螢幕擷取畫面]。

    2. 選擇其中一個預覽影像或選擇 [畫面剪輯

    3. 選取您想要擷取的畫面區域。

若要插入文字藝術師

  • 在 [插入] 功能表上的 [在 [文字] 群組中,選擇 [文字藝術師]。

新增項目符號或編號清單

  1. 在 [郵件] 索引標籤上的[基本文字] 群組中,選擇 [項目符號編號] 按鈕。

  2. 按下 enter 鍵新增下一個清單項目。

    附註: Outlook會自動插入下一個項目符號或編號。

  3. 請執行下列其中一項操作:

    • 若要結束清單,請按兩次 Enter。

    • 若要刪除的最後一個項目符號或數字清單中的,請按退格鍵。

提示: 您可以使用鍵盤快速鍵若要建立項目符號清單或編號的清單。

  • 若要建立項目符號清單、 輸入* (星號),然後按空格鍵或 Tab 鍵。

  • 若要建立編號的清單,請輸入1。,然後按空格鍵或 Tab 鍵。

新增資料表

表格包含列和欄,您可以使用文字和圖形填滿的儲存格。表格經常用來組織和呈現資訊。

以類似方格的格式顯示資訊的表格

您也可以使用表格來建立感興趣的版面配置,或建立文字、 圖形及進階表格版面配置。

使用表格建立的版面配置

若要新增表格

  1. 選擇您要插入表格的位置。

  2. 在 [插入] 索引標籤上 [表格] 群組中,選擇 [表格

  3. 請執行下列其中一項操作:

    • 指向 [快速表格、 選擇您想要的選項,的表格及表格中的資料換成您的資料。

    • 選擇 [表格格線,然後選取 [建立新的空白表格欄和列數。

      表格選擇器

    • 選擇 [手繪表格] ,可使用指標,可讓您變更您新增的表格儲存格的大小。

    • 選擇您的訊息中開啟新的試算表Excel試算表。您可以使用控點點來調整試算表。

      附註: 當您選擇Excel試算表時,可能會出現對話方塊詢問如果您信任Excel活頁簿的來源。在大部分情況下,尤其是如果來源文件的Excel安裝在電腦上,您可以選擇[是]。如果您是因而在關於選擇 [是],因為Excel正在執行從其他來源或網路,請連絡您的網路系統管理員。

新增簽名

您可以建立預設的簽名新增到所有外寄郵件,或者您可以手動插入簽名至外寄郵件個別。

若要自動插入簽名

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [包括] 群組中,選擇 [簽名] > [簽名]。

    附註: 您也可以存取後選擇 [回覆]、 [郵件] 索引標籤上提供的簽章選項 全部回覆,或 [轉寄在開啟的郵件。

  2. 在 [簽名及信箋] 對話方塊中,選取要編輯的簽名] 清單中的 [電子郵件簽名] 索引標籤上選擇 [您要的簽名]。或選擇 [新增],以建立簽章。

  3. 在右上角的對話方塊中選擇預設的簽名] 底下的 [新郵件清單中選擇 [您要的簽名]。

  4. 如果您想要讓您回覆的郵件和您要轉寄的郵件中包含簽章 [回覆/轉寄] 清單中選擇 [簽名]。如果您不希望這些訊息中的簽章,選擇 []。

  5. 選擇 [確定]。

  6. 若要將預設的簽名新增至目前的郵件,請在 [郵件] 索引標籤的 [包括] 群組中選擇簽章],然後選擇簽章。

若要手動插入簽名

  • 在 [郵件] 索引標籤的 [包括] 群組中,選擇 [簽名],然後選擇您要的簽名。

    附註: 您也可以存取後選擇 [回覆]、 [郵件] 索引標籤上提供的簽章選項 全部回覆,或 [轉寄在開啟的郵件。

新增方程式、 符號、 及水平線

在 [插入] 索引標籤上的 [符號] 群組的可讓您在電子郵件訊息中插入方程式、 符號及水平線的按鈕。

方程式

在郵件中,您可以快速新增複雜的方程式。當您選擇 [方程式] 按鈕時,您可以存取 [設計] 索引標籤和工具和數學符號和結構的集合。

符號

若要新增,您可以使用 [符號] 按鈕:

  • 符號,例如 ¼ 與 © 的不在鍵盤上。

  • 不在鍵盤上的特殊字元,例如長破折號 (—) 或省略符號 (…)。

  • Unicode 字元。

如果您使用的展開的字型,例如新細明體] 或 [新細明體,就會出現子集合清單。從清單中,您可以選擇從擴充語言字元的清單。如果有的話,子集合清單便會包含希臘文和俄文 (斯拉夫文)。

水平線

[水平列] 按鈕可讓您分隔區段的 [您的訊息。線條的寬度 (粗細) 為 ½ 點,然後依預設會使用自動色彩。

變更佈景主題

佈景主題,一組整合的設計元素和色彩配置,可協助您建立專業的外觀和設計完善的訊息。當您將佈景主題套用至文件時, Outlook自訂背景色彩與圖形、 本文和標題樣式、 清單、 水平線、 超連結色彩和表格框線的色彩。單一層級] 和 [多層次清單也被自訂。

若要變更佈景主題

  1. 在 [選項] 索引標籤上的 [在 [佈景主題] 群組中,選擇 [佈景主題]。

  2. 請執行下列其中一項操作:

    • 選擇佈景主題和重設目前的佈景主題,從範本、 尋找另一個佈景主題,或讓您使用的做為預設設定的佈景主題。

    • 選擇 [色彩],然後選擇佈景主題的預設的調色盤,或建立您自己。

    • 選擇 [字型],然後從 [預設] 清單中選擇的字型,或選擇您自己。

    • 效果],然後再選擇其中一個預設的效果。

    • 選擇 [頁面色彩],然後選擇 [從預設的 [佈景主題色彩] 色板,或選擇 [無色彩] 或 [自訂色彩,或新增填滿效果。

頁面頂端

您的郵件加上追蹤功能

您可以使用 [郵件] 索引標籤上的 [標籤] 群組中的可用選項來追蹤標幟或傳送的郵件或讀信回條。然後,您也可以使用投票的選項。

加上標幟的郵件

新增投票按鈕

取得送達回條或讀信回條

加上標幟的郵件

加上標幟的電子郵件訊息說明您更有效地管理您的信箱。已標幟的郵件建立待辦事項的您單獨或寄件者和收件者的電子郵件訊息。您可以電子郵件訊息,例如,該要求您要的資訊在特定日期加上標幟。收件者會收到訊息時,會顯示標幟,郵件會出現在資訊列讀取窗格] 中,按一下頂端的 [郵件Outlook中開啟時。

標幟為您自己的郵件可協助您追蹤誰回覆的郵件。在上一個案例中,您可以傳送要求資訊在特定日期加上標幟的電子郵件訊息。依也郵件加上標幟以提醒自己,將提醒檢查回覆。Outlook甚至可以幫助您自動尋找回覆原始已標幟的郵件。

  1. [郵件] 索引標籤的 [標籤] 群組中,選擇待處理],然後選擇待處理的期限日期,或選擇 [自訂]。

  2. 如果您想要的提醒,以瞭解此已標幟的郵件,在 [郵件] 索引標籤的 [標籤] 群組中,選擇 [待處理],然後選擇 [新增提醒。如果您想,您可以變更的提醒日期和時間。

  3. 如果您想,您就可以包含收件者的標幟,讓他們所收到的期限。在 [郵件] 索引標籤的 [標籤] 群組中,選擇待處理],然後選擇收件者的標幟]。若要瞭解此已標幟的郵件收件者的提醒,請選取 [提醒] 核取方塊,然後,如果有需要,請變更的日期和時間。

新增投票按鈕

輕鬆建立投票Microsoft Outlook中將電子郵件訊息投票按鈕。

  1. 在 [選項] 索引標籤上的 [在 [追蹤] 群組中,選擇 [使用投票按鈕]。

  2. 選擇下列其中一項:

    • 核准。拒絕    
      如果您有問題或事件,例如,需要核准或拒絕。

    • [否]。不    
      當所有您想要的 [是] 或 [否,這是進行快速投票的好方法。

    • [否]。否;也許    
      當您不想要限制為 [是,且無選項時,此投票選項提供替代的回應。

    • 自訂    
      選擇這個選項,建立您自己的投票按鈕名稱。例如,您可以要求您的同事可以選擇三天的週週期性每週教職員會議。

      • [郵件選項] 對話方塊出現時,按一下投票與追蹤選項] 底下選取 [使用投票按鈕] 核取方塊。

      • 選取並刪除預設的按鈕名稱,然後輸入您要的文字。以分號區隔按鈕名稱。

取得送達回條或讀信回條

送達回條會告訴您的電子郵件訊息傳送出去收件者的信箱,但不是收件者是否有看過或讀取。讀信回條會告訴您已開啟的郵件。在這兩種情況下,您會收到通知,當郵件送達或讀取。然後郵件通知的內容會自動記錄中的原始郵件寄件備份] 資料夾中。

沒有,不過,僅使用這些信回條。郵件收件者可能會決定是否要求並傳送一拒絕的讀的邀請。如果郵件是唯讀的讀取窗格] 中,可能不會傳送讀信回條。此外,收件者的電子郵件程式可能不支援讀信回條。

若要新增送達或讀信回條

  • 在 [選項] 索引標籤的 [追蹤] 群組中的郵件中選取 [要求送達回條] 核取方塊或 [要求讀信回條] 核取方塊。

若要開啟追蹤您傳送的所有電子郵件訊息的選項

  1. 選擇 [檔案] 索引標籤 >選項>郵件

  2. 在 [追蹤] 中,選擇您要的選項。

頁面頂端

包含電子名片

電子名片 電子名片輕鬆分享連絡人資訊。電子名片快速傳送的郵件中插入及 會立即可辨識收件者。您可以傳送您公司的電子名片或自訂個人項目。或者,您可以傳送其他人的連絡人資訊以電子名片。您也可以轉寄卡片。

如需電子名片的詳細資訊,請參閱建立及共用連絡人以電子名片

  1. 在 [郵件] 索引標籤上的 [包括] 群組中選擇 [附加項目>名片,然後選擇清單中的名稱。

  2. 如果您沒有看到選擇其他名片,依您想要的名稱,選擇 [歸檔為] 清單中的名稱,然後選擇[確定]

    附註: 

    • [名片] 功能表會顯示在郵件中插入以電子名片的最後 10 個連絡人名稱。

    • 您可以在郵件中插入一個以上的電子名片。

    • 若要協助區分重複的名稱,在 [名片] 功能表上,選擇 [其他名片]。您會看到詳細的資訊,例如 [插入名片] 對話方塊中的卡片預覽。

    • 如果您將從名片] 檢視的名片拖曳到新的訊息時,只 vCard (.vcf) 是包含在傳送郵件。附加的.vcf 檔開啟連絡人表單的收件者可以儲存至其連絡人清單的所有資訊。如果收件者使用的Microsoft Office Outlook 2007或Outlook 2010,電子名片會顯示在連絡人表單中。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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